電算化環(huán)境下如何提高財務(wù)內(nèi)部控制水平

[摘要]隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，會計實(shí)務(wù)中的電算化被越來越廣泛地運(yùn)用到企業(yè)的財務(wù)管理工作中去，但是這也提出了一個新的要求，那就是提高相應(yīng)的財務(wù)內(nèi)部控制水平，只有內(nèi)部控制水平符合電算化的要求，才能促進(jìn)企業(yè)的財務(wù)管理工作更好進(jìn)行。本文嘗試論述了電算化的內(nèi)涵以及電算化給財務(wù)核算帶來的變化，在此基礎(chǔ)上提出提高財務(wù)內(nèi)部控制水平的措施，希望以此提高企業(yè)對于電算化的理解，并適應(yīng)社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展潮流，深化電算化在企業(yè)財務(wù)管理中的運(yùn)用程度，加強(qiáng)財務(wù)內(nèi)部控制水平。

[關(guān)鍵詞]電算化 財務(wù)內(nèi)部控制 影響 措施

一、電算化的內(nèi)涵

隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，其對社會經(jīng)濟(jì)各個領(lǐng)域的影響都越來越深入，隨著傳統(tǒng)的手工會計信息系統(tǒng)已經(jīng)不適應(yīng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展步伐，所以以電子計算機(jī)技術(shù)為支撐的新的電子會計信息系統(tǒng)逐漸被建立起來，并在企業(yè)的財務(wù)管理中廣泛地應(yīng)用。電算化實(shí)際上就是將電子信息技術(shù)應(yīng)用到會計管理工作中的簡稱。其在整個會計發(fā)展史上具有重要的地位，其不但解放了勞動力，還實(shí)現(xiàn)了會計工作效率的提高，是社會經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的產(chǎn)物。由于電算化在企業(yè)財務(wù)管理中的應(yīng)用時間尚短，所以與企業(yè)的管理、發(fā)展等方面都存在著一定的不和諧，財務(wù)內(nèi)部控制水平就是影響電算化的一個重要的因素，只有提高財務(wù)內(nèi)部控制水平才能促進(jìn)電算化在企業(yè)會計實(shí)務(wù)中的應(yīng)用水平與質(zhì)量。

二、電算化給財務(wù)核算帶來的新變化

1.核算效率

傳統(tǒng)的手動的會計信息系統(tǒng)，主要依賴手工實(shí)施的方式，大量的賬簿資料以及會計報表都需要耗費(fèi)大量的財務(wù)人員，同時還容易出現(xiàn)誤差，需要反復(fù)進(jìn)行校對工作；而隨著電算化在企業(yè)中引用，使得計算機(jī)能夠現(xiàn)自動化核算的過程，這就減輕了財務(wù)人員的壓力，同時計算機(jī)還兼具穩(wěn)定性與準(zhǔn)確性，這也大大增加了財務(wù)人員的工作效率，對于起來說有著重大意義。

2.存儲方式

傳統(tǒng)的手工會計信息系統(tǒng)的存儲方式主要利用紙質(zhì)方式儲存，這就容易導(dǎo)致紙質(zhì)材料的損壞或者丟失，一旦遇見這種情況，企業(yè)的財務(wù)管理工作將陷入很被動的局面；而隨著電算化在企業(yè)的運(yùn)用，使得以計算機(jī)為支撐的電算化能夠通過硬盤或是光盤進(jìn)行存儲工作，不但提高了這些資料的使用效率，還減輕了相應(yīng)的工作人員的工作壓力。

3.安全性

傳統(tǒng)手工的會計信息系統(tǒng)雖然存在效率比較地下，管理費(fèi)時等缺點(diǎn)，但是紙質(zhì)資料本身具有相應(yīng)的存在性，只要管理得當(dāng)就能夠保證這些資料的安全性；但是以計算機(jī)為支撐的電算化，一旦計算機(jī)遭到病毒的襲擊或是由于操作不當(dāng)就有可能造成資料的大量流失，出現(xiàn)這點(diǎn)考慮，電算化的安全性相對低，不過這個缺點(diǎn)可以通過防火墻升級有效控制。

4.要求高

傳統(tǒng)的手工會計信息系統(tǒng)，只要財務(wù)人員掌握了基本的理論知識就可以對賬簿或者報表等進(jìn)行整理或者其他的操作；但是隨著電算化的不斷普及，對企業(yè)財務(wù)人員提出了新的要求。電算化是以計算機(jī)為主要支撐的，這就需要財務(wù)人員掌握必要的計算機(jī)技術(shù)，并且能對電算化系統(tǒng)能有有一個清晰的了解，并能獨(dú)立對其進(jìn)行操作和管理電算化系統(tǒng)的能力。

三、提高財務(wù)內(nèi)部控制的措施

1.分工合理

電算化大大增強(qiáng)了會計實(shí)務(wù)的專業(yè)化程度，使得原來需要很多人完成的會計工作，現(xiàn)在都能通過計算機(jī)實(shí)現(xiàn)自動化。這就決定了公司的職能分工需要進(jìn)行及時的調(diào)整，要對人員進(jìn)行合理的分工，使得不相容的職務(wù)要進(jìn)行分離，諸如出納不管債權(quán)、債務(wù)的登記，制單人員不參與審核等諸多方面，都應(yīng)該在電算化的背景重新加強(qiáng)和調(diào)整。

2.系統(tǒng)權(quán)限分離

在電算化的背景下，財務(wù)人員之間的權(quán)限并不完全一樣，為了能夠使系統(tǒng)能夠安全的運(yùn)行，需要對財務(wù)人員設(shè)置管理權(quán)限，財務(wù)人員只負(fù)責(zé)屬于自己板塊的電算化系統(tǒng)。通過這樣的權(quán)限設(shè)置，既能使各個部分相對分離，使得每個部分的工作人員能夠及時對其負(fù)責(zé)的部分進(jìn)行管理和維護(hù)，而不至于對整體系統(tǒng)造成影響，還使得系統(tǒng)各個模塊之間的保密性能更加完善，這樣企業(yè)會計工作的安全性也得到了更好的保證。

3.及時備份

由于電算化本身存在著一定的安全隱患，所以要定期對資料進(jìn)行備份，防止由于遭到木馬、病毒等的攻擊，使得資料丟失。這實(shí)際上是電算化背景下企業(yè)的會計管理制度中應(yīng)該規(guī)定的，只有利用制度或者規(guī)章的約束力，才能彌補(bǔ)電算化存在的缺點(diǎn)，使其更好服務(wù)于會計實(shí)務(wù)。備份工作是會計工作重要方面，很多會計資料對于企業(yè)的作用非常巨大，保存好這些資料才能為企業(yè)的決策、運(yùn)營提供必要的基礎(chǔ)，才能更好促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。雖然現(xiàn)在的光盤、硬盤等技術(shù)不斷的發(fā)展，使得備份工作的形式豐富起來，但是其也存在著一定的危險性，所以需要對重要的資料進(jìn)行紙質(zhì)復(fù)印并存檔，這樣才能確保萬無一失。

4.系統(tǒng)檢修

現(xiàn)在的電算化系統(tǒng)一般都會記錄工作日志，對這些日志要進(jìn)行及時的檢查，如果發(fā)現(xiàn)問題要及時的解決，防止對系統(tǒng)造成損害。對于檢查的結(jié)果要進(jìn)行記錄，這些記錄可以通過分析來分析系統(tǒng)的運(yùn)行規(guī)律，對于管理人員的系統(tǒng)的檢修水平提高有很大的幫助。只有管理人員完善期檢修能力，面對突發(fā)狀況的時候才能及時對系統(tǒng)進(jìn)行操作，這樣才能避免意外事故對公司的影響。這也是危機(jī)管理的重要方面，現(xiàn)在企業(yè)的發(fā)展危機(jī)意識是不可缺少的，隨著市場發(fā)展越來越充分，可能遭到的危機(jī)也就越來越多，只有樹立危機(jī)意識，才能使企業(yè)在激烈的市場競爭力占有一席之地。

5.按照殺毒軟件并及時升級

由于電算化系統(tǒng)是以計算機(jī)為基礎(chǔ)的，所以其很可能遭到病毒、木馬的攻擊，為了能夠確保電算化系統(tǒng)的保密性和安全性，需要購買正規(guī)的殺毒軟件，并進(jìn)行及時的升級，定期的殺毒。發(fā)現(xiàn)問題及時解決，對可能存在的安全隱患要及時與殺毒軟件公司進(jìn)行溝通。在這里需要注意一個問題，對于殺毒軟件一定要給予足夠的重視，尤其是會計工作，其不但涉及到大量的數(shù)據(jù)，往往很多資料還涉及到保密性。購置殺毒軟件一定要選擇企業(yè)專用版，很多企業(yè)為了節(jié)省殺毒軟件成本而選擇免費(fèi)的殺毒軟件，結(jié)果遭到了木馬、病毒的攻擊，造成了大量的資料的丟失，為企業(yè)帶來了不小的損失。

6.檔案管理

電算化系統(tǒng)所涉及的資料也需要進(jìn)行檔案管理，如果不對其進(jìn)行定期管理的話，容易引起檔案查找困難，影響會計工作效率。由于資料過于龐大，如果不對資料進(jìn)行及時分類，設(shè)置必要的檢索的話，很多檔案信息的查找沒有相關(guān)的途徑，致使電算化所發(fā)揮的作用被大大降低。檔案管理工作是一項(xiàng)對專業(yè)經(jīng)驗(yàn)要求比較高的工作，日常工作中需要注意的事項(xiàng)很多，企業(yè)在對相關(guān)的資料進(jìn)行檔案管理的時候需要培養(yǎng)相關(guān)的人才。主要有兩種方式，一種是通過培訓(xùn)公司的員工，使其掌握檔案管理的專業(yè)知識，來擔(dān)當(dāng)這項(xiàng)工作，這樣可以使企業(yè)的員工得當(dāng)相關(guān)的鍛煉，也能使公司減少必要的開支，但是缺點(diǎn)是著手工作需要一段時間。另一種就是聘請專門的人才，其可以馬上進(jìn)行工作，從而迅速改善公司的檔案管理狀況。

四、總結(jié)

在電算化環(huán)境下，由于核算效率、存儲方式、安全等方面都發(fā)生了相應(yīng)的變化，這就要求我們要對財務(wù)內(nèi)部控制進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和加強(qiáng)，對于財務(wù)工作的分工、電算化系統(tǒng)的權(quán)限管理、對資料的及時備份以及檔案管理、系統(tǒng)的檢修以及安全保證等方面都提出了新的要求。企業(yè)要適應(yīng)電算化環(huán)境下，企業(yè)的會計實(shí)務(wù)中所發(fā)生的新變化，并對這些變化的信號進(jìn)行及時的反映，通過對財務(wù)內(nèi)部控制水平的提高，使電算化能夠在企業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮更加重要的作用，更好服務(wù)于企業(yè)的財務(wù)管理工作，在激烈的市場競爭中取得更加有利的地位。

參考文獻(xiàn)：

[1]常立群.論會計電算化下的企業(yè)內(nèi)部控制[J].商業(yè)經(jīng)濟(jì)，2006（5）：46

[2]秦學(xué)軍，康丹寧.現(xiàn)代企業(yè)會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部管理及控制[J].冶金財會，2005（2）

[3]艾力允.對會計電算化內(nèi)部控制的思考[J].遼寧經(jīng)濟(jì)，2007（4）