ERP環(huán)境下會計行為的優(yōu)化

【摘要】ERP環(huán)境下會計人員應主動融入企業(yè)管理當中，在ERP系統(tǒng)中發(fā)揮中心主導作用，并引領ERP系統(tǒng)向深層次運用發(fā)展。

【關鍵詞】ERP 企業(yè)財務 管理

隨著信息科學的發(fā)展，我國越來越多的企業(yè)運用ERP系統(tǒng)來提高企業(yè)經(jīng)營管理水平，整合企業(yè)各種資源，力求增加經(jīng)濟效益。ERP環(huán)境下，企業(yè)會計行為與日常生產(chǎn)經(jīng)營結(jié)合越發(fā)緊密，同時對ERP系統(tǒng)依賴性也更強。這種依賴性和信息系統(tǒng)固有的脆弱性，必然會改變會計人員的處事方式，帶來會計人員在賬務處理、財務分析管理、財務監(jiān)督等方面的變化。以下經(jīng)合本企業(yè)在實施ERP過程中的經(jīng)驗，對ERP環(huán)境下會計行為優(yōu)化談幾點淺見。

一、ERP實施階段會計部門的主導作用

ERP系統(tǒng)實施是企業(yè)管理方面的重大轉(zhuǎn)變，涉及企業(yè)各部門各方面，事關企業(yè)流程業(yè)務的全方位整合重造。而能把各部門各業(yè)務串在一起的唯有企業(yè)資金的運動，所以ERP設計都是建立在以財務為中心基礎上的，正因為如此，財務會計部門應理所當然地擔起總組織總協(xié)調(diào)的職責。

在準備調(diào)研階段，財務會計部門的意見至關重要。一般實施ERP系統(tǒng)，企業(yè)在管理當局領導下應選信息或財務部門來負責具體工作。這其中信息部門只應是提供技術(shù)上的保證，起中心、統(tǒng)領作用應選由財務部門來負責。在這一點上，財務部門應不辭辛勞積極擔負起這一重任，以利于正式上線工作的展開。否則，各項基礎數(shù)據(jù)收集不全面不準確，反過來會影響ERP系統(tǒng)順利開展，其提供的會計信息也會不全面真實，給上線后的會計工作帶來很大的被動。再回過頭來進行重新整理數(shù)據(jù)、修改流程等，造成許多的重復工作。鑒于此，財務部門還不如變被動為主動，從準備階段就積極參與協(xié)調(diào)，確立在整個系統(tǒng)中的中心地位，使準備工作順利展開。

在正式上線后，財務會計部門應強化控制堅持原則。準備階段工作結(jié)束進行試運行并完善系統(tǒng)后，在正式上線運行階段，財務會計部門應大力開展指導運用工作，使系統(tǒng)順暢運行。ERP系統(tǒng)不管上多少模塊，這些信息最后都匯總到財務部門，通過財務部門來鑒別正確與否。由于ERP系統(tǒng)復雜性，特別是如本單位用的SAP系統(tǒng)操作復雜具有一定的難度，盡管經(jīng)過培訓操作上肯定還是不隨心所欲，畏難、抵觸情緒難免，這時就需要財務會計人員給予業(yè)務上的指導。對選用科目、業(yè)務分類、流程明細等予以明確和改正，確保系統(tǒng)順暢提供真實合理的會計信息。在上線之初也是最考驗財務會計部門之時。這是因為ERP系統(tǒng)是對過往流程操作的重大改變，各業(yè)務部門抵觸情緒會相當大，這點可能財務部門自己也不會例外。甚至這些改變會使部門業(yè)務無法正常開展，如材料存于倉庫就是無法領出、工單無法下達、項目不能實施等。面對這些暫時的困境，財務部門首先要堅持住原則，不隨意搞變通，而是堅持原定的流程和操作，同時要加強指導和服務。否則，整個系統(tǒng)就不能發(fā)揮原定的作用，實施效果也會大打折扣。

上線以后，財務部門應更注重會計基礎工作。這一點恰恰是上線以后會計財務部門容易忽視的工作。正式上線后，很多業(yè)務都通過集成產(chǎn)生、憑證自動生成會導致會計人員需要手工制作憑證減少，大量原始憑證在系統(tǒng)走完后才看到，這些都導致對會計基礎工作的忽視，造成會計基礎工作下降。就像本企業(yè)在上線一年多后，回過頭一看會計基礎工作反而有所下降。因此，會計人員在上線之初就應從會計核算、會計檔案、會計監(jiān)督、財務稽核等方面加強此項工作，而不是以為實施ERP系統(tǒng)以后可以弱化此項工作。

二、ERP深化運用階段會計提升引領作用

ERP上線一段時間后，根據(jù)企業(yè)實際情況會引入更多模塊以發(fā)揮ERP系統(tǒng)更大作用。新模塊上線時間先后、何模塊要上等問題應根據(jù)企業(yè)實際情況及運行效果作評價后來決定，此時財務部門應是最有發(fā)言權(quán)的。會計人員應大膽提出自己的見解，發(fā)揮主導作用，來提升引領ERP系統(tǒng)進入更高層次的運用。這是由于ERP系統(tǒng)運行的效果財務會計部門是最清楚的，需要強化哪方面也是財務會計部門感受最深的，會計人員來引領提升ERP系統(tǒng)是企業(yè)管理的需要，更是會計人員提升在企業(yè)地位作用的有效工具。

重視對ERP系統(tǒng)提供信息綜合利用，從各種數(shù)據(jù)變化背后找出財務管理優(yōu)劣原因，使財務管理可以有的放矢。定期分析系統(tǒng)運行情況，對系統(tǒng)有效性及時做恰當評估，優(yōu)化系統(tǒng)運行，逐步強化系統(tǒng)管控能力，使ERP系統(tǒng)向更多運用更深層次發(fā)展。

三、ERP系統(tǒng)下會計行為優(yōu)化措施

綜上可見，ERP系統(tǒng)下的會計行為與傳統(tǒng)會計處事方式有了明顯轉(zhuǎn)變，借助ERP系統(tǒng)平臺，會計人員完成從賬房先生到真正企業(yè)管理者的轉(zhuǎn)變是完全可能的。財務部門也可以借ERP系統(tǒng)實施全過程，大力加強財務管理，建立企業(yè)真正以財務管理為中心的現(xiàn)代管理模式。在這一會計行為優(yōu)化過程中，結(jié)合本企業(yè)實施SAP系統(tǒng)的實踐，提以下幾點供參考。

1.樹立會計管理活動意識，主動參與企業(yè)管理。如果說會計電算化使會計人員從繁重的日常會計處理活動中解放出來，則ERP系統(tǒng)促成會計變成真正企業(yè)管理者。這種轉(zhuǎn)變從系統(tǒng)上線以后注定就會發(fā)生，會計人員唯有轉(zhuǎn)變意識，積極融入整個系統(tǒng)當中來提升企業(yè)管理水平。如果還僅僅以完成記賬來反映會計信息為己任，往往會被企業(yè)管理當局認為是不稱職的，提升會計人員地位也就是一句空話。整個ERP系統(tǒng)實施效果如沒有會計人員主動意識來參與也難說是真正有效的。

2.把握企業(yè)人員思想動態(tài)，正確引導全體人員參與ERP系統(tǒng)。實施ERP是一個復雜系統(tǒng)，如采用SAP等國外先進軟件掌握系統(tǒng)操作、原理等更是具有一定難度，對原操作程序改變很大。實施之初，各部門往往不適應排斥系統(tǒng)的應用，在管理當局強力推動下，再會慢慢適應學習掌握，最后在深化運用充分發(fā)揮整個系統(tǒng)功能后，各部門人員會感覺到ERP系統(tǒng)先進性、嚴密性、科學性，工作會離不開系統(tǒng)支持。這是一個慢慢演變的過程，是一個積累的過程，會計人員自身也不落窠臼。會計人員應率先明白這一過程，特別是首次實施ERP系統(tǒng)的企業(yè)對此應有充分認識，并將此運用到實施過程當中，使實施過程少走彎路。

3.學習培訓中加大對ERP原理學習認識，實施過程中普及基本財務知識。一般ERP系統(tǒng)學習培訓都側(cè)重于如何操作層面的培訓學習即“如何做”，ERP項目實施人員對“為何如此做”涉及很少，而在具體操作過程當中涉及業(yè)務往往千變?nèi)f化導致不能順暢運行，所以說會計人員掌握ERP系統(tǒng)原理和表達方式也是必須的。實施ERP以后會有很多業(yè)務是集成自動產(chǎn)生憑證，各部門操作人員需要選擇會計意義上的業(yè)務分類甚至是會計科目，會計工作某種意義上是分解了。財務會計人員這時應借機普及基本財務知識，分析財務原理，而不是人為神秘化財務工作，為推動企業(yè)財務管理改進打好基礎。

4.線上線下相結(jié)合，學習培訓促提高。不因系統(tǒng)自身的機器控制偏廢日常財務監(jiān)督，過分依賴系統(tǒng)會導致會計內(nèi)部控制的削弱。這一點對計劃要上ERP系統(tǒng)和剛上線企業(yè)的會計人員尤應引起高度重視。只有二者都健康發(fā)展，企業(yè)財務管理水平才會持續(xù)改進優(yōu)化，二者相互促進提高。會計人員通過ERP系統(tǒng)相關知識學習過程當中，自然就會對企業(yè)生產(chǎn)銷售等經(jīng)營過程有更多更深刻的理解，促進會計人員綜合知識的提高。但然，這其中應時刻不忘會計知識業(yè)務的宣貫，更不能對遺忘系統(tǒng)運維人員的宣貫提高，使其能提供優(yōu)質(zhì)的運維服務時。談到這里，提醒要上線的企業(yè)，系統(tǒng)運維一定要立足培養(yǎng)自己企業(yè)人員，過分依賴軟件廠家會很被動。

ERP系統(tǒng)實施為企業(yè)管理提供了一個很好的平臺和工具，ERP系統(tǒng)在我國也還不是十分普及和深化。企業(yè)只要從自身實際情況出發(fā)，選用適合的ERP軟件，整合企業(yè)各種資源，ERP系統(tǒng)對企業(yè)管理水平提高內(nèi)部控制強化必將發(fā)揮越來越多作用。

參考文獻

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作者簡介：胡愛華，男，就職于金華東陽市供電局，研究方向：會計。

（責任編輯：劉影）