高校行政秘書應具備的職業(yè)素質要求

摘 要：高校行政秘書作為領導的參謀和助手，每天工作量非常龐大，內(nèi)容也很雜，因此，這項工作對行政秘書的要求也很高，尤其是素質要求，本文就高校行政秘書工作的崗位職責及素質要求方面的內(nèi)容進行歸述。

關鍵詞:高校行政秘書；素質要求

[中圖分類號]：D669.2 [文獻標識碼]：A

[文章編號]：1002-2139(2012)-15-0321-01

隨著高等教育的迅猛發(fā)展，高校內(nèi)的行政秘書工作日趨復雜，很多高校實行校院二級管理模式，在此新形勢下，在校院之間起著承上啟下的樞紐作用的院（系）行政秘書的工作量就變得更加繁重，位置也顯得更加重要，因此，對他們的業(yè)務素養(yǎng)也提出了更高的要求。

眾所周知，高校行政秘書所承擔的工作比較繁雜，內(nèi)容也非常廣泛，有時甚至連行政秘書本人也覺得每天沒有非常固定的工作內(nèi)容，因為很多工作內(nèi)容都是根據(jù)每天實際工作的改變而臨時加上去的，行政秘書每天的工作量非常龐大，內(nèi)容也很雜，經(jīng)常需要跟各個部門進行多方面聯(lián)系、溝通，因此這些龐雜的工作對于行政秘書的要求也就更高，尤其是素質要求，在這里就高校行政秘書工作的崗位職責及素質要求方面的內(nèi)容進行簡單歸述。

一、高校行政秘書的崗位職責

1、在院長領導下，具體處理全院日常行政事務，為教學、科研和學生工作提供良好的服務。

2、承擔學院教職工日?？记诳己斯ぷ?，建立健全教師行政檔案，協(xié)助院領導做好有關人事管理工作。

3、承擔有關文件的簽收、登記、呈送、保管和立卷工作。

4、承擔學院黨政印章和介紹信的管理和使用工作。

5、承擔辦公用品的采購、管理和發(fā)放工作，負責單位固定資產(chǎn)管理。

6、承擔收集、整理日常行政管理工作資料，做好學院大事記工作，做好各類資料的歸檔工作。

7、承擔學院工作計劃、總結等文字材料的打印校對工作。

8、負責學院日常接待和對外聯(lián)絡工作。

9、負責學院會議的通知和會務工作。

10、承擔本學院統(tǒng)計和校園網(wǎng)管理工作。

11、完成領導交辦的其它工作。

二、行政秘書的職業(yè)素質要求

1、思想政治素質

眾所周知，高校是培養(yǎng)高等知識人才的搖籃，系秘書自然也是這

個搖籃中的一員，也擔負著教育人與培養(yǎng)人的責任。正因為這樣的外在因素，所以系秘書本人要具備與其相適應的政治水平、文化知識、專業(yè)知識和管理水平。在思想上要忠于教育事業(yè)，不折不扣地執(zhí)行黨的教育路線、方針、政策，還要具有堅定正確的政治思想覺悟，良好的馬克思主義理論修養(yǎng)，堅定的政治立場，同時也要具備教師應有的師德和風范。要具有良好的精神風貌和思想境界， 要有全心全意為人民服務的精神，尤其是為師生服務的精神和意識，要有高度的使命感、責任心和事業(yè)心，要有無怨無悔、甘受清苦、愛崗敬業(yè)的奉獻精神。要有刻苦鉆研業(yè)務，具有較強的現(xiàn)代化辦公應用能力，具有一定的管理知識、經(jīng)驗和組織協(xié)調(diào)能力，熟悉行政管理工作。只有這樣，才能正確地認清形勢，把握事物的本質和發(fā)展方向，抓住問題的根本，通過正確的途徑和方法解決問題，這是行政秘書最重要的素質和必備的品質。

2、工作能力素質

高校行政秘書是連接學校領導層、各職能部門和廣大師生員工之間的紐帶， 維護和支持著學校各行政部門之間的正常運轉。行政秘書在日常工作中要掌握高校的規(guī)律，注意積累，要熟悉本職工作流程以及相應的管理技能，熟知工作性質和要求，要做到忙而不亂，雜而不煩，疏而不漏，有條不紊的開展工作。行政秘書除了每天按部就班地處理正常的行政管理事務，還要處理臨時性、突發(fā)性的事務，工作門類眾多、千頭萬緒、任務繁重，這就要求行政秘書要按照事情的輕重緩急來恰當處理，要做到遇事冷靜，能客觀的分析問題，正確處理好各項工作。此外，行政秘書還要具備一定的表達能力、溝通能力、人際交往能力和組織管理能力。在具體的工作中，行政秘書還需具備速記、打印和檔案管理能力，對于常規(guī)的打印機、復印機、傳真機和打掃儀的使用也必須熟練掌握。行政秘書對待工作的態(tài)度不能是墨守成規(guī)，要有與時俱進的創(chuàng)新意識，具備創(chuàng)新的能力。最重要的是，要有強烈的服務意識，為人謙虛，待人熱情，做事兢兢業(yè)業(yè)，勤勤懇懇，一心為公，樂于奉獻。

3、信息化素質

隨著信息化浪潮的興起以及信息社會的到來，高校行政管理信息化建設日益受到重視。高校行政秘書作為高等學校建設發(fā)展的一支重要力量，其能否準確的收集信息，提供給有關領導，是很重要的。更確切的說這些信息能讓相關領導了解學校教學、科研情況、老師與學生的活動情況，以利他們將各項工作安排得更加合理，各項決策更加科學。高校行政秘書信息素質的高低，直接對高校行政管理質量產(chǎn)生影響。高校行政秘書工作看似繁瑣而又微不足道，但其工作的效率與質量既事關學校形象，又能對領導決策產(chǎn)生很大影響。盲目的提供信息，不僅不容易引起領導的重視，不被領導采納，而且增加了領導者的負擔，轉移了領導者的注意力，幫倒忙。因此，行政秘書為提高工作效率必須強化信息素質教育，加強信息素質修養(yǎng)。

總之在當今社會，加強對高校行政秘書綜合素質的培養(yǎng)，必須以堅持行政秘書的崗位職責需求為目標，行政秘書要不斷改善知識結構，提高自身素質，努力掌握管理知識，注意溝通技巧，做到勤奮、敬業(yè)、高效、務實，做好各個方面的綜合和協(xié)調(diào)，振奮精神，開拓進取，不斷增強創(chuàng)新意識，努力探索高效優(yōu)質的服務新途徑，使高校適應時代發(fā)展的新需求，保障學校管理工作的穩(wěn)步進行。

參考文獻：

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