事業(yè)單位檔案管理中的基本問題與對(duì)策探析

摘要：從檔案管理基本內(nèi)涵與原則出發(fā)，從一般性角度指出了事業(yè)單位檔案管理中存在的問題，包括管理人員缺乏專業(yè)知識(shí)、現(xiàn)代管理手段應(yīng)用缺失及管理本身缺乏系統(tǒng)性等。最后提出了提升事業(yè)單位檔案管理水平的幾點(diǎn)思考和建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理；事業(yè)單位；現(xiàn)代管理手段

中圖分類號(hào)：C93 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1673-291X（2012）31-0219-02

檔案管理作為事業(yè)單位管理活動(dòng)的一項(xiàng)內(nèi)容是事業(yè)單位正常運(yùn)行的前提，對(duì)事業(yè)單位的職能發(fā)揮和持續(xù)發(fā)展起著重要的基礎(chǔ)性作用。因此，檔案管理作為事業(yè)單位的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，必須認(rèn)真對(duì)待和扎實(shí)有序推進(jìn)。在任何一個(gè)事業(yè)單位發(fā)展歷程中其檔案管理發(fā)揮了應(yīng)有職能和重要作用，也為事業(yè)單位積累了大量史料和實(shí)踐參考文獻(xiàn)。本文從事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀出發(fā)，針對(duì)其存在的基本問題提出了一些思考和對(duì)策。

一、檔案管理內(nèi)涵與基本原則

檔案管理主要包括兩個(gè)方面，即檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的過程，具體包括檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究、檔案提供利用等環(huán)節(jié)。從管理活動(dòng)過程角度看可以概要分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分。檔案管理的最終目是提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)，其中每項(xiàng)工作都必不可少并有一定程序，為實(shí)現(xiàn)檔案管理的整體功能而發(fā)揮各自的作用。檔案管理的對(duì)象是檔案，服務(wù)對(duì)象是檔案利用者，所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質(zhì)雜、量大、孤本等狀況與社會(huì)利用檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專指、廣泛之間的矛盾。

事業(yè)單位檔案管理從其基本性質(zhì)和主要作用來說，是一項(xiàng)管理性的工作，服務(wù)性的工作和政治性的工作。檔案管理工作不直接生產(chǎn)物質(zhì)財(cái)富，檔案主要也不由檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案工作人員產(chǎn)生和利用，它是專門負(fù)責(zé)管理各部門形成的歷史文件的一種專業(yè)，所以是管理性的工作。但是檔案管理系統(tǒng)不是孤立的，而是事業(yè)單位管理中不可缺少的組成部分。通過提供檔案信息為事業(yè)單位實(shí)踐服務(wù)，是檔案管理工作區(qū)別于其他工作的特點(diǎn)之一。

事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理要遵循集中統(tǒng)一管理、維護(hù)檔案完整與安全及便于利用的原則。集中統(tǒng)一指檔案要由各級(jí)各類檔案保管機(jī)構(gòu)分別集中保存，并制定統(tǒng)一的法規(guī)進(jìn)行管理。維護(hù)完整有兩方面的含義：一是從數(shù)量上要保證檔案齊全，不致殘缺短少；二是從質(zhì)量上要保持檔案的有機(jī)聯(lián)系，不能人為割裂分散或零亂堆砌。維護(hù)安全也有兩方面的含義：一是力求檔案本身不受損壞，盡量延長(zhǎng)檔案的壽命；二是保護(hù)檔案免遭有意破壞，檔案機(jī)密不被盜竊。便于利用是全部檔案管理活動(dòng)的最終目的，也是檢驗(yàn)檔案管理工作的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。檔案反映一定的歷史事實(shí)，不允許任意篡改或修正，所以維護(hù)檔案的真實(shí)性和保持檔案的原貌也是檔案管理工作必須遵循的原則之一。

二、事業(yè)單位檔案管理幾個(gè)基本問題

事業(yè)單位的檔案包含很多方面，這些方面對(duì)于人才的選拔、考核以及單位其他工作都是有很大的幫助的。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作已經(jīng)越來越完善，但是還有一些問題存在于檔案管理中，如果不能及時(shí)的去發(fā)現(xiàn)并解決這些問題，那么對(duì)于事業(yè)單位來說無疑會(huì)有很大的負(fù)面影響，所以事業(yè)單位必須要及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決檔案管理中的問題。

1.管理人員缺少專業(yè)知識(shí)及必備工作態(tài)度。在事業(yè)單位中，檔案管理的工作人員普遍缺少專業(yè)知識(shí)，一些事業(yè)單位對(duì)檔案管理職能認(rèn)識(shí)不清，任用非專業(yè)人員擔(dān)任此崗位，往往造成的檔案管理雜亂而制約文獻(xiàn)參閱，影響事業(yè)單位工作正常運(yùn)行和職能發(fā)揮。

2.缺乏現(xiàn)代化管理理念和手段。隨著信息技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步，事業(yè)單位缺少引進(jìn)高科技來管理和保護(hù)檔案的意識(shí)，原有的檔案管理方式和管理設(shè)備已經(jīng)不能適應(yīng)發(fā)展的需要，但是一些事業(yè)單位未有認(rèn)識(shí)到或還未能解決這一問題，對(duì)于檔案的損壞也是需要引進(jìn)高科技產(chǎn)品來修復(fù)，很多事業(yè)單位不能有效應(yīng)對(duì)。

3.檔案管理缺乏科學(xué)系統(tǒng)性和持續(xù)性。檔案的管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜有序、系統(tǒng)性的工作，很多事業(yè)單位對(duì)于檔案管理沒有建立科學(xué)規(guī)則，工作中存在隨機(jī)性，如想到怎么做就怎么做，根本沒有規(guī)律性。而且檔案里的紙張往往散亂無章，當(dāng)需要的時(shí)候查找卻要耗費(fèi)大量的時(shí)間，影響工作效率。還有一點(diǎn)就是缺乏持續(xù)性，表現(xiàn)在事業(yè)單位檔案管理人員變換時(shí)，對(duì)于檔案管理的交接工作并沒有做好，最后造成很多檔案變成了“死檔”、“棄檔”，這對(duì)事業(yè)單位來說是一種損失。

三、提升事業(yè)單位檔案管理的幾點(diǎn)對(duì)策

1.加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理人員的技能培訓(xùn)。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)定期的安排檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)工作培訓(xùn)，提升管理人員的專業(yè)知識(shí)和技能，并使其認(rèn)識(shí)到此工作的重要性，樹立正確的工作態(tài)度。

2.提升檔案管理人員的工作交接的連貫性。事業(yè)單位要建立檔案管理規(guī)章制度及工作人員責(zé)任制度，對(duì)檔案工作人員的工作交接問題作出嚴(yán)格的規(guī)定。當(dāng)一個(gè)事業(yè)單位的工作人員因?yàn)橐恍┰蛐枰x開崗位時(shí)，要在臨走之前做好檔案的交接工作。

3.建立科學(xué)的檔案管理規(guī)則。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)在檔案管理的過程中，需要逐步形成和完善自己的管理規(guī)則，不能雜亂無章進(jìn)行管理檔案；要采用合理有效的方式管理檔案，消耗最小的人力、物力、財(cái)力管理更多的檔案是當(dāng)下每個(gè)事業(yè)單位的目標(biāo)，只有這樣才會(huì)使檔案工作更加有效率。

4.引進(jìn)現(xiàn)代管理手段。檔案管理設(shè)備的落后必然影響事業(yè)單位的發(fā)展，所以事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)設(shè)備來管理檔案。電子檔案的使用是新時(shí)代檔案管理必經(jīng)的一個(gè)步驟，每個(gè)事業(yè)單位的檔案管理工作都應(yīng)當(dāng)努力朝著此方向發(fā)展，這樣才能使檔案更好的服務(wù)于自身發(fā)展。

[責(zé)任編輯 王曉燕]