淺談如何加強醫(yī)院檔案管理

摘 要：醫(yī)院檔案是醫(yī)院在從事醫(yī)療活動中形成的以不同載體、不同形式存在，具有保存價值的的歷史記錄，是醫(yī)院的寶貴財富。加強對醫(yī)院檔案信息資源管理對醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化、醫(yī)院建設(shè)現(xiàn)代化極為重要。加強醫(yī)院檔案管理要從以下幾點入手：1.加強領(lǐng)導(dǎo)，加強宣傳，增強檔案意識；2.健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理行為；3.規(guī)范檔案歸檔范圍，加強檔案收集工作； 4.加強檔案管理人員隊伍的自身建設(shè)，提高檔案管理人員素質(zhì)；5.加大檔案室的硬件投入，實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理； 6.開發(fā)利用檔案資源，為醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展服務(wù)。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；檔案管理；檔案資源

中圖分類號：C93.4 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1673-291X（2012）14-0192-02

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在從事醫(yī)療活動中形成的以不同載體、不同形式存在，具有保存價值的的歷史記錄，是醫(yī)院的寶貴財富。加強對醫(yī)院檔案信息資源管理對醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化、醫(yī)院建設(shè)現(xiàn)代化極為重要。

一、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

1.檔案意識不強，檔案利用率不高

在醫(yī)院管理中，領(lǐng)導(dǎo)大多十分重視醫(yī)療服務(wù)管理，而對檔案的管理意識比較淡薄，認(rèn)為檔案工作可有可無，認(rèn)識不到檔案工作在醫(yī)院管理中的重要性和必要性。這樣，就造成醫(yī)院檔案管理了、收藏了，但利用率不高。

2.醫(yī)院檔案管理制度不健全，管理分散，管理范圍不明確

隨著科技的進步、社會的發(fā)展，檔案的內(nèi)涵和外沿都在發(fā)生變化。而涉及檔案管理的制度、職責(zé)、考核標(biāo)準(zhǔn)卻較少。醫(yī)院沒有一整套科學(xué)統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致各級醫(yī)院在管理檔案時，往往根據(jù)醫(yī)院自己的理解和實踐進行管理，造成各科室分散管理，使許多應(yīng)該納入醫(yī)院統(tǒng)一管理的檔案散落在各科室，沒有得到統(tǒng)一管理，也使得許多珍貴的材料丟失或遺棄，不能得到有效利用。

3.檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高，相關(guān)知識欠缺

醫(yī)院是以醫(yī)療技術(shù)為主的醫(yī)療單位，這就要求檔案人員除了要具備檔案專業(yè)技術(shù)外，還要具有相應(yīng)的醫(yī)療專業(yè)知識?？涩F(xiàn)在，既懂檔案又了解醫(yī)療知識的檔案專業(yè)人員簡直是少之又少，這種情況已不適應(yīng)新形勢下的醫(yī)院檔案事業(yè)發(fā)展。

4.醫(yī)院檔案管理硬件投入不足，現(xiàn)代化管理手段應(yīng)用較差

由于醫(yī)院的管理以醫(yī)療為主，醫(yī)院把有限的資金和用房都投入到了醫(yī)療建設(shè)中，致使檔案用房狹小，室內(nèi)設(shè)施簡漏，不符合檔案安全保管的要求。近年來，計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中已廣泛應(yīng)用，可在檔案管理方面的利用卻較少，沒有統(tǒng)一開發(fā)、統(tǒng)一管理，各單位按本單位的習(xí)慣使用，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)，不能做到資源共享。

二、如何加強醫(yī)院檔案管理工作

1.加強領(lǐng)導(dǎo)，加強宣傳，增強檔案意識

檔案資源是一種潛在的生產(chǎn)力，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)工作的銜接、決策，為醫(yī)院的改革發(fā)展和技術(shù)水平的提高提供了大量準(zhǔn)確的參考資料和數(shù)字依據(jù)。檔案管理工作人員作為檔案直接管理者，要加強檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)，大力宣傳檔案管理在醫(yī)院管理中的重要意義，爭取得到領(lǐng)導(dǎo)重視。領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理的前提，領(lǐng)導(dǎo)重視了，就會把檔案管理納入醫(yī)院管理和發(fā)展的重要日程，與醫(yī)院業(yè)務(wù)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。同時，使全院干部職工充分認(rèn)識檔案在醫(yī)院管理中的重要性，更好地參與、支持檔案管理工作。

2.健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理行為

檔案具有真實性、完整性、有效性的特點。它是一項嚴(yán)肅的且條理性很強的工作。建立科學(xué)的檔案管理體系、健全檔案管理的規(guī)章制度，可以減少檔案管理的隨意性，保證檔案管理工作健康、持續(xù)發(fā)展。醫(yī)院檔案工作人員要根據(jù)《檔案法》《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位工作實際，逐步實現(xiàn)檔案的統(tǒng)一管理。建立以檔案管理人員為專職檔案人員，其他科室各抽一人為兼職檔案工作人員的檔案管理機構(gòu)，真正地、充分地發(fā)揮其憑證和利用作用。同時醫(yī)院要完善檔案的歸檔、保管、借閱、移交、保密、銷毀及庫房管理等各項規(guī)章制度，使檔案工作每個環(huán)節(jié)的運行都有章可循，都有明確的要求和制度約束。

3.規(guī)范檔案歸檔范圍，加強檔案收集工作

檔案的歸檔范圍決定了文件材料的收集范圍，是醫(yī)院檔案管理工作中的重要環(huán)節(jié)，會影響醫(yī)院檔案的內(nèi)在質(zhì)量和利用價值。檔案管理人員要結(jié)合本單位的工作實際，認(rèn)真分析研究、科學(xué)規(guī)范檔案歸檔范圍，不斷調(diào)整和擴展本單位檔案資料的接收和收集范圍，把具有保存價值、應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料收集齊全。

4.加強檔案管理人員隊伍的自身建設(shè)，提高檔案管理人員素質(zhì)

隨著時代的發(fā)展，科技的創(chuàng)新，檔案的管理方式也發(fā)生了巨大的變化。檔案管理人員的素質(zhì)直接影響檔案管理水平，檔案人員應(yīng)主動學(xué)習(xí)，通過各種形式不斷更新知識，改善知識結(jié)構(gòu)，成為信息社會和檔案學(xué)科發(fā)展的復(fù)合型人才。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)重視檔案人員的素質(zhì)培養(yǎng)，根據(jù)醫(yī)院的總體要求和檔案工作發(fā)展的需要，制訂切實可行的年度學(xué)習(xí)計劃，明確學(xué)習(xí)目標(biāo)，多派檔案管理人員外出進修學(xué)習(xí)，鼓勵他們積極參加學(xué)術(shù)交流活動注重知識更新。

5.加大檔案室的硬件投入，實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理

根據(jù)醫(yī)院具體情況，加大檔案資金投入，改善檔案管理環(huán)境，引進現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備是實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的必須條件。一是要加強檔案的保管設(shè)施，如設(shè)置專門檔案庫房和配備必要的安全保管設(shè)施，如庫房的去濕、空調(diào)設(shè)備、高效滅蟲、滅火設(shè)備等，這些設(shè)備和技術(shù)的應(yīng)用是檔案現(xiàn)代化管理的重要內(nèi)容。二是要引進計算機管理，發(fā)揮電子計算機在檔案管理中的作用。逐步配備計算機、打印機、掃描儀、照相機、攝像機等設(shè)備，并采用檔案管理系統(tǒng)專用軟件進行輔助立卷、編目、檢索、統(tǒng)計、借閱等工作。改變傳統(tǒng)的手工操作，信息儲存量少、檢索慢的狀況，提高檔案管理的工作效率。同時注重對現(xiàn)代化各類信息的收集和整理，多借鑒社會其他領(lǐng)域的信息，豐富自己的檔案管理經(jīng)驗，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化。

6.開發(fā)利用檔案資源，為醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展服務(wù)

開發(fā)利用檔案資源是醫(yī)院檔案管理的最終目的。因此，檔案管理人員要強化服務(wù)意識，進行全方位跟蹤服務(wù)。通過深層次、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，為醫(yī)院的臨床醫(yī)療、教學(xué)和科研工作服務(wù)。同時，檔案人員要結(jié)合單位實際，努力開拓檔案利用的新途徑；積極開展編研活動，對檔案信息進行深層次的開發(fā)和加工，編寫各種專題匯編，為利用者提供多層次、多方面、有實效的信息。另外，檔案管理人員還要加強利用反饋信息的管理，實現(xiàn)檔案信息的深層開發(fā)與資源共享，從而提高檔案的利用效率，為醫(yī)院的建設(shè)與發(fā)展服務(wù)。

總之，隨著醫(yī)院醫(yī)療體制改革，醫(yī)院檔案工作的重點也隨之改變。檔案管理人員要順應(yīng)時代，提高檔案現(xiàn)代化管理意識，經(jīng)常深入到各科室調(diào)查、了解醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)和科研工作對檔案信息的需求，有針對性地提供檔案信息，為醫(yī)院的改革發(fā)展提供信息保障。

[責(zé)任編輯 杜 娟]