淺談事業(yè)單位檔案裝訂整理工作

摘 要：在檔案整理的過程中為了固定和保護卷內(nèi)文件，避免散失和損壞，需要根據(jù)不同情況對文件或案卷進行裝訂。這里的裝訂是指對不符合檔案保護要求的文件材料，如使用鐵質(zhì)訂書針或其他需要重新整理的文件材料進行裝訂，以利檔案的保存，防止文件丟失。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 檔案 歸檔整理裝訂

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2012）12（c）-0-01

裝訂工作是檔案整理過程中的一個必要環(huán)節(jié)，裝訂的目的主要是便于管理和保護檔案。裝訂之后，既固定了文件頁的順序位置，又使檔案整齊美觀、利于保管。檔案裝訂是檔案整理中的一項工作。檔案裝訂方式對于日后檔案的保管、檢索利用、復(fù)制和鑒定銷毀，以及檔案信息數(shù)字化轉(zhuǎn)換等許多方面都具有一定影響，采用何種檔案裝訂方式，同時決定著工作效率。評述了傳統(tǒng)的檔案裝訂方式后，從檔案管理現(xiàn)代化需要出發(fā)，提出了新的檔案裝訂方法。

1 事業(yè)單位檔案裝訂前準備工作

在檔案裝訂前，需要拆除文件材料上原有的容易發(fā)生銹蝕的大頭針、訂書針等金屬性物質(zhì)；對文件材料逐頁復(fù)查核對，避免漏頁、倒置、文字不清晰等現(xiàn)象。對紙張破損或大小不一的文件材料采取必要的補救措施；按照文件右邊、下方整齊的要求將需要裝訂的一組文件洗整齊，用鐵夾在右邊將文件暫時固定。

2 事業(yè)單位檔案裝訂方法

實際工作中往往會采用多種方式裝訂檔案，以“件”為單位裝訂時，文件的排列按以下順序：正文在前，定稿在后或正文在前，復(fù)印稿在后，針對某一問題韻上級批復(fù)在前，原文在后，不論采用何種裝訂法都要避免在裝訂時壓字的現(xiàn)象，在裝訂后要進行檢查，以“三點一線”裝訂時，線要緊固，以防止在利用者翻閱檔案時發(fā)生掉頁的現(xiàn)象。目前常用的歸檔文件裝訂方法有以下幾種：（1）盒裝法：主要用于無法進行裝訂或不宜進行裝訂的檔案材料，如錦旗、印章、證書等，對這類檔案采取直接裝入檔案盒中收藏。（2）機械法：即使用專門的裝訂機具在文件材料左邊1厘米內(nèi)將文件固定在一起。這是一種通用的裝訂法，主要用于單份歸檔文件的裝訂，對裝訂5～10頁厚度的歸檔文件效果較好。由于通常所使用的訂書釘存在生銹的問題，而且過去是采用案卷級歸檔，單份文件不采用訂書機裝訂。隨著不銹鋼文件夾、不銹鋼訂書針的出現(xiàn)，裝訂法使用起來方便、省力，且不影響文件的復(fù)印、掃描，所以，現(xiàn)在檔案裝訂均已普遍采用此方法。（3）粘貼法：即采用傳統(tǒng)的膠水或粘和劑將每頁歸檔文件粘貼起來。凡單件在5頁之內(nèi)比較薄的文件材料，宜采用粘貼法。粘貼時沿文件的裝訂邊刷1～2 mm的膠水粘貼固定。（4）線裝法：即將歸檔的檔案固定后在左邊裝訂線內(nèi)用針式裝訂機打出孔，然后采用“三孔一線”進行固定。這種方法主要用于10頁以上成卷的，不能采用普通裝訂機裝訂的檔案。（5）縫紉法：對厚度在5頁以上的文件，采用縫紉機沿裝訂線進行縫紉。使用這種方法裝訂時要注意先把縫紉針腳調(diào)至最大，因為密集的針腳很容易導(dǎo)致將紙張扎斷。（6）塑釘法：是采用先在歸檔文件上打孔，然后穿上塑料螺釘進行緊固。用這種方法時還可以采用三種顏色的螺釘分別標識永久、長期、短期的檔案。不過，采用這種方法裝訂也將相應(yīng)地增加檔案的體積和重量，而且塑料釘也存在老化的問題。

3 事業(yè)單位檔案歸檔編排裝訂方法

（1）歸檔排列：在同一年度內(nèi)，將歸檔文件材料區(qū)分類別后按不同的保管期限排列。這里，歸檔文件的排列是指在最低一級類目內(nèi)，對歸檔文件的先后次序進行定位排列，每年都按順序排，以便于查找。如果是同一事由不同作者，按時間先后順序排列。不同事由，則以事情辦理完結(jié)時間先后排，將主要職能活動或重要的文件排在前面，對有共同屬性的文件，例如所屬各部門報送的工作總結(jié)等，可按照部門的順序排。對相互有聯(lián)系的文件要盡量放在同一個檔案盒內(nèi)排列，對歸檔過程中需要說明的事項填寫在備考表中，主要包括：歸檔文件的完整性、質(zhì)量情況、材料調(diào)整補充情況、檔案檢查情況，歸檔人、檢查人、時間以及其他需要說明的問題。（2）編號和標識：檔案的分類編號是用漢語拼音字母和阿拉伯數(shù)字來指代表示不同類型檔案的自然形成規(guī)律和相互間的有機聯(lián)系的工作。（3）選擇編目方法：編目采取分號制。黨政類文件材料，包括黨群類、行政類兩大類別的文件材料的保管期限分為永久、30年、10年三級，保管期限應(yīng)為最低一級類目。在編號時，對不同保管期限的歸檔文件分別編制流水件號。要求按“年度、類別、保管期限”分類編號。在實際工作中常用的檔號編制模式有：①全宗號十年度號十分類號十件號；②全宗號十年度號十分類號十案卷號十件號；③全宗號十年度號十分類號十保管期限十件號；普遍采用的檔號結(jié)構(gòu)、模式為：年度號—分類號—案卷號。在以上這三種模式中，可以看出，“全宗號十年度號十分類號十保管期限十件號”的檔號模式既能反映出單份文件的形成時間、所屬類別、保管期限等因素，有利于將檔案管理工作實行有效的銜接?！狈衔募纬傻淖匀灰?guī)律。（4）編頁號及編盒號：對歸檔的文件按照其原有的頁數(shù)注出頁數(shù)。不過，也有的省級標準規(guī)定既要編件號，也要編頁號。以卷為保管單位裝訂后，在有文字的卷內(nèi)文件頁面右下角從1開始順序編寫頁號。以件為保管單位裝訂的歸檔文件材料，則編寫在每份文件的右上角所蓋的歸檔章相應(yīng)的欄目內(nèi)；盒號是檔案包裝入庫排列上架的順序號。編號時按照永久、30年、10年的保管期限順序排列，也可以采用不同的顏色的標簽分別標識保管期限，加以區(qū)別。永久、30年、10年保管期限的歸檔文件是要分別編襯流水件號的，30年、10年保管期的歸檔文件不允許混編一個流水號。（5）計算機存儲：對歸檔文件分類編號后，將每份歸檔文件標題等特征信息輸入計算機，在輸入計算機的同時由計算機自動編排產(chǎn)生“件號”。根據(jù)“淡化整理、深化檢索”的要求，盡可能按照文件級管理辦法進行歸檔整理工作。將文件題名、、文號、責(zé)任者、文件形成日期、主題詞等檔案內(nèi)容要素充分反映出來，以擴大檢索途徑，優(yōu)花檢索方式。在輸入數(shù)據(jù)的同時在文件上編寫件號。（6）裝盒：用統(tǒng)一制作的案卷皮把排列好的文件材料裝訂起來后，填寫卷面，包括：全宗號、目錄號、分類號、文書處理號、單位名稱、主題名、卷內(nèi)文件形成起止時間、本卷張數(shù)、保管期限及卷號等項目。然后，在備考表中注出：卷內(nèi)需要說明的情況、立卷人、檢查人、日期等，最后打卷內(nèi)張頁號碼。根據(jù)歸檔的文件選擇好適宜的檔案盒，將整理完畢不同類別和保管期限的文件按順序排列好分別裝入相應(yīng)的檔案盒內(nèi)。

4 結(jié)語

檔案管理工作能否貫徹落實到位能否被各行文單位所認可，關(guān)鍵在于我們檔案工作者自己對檔案工作的重視程度和宣傳力度。檔案工作雖然無法與嫦娥工程相比，卻也是一項功在當代，利在千秋的事業(yè)，只要人們稍加重視，就可以收到事半功倍的效果[1]。檔案事業(yè)就一定能取得飛躍的發(fā)展，我們的各項工作就一定能夠得到貫徹與落實！

參考文獻

[1]李振浦.談檔案的裝訂工作應(yīng)該從文件的裝訂抓起[J].蘭臺內(nèi)外，2012（1）：35-35.