淺談協(xié)同辦公系統(tǒng)在本集團公司中的管理應用

摘要：A8協(xié)同管理軟件以統(tǒng)一的基礎(chǔ)平臺、規(guī)章制度、固定化的流程和數(shù)據(jù)機制，快速為本集團公司構(gòu)建了統(tǒng)一的信息化構(gòu)架，投入使用后不僅讓集團公司管理層普遍對信息化建設(shè)的認識有了較大的提高，還為我們企業(yè)的員工提供了方便實用的無紙化辦公平臺。

關(guān)鍵詞：辦公自動化；群體；協(xié)同工作

中圖分類號：TP399 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9599 （2012） 18-0000-02

1 引言

在當今信息化高速發(fā)展的時代，一個企業(yè)實現(xiàn)辦公自動化的程度也是衡量其實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標準。辦公自動化已經(jīng)成為企業(yè)界的共識，我們必須認識到辦公自動化系統(tǒng)的作用，并積極占據(jù)領(lǐng)先地位，將有助于保持競爭優(yōu)勢，使企業(yè)的發(fā)展形成良性循環(huán)。

2 辦公自動化概述

我們先了解什么叫辦公自動化？辦公自動化（Office Automation，簡稱OA）是將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式，是當前新技術(shù)革命中一個技術(shù)應用領(lǐng)域，屬于信息化社會的產(chǎn)物。在行政機關(guān)、企事業(yè)單位工作中，是采用Internet/Intranet技術(shù)，基于工作流的概念，以計算機為中心，采用一系列現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和先進的通信技術(shù)，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用信息，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；改變過去復雜、低效的手工辦公方式，為科學管理和決策服務，從而達到提高行政效率的目的。

企業(yè)管理涉及到的環(huán)節(jié)是眾多的?，F(xiàn)代化企業(yè)就象一臺不停運轉(zhuǎn)著的精密機器，而各種管理和運營環(huán)節(jié)就象是機器上的各個部件，相互之間有著千絲萬縷的關(guān)系，并且必須為企業(yè)的共同目標而實現(xiàn)一致性的運作。如何保持這一致性的運作，重要在于實現(xiàn)良好的協(xié)作，讓處于不同的地理位置，不同組織的人員可以進行無障礙的溝通，讓協(xié)作的對象為共同目標而進行一致性的、協(xié)調(diào)的動作，對協(xié)作過程進行監(jiān)控、調(diào)整，對協(xié)作產(chǎn)生的信息進行完整的保留，并以知識的方式進行再利用，這就是協(xié)同OA。

3 協(xié)同辦公自動化

在傳統(tǒng)OA中，所獲得的信息資料僅僅是一些靜態(tài)的，表面的信息，可能要通過不同的應用系統(tǒng)去查詢更多的信息，或者與相關(guān)人員進行交流，這樣就大大降低了工作的效率和準確性。而在協(xié)同OA中，由于信息之間已經(jīng)建立了各種關(guān)聯(lián)，可以迅速提取其他的相關(guān)信息，同時又不必在不同的應用系統(tǒng)之間切換。通過這樣的關(guān)聯(lián)，為企業(yè)真實的還原了信息本來“網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)”，從而為管理掃除了信息獲取不全面和不及時的障礙。

但是，在協(xié)同軟件市場出現(xiàn)了諸多軟件供應商，他們都是為了理念而理念者居多，真正理解客戶需求的少。那些想把先進的管理制度通過OA產(chǎn)品來固化的企業(yè)一旦選擇了不管客戶需求的OA產(chǎn)品，不僅無法固化真正想要的制度，那些多出的閑置功能反而讓企業(yè)管理出現(xiàn)更多失誤。鑒于此上種種，本集團公司通過長時間與各單位部門人員的溝通交流，考慮到本集團公司員工人數(shù)眾多，組織規(guī)模龐大，下轄多個子公司，而且許多的流程需要規(guī)范和固化，以及多個子公司已建有多套IT系統(tǒng)，有著強烈的整合需求等多方位現(xiàn)存的問題等核心需求，公司相關(guān)領(lǐng)導通過對目前市場上眾多的OA系統(tǒng)，從功能、技術(shù)、開放性、易用性、價格等五個方面進行了一個相對全面的綜合評級，并最終于2009年選定用友致遠所開發(fā)的A8協(xié)同管理軟件作為本企業(yè)運行的辦公自動化平臺。

4 定制應用協(xié)同辦公系統(tǒng)

該定制化A8協(xié)同管理軟件以統(tǒng)一的基礎(chǔ)平臺，統(tǒng)一的規(guī)章制度，統(tǒng)一的流程和數(shù)據(jù)機制，快速為本企業(yè)構(gòu)建了統(tǒng)一的信息化架構(gòu)，實現(xiàn)快速開發(fā)、快速應用、快速調(diào)整、有效整合并支持某些個性化應用。同時，該系統(tǒng)平臺采用以計落考為血液的協(xié)同矩陣模擬我們企業(yè)的真實運作，任何一個企業(yè)內(nèi)部各部門之間都是網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)并協(xié)同運作，具有功能模塊間的高度協(xié)同，從任意一個信息節(jié)點均可提取所有相關(guān)信息的企業(yè)信息網(wǎng)狀管理，真正實現(xiàn)企業(yè)部門內(nèi)部的協(xié)同管理和協(xié)同工作。

自2009年本集團公司使用A8協(xié)同管理軟件至今已三年?，F(xiàn)在，該A8協(xié)同管理軟件現(xiàn)已基本完善于我集團公司的各種管理運行制度，并完全的滲透入了我們的日常辦公行為當中。

該軟件的投入使用不僅讓集團公司管理層普遍對信息化建設(shè)的認識有了較大的提高，還為我們企業(yè)的員工提供了方便實用的無紙化辦公平臺：

4.1 實現(xiàn)群體協(xié)同工作

這里所說的群體協(xié)同工作，可以包括在地理上分布很廣，甚至分布在全球上各個地方，以至于工作時間都不一樣的一群工作人員。辦公自動化不僅兼顧個人辦公效率的提高，更重要的是可以實現(xiàn)群體協(xié)同工作。協(xié)同工作意味著要進行信息的交流，工作的協(xié)調(diào)與合作。由于網(wǎng)絡的存在，這種交流與協(xié)調(diào)幾乎可以在瞬間完成，并且不必擔心對方是否在電話機旁邊或是否有傳真機可用。

4.2 為企業(yè)全體員工提供幫助

辦公自動化應該作為部門除了生產(chǎn)控制外的信息處理與管理的集合，對于單位的領(lǐng)導來說，辦公自動化系統(tǒng)的決策支持系統(tǒng)，能夠為領(lǐng)導提供決策參考和依據(jù)，高層決策不再是不了解情況.缺乏數(shù)據(jù)的環(huán)境下進行，而是以數(shù)據(jù)和真相為依據(jù)做出的科學的決策。對于中層管理領(lǐng)導者，辦公自動化系統(tǒng)是信息管理系統(tǒng)。而對于普通管理者，辦公自動化系統(tǒng)又是事務/業(yè)務處理系統(tǒng)。辦公自動化系統(tǒng)能夠為企業(yè)的管理人員提供良好的辦公手段和環(huán)境，使之準確、高效、愉快的工作。

除此之外，A8協(xié)同管理軟件還將傳統(tǒng)OA的復雜流程轉(zhuǎn)化為順序路由流程進行建模描述，把相關(guān)的串行信息和并發(fā)信息封裝成循環(huán)條件變遷屬性和并發(fā)多實例屬性放置在有向條件弧中，簡化了含有多實例活動的復雜工作流建模過程，解決了靜態(tài)和動態(tài)串行多實例的執(zhí)行控制問題。在公文流轉(zhuǎn)子模塊、申請審批模塊等功能中，應用了多實例模式解決了實際項目中的問題，實現(xiàn)了協(xié)同辦公自動化系統(tǒng)對于業(yè)務流程中多實例模式的支持。是一套基于工作流技術(shù)，靈活，通用，具有自適應能力的辦公自動化系統(tǒng)。

5 協(xié)同辦公系統(tǒng)的安全問題

隨著辦公信息化建設(shè)的不斷推進，A8協(xié)同管理軟件已廣泛應用于我集團公司機關(guān)及各下屬單位，但是，在提高人員工作效率的同時，越來越重要的文件在該平臺中傳遞，其自身的安全性也日益引起我們的高度關(guān)注。針對原有OA系統(tǒng)的典型工作流程，我集團公司相關(guān)技術(shù)人員與用友軟件開發(fā)人員在基礎(chǔ)用戶使用后提出的意見中，分析其中存在的脆弱點，在符合我公司現(xiàn)有網(wǎng)絡安全構(gòu)架的基礎(chǔ)上，通過用友軟件開發(fā)人員設(shè)計并實現(xiàn)了一個辦公自動化應用安全增強系統(tǒng)。該系統(tǒng)實際對上層應用透明，能在不影響應用系統(tǒng)運行效率的前提下，在操作系統(tǒng)內(nèi)核層，實現(xiàn)用戶身份認證及強制訪問控制，使其無法被旁路，極大地提高了應用系統(tǒng)的安全性。對合法用戶進行嚴格的訪問控制還可以讓用戶無法實現(xiàn)越權(quán)訪問，減少了某些領(lǐng)導一些不必要或越級的協(xié)同處理時間。

6 結(jié)束語

總結(jié)來說，協(xié)同OA基于三大基本思想體系，在“關(guān)聯(lián)”、“深化”和“協(xié)作”方面體現(xiàn)了其完全不同于傳統(tǒng)OA的應用，把OA與企業(yè)管理的需求真正的相結(jié)合，從而給“辦公自動化”帶來了更高層面的價值。而A8協(xié)同管理軟件不僅能實現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為我集團公司的管理和決策提供科學的依據(jù)，還能恰到好處地推行我們真正需要的管理制度，讓組織所有成員在行為中都能夠嚴格按照制度去執(zhí)行，起到規(guī)范整個組織所有成員的基礎(chǔ)行為的作用，也徹底摒棄了原有公司內(nèi)制度越多失誤越多的弊端。

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[作者簡介]李云燕（1983—），女 ，湖南江華縣人，大學本科學歷，現(xiàn)工作于廣西華錫集團股份有限公司銅坑礦，企業(yè)位于廣西壯族自治區(qū)河池市南丹縣大廠鎮(zhèn)，助理工程師，主要從事礦山企業(yè)信息化建設(shè)。