新時期提升城建檔案服務(wù)效能的思考

摘要：針對當(dāng)前城建檔案如何提升社會服務(wù)功能從創(chuàng)新意識與創(chuàng)新方法兩個角度進行研究。在創(chuàng)新意識方面提出了超前意識、主動參與意識、跟蹤反饋意識和效益意識，在創(chuàng)新方法方面提出了加快城建檔案數(shù)字化建設(shè)、提升城建檔案編研的質(zhì)量和實現(xiàn)大共享機制，對提升城建檔案的社會服務(wù)功能進行了與實踐相結(jié)合的有益探索。

關(guān)鍵詞：城建檔案；社會服務(wù)；創(chuàng)新方法

中圖分類號：C93 文獻標(biāo)志碼：A 文章編號：1673-291X（2012）31-0222-02

城建檔案是在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理及其相應(yīng)的科研活動中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種載體的原始記錄。它是一個城市發(fā)展的產(chǎn)物，對一個城市科學(xué)發(fā)展與管理具有重要作用。隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，近年來中國城市建設(shè)發(fā)展迅猛，如何適應(yīng)新形勢，充分發(fā)揮城建檔案的作用，已成為城建檔案人員的一項重要職責(zé)。

一、創(chuàng)新城建檔案部門服務(wù)理念，增強服務(wù)意識

城建檔案與普通人事檔案相比，更具有專業(yè)性、技術(shù)性和綜合性，只有不斷創(chuàng)新服務(wù)理念，從多維度、多層次認(rèn)識城建檔案的特殊性，才能形成對城建檔案的科學(xué)把握和工作方法的創(chuàng)新。

1.要有超前意識。提升城建檔案的社會服務(wù)功能，具有超前意識是基礎(chǔ)。只有不斷調(diào)整工作視角，把握好整個城建系統(tǒng)的中長期及短期工作計劃及重點，才能確定與形勢發(fā)展需要相適應(yīng)的選題，提升城建檔案服務(wù)大眾的水平，找準(zhǔn)城建檔案與服務(wù)對象的結(jié)合點。城建檔案工作者應(yīng)以超前意識促進城建檔案工作由“看攤守門”的被動角色向城建檔案社會化、更高的開放性轉(zhuǎn)變。同時也能夠吸引越來越多的用戶來利用城建檔案信息，促進檔案服務(wù)效能的不斷提升。

2.要有主動參與意識。在過去相當(dāng)長的時間內(nèi)，檔案工作者對檔案工作的認(rèn)識停留在“保管與保護”。他們普遍認(rèn)為，檔案工作就是要盡最大可能去保存好歷史文獻，甚至人為地限制檔案開放與利用的權(quán)限，這就使得檔案逐漸披上了神秘的面紗，為社會公眾所遺忘。當(dāng)前必須打破這種因循守舊的工作模式，積極主動參與到經(jīng)濟建設(shè)的一線中去，增強城建檔案部門與本系統(tǒng)各單位之間工作的了解與聯(lián)系，才能逐步使城建檔案步入“檔案資源完整從源頭抓，開發(fā)利用服務(wù)到全方位”的良性軌道上來，而不是一味地等著檔案形成單位移交檔案，那樣的話，既不能夠及時地提供可供利用的檔案資源，也常常會形成不了系統(tǒng)完整的檔案，而造成利用價值大打折扣，造成檔案價值人為的損失。

3.要有跟蹤反饋意識。一方面城建檔案部門應(yīng)對領(lǐng)導(dǎo)的意圖及相關(guān)部門的工作不斷跟蹤，了解項目的安排及進程情況，確保檔案工作始終服務(wù)中心工作；另一方面還應(yīng)該根據(jù)檔案利用者的信息反饋及檔案部門自己的跟蹤總結(jié)情況，及時分析修正、合理確定適合工作需要及利用者目的的開發(fā)項目、提供利用的方式及檔案信息內(nèi)容，使城建檔案的信息服務(wù)始終圍繞主題，有效地服務(wù)社會。

4.要有效益意識。城建檔案部門應(yīng)牢固樹立創(chuàng)造社會效益與創(chuàng)造經(jīng)濟效益并舉的新觀念，通過提升城建檔案的社會服務(wù)功能直接創(chuàng)造城建檔案的社會效益，通過為其他單位提供經(jīng)濟建設(shè)的信息與智力支撐，間接創(chuàng)造出城建檔案的經(jīng)濟效益。城建檔案部門應(yīng)摒棄過去那種認(rèn)為檔案部門與創(chuàng)造效益不相干、死抱“等、靠、要”的落后思想，以提升城建檔案的社會服務(wù)功能就是為社會創(chuàng)造效益的新觀念，充分進行檔案信息的收集、整理，開發(fā)、利用等各項工作。同時，提升城建檔案的效益意識，也要求堅持最大程度地開放城建檔案，根據(jù)《保密法》及《各級國家檔案館開放檔案辦法》及時充分做好城建檔案的鑒定及開放，摒棄當(dāng)前一定程度上還存在的重藏輕用的觀念。對于一些不涉及國家安全，不涉密及個人隱私的檔案，特別是與人民群眾生活、生產(chǎn)密切相關(guān)的檔案，原則上應(yīng)堅持形成之日便是開放利用之時，以全方位服務(wù)社會各界的新姿態(tài)體現(xiàn)城建檔案工作的價值和意義。

二、拓寬城建檔案服務(wù)方式，廣開服務(wù)途徑

一些傳統(tǒng)的檔案利用服務(wù)方式，例如查閱、復(fù)制、出具檔案證明書等，是檔案部門服務(wù)大眾的基本方式，也是當(dāng)前使用較多的方式，但在信息化時代，在城市建設(shè)快速發(fā)展的當(dāng)前，這些方式是遠遠不能滿足社會需求的，創(chuàng)新服務(wù)理念的同時還必須大力創(chuàng)新服務(wù)方式，以服務(wù)理念與服務(wù)方式的共同創(chuàng)新，真正提升城建檔案的社會服務(wù)功能。

1.加快城建檔案數(shù)字化建設(shè)，實現(xiàn)最廣泛、更便利的服務(wù)是檔案社會化的必然趨勢。檔案信息化建設(shè)要求借助計算機技術(shù)，數(shù)據(jù)庫技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)多媒體技術(shù)等現(xiàn)代科技手段，不斷拓寬服務(wù)方式和服務(wù)主題。目前，在美國、英國等西方發(fā)達國家，已經(jīng)普遍運用了各種新技術(shù)來管理和利用檔案。比如美國檔案館向公民提供檔案的縮微膠卷、電子掃描件或復(fù)印件，從而避免了檔案原件使用中可能的危險。西方國家發(fā)達的電腦網(wǎng)絡(luò)，也使得檔案通過網(wǎng)絡(luò)共享成為現(xiàn)實。許多公共檔案館或?qū)ｉT檔案館都建立了自己的網(wǎng)站，公眾可以在網(wǎng)站上實現(xiàn)在線查檔、實時瀏覽、遠程傳送等等功能。近年來，中國不少地方已著手建設(shè)的數(shù)字城建檔案館，國家檔案局2010年發(fā)布了《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》，對國內(nèi)的數(shù)字檔案館建設(shè)提出了總體性的指導(dǎo)意見，這將是今后檔案信息化的發(fā)展方向。有的地方通過開設(shè)、利用檔案局域網(wǎng)、黨政信息網(wǎng)及互聯(lián)網(wǎng)三個獨立的平臺，有針對性提取、安排檔案信息，在保證檔案安全的前提下，為最大程度利用檔案服務(wù)公眾創(chuàng)建了很好的平臺和基礎(chǔ)。通過具有高度親民性的網(wǎng)站內(nèi)容和便利的操作方式，例如可視化的城建檔案查詢系統(tǒng)，“24小時不閉館”的網(wǎng)站服務(wù)，按照“國家數(shù)字檔案建設(shè)與服務(wù)工程”的要求，不斷推進檔案數(shù)字化工作，將使城建檔案與居民生活，與城市建設(shè)發(fā)展緊密相連，使過去深藏館庫的城建檔案走入大眾，服務(wù)社會。檔案數(shù)字化過程同時結(jié)合館際合作的方式，可以使同地區(qū)的多個檔案館及不同地區(qū)的檔案館聯(lián)合組網(wǎng)，或者是發(fā)達地區(qū)檔案館通過支持欠發(fā)達地區(qū)檔案館的檔案數(shù)字化，然后結(jié)對組網(wǎng)的方式，不僅可以使有限的資源能在最大的范圍內(nèi)得到利用，更能夠有效避免重復(fù)建設(shè)重復(fù)投資，有效地解決好當(dāng)前存在的分散的各自為戰(zhàn)、地區(qū)間發(fā)展水平的不均衡的問題，使城建檔案的數(shù)字化建設(shè)進程能夠更快地得以推進。

2.提升城建檔案編研的質(zhì)量，更好地滿足各類群體的利用。城建檔案真正起到服務(wù)社會的作用，總是需要對檔案信息進行有機的組合和科學(xué)的加工，這就離不開檔案編研。但是，目前很多城建檔案的編研工作往往對活勞動的質(zhì)量重視不夠，還是以提供一些淺層次的資料匯編為主，對如何合理地提供能滿足各類利用者的需求進行檔案深加工，無論是數(shù)量上，還是質(zhì)量上還明顯有很大的提升空間。有的檔案工作者總是強調(diào)領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作不夠重視，其實是很片面的。領(lǐng)導(dǎo)是非常期望檔案工作者能充分研讀歷史檔案之余，科學(xué)、準(zhǔn)確地提出對今天城市建設(shè)方面的好建議，供決策參考。而昨天的檔案并不會自己說出城市建設(shè)與管理的規(guī)律，分析、研究，提煉、概括出城市建設(shè)的規(guī)律這個光榮的使命其實是城建檔案編研人員的應(yīng)有職責(zé)。而僅提供一本又一本的檔案資料匯集，領(lǐng)導(dǎo)怎么可能有那么多時間去一點點讀，然后自己再一點點去找其規(guī)律性呢；還有的檔案工作者會抱怨檔案利用者，明明編研材料上或網(wǎng)站上都已經(jīng)明確了的事，還要反復(fù)問。其實這也反映了檔案編研者是站在什么角度上進行檔案編研的。如果僅站在檔案的角度上，檔案是不會看“自己”的；只有以尊重檔案為基礎(chǔ)，站在利用者的角度來進行城建檔案的編研工作，出來的成果才是利用者所需要的。當(dāng)前客觀上也存在著大量繁重的整理工作使得檔案工作人員常年處于忙亂之中，沒有太多的時間來考慮提升檔案利用服務(wù)方面的情況，因此，如果能使檔案的整理數(shù)字化，外包操作，也能使檔案者有更多的時間來考慮、研究如何提供更高水平的編研成果。而且，城建檔案往往都是些專業(yè)性很強的科技檔案，一般利用者并不一定懂那些專業(yè)，看不懂一些城建檔案其實是正常的，城建檔案編研者就應(yīng)該充當(dāng)起城建檔案專業(yè)性與大量非專業(yè)利用者之間的橋梁，或用圖形化示意，或用非專業(yè)語言進行適當(dāng)?shù)摹稗D(zhuǎn)譯”，使人們?nèi)找婵是蟮某墙n案信息真正走下高閣，用到千家萬戶。

3.實現(xiàn)大共享機制，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)。只有充分實現(xiàn)信息的共享，才能最大程度發(fā)揮城市檔案的利用價值。大共享應(yīng)該是縱向共享與橫向共享的結(jié)合，縱向共享就是要信息化手段，實現(xiàn)各級政府所屬城建檔案信息的共享，以及其他相關(guān)聯(lián)檔案的共享，加強館際之間的合作，形成一個縱橫交錯的城建檔案館網(wǎng)，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)遠程檢索和調(diào)用，實現(xiàn)雖非我有、但為我用的共享機制，使城建檔案服務(wù)打破行政級別的限制，最充分地滿足利用者及經(jīng)濟建設(shè)及科學(xué)研究的需要。橫向共享就是要實現(xiàn)城市規(guī)劃建設(shè)管理整個系統(tǒng)的檔案資源整合與共享。由于行政職能的劃分，城建系統(tǒng)涉及到多個行政部門，但檔案資源如果也因此而割裂開的話，不僅會給利用者帶來不便，也極易造成檔案的遺失或形成“死檔”。這就要求城建檔案部門本著共同為城市建設(shè)發(fā)展作貢獻的出發(fā)點，積極主動與城市規(guī)劃、建設(shè)、管理等相關(guān)部門及其他有關(guān)單位進行溝通與協(xié)商，促進城市建設(shè)中的珍貴的檔案資料及時、完整地征集到位，為提升城建檔案的社會服務(wù)功能，從厚實館藏上打下堅實的基礎(chǔ)，同時，還是從實際工作出發(fā)，促使上級部門就實現(xiàn)城建檔案的共享完善規(guī)章，提供制度上的保障，以實現(xiàn)城建檔案信息共享的長效性和規(guī)范性。

隨著中國經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，既對城建檔案工作提出了更高的要求，也為提升城建檔案社會服務(wù)功能創(chuàng)造了重要條件。城建檔案工作者只有不斷提升自身的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，在實踐中，充分運用創(chuàng)新思維，把握準(zhǔn)利用者的需求，不斷創(chuàng)新方式方法，城建檔案工作者就能在為領(lǐng)導(dǎo)決策、研究城建規(guī)律、服務(wù)經(jīng)濟建設(shè)方面發(fā)揮出更大的作用。

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[責(zé)任編輯 王曉燕]