論如何做好新時期檔案管理的創(chuàng)新服務工作

[摘要]檔案管理者要在行動上主動探索，更要在實踐上積極創(chuàng)新，才能使檔案工作跟上新時期的發(fā)展，發(fā)揮其應有的作用。

[關鍵詞]檔案管理；創(chuàng)新；服務

創(chuàng)新是時代的必然要求。知識經濟時代的到來，要求社會科技創(chuàng)新、體制創(chuàng)新。知識經濟社會必然是以知識為基礎，以高科技為支柱，以創(chuàng)造性的智力為依托，依靠知識和信息進行經濟可持續(xù)發(fā)展。隨著現(xiàn)代化管理技術的廣泛運用，電子文件的大量產生，檔案室不僅要接收和管理傳統(tǒng)的紙質檔案資料，而且還要接收和管理電子形式的檔案以及多種新型載體的檔案，這種趨勢已越來越明顯。從服務方式上看，除要求提供檔案原件進行摘抄外，還要求提供不同載體檔案的修復、保護、復制服務。而且這種需求已形成較高的呼聲，時代要求檔案工作必須打破常規(guī)，創(chuàng)新管理和服務機制。因此，檔案工作人員應創(chuàng)新思路，開拓檔案管理的各項功能，并積極探索和體現(xiàn)觀念、機智和管理的創(chuàng)新。

1、創(chuàng)新服務手段

1.1建立檔案館(室)網頁，開展網上利用服務。

目前，國內許多單位檔案館(室)利用互聯(lián)網開展的網上服務，已成為為社會和單位提供檔案利用服務的一種重要形式。檔案工作者要以網站為基礎，進一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設，尤其是電子文件全文數(shù)據(jù)庫建設，在網站上實現(xiàn)電子文件的實時管理與利用，實現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化，檔案信息服務利用網絡化，檔案管理工作自動化，檔案信息管理法制化；如：輸入目錄管理數(shù)據(jù)庫，在網上公開部分檔案目錄，方便查詢檢索；檔案棺(室)與宣傳部門密切配合，可以將本單位重大活動中形成的新聞錄像檔案數(shù)字化并及時歸檔，建立數(shù)字化視頻檔案數(shù)據(jù)庫，以便于宣傳和利用。

1.2建立“電子文件(檔案)數(shù)據(jù)管理中心”檔案館(室)與企事業(yè)單位信息管理部門可加強密切配合，建立“電子文件(檔案)數(shù)據(jù)管理中心”。該中心設在企事業(yè)單位檔案館(室)，是企事業(yè)單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件(檔案)數(shù)據(jù)管理中心集中管理網站內各單位的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點是覆蓋面廣，內容豐富，利用率高。

1.3電子文件的自動上傳收集

目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統(tǒng)紙質檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案館(室)的服務器上歸檔。

例如：為了方便下級或管理部門、互聯(lián)網上用戶通過網站傳送自己單位非保密的檔案全文，檔案館(室)自行開發(fā)了“電子文件全文自動上傳歸檔系統(tǒng)”。該軟件可以利用身邊聯(lián)入網站的計算機，足不出戶就可將電子文件全文自動上傳到檔案服務器歸檔，而不需跑到檔案館(室)，也不必交任何光盤或軟盤。

1.4開展在線服務

傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時代里必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網絡及時準確地獲得多種信息。

檔案部門可以在網頁上通過匯編相應的專題、提供數(shù)據(jù)庫查詢、電子信箱等服務方式，讓利用者與檔案館(室)利用電子郵件在網上進行快速通訊，進行信息交流，回答服務對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢，提供查詢和資信服務。

1.5開展現(xiàn)行文件閱覽服務

隨著改革開放的不斷深入，到檔案館 (室)查閱黨政機關及有關部門制定的文件的人員逐年增多。為適應新形勢發(fā)展要求，進一步轉變工作職能，提高工作效率，密切黨和政府與人民群眾的聯(lián)系，維護廣大人民群眾的根本利益，全省各級綜合檔案館(室)全部建立現(xiàn)行文件服務中心，要求全省各部門、各單位率先向各級檔案館(室)送交現(xiàn)行文件資料，并要求各級檔案館(室)做好現(xiàn)行文件資料的接收工作，搞好現(xiàn)行文件資料的閱覽服務。

2、拓展服務領域

2.1信息服務的社會化、多主體

由主要為企事業(yè)單位內的對象服務轉化為社會全方位服務，已成為檔案管理者的共識。這是因為檔案部門既要面對黨政機關、企事業(yè)單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要針對性地為特殊利用者提供特定服務。信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切。隨著科學技術的發(fā)展，人們從事的科學研究和生產建設、行政管理活動變得越加復雜，越離不開信息服務。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。

2.2興辦服務實體，發(fā)展檔案產業(yè)

處于信息化社會的今天，從信息資源開發(fā)的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應是檔案信息財富的擁有者和提供者；檔案館(室)也不再是單純的收藏機構，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術的用戶。知識經濟時代檔案館(室)的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路，在為社會提供檔案信息服務的基礎上，創(chuàng)建檔案信息服務產業(yè)，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務為主要內容的工作實體。

對于檔案信息的開放和開發(fā)，檔案工作者應當樹立服務意識和產業(yè)意識，面向經濟建設主戰(zhàn)場主動出擊。如在匯編專題信息方面：開發(fā)科技信息，幫助企業(yè)引進開發(fā)先進技術產品；開發(fā)經濟信息，為企業(yè)結構調整服務；開發(fā)市場信息，為企業(yè)提供營銷機會；開發(fā)法律信息，為企業(yè)維護合法權益服務；開發(fā)房地產信息，為城市改造和建設服務等。

2.3加強橫向聯(lián)合，實現(xiàn)信息資源共享

面對浩瀚繁雜的文獻情報，任何一個文獻部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統(tǒng)，實行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢。而建立聯(lián)合目錄，實行資源共享，正是建立社會信息系統(tǒng)的前提條件和核心內容之一。

建立聯(lián)合目錄是用統(tǒng)一的著錄格式和編排，聯(lián)合報道兩個或兩個以上檔案館、圖書館(室)館藏的檔案目錄。實現(xiàn)資源共享能使檔案、圖書、情報等文獻部門相互分享各自的資源，使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識、信息、情報。通過建立聯(lián)合目錄，形成網絡，實現(xiàn)資源共享，使各文獻部門充分挖掘資源潛力，實現(xiàn)文獻資源互補，提高館(室)藏資源利用率，避免不必要的重復和浪費，因而也可有效地緩解存儲空間擁擠、人員及資金緊張等矛盾，并有利于各級各類檔案館、圖書館(室)館藏朝著有側重、有特色、專業(yè)化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展，更好地滿足社會多方面的需要。

2.4注重“反饋”，深層次開發(fā)檔案信息

反饋方法在檔案信息資源開發(fā)利用中起著重要的作用。通過反饋信息資源開發(fā)利用所產生的結果，進行分析研究，可以提高信息資源開發(fā)利用的科學性、合理性、系統(tǒng)性。