論目前電子文檔工作中面臨的問(wèn)題及解決對(duì)策

[摘要]當(dāng)前，想要做好電子文檔的相關(guān)工作，就要更新，促發(fā)展，檔案相關(guān)人員要不斷的充實(shí)自己的知識(shí)儲(chǔ)備，使自己不斷提高，這樣才能夠適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展，適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]電子文檔;特點(diǎn);區(qū)別;問(wèn)題;解決對(duì)策

電子文件與傳統(tǒng)的辦公條件下產(chǎn)生的紙質(zhì)文件相比具有獨(dú)特的優(yōu)越性，它對(duì)文件信息傳遞、數(shù)據(jù)共享提供了極大的便利，在很大程度上提高了辦公室工作的質(zhì)量和效率。但是，如何加強(qiáng)電子文件的歸檔管理，這是目前辦公自動(dòng)化過(guò)程中急需解決的一個(gè)問(wèn)題。

一、電子文件的特點(diǎn)

1．現(xiàn)在的電子文件已經(jīng)得到了迅猛的發(fā)展，已經(jīng)不再是以前的紙質(zhì)文件形式了，那么其閱讀方式就與以往有所不同，是需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備來(lái)進(jìn)行閱讀的；現(xiàn)代辦公設(shè)備可以直接快遞的去處理；電子文件目前不受時(shí)間和距離的控制，完全是可以共享的，其處理方式也和以往有很大的不同，不像紙質(zhì)文件那樣，處理起來(lái)很麻煩。

2．目前電子文件、辦公自動(dòng)化的廣泛應(yīng)用就出現(xiàn)了無(wú)紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，人們可以根據(jù)需要隨時(shí)對(duì)文件信息進(jìn)行復(fù)制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來(lái)順序。

3．電子文件對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。而電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，使電子文件必須不斷地適應(yīng)新的“生存環(huán)境”，這種適應(yīng)往往需要以自身結(jié)構(gòu)、格式的改變?yōu)榇鷥r(jià)。

二、紙質(zhì)文件與現(xiàn)在發(fā)達(dá)的電子文件的不同之處

1．紙質(zhì)文件形式是有很多弊端存在的，例如其一旦成型，那么所包含的內(nèi)容和形式特征就不會(huì)或者很難發(fā)生變化，紙質(zhì)文件的原始性體現(xiàn)為內(nèi)容和形式的統(tǒng)一，人們可從這些信息上確認(rèn)文件的原始性。

2．電子文件的內(nèi)容與形式是相對(duì)獨(dú)立的，不僅內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，電子文件形成后因載體轉(zhuǎn)換和格式轉(zhuǎn)換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒(méi)有相關(guān)信息證實(shí)電子文件的內(nèi)容沒(méi)有發(fā)生任何變化，人們便難以確認(rèn)它的原始性。

3．電子文件的制作者不一定像制作紙質(zhì)文件那樣必須制出一份或一批原件來(lái)行使其職責(zé)，有時(shí)它只不過(guò)制作一個(gè)“窗口”，將必要的信息集中在一起，并在需要的時(shí)候?qū)⑵漭敵?。這個(gè)“窗口”可以在眾多的電子計(jì)算機(jī)上顯示出來(lái)，也可被不同的人拷貝到不同的計(jì)算機(jī)保存起來(lái)。

三、目前存在的問(wèn)題

1．原稿被忽視，隨意遭刪改

許多單位對(duì)草稿性的電子文件沒(méi)有采取很好的保護(hù)措施，甚至隨意對(duì)其進(jìn)行增、刪、改等操作，使其原始性欠缺，失去了歸檔保存的意義。

2．歸檔程序不明確

目前，有相當(dāng)一部分單位對(duì)電子文件的歸檔程序不明確，存貯載體也存在安全問(wèn)題。如把應(yīng)歸檔文件只是簡(jiǎn)單地保存在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)存儲(chǔ)器上，電子文件容易遭到破壞，甚至全部丟失；以軟磁盤(pán)作為電子文件存貯的介質(zhì)，其保存的期限及可靠程度也存在較大問(wèn)題，因此，極不安全。

3．歸檔不鑒定，真?zhèn)尾槐鎰e

有些單位只是將計(jì)算機(jī)上所有的文件簡(jiǎn)單地存到光盤(pán)上，就算歸檔了。一方面，達(dá)不到存真去偽、存精去雜的目的；另一方面，使大量珍貴的文件湮沒(méi)在價(jià)值不大或不精練的檔案材料之中，給歸檔管理帶來(lái)諸多不便。

4．人員素質(zhì)低，專(zhuān)業(yè)人才缺

從目前情況看，檔案人員有相當(dāng)一部分素質(zhì)偏低，缺乏專(zhuān)業(yè)技術(shù)知識(shí)，尤其是缺乏檔案管理和計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)，未能讓先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備充分發(fā)揮作用。

四、治理對(duì)策

1．電子文件的安全保護(hù)刻不容緩控制電子文件操作者的權(quán)限

防止不相關(guān)人員對(duì)電子文件系統(tǒng)的非法訪問(wèn)。保管電子文件的計(jì)算機(jī)由專(zhuān)管人員負(fù)責(zé)雙重密碼，設(shè)置開(kāi)機(jī)和系統(tǒng)兩級(jí)密碼。非網(wǎng)絡(luò)傳播病毒一般是通過(guò)軟盤(pán)和光盤(pán)傳播的，所以我們應(yīng)安裝病毒卡及防火墻。及時(shí)升級(jí)、定期檢查。不預(yù)覽郵件，遇到可疑郵件馬上刪除。

2．建立健全制度

加強(qiáng)人員培訓(xùn)加強(qiáng)制度建設(shè)是保證電子文件真實(shí)性、完整性的有效手段。單位領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到電子文件歸檔已到了勢(shì)在必行、迫在眉睫的關(guān)鍵時(shí)刻。要建立健全機(jī)構(gòu)，根據(jù)本單位實(shí)際情況。制定崗位職責(zé)制和電子文件歸檔的各類(lèi)規(guī)章制度，層層抓落實(shí)。使電子文件的起草、審改、定稿、簽發(fā)、接收、承辦、歸檔都有章可循。一份電子文件有時(shí)往往跨越多個(gè)部門(mén)。要加強(qiáng)各級(jí)各類(lèi)檔案人員、各部門(mén)文件保管人員的繼續(xù)教育，提高技術(shù)素質(zhì)和職業(yè)道德教育，電子文件管理部門(mén)要適應(yīng)角色轉(zhuǎn)變，除了熟悉掌握檔案從收集到利用的整套工作序。還要能熟練掌握計(jì)算機(jī)操作技能，保證歸檔文件質(zhì)量。

3．保證電子文件的真實(shí)性

電子文件形成后因載體和格式的轉(zhuǎn)換而不斷改變自身的存在形式，如果沒(méi)有相關(guān)信息可以證明文件內(nèi)容沒(méi)有發(fā)生變化，它的真實(shí)性就無(wú)從確認(rèn)。因?yàn)楦櫽涗浘哂性夹??？梢詾殡娮游募恼鎸?shí)性提供可靠的依據(jù)。所以必須從電子文件生成過(guò)程中每個(gè)環(huán)節(jié)開(kāi)始嚴(yán)密監(jiān)管。對(duì)各項(xiàng)操作全過(guò)程進(jìn)行跟蹤記錄。對(duì)每份文件的修改、存儲(chǔ)、傳送各項(xiàng)操作進(jìn)行實(shí)時(shí)登記。以密碼的形式存儲(chǔ)并設(shè)立防刪改措施。

電子文件與紙質(zhì)文件或硬拷貝同步歸檔。生成電子文件的專(zhuān)用軟件也應(yīng)一并歸檔。形成內(nèi)容完全一致的兩套檔案。公文性電子文件定稿后。就不得隨意修改，如確有需要。需做好修改審批手續(xù)。歸檔時(shí)，使用不同的編目方法和存貯裝具。同時(shí)，在電子文件歸檔目錄”備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)紙質(zhì)文件的檔號(hào)及存址。解決了歸檔文件的提供利用和資源共享，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。

4.加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，為檔案管理現(xiàn)代化提供人才保證

現(xiàn)在的檔案管理已逐步由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)向紙質(zhì)檔案與電子檔案共存，那么這就要求檔案人員既要有檔案管理知識(shí)，又要掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)，包括：計(jì)算機(jī)技術(shù)、計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)、通訊網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和設(shè)備維護(hù)知識(shí)等。一方面檔案人員為適應(yīng)信息化要求而主動(dòng)地學(xué)習(xí)；另一方面通過(guò)有計(jì)劃的培訓(xùn)，使檔案人員成為既懂得檔案理論知識(shí)，又懂得信息技術(shù)管理的復(fù)合型人才。

5．制定規(guī)范制度

各職能部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案信息化工作，將電子文件歸檔工作納入部門(mén)兼職檔案人員的年度考核范圍內(nèi)，實(shí)行獎(jiǎng)優(yōu)罰劣。只有制定了制度，才能保證高校電子檔案管理有章可循，有規(guī)可依，只有執(zhí)行制度，才能確保高校電子檔案管理朝著標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和制度化的方向發(fā)展。