應(yīng)用現(xiàn)代化手段進(jìn)行檔案管理的研究

摘要：將現(xiàn)代化的手段、技術(shù)、方法引入檔案管理工作，是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。本文從學(xué)校檔案管理工作的實(shí)際情況入手提出了如何采用先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備、工作方法，實(shí)現(xiàn)一條檔案管理工作現(xiàn)代化的新型思路。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代化；檔案管理；研究

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1007-9599 （2012） 18-0000-02

自1946年第一臺(tái)計(jì)算機(jī)發(fā)明以來(lái)，計(jì)算機(jī)的發(fā)展先后經(jīng)歷了電子管、晶體管乃至現(xiàn)在的超大規(guī)模繼承電路幾個(gè)時(shí)代，伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷更新，計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷普及，信息時(shí)代越來(lái)越影響到我們生活工作的方方面面。各種各樣的信息充斥著人類社會(huì)的每一個(gè)角落。在學(xué)校的日常管理工作中，檔案的文件資料也越來(lái)越多，越來(lái)越復(fù)雜。現(xiàn)如今的檔案資料、信息，文字、文件這樣單純的信息已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代檔案管理的需求，視頻、音頻、動(dòng)畫，多媒體等新型的表達(dá)方式在檔案中的比重越來(lái)越大，包含一種或幾種的如聲音、視頻、文字、文本、圖象的全面信息檔案存儲(chǔ)方式已經(jīng)成為現(xiàn)代檔案管理不可或缺的重要組成部分。尤其是計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，多媒體使用技術(shù)及各類計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的迅速普及，不可避免的影響到了檔案管理，以往的手寫裝訂的檔案管理方式，不再適合現(xiàn)代檔案管理的要求。檔案工作在新時(shí)代背景下，應(yīng)將現(xiàn)代化科學(xué)的管理思想、方法、技術(shù)和手段應(yīng)用進(jìn)來(lái)，并充分發(fā)揮其方便、快捷、高效的特點(diǎn)，深入發(fā)掘檔案的價(jià)值。另外，在檔案管理中，也可以將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用進(jìn)來(lái)。通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的聯(lián)通互動(dòng)功能，將檔案管理徹底實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化，現(xiàn)代化。計(jì)算機(jī)在檔案管理方面的優(yōu)勢(shì)初步顯示出強(qiáng)大的能力，尤其是各種新的計(jì)算機(jī)外界設(shè)備如掃描儀，刻錄機(jī)的影用，使檔案管理逐步由單純的文字材料過(guò)度為文件，文字，音視頻的統(tǒng)一。Vcd、dvd光盤的超大存儲(chǔ)容量，使得檔案信息數(shù)字化成為現(xiàn)實(shí)。檢索、整理、立卷、打印、目錄編制等檔案管理的日常工作，通過(guò)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用從而實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，在檔案應(yīng)用中逐漸成為不可替代的技術(shù)，各種應(yīng)用方法日漸成熟。目前，隨著我國(guó)市場(chǎng)化進(jìn)程的逐步加快，各行各業(yè)正朝著管理科學(xué)，管理制度規(guī)范、完善的方面良性發(fā)展，檔案的利用也從單卷、局部向成套、系統(tǒng)的方面發(fā)展。為此，面對(duì)新時(shí)期、新形勢(shì)的需要，檔案工作也必須迎合時(shí)代的發(fā)展潮流，引入以計(jì)算機(jī)技術(shù)為代表的現(xiàn)代化技術(shù)手段也成為必然趨勢(shì)。

在日常生活工作過(guò)程中，我們?cè)诓粩喈a(chǎn)生新的檔案資料的同時(shí)，又要對(duì)過(guò)去的檔案進(jìn)行利用，這兩個(gè)方面彼此相依，互為依存，缺一不可。然而檔案產(chǎn)生的過(guò)程往往伴隨著分散、零亂、質(zhì)雜、量大等現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，檔案產(chǎn)生過(guò)程中，并不知道當(dāng)前所產(chǎn)生的檔案在未來(lái)是否有著重要的意義，這與檔案利用所要求的系統(tǒng)，質(zhì)段、專指、準(zhǔn)確、快速之間存在著矛盾。但這種矛盾并非不可調(diào)和，因?yàn)檫@種矛盾的產(chǎn)生是由于以往的檔案管理方法的落后造成的，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的成熟與普及，堅(jiān)持走檔案工作現(xiàn)代化道路，將會(huì)使這個(gè)問(wèn)題迎刃而解。

要使計(jì)算機(jī)完全應(yīng)用于檔案管理過(guò)程中，有利于檔案工作開展，應(yīng)從如下幾個(gè)方面入手：

1 對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)與技術(shù)規(guī)范進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化

應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理工作并以此提高檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的重要一點(diǎn)是要注意擁有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。將檔案專業(yè)名詞術(shù)語(yǔ)、種類劃分、檔案收集、編目與檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案鑒定等方面進(jìn)行符合計(jì)算機(jī)應(yīng)用要求的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，這樣可以極大地減少檔案管理工作中重復(fù)工作，減輕檔案管理人員的工作強(qiáng)度，提高工作效率。

2 檔案實(shí)體管理

檔案實(shí)體管理是檔案信息開發(fā)和反饋信息處理的前提，是對(duì)檔案原件實(shí)行集中、分類、編序、質(zhì)量審核和安全管理。

2.1 檔案收集

收集檔案是檔案工作的核心，也是豐富館藏的重要環(huán)節(jié)，是集中管理檔案的前提條件。在人們?nèi)粘Ｉ?、學(xué)習(xí)和工作過(guò)程中，將會(huì)產(chǎn)生大量的檔案，如何將這些不斷產(chǎn)生的檔案及時(shí)的收集起來(lái)，是檔案收集工作的重要任務(wù)。檔案的載體記錄方式隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，越來(lái)越趨向于多角度、多樣化，我們對(duì)社會(huì)活動(dòng)的記錄不僅僅局限于傳統(tǒng)的紙張，視頻、音頻、網(wǎng)絡(luò)等等代表現(xiàn)代化技術(shù)水平的縮微型、聲像型、機(jī)讀型等新型載體和記錄方式應(yīng)運(yùn)而生，這些新型的記錄方式，雖然豐富了檔案的內(nèi)容與內(nèi)涵，但另一方面又增加了檔案收集工作的難度。所以，在檔案收集過(guò)程中，僅僅使用筆和紙已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代檔案收集工作，計(jì)算機(jī)、掃描儀、錄音筆等等先進(jìn)的儀器、設(shè)備，在檔案的收集工作中同樣不可或缺，從而保證檔案的完整性。

2.2 檔案整理

檔案產(chǎn)生具有時(shí)間和空間上的不確定性，所以收集的檔案是零散的，相對(duì)雜亂的。檔案整理的目的就是將這些零散文件（包括視頻、音頻、圖片等多媒體文件）分門別類，建立有序檔案。通過(guò)一些常用的計(jì)算機(jī)辦公軟件如Excel、WPS、WORD等參與整理編目工作。用常用的圖片處理軟件如PHOTOSHOP等對(duì)圖片檔案進(jìn)行分類整理。用會(huì)聲會(huì)影等視頻編輯軟件對(duì)影音資料進(jìn)行整理等等。經(jīng)過(guò)整理的檔案資源在組卷時(shí)可以很迅速的被計(jì)算機(jī)進(jìn)行分類組合，清晰的表達(dá)出相關(guān)文件之間的來(lái)源、內(nèi)容、時(shí)間、形式等方面的歷史聯(lián)系。這是計(jì)算機(jī)的突出特點(diǎn)，更是我們簡(jiǎn)化檔案的整理工作的重要保證。

2.3 檔案鑒定

經(jīng)過(guò)整理的檔案保證了檔案的有序、系統(tǒng)和規(guī)范，但在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，并不是所有的檔案都是重要的，很多時(shí)候我們收集和整理的檔案大部分都是不太重要的，普通的記錄檔案。這個(gè)時(shí)候，我們就需要對(duì)經(jīng)過(guò)整理的檔案進(jìn)行鑒定。其目的就是鑒別檔案的重要程度及價(jià)值大小，檔案保存和銷毀將由此項(xiàng)工作來(lái)決定。雖然計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，保證了我們可以擁有大量的檔案而不用為檔案的存儲(chǔ)煩惱，但通過(guò)檔案鑒定可以將相對(duì)龐大的檔案轉(zhuǎn)化成較為優(yōu)質(zhì)檔案，降低了工作強(qiáng)度，提高了工作效率。

2.4 檔案保管

檔案管理工作的核心是檔案的保管以及檔案的安全。在檔案管理過(guò)程中，我們一方面要通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)以及相應(yīng)的外圍設(shè)備延長(zhǎng)檔案壽命，另一方面通過(guò)多種存儲(chǔ)方式、加密手段保護(hù)檔案的完整與安全，做到檔案存儲(chǔ)井然有序。

在檔案的收集—整理—鑒定—保管四個(gè)環(huán)節(jié)中，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用貫穿始終。在不同的環(huán)節(jié)應(yīng)用不同的計(jì)算機(jī)設(shè)備，計(jì)算機(jī)軟件，根據(jù)不同的需要，應(yīng)用不同的計(jì)算機(jī)手段。針對(duì)不同的工作單位，開發(fā)或采用高質(zhì)量的計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)，從而保證檔案資源合理集中，為高效管理檔案信息創(chuàng)造條件。

3 檔案信息利用

檔案信息最終目的是為了在實(shí)際工作過(guò)程中進(jìn)行應(yīng)用，在應(yīng)用之前，我們需要對(duì)相關(guān)的信息進(jìn)行加工和輸出。

3.1 加工

通過(guò)計(jì)算機(jī)，我們可以很方便的對(duì)檔案文件的內(nèi)容進(jìn)行自動(dòng)的查找和校對(duì)。但這種操作的基礎(chǔ)是我們對(duì)所有的檔案信息進(jìn)行了我們所需要的各種目錄和索引編制。

3.2 輸出

在檔案輸出過(guò)程中，我們需要在很短的時(shí)間內(nèi)在計(jì)算機(jī)找出相關(guān)輸出文件，檢索檔案目標(biāo)可縮到文件一級(jí)，這使檢索更加準(zhǔn)確、靈活。

科學(xué)發(fā)展的規(guī)律是每隔四五十年就會(huì)有新的技術(shù)出現(xiàn)，來(lái)拉動(dòng)其他學(xué)科的發(fā)展，其他學(xué)科反過(guò)來(lái)也會(huì)促進(jìn)計(jì)算機(jī)科學(xué)的發(fā)展。網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)極大地改變了我們的生活，也使得計(jì)算機(jī)技術(shù)走進(jìn)了千家萬(wàn)戶。所有這些變化，也更加促進(jìn)了計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用，作為我們使用者來(lái)說(shuō)，要努力的跟上時(shí)代的發(fā)展，積極的在工作、學(xué)習(xí)和日常生活中應(yīng)用更新，更方便的技術(shù)，這將極大的提高工作效率。改革開放這些年，中國(guó)發(fā)生了翻天覆地的變化，但我們不僅僅需要硬件設(shè)施的日新月異，我們的管理水平等軟件設(shè)施也要跟上時(shí)代發(fā)展的潮流。在日常工作學(xué)習(xí)過(guò)程中，不斷改進(jìn)我們的工作方法，工作手段，立足眼前，著眼明天，更好的跟上社會(huì)的求，為中華民族的偉大復(fù)興而努力奮斗。