我國電子檔案立法的有關(guān)問題探討

[摘要]電子檔案在我國尚處于發(fā)展初期，還需要不斷創(chuàng)新和實踐，以推動其發(fā)展。本文對電子檔案立法的意義進行分析的基礎(chǔ)上，對立法過程中的法律問題進行了探討，提出我國當(dāng)前電子檔案立法的內(nèi)容在幾個方面進行補充完善。

[關(guān)鍵詞]電子檔案；立法；內(nèi)容

一、電子檔案立法的必要性

（一）電子檔案自身發(fā)展的需要。

電子檔案是在新的時代條件下形成的新的載體的檔案。從歷史縱向來看，檔案的載體總是隨著時代的發(fā)展，技術(shù)的更新而不斷變化的。歷史上每一次檔案的立法，都會相應(yīng)的促進檔案學(xué)研究的發(fā)展。因此，當(dāng)代的檔案立法也必須緊隨時代的脈搏，適應(yīng)并推動檔案學(xué)的發(fā)展。從橫向上來看，以美國為代表的發(fā)達國家，都已在電子文件（電子檔案）立法方面做出了卓越而前沿的研究。我們國家在各方面正努力做到與國際接軌，因此也要求檔案界研究具有前瞻性，對新興事物電子檔案進行研究，并推動其立法的實現(xiàn)，從而實現(xiàn)與國際接軌。

（二）社會發(fā)展的需要。

當(dāng)前我國政府各級部門已基本實現(xiàn)辦公自動化。這意味著，隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，越來越多的政府部門、社會組織及團體和個人利用計算機工作、學(xué)習(xí)、科研，必然會產(chǎn)生海量的電子檔案，這些電子檔案的歸檔、保管、傳輸和利用牽涉到各行各業(yè)、各級各類的機構(gòu)，分布面極廣。在使用和處置的過程中不可避免地觸及諸多法律問題等，因此社會的發(fā)展要求對電子檔案進行立法。

（三）各級檔案管理部門對電子檔案管理的需要。

2004年8月28日第十屆全國人民代表大會常務(wù)委員會第十一次會議通過了《中華人民共和國電子簽名法》），對電子檔案的定義、憑證性以及保管利用等方面做了一些嘗試性的規(guī)定，但是這些是遠遠不夠的。電子檔案立法還存在許多值得商榷的地方，而較之傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案的管理難度要大得多。因此必須對電子檔案立法進行完善和補充，從而為各級檔案管理部門對電子檔案的管理提供法律規(guī)范，以使檔案管理工作順利有序地進行。

二、電子檔案的立法考慮

電子檔案在我國尚處于發(fā)展初期，加之技術(shù)本身飛速發(fā)展，很多問題都在動態(tài)之中。因此目前要想形成一部完整的電子檔案管理的法規(guī)體系，首先應(yīng)開展立法的各項準(zhǔn)備工作，不具備制定法律條件的，可以先搞“行政法規(guī)”；不具備“行政法規(guī)”條件的，可以先搞部門規(guī)章”；或者制定一些引導(dǎo)性政策，經(jīng)過實踐檢驗之后再通過立法程序納入法規(guī)體系。

（一）盡快組織力量，對現(xiàn)有相關(guān)的法律法規(guī)進行修訂。目前，我國法律中涉及電子檔案的法律法規(guī)主要有《電子簽名法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等。在這些法律中可以適當(dāng)增加對電子檔案管理以及利用的條款，對電子檔案的定義加以補充完善，對電子檔案的憑證作用加以明確。

（二）對電子檔案中亟待解決的一些問題，如電子檔案的法律憑證作用、電子檔案的保管方式、開放原則等，可以先由相關(guān)主管部門制定部門規(guī)章、區(qū)域規(guī)定，必要時，由國務(wù)院發(fā)布行政法規(guī)，試行一段時期，經(jīng)由實踐的檢驗并加以補充完善，最后正式立法。但要注意的是，各部門在制定部門規(guī)章、區(qū)域規(guī)定的時候，要加強溝通協(xié)調(diào)，避免造成令出多門，互相沖突。

（三）電子檔案立法要立足于中國的國情，同時也要借鑒國外的經(jīng)驗。

在檔案學(xué)的發(fā)展過程中，出現(xiàn)了電子檔案這一新興事物，對其進行研究，要持續(xù)而深入，不能一哄而起然后一哄而散地搞“時髦學(xué)術(shù)”。在電子檔案的立法方面要緊盯前沿，充分借鑒各國先進經(jīng)驗，同時也要切實符合我們自身的實際情況，做到既不過分超前又能滿足時代發(fā)展需要。

三、電子檔案的立法內(nèi)容

在《電子簽名法》和《電子公文歸檔管理暫行辦法》中，對電子檔案做了一些規(guī)定，比如電子檔案的歸檔，存儲等，但是這是遠遠不夠的。筆者認為還應(yīng)從以下幾個方面去進行補充完善。

（一）電子檔案是指政府部門、社會組織團體、企業(yè)事業(yè)單位以及公民個人在政治、經(jīng)濟、文化和科學(xué)等社會活動中電子環(huán)境下形成的能被計算機識別、處理、存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，可利用網(wǎng)絡(luò)進行傳輸因具有存儲價值而進行歸檔存儲的代碼序列。

（二）電子檔案的歸檔、保管、傳輸、開放和利用。

在《電子公文電子歸檔管理暫行辦法》中對電子檔案的歸檔、保管、傳輸、開放和利用都做了相應(yīng)的規(guī)定。但是這些規(guī)定都太大而化之，比如說就歸檔問題，《辦法》在第五條規(guī)定“電子公文一般應(yīng)在辦理完畢后即時向機關(guān)檔案部門歸檔”，它只是提到了電子公文在辦理完畢后要歸檔，那么這個辦理完畢的期限是什么？幾天？幾個月？又如第六條規(guī)定“電子公文形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子公文，制成紙質(zhì)公文與原電子公文的存儲載體一同歸檔，并使兩者建立互聯(lián)?！逼渲袑τ趯ⅰ熬哂杏谰煤烷L期保存價值的電子公文”制成紙質(zhì)公文是否有必要，會不會造成資源的浪費？筆者認為還要進行論證。而至于“建立互聯(lián)”也沒有做出具體的規(guī)定。

1.筆者認為電子檔案歸檔要明確幾個問題，首先要明確需要歸檔電子檔案的類型范圍。顯然《辦法》中的種類只是涉及電子公文，并且對電子公文的范圍也沒有作明確的規(guī)定，這顯然不利于檔案管理部門的管理。其次要對歸檔電子文件的“原件”進行規(guī)定。由于電子文件本身虛擬性的特性，使得電子文件很容易被修改而不露痕跡，檔案界據(jù)此從技術(shù)層面上提出了“元數(shù)據(jù)”的概念，筆者認為有必要在法律的高度對這一概念加以確認，從而確保歸檔的電子文件是原始數(shù)據(jù)。此外，還應(yīng)對歸檔電子檔的等級做相應(yīng)的規(guī)定，電子檔案的登記究竟是用紙質(zhì)目錄登記還是電子目錄等級還是兩者都要等這些細節(jié)性問題做出相應(yīng)的解釋。

2.電子檔案保管則更側(cè)重于技術(shù)層面，主要是電子檔案的存儲介質(zhì)、技術(shù)平臺更新、安全和維護等。筆者在這里重點強調(diào)的是電子檔案的保存期限問題，電子檔案以數(shù)字形式存儲的，同等信息量的電子檔案的存儲空間可能是紙質(zhì)檔案的幾十分之一甚至是幾千幾萬分之一。因此在存儲期限方面，筆者認為電子檔案應(yīng)該比紙質(zhì)檔案寬松，從而能夠最大限度的保留歷史的痕跡。

3.電子檔案的傳輸主要是指檔案室在向檔案館移交電子檔案時的數(shù)據(jù)傳輸。電子檔案立法應(yīng)該從傳輸介質(zhì)和傳輸手段上加以規(guī)范，當(dāng)然這還需要廣大學(xué)者的研究論證。

4.關(guān)于電子檔案的開放和利用，因為電子檔案與傳統(tǒng)檔案相比，其服務(wù)方式多樣，服務(wù)手段先進，服務(wù)對象廣泛，因此電子檔案立法要注重對其密級進行更嚴格明確的規(guī)定，從而確保不會因為開放利用電子檔案而造成泄密。同時，電子檔案開放利用還必須解決一個關(guān)鍵問題，那就是電子檔案的法律憑證性問題。電子檔案立法只有對電子檔案的法律憑證性做出合理的規(guī)定，電子檔案也才能夠真正地為國家和社會提供開放利用。

總之，我國檔案界對電子檔案的研究還處在初級階段，很多問題還需要檔案界的各位同仁們充分發(fā)揮能動性作用進行深入研究，而就電子檔案立法的問題更是需要不斷創(chuàng)新和實踐，在實踐中推動電子檔案立法的發(fā)展。

參考文獻

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