電子檔案的有效利用問題探討

摘 要:文章從六個方面入手對電子檔案的有效利用問題進行探討，包括:加強電子檔案利用中的標(biāo)準(zhǔn)化體系、加強電子檔案利用中使用權(quán)限的控制、加強電子檔案利用中拷貝的提供與回收、加強電子檔案利用中的保密與安全、加強電子檔案利用中的保護與維護工作和加強新技術(shù)在電子檔案利用中的作用發(fā)揮。

關(guān)鍵詞:電子檔案 利用 信息技術(shù)

中圖分類號:G27文獻標(biāo)識碼:A文章編號:1674-098X(2012)04(a)-0229-02

在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，電子檔案必須逐步替代低質(zhì)檔案，因為它帶給人們的是快捷和方便，節(jié)省了在量的人力和物力，只要從技術(shù)上解決好電子檔案室的安全防范儲存和交換標(biāo)準(zhǔn)化與國際標(biāo)準(zhǔn)接軌，解決好電子簽名和電子支付的法律支持等問題，借鑒電子商務(wù)的運行模式，就能夠準(zhǔn)確、快捷、安全、完整地向客戶提供各種方式服務(wù)，使目前的檔案管理工作出現(xiàn)嶄新的局面。以下筆者結(jié)合自身的工作體會對電子檔案的有效利用進行闡釋。

1 加強電子檔案利用中的標(biāo)準(zhǔn)化體系

電子文件的出現(xiàn)對檔案管理工作提出新的挑戰(zhàn)，電子文件有區(qū)別于傳統(tǒng)紙質(zhì)載體文件，過去用紙墨、照像等形成和傳遞的政府機關(guān)公文，以及圖書、圖紙、文獻資料、商業(yè)信息等，都可以通過計算機進行，由此產(chǎn)生電子公文、電子圖書、電子圖形圖像、電子文獻資料等電子文件。電子文件是科技發(fā)展的產(chǎn)物，電子文件信息標(biāo)準(zhǔn)化就是隨著計算機及信息技術(shù)的高速發(fā)展、電子文件的廣泛應(yīng)用而提出來的。

隨著計算機及信息技術(shù)的高速發(fā)展，人們只要輕點鼠標(biāo)，就可以在極短的時間內(nèi)把一份電子文件傳遍全世界。在這看似簡單的操作背后，是由一系列嚴(yán)密的電子技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)作支撐的。例如，電子文件制作生成要有代碼標(biāo)準(zhǔn)，其存儲要有機讀載體的格式標(biāo)準(zhǔn)、信息壓縮存儲的算法標(biāo)準(zhǔn)，其傳輸要有網(wǎng)絡(luò)通訊協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)，其查找要有檢索語言標(biāo)準(zhǔn)等。因此，電子文件的運作和管理必須建立在一整套科學(xué)的、合理的標(biāo)準(zhǔn)化體系之上，其嚴(yán)格程度和對系統(tǒng)性的要求，要遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過紙質(zhì)文件的標(biāo)準(zhǔn)化體系。

標(biāo)準(zhǔn)化是電子檔案利用中極為重要的基礎(chǔ)工作，是保證電子檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下順利互換的前提。如果沒有標(biāo)準(zhǔn)化體系，我們面對的將是一個無序世界。所以，加強電子檔案利用中的標(biāo)準(zhǔn)化體系尤為重要。

(1)電子文件形成標(biāo)準(zhǔn)化。電子文件不同于紙質(zhì)文件的最大特點是非直讀性，它既看不見也摸不著，是以二進制代碼的形式存儲于計算機載體中的，人們在計算機屏幕上看到由文字、圖形等構(gòu)成的電子文件形態(tài)只不過是電子文件的某種輸出形式而已。電子文件的讀取、還原，都離不開其生成的技術(shù)設(shè)備條件、相關(guān)軟件和元數(shù)據(jù)。在計算機多媒體技術(shù)的支持下，電子文件還可以包括聲音、影像等多種形式。不過這些信息形態(tài)就計算機內(nèi)部處理來說，也都是二進制的數(shù)字編碼而已，只是在輸入和輸出時，才有其各自的特殊形式。電子文件的形成和處理均是在計算機等設(shè)備的支持下完成的。所以，人們傳統(tǒng)的手工方法和個人經(jīng)驗已不能對電子文件進行有效管理，在電子文件形成時，就要重視對標(biāo)準(zhǔn)化的管理，為電子檔案的提供利用打下堅實的基礎(chǔ)。

(2)電子文件存儲、交換標(biāo)準(zhǔn)化。計算機信息技術(shù)的高速發(fā)展導(dǎo)致電子文件的多樣性，各部門、各行業(yè)可根據(jù)自身的需要選擇不同的軟件系統(tǒng)，由于電子文件形成環(huán)境存在較大差異，而當(dāng)我們需要把電子文件集中保管時，這種差異:各種軟件、系統(tǒng)由于在運行環(huán)境、版本之間不一致而產(chǎn)生彼此間的不兼容就凸現(xiàn)出來。為盡快實現(xiàn)電子文件存儲結(jié)構(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)化，建立一個通用性強，大多數(shù)軟件都能接受的電子文件信息存儲、交換格式標(biāo)準(zhǔn)，是解決這一問題的有效途徑。

2 加強電子檔案利用中使用權(quán)限的控制

在電子檔案提供利用中會涉及到許多方面的人。由于他們各自工作性質(zhì)和責(zé)任的不同，因而對其進行使用權(quán)限的控制是非常必要的。首先，要根據(jù)各種人員級別、層次進行使用權(quán)限的認(rèn)定，依此向利用系統(tǒng)注冊登錄。再由系統(tǒng)自動判定當(dāng)前使用者身份的合法性及其使用功能的范圍，并由系統(tǒng)自動對其使用各種功能操作的路徑進行跟蹤與記錄。防止無關(guān)人員對電子文件系統(tǒng)的非法訪問，防止利用過程中的泄密和損傷信息。在利用中，對涉及使用未經(jīng)授權(quán)的功能，要拒絕響應(yīng)并給予警告提示。其次，在電子檔案存儲載體的使用上，要根據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級和開放程度，來確定其使用控制程度，并在使用中依據(jù)利用者背景情況和利用目的來決定對他的授權(quán)。

3 加強電子檔案利用中拷貝的提供與回收

電子文件入庫載體不得外借，因此，提供利用電子檔案的主要方式是:提供電子檔案考貝。所謂提供拷貝，就是檔案載體的保管人員，先將文件轉(zhuǎn)換成通用標(biāo)準(zhǔn)文檔存儲格式，再由利用者自行解決恢復(fù)和顯示的軟硬件平臺，如果利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺，那么檔案載體的保管人員可根據(jù)利用者的需要，提供打印件或縮微品。這種提供電子檔案拷貝必然會帶來利用時間與利用地點的分散，若管理不好，將會造成檔案信息無原則的散失。因而，必須采取有效的措施和方法，對其進行嚴(yán)格管理，要依據(jù)利用者的需要和確認(rèn)使用權(quán)限后再進行拷貝。對電子檔案進行拷貝，原則上盡量避免把載體上存儲的電子檔案信息全部拷貝，并通過各種技術(shù)手段防止對所提供的拷貝再復(fù)制。除經(jīng)過編輯公開發(fā)行的電子出版物外，對那些提供利用的拷貝必須進行回收。同時，還要有完善的提供拷貝手續(xù)，提供者和利用者雙方應(yīng)對提供拷貝的內(nèi)容進行確認(rèn)，并對使用載體的類型、數(shù)量、使用時間、最后回收期限及雙方責(zé)任人等情況進行登記。對回收來的拷貝，必須作信息內(nèi)容的消除處理。

4 加強電子檔案利用中的保密與安全

電子檔案在利用中的保密與安全，同紙質(zhì)檔案相比，更加以難以控制。因為電子文件從一個載體復(fù)制到另一個載體，或者從一臺計算機傳遞到另一臺計算機，實質(zhì)上是在計算機內(nèi)部進行數(shù)字信號的傳輸處理，只要操作技術(shù)方法得當(dāng)，就可以完全恢復(fù)到與原信號一樣。例如，在光盤被復(fù)制時，如果采取較完善的技術(shù)措施，所出現(xiàn)的誤碼率能夠做到不超過10的負(fù)14次方，也就是說相當(dāng)于傳遞200000份《人民日報》的文字信息量，才可能有一個漢字出錯。所以可以做到復(fù)制后得到的電子文件與原來的電子文件無任何區(qū)別。為確保電子檔案在利用中的保密與安全，要根據(jù)電子檔案提供利用的方法，采取安全措施。視利用者的情況而定，不能無原則地向所有利用者提供全部利用方式，并依據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級層次，進行有效的管理。

電子檔案利用中常用的方法是通信傳輸和直接利用。通信傳輸，這一方法比較適合館際之間的信息資源互相交流及向相對固定的查檔單位提供檔案資料。通過點對點轉(zhuǎn)換數(shù)字通信或互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)來傳輸電子檔案。直接利用，是利用者通過檔案部門或另一檢索機構(gòu)的電腦，在檔案部門的網(wǎng)絡(luò)上直接查詢的一種方法。其優(yōu)點是:可為利用者提供技術(shù)支援，同通信傳輸相比減少了大量的管理工作，還可以使更多的讀者同時利用同一份電子檔案。無論使用通信傳輸還是直接利用，對有密級的信息內(nèi)容都要進行加密處理，并對所使用的密鑰進行定期或不定期的更換。但需要注意的是，與紙質(zhì)檔案不同，在電子檔案的利用中，利用系統(tǒng)應(yīng)有較強的容錯能力，避免由于誤操作所帶來不可挽回的損失。

5 加強電子檔案利用中的保護與維護工作

電子檔案不同于紙質(zhì)檔案，由于電子檔案的特殊性，決定其保管與維護的困難。電子檔案的載體是磁性載體，極易受到保存環(huán)境的影響，對其檢測和維護，必須要嚴(yán)格控制與管理，因為任何一次誤操作，都可能使保存的電子檔案遭到人為損害，甚至于造成難以彌補的損失。即使在良好的保存環(huán)境之下，也難免不發(fā)生信息丟失或讀取錯誤的現(xiàn)象，這是由于載體在長期保存的過程中，載體材質(zhì)老化以及磁性材料的自然衰減所致。其中最具代表性的是計算機光盤，維護其安全穩(wěn)定就要注意防止高溫氧化、潮濕霉變、劃痕的損傷等。但是，威脅電子文件安全最為嚴(yán)重的當(dāng)屬于計算機病毒。因此，以據(jù)其特性進行保護與維護，以確保電子檔案的安全可靠，使電子檔案能夠長期地處于準(zhǔn)確提供利用的良好狀態(tài)。保存電子檔案的目的，是使電子檔案能夠處于可靠的提供利用狀態(tài)，起到憑證和查考作用。電子檔案的提供利用，是一項較為復(fù)雜的工作。加強電子檔案的利用工作，不僅可以更加準(zhǔn)確、快捷、安全、完整的向用戶提供各種方式的服務(wù)，人們還可以通過網(wǎng)絡(luò)在異地方便的利用，滿足用戶需要，使電子檔案信息最大限度的發(fā)揮作用。

6 加強新技術(shù)在電子檔案利用中的作用發(fā)揮

因為電子文件的出現(xiàn)、電子政務(wù)的發(fā)展、網(wǎng)格新技術(shù)的推動，檔案利用得到了空前的技術(shù)支持，從而使檔案利用的學(xué)術(shù)討論進入了實際運作的重要歷史時期。當(dāng)前，我們要特別關(guān)注檔案信息資源利用的新亮點，用科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)檔案信息的開發(fā)利用，指導(dǎo)檔案公共服務(wù)體系的創(chuàng)新。例如，建立檔案目錄中心，將本地區(qū)、本系統(tǒng)保存的檔案資料，通過實體分散、目錄集中的方法匯集起來，實現(xiàn)檔案資源的共享;改變單純依靠檔案部門進行檔案信息開發(fā)的做法，走聯(lián)合開發(fā)之路，有重點地開發(fā)檔案信息資源;此外，還可以進一步改革誠信檔案、人事檔案“、三農(nóng)檔案”和土地房產(chǎn)檔案的利用方式，等等。只要我們把檔案工作的一切著眼點放在利用上，就一定能不斷找到新的利用途徑，開創(chuàng)檔案信息利用工作方面新的未來。

7 結(jié)語

由于電子檔案在種類和數(shù)量上不斷增加，這就要求我們在電子檔案利用上也逐步建立一套行之有效的配套方法。隨著檔案工作呈網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展趨勢，檔案利用系統(tǒng)將成為網(wǎng)絡(luò)化檔案管理方式的有機組成部分，隨之而來的是檔案利用工作與檔案其它工作的聯(lián)系更為密切。因此，在計算機系統(tǒng)中與檔案管理工作的整體步伐一致，電子檔案的利用方法也將得到越來越廣泛的關(guān)注和發(fā)展。

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