加強(qiáng)高校檔案信息化建設(shè)的重要意義

【摘要】高校檔案工作是檔案工作的一個(gè)組成部分，隨著社會(huì)發(fā)展和科技進(jìn)步，信息化程度的深度和廣度是越來(lái)越大，這給當(dāng)今的高校檔案工作帶來(lái)了革命性的變化，作者認(rèn)為各單位、各檔案工作人員只有充分認(rèn)識(shí)到開(kāi)展檔案的信息化建設(shè)對(duì)檔案工作的重要意義，才能改變傳統(tǒng)思想認(rèn)識(shí)，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，從根本上做好該項(xiàng)工作。

【關(guān)鍵詞】檔案管理 信息化 建設(shè)

隨著高校教育體制改革的深入發(fā)展，高校在教學(xué)、科研、管理和各項(xiàng)活動(dòng)中形成的檔案資料內(nèi)容日趨豐富，數(shù)量急劇增加，服務(wù)領(lǐng)域日益擴(kuò)大，利用頻率不斷提高；同時(shí)，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，出現(xiàn)了各種檔案載體，文檔一體化的趨勢(shì)日益明顯，檔案管理環(huán)境不能適應(yīng)發(fā)展需要，傳統(tǒng)檔案管理方式的弊端暴露無(wú)遺。面對(duì)當(dāng)前形勢(shì)，作為一名檔案工作人員該如何應(yīng)對(duì)是擺在當(dāng)前的一項(xiàng)重要任務(wù)，筆者根據(jù)在實(shí)際工作過(guò)程中的一些感悟談?wù)勯_(kāi)展檔案信息化建設(shè)的重要性。

一、當(dāng)今高校檔案管理存在的一些問(wèn)題

目前大部分單位在檔案收集、歸檔和利用方面仍停留在傳統(tǒng)的手工操作或手工操作為主計(jì)算機(jī)操作為輔的工作狀態(tài)。在傳統(tǒng)手工管理方式下每份檔案資料都要經(jīng)過(guò)人工完成接收、分類(lèi)、整理、裝訂、排序、裝盒、編目和上架等工作，程序煩瑣，耗時(shí)耗力不說(shuō)還會(huì)導(dǎo)致一些檔案被長(zhǎng)期堆放，得不到及時(shí)整理，影響到管理工作。而且，在查閱一份資料需要按照查分類(lèi)目錄、案卷目錄、卷內(nèi)目錄等程序逐步進(jìn)行。如果檔案沒(méi)有按規(guī)定存放在指定位置是很難查找的。近年來(lái)，隨著人們的檔案意識(shí)逐漸增強(qiáng)，檔案利用率逐步提高，尤其是在辦理入職、調(diào)動(dòng)、參軍入伍、升學(xué)時(shí)，各單位要求除了提供畢業(yè)生基本信息之外，還需要提供當(dāng)年高考錄取底冊(cè)，查閱所有與畢業(yè)生相關(guān)的檔案，如：畢業(yè)生登記表、成績(jī)單、入學(xué)登記表、畢業(yè)生情況統(tǒng)計(jì)表和獲獎(jiǎng)情況等信息，按傳統(tǒng)方式查閱費(fèi)時(shí)費(fèi)力。即使有些單位已經(jīng)建立的機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，但由于多種原因造成該數(shù)據(jù)庫(kù)的覆蓋范圍小，可利用性小以及目錄和關(guān)鍵詞錄入不規(guī)范、不全面，致使其實(shí)際使用效率不高。

同時(shí)，很多單位還存在著專(zhuān)職檔案工作人員配備欠合理的問(wèn)題，主要體現(xiàn)在：專(zhuān)職工作人員少；專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員少；現(xiàn)有工作人員多是從其他崗位中調(diào)過(guò)來(lái)的，專(zhuān)業(yè)知識(shí)欠缺，在檔案管理方面的經(jīng)歷短，經(jīng)驗(yàn)少，僅能滿(mǎn)足當(dāng)前工作需要?？梢?jiàn)，信息化程度不高、信息化范圍覆蓋面小導(dǎo)致了檔案在查閱、利用時(shí)效率不高，無(wú)法高效地發(fā)揮檔案作用。

二、開(kāi)展檔案信息化建設(shè)的意義

檔案信息化是指在國(guó)家各級(jí)檔案行政管理部門(mén)的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織下全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，不斷改革傳統(tǒng)的檔案管理模式，有效提高檔案信息資源收集、管理和提供利用服務(wù)水平的過(guò)程。檔案管理信息化建設(shè)是以滿(mǎn)足社會(huì)需求提供有效利用為目標(biāo)在檔案管理和服務(wù)利用方面充分利用數(shù)據(jù)庫(kù)、電子掃描等現(xiàn)代信息技術(shù)手段，將已歸檔的紙質(zhì)文件、聲像文件和電子檔案等信息資源系統(tǒng)集合成一個(gè)檔案信息庫(kù)；利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)完成接收、傳遞、存儲(chǔ)、檢索和服務(wù)利用等工作，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化和網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。

（一）加強(qiáng)檔案信息化管理是高校檔案事業(yè)適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的必然選擇，是檔案事業(yè)發(fā)展的客觀要求

隨著社會(huì)發(fā)展和科技進(jìn)步，一方面檔案內(nèi)容日趨豐富，數(shù)量逐日增加，出現(xiàn)各種形式的檔案載體；另一方面檔案的利用率和服務(wù)對(duì)象逐步增加，傳統(tǒng)檔案管理模式不能滿(mǎn)足需要，這就要求采用新技術(shù)來(lái)改變現(xiàn)有的管理模式和方法。

信息化發(fā)展水平是衡量一個(gè)國(guó)家（地區(qū)）或行業(yè)現(xiàn)代化程度和綜合實(shí)力的重要標(biāo)志。據(jù)中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)信息中心(CNNIC) 2012年1月發(fā)布的《第29次中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展?fàn)顩r統(tǒng)計(jì)報(bào)告》顯示，截至2011年12月底，中國(guó)網(wǎng)民規(guī)模突破5億，互聯(lián)網(wǎng)普及率35.8%，較2010年提升4個(gè)百分點(diǎn)，可見(jiàn)互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)深入到人們的工作和生活中。

國(guó)家檔案局在《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》中明確提出“要貫徹落實(shí)國(guó)家有關(guān)電子文件管理、數(shù)字檔案館建設(shè)的文件精神，加強(qiáng)以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和數(shù)據(jù)庫(kù)為主要內(nèi)容的檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)，各級(jí)國(guó)家檔案館加快數(shù)字檔案館建設(shè)步伐，有條件的要完成數(shù)字檔案館建設(shè)，并提供網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)。”同時(shí)，在2012年河北省檔案工作會(huì)議上馮世斌局長(zhǎng)明確提出今后檔案工作的信息化建設(shè)的目標(biāo)和任務(wù)。

可見(jiàn)，改變?cè)泄芾砟Ｊ竭m應(yīng)社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)是檔案事業(yè)發(fā)展的必然選擇。同時(shí)，也是落實(shí)國(guó)家檔案局關(guān)于《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》和《檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》的迫切需要。

（二）檔案的信息化建設(shè)是教育事業(yè)發(fā)展、加強(qiáng)高校的內(nèi)涵建設(shè)和深化高校教學(xué)改革的要求

高校日常工作過(guò)程中所形成的文字材料、數(shù)據(jù)、圖表、照片和影片等檔案信息資料真實(shí)地記錄了學(xué)校的發(fā)展歷程，是“今世賴(lài)之以知古，后世賴(lài)之以知今”的重要憑證，是衡量高校的人才培養(yǎng)質(zhì)量、教學(xué)科研水平和發(fā)展方向的重要資料，是高?？偨Y(jié)經(jīng)驗(yàn)、開(kāi)闊視野、改進(jìn)工作、科學(xué)規(guī)劃的重要依據(jù)，是高校編研修史的原始材料。

近年來(lái)高校檔案資料的價(jià)值已逐漸被人們所認(rèn)識(shí)，在高校的內(nèi)涵建設(shè)與發(fā)展、創(chuàng)建省級(jí)示范性高職高專(zhuān)院校、升本、人才培養(yǎng)評(píng)建和校慶等重要工作中都需要借助檔案提供有力的信息和數(shù)據(jù)支撐材料。通過(guò)查閱這些材料有助于高校領(lǐng)導(dǎo)了解具體情況、進(jìn)行科學(xué)決策；有助于專(zhuān)家組和校內(nèi)、校外人士對(duì)高校作出一個(gè)全面、公正、客觀、準(zhǔn)確地評(píng)判；有助于深化教學(xué)改革，調(diào)整專(zhuān)業(yè)設(shè)置和明確專(zhuān)業(yè)發(fā)展規(guī)劃和培養(yǎng)出社會(huì)急需、專(zhuān)業(yè)對(duì)口、就業(yè)率高的人才。

（三）利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，提高檔案工作效率，是檔案工作自身發(fā)展的迫切需要

傳統(tǒng)檔案管理是一種手工管理、封閉管理、被動(dòng)服務(wù)的模式，檔案工作人員整天埋頭在檔案室里從事檔案的收集、整理、編目和借閱等工作，全部是手工操作效率低。并且在手工操作和利用過(guò)程中由于需要反復(fù)接觸紙質(zhì)文件資料，盡管期間倍加小心，但對(duì)紙質(zhì)資料的損壞還是在所難免的。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及和信息化程度的提高，傳統(tǒng)檔案管理的局限性暴露出來(lái)，該管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)快節(jié)奏、高效率、低成本的發(fā)展形勢(shì)要求，這就迫使檔案工作人員開(kāi)始尋求一種新的管理模式來(lái)提高檔案管理的工作質(zhì)量和利用效率。

運(yùn)用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行管理具有檢索迅速、查找方便、存儲(chǔ)量大、避免原始資料損壞等優(yōu)點(diǎn)，而且可以通過(guò)一次錄入來(lái)完成檔案自動(dòng)編目和自動(dòng)檢索、檔案自動(dòng)全文存儲(chǔ)與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作輔助管理、計(jì)算機(jī)輔助立卷、檔案自動(dòng)標(biāo)引、文檔一體化管理、檔案館辦公自動(dòng)化、檔案庫(kù)房保護(hù)技術(shù)現(xiàn)代化、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)與建立等工作，實(shí)現(xiàn)多次重復(fù)利用、便于信息資料統(tǒng)計(jì)、解決因反復(fù)觸摸引發(fā)的檔案資料的毀損和丟失問(wèn)題、縮短信息查詢(xún)時(shí)間、減輕工作人員的勞動(dòng)量、提高工作效率的效果，拓寬檔案工作服務(wù)領(lǐng)域，進(jìn)而全面提升檔案管理的整體水平。故而，將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作上成為當(dāng)前檔案工作自身發(fā)展的一種迫切需要。

（四）利用現(xiàn)代信息技術(shù)，整合檔案信息資源，是檔案工作改革創(chuàng)新的必然需要

檔案信息資源是檔案信息化最核心的要素。檔案信息化是利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段使電子文件和數(shù)字檔案等檔案信息資源轉(zhuǎn)為電子檔案，以磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等介質(zhì)存儲(chǔ)，為實(shí)現(xiàn)資源共享和數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化目標(biāo)提供平臺(tái)。電子檔案是未來(lái)檔案信息資源主體，將檔案原件數(shù)字化對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源現(xiàn)代化管理、利用、資源共享具有十分重要的作用。電子檔案能否長(zhǎng)期、安全地提供有效閱讀和利用的目的是通過(guò)對(duì)電子檔案的真實(shí)性、完整性、有效性的檢驗(yàn)來(lái)驗(yàn)證的?？梢?jiàn)，運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段，整合和豐富檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、共享化，既是檔案信息化建設(shè)的客觀要求，也是檔案工作改革創(chuàng)新的必然需要。

綜上所述，檔案的信息化建設(shè)有助于領(lǐng)導(dǎo)作出科學(xué)決策和管理規(guī)劃，有助于檔案信息資源的利用開(kāi)發(fā)。隨著社會(huì)的發(fā)展檔案的價(jià)值越來(lái)越被認(rèn)可，高校檔案工作作為檔案工作的一個(gè)組成部分，要緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，不斷改進(jìn)工作方式和方法，加快數(shù)字化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，借助現(xiàn)代技術(shù)手段打破原有檔案管理的時(shí)間和空間的限制，提高檔案的使用效率和檔案工作人員的工作效率，使檔案工作在管理方式、服務(wù)手段、利用質(zhì)量和提供信息的深度和廣度上有著質(zhì)的飛躍。

（責(zé)任編輯：陳岑）