高等院校二級學(xué)院實現(xiàn)教務(wù)管理高效化的探討

　　摘 要： 高等教育近年來飛速發(fā)展，各高校紛紛建立校院兩級教務(wù)管理體系。作者結(jié)合教務(wù)管理工作實際，探索使高校兩級教務(wù)管理科學(xué)高效的對策，從工作環(huán)境改善、自身綜合能力提高、充分利用橋梁紐帶作用三方面展開論述，以提高工作效率，充分發(fā)揮管理效能，更好地為二級學(xué)院教育事業(yè)良性發(fā)展提供服務(wù)。
　　關(guān)鍵詞： 高等院校二級學(xué)院 教務(wù)管理工作 教學(xué)秘書 高效化工作
　　近年來，隨著高等教育步入大眾化教育，高等院校辦公規(guī)模日益擴大，學(xué)生人數(shù)不斷增加，專業(yè)方向更趨細化，此現(xiàn)狀直接導(dǎo)致教務(wù)管理范疇迅速擴大，一線從業(yè)的教務(wù)管理人員的業(yè)務(wù)水平、管理能力面臨嚴峻挑戰(zhàn)。為適應(yīng)新變化，保證工作質(zhì)量，教務(wù)管理日常工作中計算機信息化、網(wǎng)絡(luò)化概念日益加深，傳統(tǒng)的手工操作模式逐漸向計算機系統(tǒng)化管理模式轉(zhuǎn)型，學(xué)生自主選課、成績審核、等級考試報名等均已依托專業(yè)的現(xiàn)代教務(wù)管理系統(tǒng)進行操作［１］。同時，在師資方面，各高校為提高競爭能力，適應(yīng)辦學(xué)規(guī)模，不斷有人才加盟，因此，人的管理及人際關(guān)系處理也是擺在教務(wù)管理者面前的一項重要難題。教務(wù)管理復(fù)雜化程度加深，已然使教務(wù)管理工作演變?yōu)橐豁椵^為復(fù)雜的系統(tǒng)工程，因此對于如何提高教務(wù)管理工作的效率，國內(nèi)眾多教育界人士積極開展研究，以期尋求合理有效的方法，滿足教育發(fā)展的需要。我從事多年的教務(wù)管理工作，現(xiàn)就教務(wù)管理高效化問題作如下探討。
　　一改善“軟硬件”環(huán)境是實現(xiàn)高效管理的基礎(chǔ)
　　1.努力爭取改善“硬件”環(huán)境。
　　教務(wù)管理人員統(tǒng)稱教學(xué)秘書，教學(xué)秘書要從繁雜的教學(xué)事務(wù)中擺脫出來，提高工作效率，硬件上要有一定的支持。教務(wù)管理工作需配備一套完整的工作設(shè)備，包括電腦、打印機、掃描儀、復(fù)印機等，同時要確保設(shè)備運行效率達到日常管理時效性要求。在人員配備方面，高校輔導(dǎo)員按教育部統(tǒng)一師生比配備標準執(zhí)行，而教學(xué)秘書目前尚只能根據(jù)各高校自身辦學(xué)規(guī)模按職員編制定崗定編，一般規(guī)模的二級學(xué)院常規(guī)配備僅2—3人，面對的卻是幾千學(xué)生，顯然工作強度偏大。因此，在崗位受限、教務(wù)管理工作日趨復(fù)雜的情勢下，二級學(xué)院教務(wù)辦公室下可設(shè)非正規(guī)編制的教務(wù)助理一職，該職位由勤工儉學(xué)的學(xué)生來擔任，可利用課余時間協(xié)助教學(xué)秘書處理一些文字錄入、文件復(fù)印、通知發(fā)放、檔案整理等日常事務(wù)性工作，教學(xué)秘書負責(zé)總攬全局，統(tǒng)籌兼顧。硬件到位，人員分工合作，各司其職，工作效率必然提高。
　　2.提高人際關(guān)系處理能力，積極改善“軟件”環(huán)境。
　　教務(wù)管理特殊的工作性質(zhì)決定了教學(xué)秘書處在學(xué)校、學(xué)院、教師、學(xué)生和同行的交匯點位置，這是各種教學(xué)矛盾最為集中的地方，因此承擔著協(xié)調(diào)各種教學(xué)管理關(guān)系的重任，教學(xué)秘書人際關(guān)系處理能力得到了考驗。［2］教學(xué)秘書上傳下達文件精神時，要以“以人為本”理念為指導(dǎo)，體現(xiàn)人文關(guān)懷。例如：在期末考試期間，提前通過短信平臺給每位教師對監(jiān)考事宜作溫馨提示，以便監(jiān)考教師提前安排工作生活，防止臨場時手忙腳亂，從而有效避免教學(xué)事故的發(fā)生。細微之處顯真情，人性化的管理模式，使彼此都得到尊重，能于無形中密切管理者與教師的關(guān)系。人際關(guān)系和諧，日常的教學(xué)管理工作便會積極配合，工作效率自然也就提高。
　　二、提高自身綜合能力是實現(xiàn)高效管理的關(guān)鍵
　　1.加強時間科學(xué)管理能力。
　　教學(xué)秘書必須合理安排時間，科學(xué)管理時間。首先，面對日常繁雜的事務(wù)型工作，教學(xué)秘書要勤于記筆記，把待處理事務(wù)進行分類排列，分清輕重緩急，列出每天的工作計劃；其次，科學(xué)合理安排好每天的工作時間段，把最重要最緊急的事情放在少受師生干擾的時間段內(nèi)完成，從而既保證質(zhì)量，同時又提高效率；最后，利用空閑時間來處理一些偶發(fā)性事件。時間合理安排，處理事務(wù)有條不紊，得心應(yīng)手，工作熱情就會得到最大限度的釋放，真正意義上實實現(xiàn)快樂工作的理念。
　　2.改進溝通方式，提高語言表達能力。
　　教學(xué)秘書可通過恰當?shù)恼Z言表達方式提高工作效率。教務(wù)管理工作無小事，不論大小，都要細心、耐心、盡心地處理［3］，在處理正常教學(xué)事務(wù)的同時，教學(xué)秘書每天還要解答師生大大小小的問題，甚至是重復(fù)回答同一個問題。這是一件很磨人的事情，首先得保持足夠的耐心，其次要掌握回答問題的技巧，因此充分熟悉管理規(guī)章，結(jié)合多年累積的管理經(jīng)驗，加上有效的表達方式，恰當?shù)臏贤记?，三者有機結(jié)合，簡潔精練，解決問題可直指要點，讓存有疑問者消除疑慮，滿意而歸，一定程度上也將大大提高工作效率。
　　3.增強寫作及計算機操控能力。
　　教學(xué)秘書強化寫作與計算機應(yīng)用能力對提高工作效率非常有效。日常事務(wù)處理中，教學(xué)秘書經(jīng)常需要寫一些教學(xué)通知、匯總材料報告、申請等，具備良好的寫作能力有利于提高工作效率。另外也需掌握先進的教學(xué)管理軟件技術(shù)，如數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、教務(wù)管理系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)等，在為師生提供快捷優(yōu)質(zhì)服務(wù)的同時也減輕自身的工作強度，事半功倍，工作效率會大大提高。
　　三、切實有效利用好橋梁紐帶是實現(xiàn)高效管理的必要手段
　　1.實行班級簽到制度，利用學(xué)委，及時傳遞信息，通知精神落實到位。
　　教務(wù)管理辦公室要求班級學(xué)習(xí)委員日日簽到，互通信息，并不定期地對學(xué)委進行業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，建立有效的教務(wù)管理員與學(xué)生的溝通機制，從而使一些重要的、緊急的通知及時落實到位，并能得到很好的執(zhí)行；同時，利用經(jīng)常接觸學(xué)生的機會，及時掌握教學(xué)一線的信息，了解學(xué)生的思想動態(tài)，掌握學(xué)生的教學(xué)需求，當教學(xué)矛盾顯現(xiàn)時，充當教師與學(xué)生之間的潤滑劑，消除矛盾，起到維持正常的教學(xué)秩序的作用。
　　2.建立各研究所所長或?qū)W系主任聯(lián)絡(luò)機制，加強教師間的溝通協(xié)調(diào)。
　　教務(wù)管理工作，重要內(nèi)容之一就是規(guī)范有序的落實各項教學(xué)事務(wù)，面向?qū)ο缶褪且痪€教師，大至教學(xué)計劃修訂、任務(wù)落實、考試管理等，小至教師的調(diào)停課管理。因此，在此過程中，研究所所長或?qū)W系主任往往是與教學(xué)秘書聯(lián)系最為緊密的，我們稱之為親密的合作伙伴，只有通過與之的深入交流與聯(lián)系，才能將一系列的教學(xué)安排與要求落實到位，形成有效的二級管理機制，從而保證各項工作的正常運轉(zhuǎn)，管理效能將大大提升。
　　3.利用輔導(dǎo)員，及時做好學(xué)生教學(xué)工作。
　　學(xué)生是學(xué)習(xí)的主體，近年來，隨著高等教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展，與學(xué)生相關(guān)的群體性、個體性事件不斷升級，層出不窮，各高校設(shè)立輔導(dǎo)員崗位是專門面向?qū)W生，專職為學(xué)生服務(wù)的。在服務(wù)學(xué)生的工作中，同為服務(wù)者的教學(xué)秘書，必須與輔導(dǎo)員保持良好的工作關(guān)系，及時了解學(xué)生的學(xué)習(xí)動態(tài)，發(fā)現(xiàn)問題，充分交流互換意見，求同存異，找出正確解決問題的方法，最大限度地幫助、挽救學(xué)生。另外，教學(xué)秘書通過對學(xué)生的教育，使自我價值得到充分的實現(xiàn)，熱愛教育事業(yè)，把本職工作作為自己的一項事業(yè)來做，會極大地調(diào)動工作積極性，工作效率也會有所提高。
　　四、結(jié)語
　　總之，教務(wù)管理工作是一項較為復(fù)雜的系統(tǒng)工程，也是一門較為深奧的學(xué)問，沒有最好，只有更好，在日常工作中，教學(xué)秘書必須不斷地磨煉自己，提升自己，通過不斷地總結(jié)反思，尋求最適合自己最為有效的管理方法。教學(xué)秘書同樣也面臨很多機遇和挑戰(zhàn)，只有提高綜合素質(zhì)，更新管理理念，與時俱進，才能更好地完成各項工作，在同行、教師、學(xué)生中贏得較好的口碑。
　　參考文獻：
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　　基金項目：本文系嘉興學(xué)院機電工程學(xué)院2011年度教改項目（項目編號：JD2011A04）的研究成