淺談財(cái)務(wù)管理電算化

[摘要]計(jì)算機(jī)對數(shù)據(jù)信息的處理是通過程序來進(jìn)行的；系統(tǒng)內(nèi)部控制方式均要求程序化。同時(shí)，由于數(shù)據(jù)處理的人機(jī)結(jié)合和系統(tǒng)內(nèi)部控制方式程序化，使得系統(tǒng)控制復(fù)雜化。這樣，必須進(jìn)一步優(yōu)化會(huì)計(jì)電算化管理，同時(shí)還應(yīng)不斷提高會(huì)計(jì)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強(qiáng)會(huì)計(jì)職業(yè)道德建設(shè)，遵紀(jì)守法，克勤盡責(zé)，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)軟、硬件的功能，構(gòu)建合理的運(yùn)行機(jī)制，真正為企、事業(yè)的財(cái)務(wù)管理供良好的服務(wù)。

[關(guān)鍵詞]財(cái)務(wù)管理;電算化;問題與對策

隨著時(shí)代的進(jìn)步和發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的信息技術(shù)已被廣泛地應(yīng)用到財(cái)務(wù)管理中來，如何加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理，標(biāo)準(zhǔn)化和財(cái)務(wù)管理信息資源網(wǎng)絡(luò)共享規(guī)范化，提高財(cái)務(wù)管理效率和效益。

一、存在的問題

1．會(huì)計(jì)軟件存在缺陷

安全性與保密性差。許多軟件缺乏操作日志記錄、功能，對操作人、操作時(shí)間和操作內(nèi)容沒有具體記錄，出現(xiàn)問題不便于追究責(zé)任。另外，數(shù)據(jù)庫缺少必要的加密措施，可以很方便的從外部打開修改。還有一些商業(yè)軟件為了占領(lǐng)市場，為用戶提供修改以前年度帳目等功能，這些都為會(huì)計(jì)資料的真實(shí)可靠埋下了隱患。

各核算模塊缺乏銜接?？値ぁ⒐潭ㄙY產(chǎn)、工資等模塊間數(shù)據(jù)不能順利地相互傳遞，以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)轉(zhuǎn)帳、相關(guān)查詢等功能，不能做到“無縫連接”，因此也就無法充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)在數(shù)據(jù)處理上的先進(jìn)性。

2．理論落后于技術(shù)

由于在一段時(shí)期內(nèi)，我國信息化工作偏重于技術(shù)，造成理論研究相對比較落后，會(huì)計(jì)電算化領(lǐng)域也不例外。很多企業(yè)是滿懷期望開始實(shí)施會(huì)計(jì)電算化的，最后卻失望地收場。有一些是取的結(jié)果遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于預(yù)期的效果，沒有起到提高管理水平的目的；有一些是采用會(huì)計(jì)電算化后并沒有提高會(huì)計(jì)工作的效率；還有一些干脆就是全面失敗，整個(gè)系統(tǒng)全部放棄，仍然采用手工工作。這其中的原因雖然很多，但理論的缺乏卻是其中一個(gè)非常重要的原因。

3．缺乏會(huì)計(jì)電算化專業(yè)人才

電算化人員不少是由過去的會(huì)計(jì)、出納經(jīng)過短期培訓(xùn)而來，他們在使用微機(jī)處理業(yè)務(wù)的過程中，許多是除了開機(jī)使用財(cái)務(wù)軟件之外，對微機(jī)的軟、硬件知識(shí)了解甚少，一旦微機(jī)出現(xiàn)故障或與平常見到的界面不同時(shí)，就束手無策，即使廠家在安裝會(huì)計(jì)軟件時(shí)，都做了系統(tǒng)的培訓(xùn)，但從未接觸過計(jì)算機(jī)的會(huì)計(jì)人員入門依然很慢，而且在上機(jī)時(shí)一旦出現(xiàn)錯(cuò)誤操作，可能就會(huì)使自己很長時(shí)間的工作成果付諸東流，使系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失，嚴(yán)重的甚至導(dǎo)致系統(tǒng)崩潰。

計(jì)算機(jī)培訓(xùn)教材老化。計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展很快，幾年時(shí)間，計(jì)算速度提出高了幾十倍。軟件操作系統(tǒng)也有質(zhì)的變化。而現(xiàn)在的教材多為幾年前的，所介紹的知識(shí)陳舊，實(shí)用性不強(qiáng)，經(jīng)過這樣培訓(xùn)并通過考試的人員實(shí)際操作能力可想而之。

4．計(jì)算機(jī)的使用提高了控制舞弊、犯罪的難度

隨著計(jì)算機(jī)使用范圍的擴(kuò)大，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行的貪污、舞弊、詐騙等犯罪活動(dòng)也有所增加，由于儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)磁性媒介上的數(shù)據(jù)容易被篡改，有時(shí)甚至能不留痕跡地篡改，數(shù)據(jù)庫技術(shù)的提高使數(shù)據(jù)高度集中，未經(jīng)授權(quán)的人員有可能通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)瀏覽全部數(shù)據(jù)文件，復(fù)制、偽造、銷毀企業(yè)重要的數(shù)據(jù)。計(jì)算機(jī)舞弊和犯罪造成的危害和損失可能比手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)更大。因此，電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制不僅難度大、復(fù)雜，而且還要有各種控制的計(jì)算機(jī)技術(shù)手段。

二、應(yīng)采取的對策

1．建立完善會(huì)計(jì)軟件的服務(wù)體系

由于目前我國多數(shù)企業(yè)實(shí)施電算化還屬初級階段，會(huì)計(jì)軟件的開發(fā)應(yīng)立足于會(huì)計(jì)人員素質(zhì)的現(xiàn)狀，盡力開發(fā)操作簡便的軟件，簡化操作和去掉不必要的功能。建立起完善的會(huì)計(jì)軟件服務(wù)體系，對用戶使用中存在的問題及時(shí)解決，并針對用戶反饋的意見和要求對軟件進(jìn)行修改和完善。

2．加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化理論研究

會(huì)計(jì)電算化理論研究一直落后于技術(shù)的發(fā)展，究其原因，與會(huì)計(jì)電算化自身不無關(guān)系。會(huì)計(jì)電算化主要是在會(huì)計(jì)工作中運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，即在手工的模式下，用計(jì)算機(jī)改變處理的手段。所以對技術(shù)的需求必然大于對管理的要求，而理論方面也是依附于手工會(huì)計(jì)理論的發(fā)展。而財(cái)務(wù)信息化不僅需要技術(shù)，更注重技術(shù)、信息、管理的結(jié)合，理論方面的研究顯得更為迫切。理論研究必須加強(qiáng)、加快，為財(cái)務(wù)信息化奠定堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)，將是未來我國企業(yè)信息化建設(shè)中的重要環(huán)節(jié)。

3．人才的培養(yǎng)是實(shí)施會(huì)計(jì)電算化的關(guān)鍵

首先應(yīng)抓好基層會(huì)計(jì)人員的培訓(xùn)工作，單位要分期分批地使會(huì)計(jì)人員接受會(huì)計(jì)電算化知識(shí)的培訓(xùn)，逐步使多數(shù)會(huì)計(jì)人員掌握計(jì)算機(jī)的基本知識(shí)和運(yùn)用會(huì)計(jì)軟件的基本技能，部分會(huì)計(jì)人員還要掌握軟件的日常維護(hù)和二次開發(fā)的技能；使數(shù)據(jù)共享，數(shù)據(jù)處理的速度大大加快，信息反饋及時(shí)、通暢、正確，只有充分認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，各基層單位的會(huì)計(jì)電算化工作才能蓬勃發(fā)展起來。

4．防止會(huì)計(jì)電算化舞弊，完善內(nèi)部控制系統(tǒng)

(1)加強(qiáng)電算化犯罪法制建設(shè)

目前，由于法規(guī)的不健全使電算化犯罪的控制很困難，例如，對未經(jīng)許可接觸電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)或有關(guān)數(shù)據(jù)文件的行為，在許多國家法律上不認(rèn)為是偷竊行為i因此就無法對拷貝重要機(jī)密數(shù)據(jù)的行為治罪，我們必須看到，對電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的開發(fā)和管理，不能僅靠現(xiàn)有的一些法規(guī)，如會(huì)計(jì)法、企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則等，因?yàn)闀?huì)計(jì)電算化犯罪畢竟是高科技、新技術(shù)下的一種新型犯罪，為此制定專門的法規(guī)對此加以有效控制就很有必要。

(2)完善內(nèi)部控制系統(tǒng)

運(yùn)用計(jì)算機(jī)處理會(huì)計(jì)信息和其他管理信息的單位，均應(yīng)建立和健全電算化內(nèi)部控制系統(tǒng)。一個(gè)完善的內(nèi)部控制系統(tǒng)應(yīng)該具有強(qiáng)有力的一般控制和應(yīng)用控制措施，兩者缺一不可。

一般控制包括軟件系統(tǒng)控制。是對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件的取得和開發(fā)的控制，以及對系統(tǒng)開發(fā)過程中或運(yùn)行過程中形成的各種系統(tǒng)文件的安全所進(jìn)行的控制。包括系統(tǒng)軟件的購買、開發(fā)授權(quán)、批準(zhǔn)、測試、實(shí)施以及文件編制和文件存取的控制。

應(yīng)用控制包括數(shù)據(jù)輸入控制。輸入控制的主要內(nèi)容有：由專門錄入人員，錄人人員除錄人數(shù)據(jù)外，不允許將數(shù)據(jù)進(jìn)行修改、復(fù)制、或其他操作；數(shù)據(jù)輸入前必須經(jīng)過有關(guān)負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)；對輸入數(shù)據(jù)進(jìn)行校對；對更正錯(cuò)誤的控制。

嚴(yán)格執(zhí)行內(nèi)部控制制度，內(nèi)部控制措施的執(zhí)行應(yīng)該一視同仁，嚴(yán)密防范，領(lǐng)導(dǎo)重視并督促內(nèi)部控制系統(tǒng)的建立健全以及有效執(zhí)行。

(3)充分發(fā)揮審計(jì)人員的功能作用

查錯(cuò)防弊一直是審計(jì)工作的一項(xiàng)重要職能。審計(jì)人員對付計(jì)算機(jī)舞弊可以在兩個(gè)方面發(fā)揮作用：一是在審計(jì)中直接查出計(jì)算機(jī)舞弊案；二是在審核和評估內(nèi)部控制系統(tǒng)的弱點(diǎn)，提請被審計(jì)單位改善內(nèi)部控制制度，通過完善內(nèi)部控制系統(tǒng)來預(yù)防、查出和處理計(jì)算機(jī)舞弊活動(dòng)。前一種是直接作用，后一種是間接作用，即預(yù)防作用。由于現(xiàn)代審計(jì)是以內(nèi)部控制系統(tǒng)為基礎(chǔ)的，在評價(jià)內(nèi)部控制基礎(chǔ)上進(jìn)行抽樣審計(jì)，加之計(jì)算機(jī)審計(jì)水平的限制，計(jì)算機(jī)舞弊有可能從審計(jì)人員手中漏掉，因而預(yù)防作用遠(yuǎn)比直接作用更大。