淺析如何加強(qiáng)電子檔案的管理和利用

[摘要]現(xiàn)在，紙質(zhì)檔案逐漸被電子檔案取代了，電子檔案的時(shí)代已經(jīng)來臨。人們的日常工作中使用電子的檔案數(shù)量也在逐漸的增多，為了使得人們的工作可以正常的進(jìn)行，對(duì)于電子檔案的管理工作也在逐漸引起人們的重視。加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理就是為了方便以后工作中對(duì)電子檔案的利用，為了使得電子檔案可以最大化地發(fā)揮它的作用，一定要做好相關(guān)的工作。

[關(guān)鍵詞]電子檔案管理 利用

目前在人們的工作中，電子檔案的作用越來越重要，人們對(duì)于電子檔案的建立也是非常的簡單的，這是這種簡單方便快捷的優(yōu)勢(shì)，使得電子檔案的數(shù)量正在逐漸的增多。電子檔案是電子文件以及相關(guān)的資料，并且是具有保存價(jià)值的電子文件。正因?yàn)殡娮訖n案的重要性，所以一定要做好電子檔案的管理的工作?，F(xiàn)在正處于信息技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)代，檔案的電子化正在越來越明顯。但是由于人們對(duì)于電子檔案的管理和利用并沒有給與充分的重視，在電子檔案的管理理念和管理的方法上一定就存在著一些問題，為了解決這些問題，在電子檔案的管理工作中，一定要及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，并解決好出現(xiàn)的問題，使得電子檔案的管理可以更好的實(shí)現(xiàn)。

一、關(guān)于電子檔案的用途

相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案更具有一些優(yōu)勢(shì)，人們?cè)谑褂秒娮訖n案的過程中，可以體驗(yàn)到電子檔案的方便與快捷的特點(diǎn)。而且，電子檔案在查找資料的時(shí)候具有紙質(zhì)資料無法可比的優(yōu)越性，電子檔案在查找資料的時(shí)候，可以對(duì)要查找的資料的準(zhǔn)確率給與保證。電子的建立和使用都是需要使用相應(yīng)的信息技術(shù)的基礎(chǔ)之上，所以，要想使用電子檔案就一定要熟練的掌握必要的計(jì)算機(jī)知識(shí)?，F(xiàn)在，人們對(duì)于電子檔案的利用主要體現(xiàn)在以下的幾種。

1.提供復(fù)制。電子檔案的利用，主要體現(xiàn)在電子檔案的復(fù)制的功能，電子檔案的復(fù)制，主要是檔案的管理部門向檔案的使用者提供原始檔案的復(fù)制品，這種復(fù)制的過程既不會(huì)使檔案的管理部門失去檔案，還可以使檔案的使用者獲得原始的數(shù)據(jù)。檔案的管理部門在向檔案的使用者提供檔案的時(shí)候應(yīng)該使得檔案的模式可以使使用者可以充分的利用。

2.通信傳輸。電子檔案的通信傳輸是指電子檔案的使用者無需到達(dá)電子檔案的管理部門去復(fù)制需要的電子檔案，可以通過網(wǎng)絡(luò)在網(wǎng)上進(jìn)行電子檔案的傳輸工作，這樣不但可以省去電子檔案使用者到達(dá)檔案管理部門的時(shí)間，還可以促進(jìn)電子檔案在不同的部門之間的利用效率。

3.直接利用。電子檔案的利用，不一定要在檔案管理部門復(fù)制或者是在網(wǎng)上就行傳輸，檔案的使用者可以直接登錄檔案管理部門的網(wǎng)站，在網(wǎng)上直接找到要用的檔案，這樣就可以對(duì)檔案進(jìn)行直接的利用，這樣做不但可以電子檔案的安全性得到保證，還可以使得電子檔案的使用者在使用電子檔案的時(shí)候，更加的方便，節(jié)省了去檔案管理部門的時(shí)間和檔案的傳輸時(shí)間。

二、電子檔案管理的意義

在一些單位只重視紙質(zhì)檔案的管理工作，對(duì)于電子檔案的管理工作根本就沒有給與充分的重視，這樣就使得一些企業(yè)缺乏對(duì)電子檔案的管理工作的重視態(tài)度。對(duì)于企業(yè)來說，做好電子檔案的管理工作是十分的必要的。

1.使用電子檔案，可以減少企業(yè)的開支。對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理而言，電子檔案的使用，可以明顯減少企業(yè)在檔案管理方面的開支，這主要是因?yàn)?，傳統(tǒng)的檔案管理中，可能會(huì)有很多特殊材料的檔案資料，例如一些易碎的檔案資料，這些資料在管理的時(shí)候，就必須安排很多的人員進(jìn)行管理，而且，在管理的時(shí)候還要做好檔案在損毀方面可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，這樣就使得傳統(tǒng)的檔案管理十分的復(fù)雜。在現(xiàn)在，人們利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，就可以實(shí)現(xiàn)檔案的管理工作，這樣就可以使得在企業(yè)的檔案管理方面有了快捷的管理手段，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)于檔案進(jìn)行管理，可以快速的找到要使用的檔案，而且還省掉了檔案的在立卷和查找方面的困難，這樣對(duì)于檔案的管理人員來說是一件非常好的事情，這樣不但可以減輕管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度還可以減少企業(yè)在這方面的人力和物力的投入。

2.企業(yè)使用電子檔案，可以提高企業(yè)的服務(wù)質(zhì)量。企業(yè)實(shí)行檔案的管理的目的就是為了給檔案的使用者提供高效和快捷的服務(wù)，電子檔案的出現(xiàn)可以使得傳統(tǒng)的檔案管理工作有一個(gè)質(zhì)的變化，電子檔案相比較傳統(tǒng)的檔案管理而言，有著很大的變化，電子檔案可以實(shí)現(xiàn)大量的信息都存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)里，而不需要進(jìn)行紙質(zhì)檔案的建立，這樣就使得在對(duì)檔案的使用方面可以非常的快速，使得企業(yè)在進(jìn)行服務(wù)的時(shí)候更加的快速。

三、做好電子檔案管理和利用的主要方法

1.建立檔案利用制度。要建立檔案利用審批制度，相關(guān)人員需要查閱和利用檔案時(shí)，檔案收藏部門可利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行檔案收集管理活動(dòng)，使檔案收集更為及時(shí)，保證電子檔案的及時(shí)更新，更好的滿足電子檔案利用者的需求，并做到電子檔案利用和紙質(zhì)檔案利用互補(bǔ)，整合檔案資源來創(chuàng)新檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)電子檔案需求利用質(zhì)的飛躍。

2.規(guī)范檔案利用方式。電子檔案的利用不能夠無原則，應(yīng)該根據(jù)利用者的情況而定，并且依據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級(jí)層次進(jìn)行有效管理。一般情況下，對(duì)內(nèi)容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供使用，對(duì)這類文件瀏覽的過程必須在有效的監(jiān)控下進(jìn)行。采用網(wǎng)絡(luò)方式提供利用時(shí)，有密級(jí)的信息內(nèi)容應(yīng)進(jìn)行加密處理，并對(duì)所使用的密碼要進(jìn)行定期或不定期的更改，避免由于誤操作所帶來的不可挽回的損失。

3.提高檔案人員的保護(hù)意識(shí)。電子檔案由于提供利用方式的多樣化與所依賴技術(shù)的多重化，導(dǎo)致了利用工作的復(fù)雜化。因此，必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的管理，從思想上認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，從技術(shù)上確保檔案管理工作的安全性，達(dá)到既能使電子檔案信息最大限度的被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護(hù)?？傊仨毺岣唠娮游募闹谱髡吆凸芾砣藛T的責(zé)任心，使他們養(yǎng)成忠于職守、認(rèn)真負(fù)責(zé)、精益求精的工作態(tài)度，這是保證電子文件原始性、真實(shí)性的根本措施。

四、結(jié)束語

現(xiàn)在，人們對(duì)于電子檔案的利用程度在不斷的提高中，這主要是因?yàn)楝F(xiàn)在人們正處在信息化的時(shí)代中，人們?cè)趯W(xué)習(xí)和工作中會(huì)不斷的使用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，這樣就會(huì)導(dǎo)致越來越多的電子檔案的出現(xiàn)。對(duì)于電子檔案的管理和利用工作一定要得到企業(yè)的重視，而且企業(yè)在進(jìn)行電子檔案的管理的過程中一定要及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，并且要把發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)解決好，這樣才會(huì)使得企業(yè)在發(fā)展的時(shí)候獲得更好的經(jīng)濟(jì)效益。

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