新型辦公自動化系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)初探

摘 要：新型辦公自動化系統(tǒng)通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)資源共享、高效協(xié)同的事務(wù)處理機制，建立一個即時有效的信息交流通道和高質(zhì)量和高效率的信息網(wǎng)絡(luò)，為領(lǐng)導(dǎo)提供一個方便有效的事件跟蹤和監(jiān)督手段，實現(xiàn)辦公自動化、信息資源化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化和人性化管理。

關(guān)鍵詞：辦公自動化 結(jié)構(gòu)設(shè)計 系統(tǒng)平臺

中圖分類號：TP311文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2012）12（c）-00-01

當(dāng)今辦公系統(tǒng)中計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)滲透到我們的日常工作中，大量的公文、報告、報表、數(shù)據(jù)等各類信息量越來越大。傳統(tǒng)的手工處理方式以及基本的計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的使用已經(jīng)不能滿足發(fā)展的需要，不能滿足快速發(fā)展的信息化需求，迫切需要利用已經(jīng)擁有的計算機、網(wǎng)絡(luò)資源，實現(xiàn)辦公的信息化，提高辦公自動化系統(tǒng)的運行效率。新型辦公自動化系統(tǒng)將滿足信息處理的需求。

1 實現(xiàn)新型辦公自動化系統(tǒng)的意義

規(guī)范管理流程實現(xiàn)知識管理，有關(guān)的所有信息，包括科研、研究報告、檔案、政策方針、法律法規(guī)、公文、工作計劃、會議通知、新聞等各種信息由辦公自動化的信息系統(tǒng)集中管理。需要時可快速查詢相關(guān)信息，再不會發(fā)生信息丟失的現(xiàn)象。實時地了解到整個單位所發(fā)生的任何事情，所有職員的知識、經(jīng)驗記錄在系統(tǒng)中，避免知識流失。將整個單位的所有文檔進行結(jié)構(gòu)化的存儲，并提供各種途徑的查詢功能。建立各級知識庫，將管理權(quán)限細化到不同類別的知識文檔，分門戶、分權(quán)限、個性化管理機構(gòu)內(nèi)部所有文檔。

2 新型辦公自動化系統(tǒng)功框架結(jié)構(gòu)

新型辦公自動化系統(tǒng)將建設(shè)一個通用的信息管理平臺，平臺主要包含五個主要部分：個人事務(wù)、公共事務(wù)、工作流程、信息交流和系統(tǒng)管理。個人事務(wù)：主要是與個人辦公及通訊有關(guān)的模塊的整合。公共事務(wù)：提供了公共事務(wù)與業(yè)務(wù)綜合管理的相關(guān)模塊，如公告發(fā)布、新聞發(fā)布等。工作流程：可自定義流程的工作流功能。信息交流：是單位內(nèi)部進行交流的有力手段。系統(tǒng)管理：用于規(guī)劃本單位信息系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容。按照組織機構(gòu)、業(yè)務(wù)分類、功能需要設(shè)計信息系統(tǒng)的菜單，按照用戶所屬的部門、角色、管理范圍進行管理和權(quán)限指派。信息管理平臺主要目的是為用戶提供一個自由設(shè)計符合個性化需要的信息管理系統(tǒng)，并且可以滿足用戶不斷提高的信息化需求。

3 辦公自動化系統(tǒng)功能模塊設(shè)計

3.1 公文簽批及審閱協(xié)同管理

主要以工作流模塊實現(xiàn)公文的簽批及審閱工作，主要通過工作流的設(shè)計、控制、辦理以及特殊狀態(tài)處理來實現(xiàn)流程的運轉(zhuǎn)。工作流設(shè)計主要以自定義表單和自定義流程兩部分組成，系統(tǒng)中提供了豐富的表單控件組成及流程分支、權(quán)限等控制組成。在工作流系統(tǒng)中，工作過程都可以通過 “流程”的定義來體現(xiàn)，流程分為固定流程和自由流程兩種，固定流程由固定步驟組成，用戶事先需定義好，自由流程無需定義流程步驟。每個步驟都需要設(shè)定經(jīng)辦人、可寫字段、下一步驟、轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出條件等信息。執(zhí)行中的工作和已完成的工作，都可以通過工作查詢功能進行查詢。

3.2 文檔管理與共享

文件共享和管理包括公共文件柜與網(wǎng)絡(luò)硬盤主要模塊。

公共文件柜可作為文檔中心、規(guī)章制度管理中心和文件共享管理中心進行管理，在文件柜中可以建立無限多級文件夾，而且可以單獨對每個文件夾進行權(quán)限設(shè)置，從而把不同文檔柜賦予不同的部門或人員進行管理和維護?？梢苑謩e按照人員、部門和角色來進行授權(quán)。

網(wǎng)絡(luò)硬盤實現(xiàn)對服務(wù)器上文件的管理，并以訪問、管理、新建和下載/打印權(quán)限進行細化授權(quán)，以人員、部門和角色為范圍進行授權(quán)。

3.3 公共信息管理

公共信息包括公告通知、新聞等主要功能。

公告通知可以按照普通格式或者 MHT格式，按照部門、角色和人員選擇發(fā)布范圍，編輯器能很好的支持圖文混排，并支持模板。公告通知發(fā)布時，選定審批人，在該審批人的“公告通知審批”模塊中即可見到待批公告列表，審批人點擊“批準”或“不批準”完成審批。點擊“標(biāo)題”即可進入公告詳細內(nèi)容。

新聞理和公告通知一樣，可以按照普通格式或者MHT格式，按照部門、角色和人員選擇發(fā)布范圍，編輯器能很好的支持圖文混排，并支持模板。

3.4 個人辦公

個人辦公主要包括個人文件柜和個人郵件兩個主要功能。個人文件柜可以分級、分目錄存放個人文件，可以存放任意格式的文件，也可以把自己的文檔方便共享給別人。個人郵件分內(nèi)部郵件和 Internet 郵件兩部分。內(nèi)部郵件基于 OA 的數(shù)據(jù)庫，與 Internet 郵件無縫集成在一起，可以同時向OA 內(nèi)部用戶和 Internet 郵箱發(fā)送郵件。外部郵件實現(xiàn)收發(fā)、管理員工外部郵件的功能。在系統(tǒng)服務(wù)器上建立郵件代理服務(wù)，可以自動接收外部的電子郵件，并分發(fā)給收件人。員工提交的外部郵件，由代理服務(wù)器代理

發(fā)出。

3.5 計劃管理

工作計劃以“進度日志”來進行對計劃的進度情況進行管理，并由不同的角色或參與者對工作日志進行查詢或管理。對在計劃進行中領(lǐng)導(dǎo)、負責(zé)人和創(chuàng)建人可以對計劃參與人的計劃進度做批注。工作日志是記錄員工工作完成情況及日常工作記錄的功能，日志采用 Html編輯器，具備一定的文字排版效果。工作日志可以實現(xiàn)鎖定、共享和領(lǐng)導(dǎo)點評功能。工作日志查詢時，是由具備日志管理權(quán)限的管理層對其管理范圍內(nèi)的員工工作記錄的查詢和點評功能，主要實現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)對員工工作的考核與

掌握。

4 結(jié)語

新型辦公自動化系統(tǒng)堅持標(biāo)準化、規(guī)范化原則，標(biāo)準化、規(guī)范化是實現(xiàn)互聯(lián)互通、資源共享的重要保障，可更好的實現(xiàn)數(shù)據(jù)文件共享、資源共享、互操作性、可移植性、一致的用戶界面，從而使辦公自動化系統(tǒng)（OA）能更好的與現(xiàn)有的信息系統(tǒng)進行無縫的結(jié)合，防止信息孤島的產(chǎn)生。

參考文獻

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