也談高校學籍管理

　　摘 要： 學籍數(shù)據(jù)是高?；A數(shù)據(jù)之一，隨著高校招生規(guī)模的不斷擴大，以及信息化、網(wǎng)絡化對管理者能力要求的不斷提升，提高高校學籍管理水平顯得越來越重要。
　　關鍵詞： 高校學籍管理 規(guī)章制度 信息化建設 電子注冊
　　高校學籍是指學生通過全國高考，經(jīng)省招辦同意后被高校錄取，按規(guī)定時間報到注冊，經(jīng)入學復查后取得的合法資格。學籍管理作為高校學生管理的重要組成部分之一，主要包括：新生入學審核，新生數(shù)據(jù)網(wǎng)上核對，學籍注冊，成績記載，轉(zhuǎn)專業(yè)、轉(zhuǎn)學、休學、復學、退學，以及畢業(yè)資格審核，辦理畢結(jié)業(yè)及肄業(yè)證書，進行學歷電子注冊，等等。學籍管理與學生管理、教學管理有著密切的關系，加強學生學籍管理有重要的意義。
　　一、建立規(guī)章制度，按章辦事。
　　為切實做好高校學生學籍管理有關工作，中華人民共和國教育部發(fā)布了《普通高等學校學生管理規(guī)定》（第21號令），各高校要依據(jù)此規(guī)定，并結(jié)合自身的實際情況，認真制定學籍管理制度，并且不斷完善。一個健全、完善的制度是對執(zhí)行的保障。學籍管理人員要樹立正確的服務意識，做好服務工作，為全校學生服務、為學校服務，而不是高高在上的管理者。同時在服務的過程中必須依照國家法律法規(guī)和學校各種規(guī)章制度，按章辦事，不能單憑主觀意愿行事。
　　二、穩(wěn)定學籍管理隊伍。
　　學籍管理是一項連續(xù)性很強的工作，由于個別高校人員不穩(wěn)定，調(diào)動頻繁，工作銜接不起，管理不到位容易出錯，所以必須建立穩(wěn)定的學籍管理員隊伍。加強學籍管理人員繼續(xù)教育培訓，強化專業(yè)知識，提高技術能力和業(yè)務水平，在學習和工作的過程中，不斷積累經(jīng)驗，逐漸適應并完善制度。
　　三、積極宣傳，加強管理。
　　學籍管理是高校學生管理的重要組成內(nèi)容之一，是一項政策性很強的工作，也是教學管理的基礎工作，在人才培養(yǎng)過程中發(fā)揮著積極的作用，關系到學生的切身利益。學生從參加高考、高校錄取、報到入學，到高校網(wǎng)上注冊學籍，才真正取得教育部承認的學籍。新生剛?cè)雽W，對學籍這個概念并不了解，往往簡單地認為只要被學校錄取并修完學業(yè)就能順利領到畢業(yè)證，因而不重視自己的學籍，對學籍管理制度也不熟悉，導致違反規(guī)定，受到留級、退學等處分。高校應該加強管理，積極宣傳，讓全校師生共同參與管理。利用入學教育、學生會議、學校廣播臺、宣傳欄、?？蟮?，不斷宣傳學籍相關知識，提高學生對學籍的認識，自覺遵守各項規(guī)定，盡量降低學籍管理出錯率，提高學籍管理水平，讓學籍管理呈良性發(fā)展趨勢。
　　四、加強學籍管理信息化建設。
　　2010年6月21日中共中央政治局會議審議并通過《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2010—2020年）》，進一步強調(diào)要加快教育信息化進程，并提出了加快學校管理信息化進程，促進學校管理標準化、規(guī)范化的要求。隨著高校招生規(guī)模的不斷擴大，招生專業(yè)數(shù)量的增加，在校學生越來越多，給學籍管理帶來很大的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的人工管理模式已不再適應管理龐大的學生信息，必須建立有效的管理平臺，使信息網(wǎng)絡化、系統(tǒng)化，同時提高信息的時效性、準確性。學生可隨時隨地通過互聯(lián)網(wǎng)查詢自己的學籍信息。學籍信息化建設不僅是學籍管理員方便管理的需要，而且是廣大師生的需要，更是歷史發(fā)展的趨勢。
　　五、建立學籍管理平臺。
　　學籍管理的信息化、網(wǎng)絡化，對學籍管理人員的能力要求越來越高，特別是對計算機操作方面有了更高的要求。所以要加強對管理人員計算機知識的培訓，學習相關政策，更新觀念，盡快適應信息化、網(wǎng)絡化的管理模式。同時也要加強對硬件設備及軟件系統(tǒng)的投入使用，為相關人員配備計算機，研發(fā)或購買學籍管理系統(tǒng)，包括學生基本信息、學籍注冊、學籍異動、畢業(yè)審核、證書打印等功能。借助校園網(wǎng)來實現(xiàn)全校的學籍管理信息化，提高管理人員的工作效率，減少勞動成本，降低出錯率，做到情況反饋全面、及時、迅速，數(shù)據(jù)統(tǒng)計準確、可靠。學籍管理工作的信息化、網(wǎng)絡化、現(xiàn)代化加強了各系部及行政部門對學生學籍的了解，同時也便于學院領導通過校園網(wǎng)絡隨時查詢、掌握情況。
　　我院已購買了學籍管理系統(tǒng)、教務管理系統(tǒng)、考務管理系統(tǒng)等，以前人工處理很慢，更新不及時，造成數(shù)據(jù)不準確?，F(xiàn)在管理起來既方便又省時省力，異動一個處理一個，實時更新。同時實行二級管理制度，由教務處學籍科主管，系部教務員分管，將部分權(quán)限下放到系部，讓系部教務員直接參與學籍管理。
　　雖然學籍管理系統(tǒng)給管理員帶來很多方便，但是現(xiàn)在使用學歷電子注冊，所有畢業(yè)數(shù)據(jù)必須以學信網(wǎng)學歷注冊管理平臺的數(shù)據(jù)表為準。所以我們還必須考慮它與學信網(wǎng)的學歷電子注冊平臺數(shù)據(jù)之間的銜接，避免學生畢業(yè)時缺少所需數(shù)據(jù)項，而要再進行一次信息采集。目前的學籍管理系統(tǒng)還需進一步完善，使系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫包含學生畢業(yè)所需信息，又符合學信網(wǎng)學歷注冊管理平臺的要求。
　　學籍管理系統(tǒng)的好處是顯而易見的，但也存在一定的風險，如數(shù)據(jù)的安全性問題，要防止黑客入侵，刪除、審改數(shù)據(jù)。所以要定期進行數(shù)據(jù)備份，通過系統(tǒng)功能設置自動備份數(shù)據(jù)，同時也要進行人工不定期備份，做好雙重保險工作。另外還要提高相關管理員的職業(yè)道德修養(yǎng)，防止數(shù)據(jù)信息泄露，確保學籍信息的安全。
　　六、建立學籍預警機制。
　　學生在學習過程中違反了有關規(guī)定，達到一定條件即將受到處分，學籍預警機制能夠給學生緊急提示或預先告知。這有利于幫助學生努力學習，克服困難，改正錯誤，起到很好的預警作用，同時保證學生順利修完學業(yè)，按時畢業(yè)。
　　七、實行電子注冊制度。
　　2001年2月5日教育部發(fā)布了《高等教育學歷證書電子注冊管理暫行規(guī)定》，實施畢結(jié)業(yè)證書電子注冊。2004年開始實行高校網(wǎng)上核對新生數(shù)據(jù)，2007年開始全面實行高校學籍電子注冊，對新生名單核對工作的進一步規(guī)范和延伸，涵蓋在校學生信息管理，對新生名單核對工作的進一步規(guī)范和延伸，涵蓋在校學生信息管理，與學歷證書電子注冊工作接軌，從而實現(xiàn)高校學生全程網(wǎng)絡化管理。
　　（一）杜絕假文憑，保證公平、公正。實行電子注冊，各高校的學籍數(shù)據(jù)必須上傳到教育部的數(shù)據(jù)庫上，在其管理平臺上進行學籍學歷管理。這就有效杜絕了假文憑，保證了學歷證書的公正性，維護了國家教育的正常秩序，保障了學生的合法權(quán)益。
　?。ǘ┤壒芾砟Ｊ?，安全可靠。電子注冊實現(xiàn)了高校、省級教育廳、教育部共同管理，保證數(shù)據(jù)的有效性、合法性、準確性，也便于各上級部門能快速了解各高校學生的報到注冊率、在校生情況和畢結(jié)業(yè)情況。
　　（三）有利于規(guī)范高校的招生秩序。實現(xiàn)電子注冊，各高校必須經(jīng)過省招辦的批準才能招生，否則錄取到的數(shù)據(jù)將無法上網(wǎng)進行新生學籍電子注冊，杜絕了高校不經(jīng)省招辦批準而自行錄取新生的現(xiàn)象，維護了招生計劃管理的嚴肅性，規(guī)范了高校的招生秩序。
　?。ㄋ模嵭袑W籍電子注冊，建立學籍檔案，是學籍管理工作中最重要的一步，學校領導應予以重視。組織各相關部門人員召開學籍管理工作會議，進行分工，落實任務，責任到人。學籍管理人員應根據(jù)新生報到數(shù)據(jù)，按照教育部提供的新生數(shù)據(jù)項，建立學生信息庫，組織新生認真核對本人信息。新生數(shù)據(jù)核對可采用多種形式同時進行，例如：（1）各系按學生報到時提供的資料進行核對；（2）打印紙質(zhì)信息表讓新生本人核對；（3）新生通過網(wǎng)站登錄學校學籍管理平臺進行核對。通過以上三種核對方式，確保新生數(shù)據(jù)的準確性，做到萬無一失。
　　八、入學審核、學籍異動、畢業(yè)核審是學籍管理必不可少的部分。
　　入學資核審核是學籍管理的第一步，學校要認真做好新生入學資格審查工作，成立新生入學資格審查工作領導小組，加強對新生錄取通知書、身份證等材料的審驗，重點核查本人與其電子照片信息是否一致，對存在疑點的新生要及時與相關省級招辦溝通核查，對弄虛作假的考生，一經(jīng)查實，堅決取消入學資格。
　　學生辦理學籍異動，如休、退學等，以及觸犯學籍管理有關規(guī)定，應勒令自動退學者，應經(jīng)各級相關部門同意后，報院長辦公會議研究決定后方可處理。對已辦理的學籍異動數(shù)據(jù)，應及時處理，同時通知相關部門以及任課教師、學生等。
　　認真做好學生畢業(yè)資格審核，包括學生是否達到畢業(yè)年限、是否修完所有課程且成績合格、是否修完畢業(yè)所需學分等，在此過程中還必須進一步組織學生核對畢業(yè)信息。雖然入學時進行了新生數(shù)據(jù)核對，但往往由于學生對學籍不重視，在校期間更改姓名或更改出生年月，而沒有向?qū)W校申請更改，造成數(shù)據(jù)不一致。畢業(yè)前核對信息是必不可少的。
　　綜上所述，學籍管理是高校管理的重要環(huán)節(jié)之一，必須建立健全的管理機制和人員機制，實行與學生信網(wǎng)管理平臺數(shù)據(jù)對接，實現(xiàn)網(wǎng)絡化、信息化、現(xiàn)代化管理。
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