淺析如何編制基于業(yè)務(wù)的預(yù)算

【摘要】 本文試以江西省煙草公司編制基于業(yè)務(wù)的預(yù)算為例，說明要做好預(yù)算編制工作，需要以實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略為目標(biāo)，做好業(yè)務(wù)事項與會計科目之間的轉(zhuǎn)換工作，利用現(xiàn)代信息技術(shù)提高預(yù)算編制的效率，加強預(yù)算考核與審計，建立制度，明確預(yù)算調(diào)整規(guī)則。

【關(guān)鍵詞】 預(yù)算 業(yè)務(wù) 戰(zhàn)略 調(diào)整

基于業(yè)務(wù)的預(yù)算是編制預(yù)算的新思路，是指為供、產(chǎn)、銷及管理活動所編制的，與企業(yè)日常業(yè)務(wù)直接相關(guān)的預(yù)算，主要包括銷售預(yù)算、生產(chǎn)預(yù)算等，其認(rèn)為只有業(yè)務(wù)才有預(yù)算，而且要以業(yè)務(wù)為基礎(chǔ)編制預(yù)算。業(yè)務(wù)預(yù)算應(yīng)以企業(yè)的經(jīng)營預(yù)算目標(biāo)為基礎(chǔ)，對預(yù)算年度各業(yè)務(wù)狀況等進(jìn)行預(yù)測，并以此為起點編制業(yè)務(wù)成本預(yù)算和收入預(yù)算。江西省煙草公司系統(tǒng)曾嘗試編制基于業(yè)務(wù)的預(yù)算，本文就如何編制基于業(yè)務(wù)的預(yù)算談?wù)剮c看法。

一、明確預(yù)算編制的目標(biāo)是實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略

當(dāng)前主流的企業(yè)戰(zhàn)略觀點是基于資源的觀點，認(rèn)為通過資源分析與配置最終實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略，而預(yù)算是實現(xiàn)目標(biāo)的有效手段與路徑。正因為二者的緊密關(guān)聯(lián)性，預(yù)算也就變成了基于業(yè)務(wù)的預(yù)算，以企業(yè)最終目標(biāo)實現(xiàn)為目標(biāo)的分解與引導(dǎo)資源調(diào)配與優(yōu)化的過程。預(yù)算作為基于有限資源以完成確定組織目標(biāo)的系統(tǒng)方法，其目標(biāo)是實現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略。對此，企業(yè)開展業(yè)務(wù)預(yù)算管理時應(yīng)明確企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)，明確預(yù)算編制的思路，需要考慮業(yè)務(wù)能為企業(yè)帶來什么，企業(yè)能為該業(yè)務(wù)付出什么，是否有利于企業(yè)明確自身定位，對企業(yè)來說是否有新的增長機(jī)會等，所以預(yù)算的基礎(chǔ)與起點是市場機(jī)會與資源的平衡。但在實際工作中，預(yù)算部門總怕自己吃虧，編預(yù)算時都是拼命要預(yù)算，預(yù)算會變成了討價還價要預(yù)算的會議，這都是不知道預(yù)算目標(biāo)的原因。所以在編預(yù)算之前，要把當(dāng)年企業(yè)的目標(biāo)，即經(jīng)營收入是多少或者市場份額要達(dá)到多少以及費用控制到多少，傳達(dá)到各個預(yù)算編制部門，然后再圍繞這個目標(biāo)各部門上報預(yù)算，預(yù)算委員會上以能否實現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)討論是否應(yīng)有該預(yù)算及預(yù)算金額是否合理。財務(wù)部門將預(yù)算匯總試算平衡后，確定是否能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)目標(biāo)，以確定最初各部門編制的預(yù)算是否需要調(diào)整。所以，明確預(yù)算的目標(biāo)是編制預(yù)算的第一步，為預(yù)算編制者提供了預(yù)算編制的依據(jù)和目標(biāo)，可以避免為預(yù)算而預(yù)算和盲目編制預(yù)算。

二、做好業(yè)務(wù)事項與會計科目之間的轉(zhuǎn)換工作

預(yù)算的基礎(chǔ)是業(yè)務(wù)，猶如會計核算的基礎(chǔ)是經(jīng)濟(jì)事項。預(yù)算的執(zhí)行結(jié)果是以費用、資本性支出等會計語言來表示，即費用執(zhí)行率是多少，資本性支出執(zhí)行率是多少，而不是列示某某項業(yè)務(wù)的執(zhí)行結(jié)果如何（當(dāng)然我們也可以從賬面上查找出）。所以要做好業(yè)務(wù)事項與會計科目之間的轉(zhuǎn)換工作。當(dāng)查找出費用或資本性支出產(chǎn)生偏差的原因時，要說明是哪項業(yè)務(wù)執(zhí)行產(chǎn)生偏差造成的。從這個意義上來說，一個會計科目包括一定業(yè)務(wù)，即會計科目核算的對象。作為會計人員，會計科目是會計語言，報表及預(yù)算結(jié)果應(yīng)當(dāng)是以會計語言來表示，而不是以業(yè)務(wù)事項來表示。但是其他人員在編制預(yù)算時并不了解會計科目的意義，只知道即將要發(fā)生哪些業(yè)務(wù)。所以財務(wù)人員要做好業(yè)務(wù)事項與會計科目之間的轉(zhuǎn)換工作，最好以列表的形式表示哪些業(yè)務(wù)事項對應(yīng)哪些會計科目，或者是在預(yù)算系統(tǒng)里預(yù)算設(shè)置好，當(dāng)打出業(yè)務(wù)事項時會自動顯示出是哪個會計科目，這樣可以同時減輕財務(wù)人員和預(yù)算編制人員的負(fù)擔(dān)。只有做好這項轉(zhuǎn)換工作，其他部門的人員才好理解預(yù)算，才能順利編制預(yù)算，財務(wù)人員也能從會計科目中得到所需要的預(yù)算執(zhí)行結(jié)果。

三、利用現(xiàn)代信息技術(shù)提高預(yù)算編制的效率

以往企業(yè)大多使用手工或電子表格的形式進(jìn)行預(yù)算編制，但由于預(yù)算不僅涉及財務(wù)指標(biāo)，且還包括非財務(wù)指標(biāo)等，涉及部門多、預(yù)算指標(biāo)之間關(guān)系錯綜復(fù)雜等，導(dǎo)致預(yù)算編制周期過長，耗費大量的人力、物力和時間，可能導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)營行為脫離實際。另外，傳統(tǒng)預(yù)算編制形式下，預(yù)算編制后的執(zhí)行和實施控制較為困難，無法進(jìn)行預(yù)算的跟蹤和預(yù)算差異分析，并采取措施及時糾正預(yù)算執(zhí)行的偏差，失去預(yù)算控制的真正作用，預(yù)算編制效率低下。因此，江西省煙草公司近幾年逐步使用了財務(wù)信息系統(tǒng)，如會計核算、報銷系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、預(yù)算系統(tǒng)和資金管理系統(tǒng)，這極大提高了財務(wù)人員的工作效率，將財務(wù)人員從日常繁瑣的核算中解脫出來。該公司預(yù)算現(xiàn)在做得比較精細(xì)，比如每個部門今年要買幾個U盤、電腦、辦公桌椅等都有明細(xì)預(yù)算表，如果僅僅依靠人工來做，是很花時間和精力，但借助財務(wù)信息系統(tǒng)就比較好地解決了這個問題。財務(wù)人員要懂IT系統(tǒng)，要利用信息系統(tǒng)來實現(xiàn)預(yù)算控制的目標(biāo)。因為預(yù)算控制的規(guī)則是全面控制、唯一控制、事前控制和過程控制，以貨幣計價的一切資源均為預(yù)算控制對象，預(yù)算為資源投入的唯一渠道，投入的預(yù)算必須事先審核，要跟蹤重要項目資源的過程及產(chǎn)出。而預(yù)算管理軟件，可以實現(xiàn)預(yù)算控制、數(shù)據(jù)連查、指標(biāo)預(yù)警，分析等目標(biāo)，提高預(yù)算管理的信息化水平。預(yù)算管理辦公室將及時將預(yù)算的編制、執(zhí)行和考核信息，通過在相關(guān)部門設(shè)立預(yù)算站點，及時反饋給各預(yù)算執(zhí)行單位和責(zé)任部門。各預(yù)算執(zhí)行單位（部門）可通過預(yù)算管理系統(tǒng)，及時了解本（單位）部門的預(yù)算執(zhí)行情況，實現(xiàn)預(yù)算的全過程管理和實時控制。

四、加強預(yù)算執(zhí)行進(jìn)行考核和審計

精確的預(yù)算分析和健全的考核體系是預(yù)算管理工作的核心內(nèi)容，缺乏預(yù)算執(zhí)行考核和審計，就會失去相應(yīng)的激勵機(jī)制和約束機(jī)制，致使企業(yè)及各職能部門對預(yù)算的執(zhí)行控制意識不足，積極性不高，易造成預(yù)算超標(biāo)的情況，預(yù)算管理也難以形成閉環(huán)。根據(jù)江西省煙草公司近幾年的預(yù)算工作經(jīng)驗，認(rèn)為對預(yù)算進(jìn)行考核可以推動預(yù)算工作，使大家更加關(guān)注預(yù)算。因為該公司有16個子公司，都是法人，你不可能通過預(yù)算來約束他的資金支出，而且子公司領(lǐng)導(dǎo)要關(guān)注的事情太多，只有將預(yù)算執(zhí)行列入他的績效考核，他才可能重視預(yù)算，才能推動單位預(yù)算向好的方向發(fā)展。考核，可以協(xié)助并優(yōu)化控制、管理企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營。要成功地達(dá)到預(yù)算控制、考核的目的，應(yīng)得到公司管理層、員工的認(rèn)知與支持，明確職責(zé)，建立完善的預(yù)算管理體系。關(guān)于預(yù)算考核，重點是確定考核指標(biāo)，考核指標(biāo)一定要合理，不要造成由于為完成考核指標(biāo)而影響正常的生產(chǎn)、經(jīng)營活動的情況的產(chǎn)生，應(yīng)建立定量和定性相結(jié)合的預(yù)算控制績效評價指標(biāo)，有效地將預(yù)算完成的效果和個人的績效掛鉤起來，以提高員工工作的積極性，形成有效的激勵和約束機(jī)制。另外，每年由審計部門對預(yù)算執(zhí)行進(jìn)行審計也很重要，這樣就避免了預(yù)算執(zhí)行虛報的情況。

五、明確預(yù)算調(diào)整規(guī)則

預(yù)算中有的支出，不是一定要支出的錢。預(yù)算是基于業(yè)務(wù)的預(yù)算，業(yè)務(wù)或項目取消了，預(yù)算也就成了不須支出的錢。這僅是預(yù)算與實際數(shù)據(jù)中存在差異之一。所以在預(yù)算執(zhí)行過程中存在許多需要調(diào)整的預(yù)算，必須明確預(yù)算調(diào)整的規(guī)則。預(yù)算調(diào)整的規(guī)則包括例外控制原則，行為調(diào)整而非數(shù)據(jù)調(diào)整規(guī)則，判斷精確性而非預(yù)算編制精確性，利潤責(zé)任承擔(dān)者擁有調(diào)整的最終權(quán)力。當(dāng)發(fā)生預(yù)算調(diào)整時，要由需要調(diào)整的部門說明調(diào)整的原因：一是市場如何變化，部門如何反應(yīng)及為什么要這樣反應(yīng)（即做出預(yù)算調(diào)整）。然后由預(yù)算管理委員會判斷該部門反應(yīng)是否正確，是否有利于經(jīng)營目標(biāo)的實現(xiàn)，以確定是否需要調(diào)整。

六、要建立預(yù)算的組織體系

建立健全的預(yù)算管理組織體系有利于保證預(yù)算編制的有效執(zhí)行。預(yù)算管理的組織體系一般包括預(yù)算管理委員會、預(yù)算專職部門以及預(yù)算責(zé)任網(wǎng)絡(luò)等。預(yù)算管理委員會居于整個體系的領(lǐng)導(dǎo)核心地位，其職責(zé)是組織有關(guān)人員進(jìn)行預(yù)測、審查、研究、協(xié)調(diào)各種預(yù)算事項；預(yù)算專職部門主要是處理與預(yù)算相關(guān)的日常管理實務(wù)，其直接隸屬于預(yù)算管理委員會，以確保預(yù)算機(jī)制的有效運作；預(yù)算責(zé)任網(wǎng)絡(luò)由投資中心、利潤中心和成本中心組成，這些中心被要求完成特定的職責(zé)，并被賦予一定的權(quán)利，以便對該責(zé)任區(qū)域進(jìn)行有效的控制。因此，在進(jìn)行預(yù)算編制時，要注意各預(yù)算執(zhí)行單位之間的權(quán)責(zé)關(guān)系，注意權(quán)責(zé)的劃分、分解。預(yù)算管理體系中權(quán)責(zé)的不明，會直接影響到預(yù)算的執(zhí)行和考核。預(yù)算責(zé)任部門設(shè)立預(yù)算員，編制好本部門的責(zé)任預(yù)算。預(yù)算編制實行“誰花錢，誰做事，誰編制預(yù)算，對誰考核”機(jī)制。如車輛管理部門做好車輛購置，燃油費、過路過橋費和車輛維修費等與車輛相關(guān)費用的預(yù)算，并對這些費用的預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行考核；業(yè)務(wù)部門根據(jù)銷售計劃及合同制定銷售收入和成本預(yù)算，并對其預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行考核；專賣部門制定打假經(jīng)費和專賣費用預(yù)算。

七、預(yù)算的建立必須以制度的系統(tǒng)改造為基礎(chǔ)

要做好預(yù)算，一定要建立好一套完善的預(yù)算管理制度體系，包括預(yù)算制度、預(yù)算的編制流程及預(yù)算控制規(guī)則。預(yù)算基礎(chǔ)必須以先建立制度、規(guī)則、業(yè)務(wù)單元（預(yù)算部門）為前提。制度，用來指導(dǎo)編預(yù)算到底是用來干什么的，需要達(dá)到什么目標(biāo)；規(guī)則就是如何來編，該編些什么；業(yè)務(wù)單元就是解決由誰來編，行為主體是誰。實際生活中很多單位不知道編預(yù)算是用來干什么的，或事先知道是干什么的，編著又淪落為形式了。所以現(xiàn)行制度和控制理念的整合必須先行于預(yù)算。為了做好江西省煙草公司全省系統(tǒng)的預(yù)算，下發(fā)預(yù)算管理辦法用以指導(dǎo)系統(tǒng)內(nèi)各個單位編制預(yù)算，為做好省公司本級預(yù)算，又制訂預(yù)算管理辦法實施細(xì)則和預(yù)算編制流程。經(jīng)過幾年的預(yù)算編制實踐，全員的意識得到提高，預(yù)算編制流程逐步順暢。

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