高校干部檔案分散管理的利與弊

　　摘 要： 在高校中，管好干部檔案，一方面是對人的尊重，另一方面是為高校發(fā)展服務(wù)，即為了更好地實現(xiàn)“知人善任”。圍繞這一思路，結(jié)合干部檔案管理的具體實踐，本文分析了高校干部檔案由組織人事部門管理的利與弊，以及干部檔案管理的發(fā)展趨勢。
　　關(guān)鍵詞： 高校干部檔案 分散管理 優(yōu)化管理模式
　　高校干部檔案是高校人事檔案的一部分。高校人事檔案包括教職工檔案、學生檔案。教職工檔案從內(nèi)容來看，由工人檔案和干部檔案組成，其中又分為在職在編的教職工、離退休教職工。高校中工人檔案較少，并且雖然內(nèi)容不同，但管理方法與干部檔案一致。為了與其他文獻統(tǒng)一，以下統(tǒng)稱為“干部檔案”。絕大多數(shù)高校在人員構(gòu)成上，除了在編的教職工，還有合同制職員。就目前通用的做法來看，高校合同制職員的檔案交由當?shù)厝瞬攀袌鐾泄埽员疚闹饕接懜刹繖n案由高校自身管理的情況。
　　一、高校干部檔案管理的現(xiàn)狀
　　目前大部分高校干部檔案管理采取以紙質(zhì)檔案為主，電子檔案為輔的管理方式。少數(shù)高校由檔案部門統(tǒng)一管理，大多數(shù)高校由組織人事部門管理。理論上講，文檔一體化發(fā)展程度高、電子信息管理系統(tǒng)較完善的高校，傾向于由檔案部門/信息中心統(tǒng)一管理干部檔案。但實際上，由于電子檔案本身的發(fā)展不夠完備和政策法規(guī)等因素的限制，大多數(shù)高校干部檔案仍是以組織人事部門負責管理。
　　另外，高校組織人事部門的檔案管理人員一般為兼職。有的高校組織人事分家，分為組織部和人事處，分別管理擔任職務(wù)的干部檔案和一般教職工檔案。相對于由將干部檔案納入檔案部門統(tǒng)一管理的情況，將這種由非檔案部門管理的情況稱為分散管理。
　　二、干部檔案分散管理的有利之處
　　1.政策支持。根據(jù)1991年4月中共中央組織部、國家檔案局聯(lián)合頒布的《干部檔案工作條例》規(guī)定，干部檔案工作，在國家檔案行政管理部門宏觀管理、組織協(xié)調(diào)下，由干部主管部門領(lǐng)導與指導，實現(xiàn)分級管理，同時接受同級檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導。所以由組織人事部門管理干部檔案，是有政策支持，符合相關(guān)規(guī)定的。
　　2.干部檔案由組織人事部門管理，是遵從干部檔案產(chǎn)生、形成的客觀規(guī)律的，也是組織人事部門職能的體現(xiàn)。從目前的干部檔案收集范圍來看，大部分材料產(chǎn)生于組織人事部門，并且涵蓋了這些部門的重要工作內(nèi)容，如履歷表、簡歷表、登記表、工作鑒定、考核、考績、任免、招聘、錄用、招工、評聘、晉升、套改專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）和評定工人崗位技術(shù)等級的材料，辦理工資、退休的資料等。
　　3.組織人事部門兼職人事檔案管理的人員一般政治素質(zhì)好，業(yè)務(wù)水平高，能夠提高檔案質(zhì)量。由于大部分人事檔案管理人員為兼職，一方面，要承擔組織人事部門的業(yè)務(wù)工作，所以對幾乎對全校每一個教職工情況都了如指掌，如學歷變化、職稱晉升、結(jié)婚生育、出國出境等情況。另一方面，這些工作人員在進行檔案收集、整理和歸檔時，能夠清楚地知道每份檔案所應(yīng)添加的是哪些材料，又有哪些材料沒有收集到位，而積極加以催要。因為人事檔案材料的形成不僅僅局限于組織人事部門，凡是與人事管理活動有關(guān)的部門都有可能產(chǎn)生人事檔案材料。人事工作人員基于對自身業(yè)務(wù)的熟悉，能夠摸清教職工人事檔案材料的來源，做到“有的放矢”。
　　4.通過組織人事部門管理教職工檔案，管理人員能夠在管理實務(wù)中發(fā)展自身業(yè)務(wù)水平和增強檔案理論研究能力，找到更適合于干部檔案管理的新方法。比如基于人事檔案產(chǎn)生的基本規(guī)律，人事檔案需要每年進行歸檔，所以排架方式對于提高檔案歸檔效率也是至關(guān)重要的。有的高校通過實踐，摸索出一套適合高校干部檔案的排架方式。如按職稱—教學院系—姓名排序，或者按教學院系—職稱—姓名排列。干部檔案中比較重要的部分，反映教職工工作能力、成就貢獻、工作實績的材料，都和其職稱、專業(yè)息息相關(guān)，直接將這兩個部分作為重點和中心，再進行其他的檔案歸檔，不但有利于提高歸檔效率，而且有利于高校在評估、申報課題等工作上的資料收集。并且由于組織人事部門管理人員對教職工的情況比較熟悉，在檔案整理上架的過程中，能夠極大提高效率，達到事半功倍的效果。
　　5.體現(xiàn)了對干部檔案的重視。國家檔案局2006年頒布的8號令中，人事檔案的保管期限為永久或30年，體現(xiàn)了對個人檔案、對民生的重視。要堅持“以人為本”的思想，修改各立檔單位的文件歸檔范圍和保管期限表，確保把涉及普通人、關(guān)系廣大人民群眾切身利益的文件材料列入歸檔范圍，并延長其保管期限。組織人事部門的管理人員對于這一點應(yīng)該有更深切的體會。相對于教職工檔案放到綜合檔案室管理的情況，由組織人事部門管理教職工檔案，檔案材料能更為集中，能夠管理得更加細致。
　　6.有利于及時提供干部檔案信息的利用。在目前以紙質(zhì)檔案為主的管理方式下，檔案的存放地點，管理人員的檢索速度，都對檔案利用產(chǎn)生著影響。不少高校專門在組織人事部門的辦公室內(nèi)搭建了檔案室。當有查閱需要時，可以即時辦理相關(guān)手續(xù)，隨取隨看，節(jié)省利用過程中的人力、時間消耗。從干部檔案利用的主體來看，當想要了解干部個人信息時，首先也是到組織人事部門，即長期以來形成的社會認識和行為模式，在當前決定了利用干部檔案信息的場所在組織人事部門。
　　三、干部檔案分散管理的弊端
　　1.一定程度上不利于高校檔案相互補充和增值，干部檔案本身也深度不夠。如教職工參加的科研項目，更為完備的資料歸入科研檔案，干部檔案里的資料較少。如果納入檔案部門管理，其材料收集的某些缺口和難點，可以更為直接和方便地從黨群、行政、教學、科研等大類檔案中查找有關(guān)資料，只要經(jīng)過簡易加工，就可以歸入干部檔案，檔案部門在進行編研時，也可以使編研成果在廣度和深度上得到強化。
　　2.不利于干部檔案信息化發(fā)展。由于電子檔案管理部際聯(lián)席會議制度的確立，明確了相關(guān)的牽頭部門和如何開展規(guī)劃、組織、協(xié)調(diào)工作。文檔一體化和電子化，是檔案信息管理符合社會發(fā)展的趨勢。檔案歸檔、檢索，利用不再受地域和保管地點的限制。由組織人事部門管理干部檔案，在檔案電子化過程中，勢必還需要給其配備與檔案相關(guān)的技術(shù)、設(shè)備，甚至人員。與其給組織人事部門配備這些資源，不如提交給檔案部門統(tǒng)一管理，以免造成重復和浪費。
　　四、對優(yōu)化教職工檔案管理的思考
　　就目前干部檔案以紙質(zhì)檔案為主要載體的情況而言，干部檔案由組織人事部門管理是合理的。但由于文檔一體化和新媒體（web2.0）等的發(fā)展，越來越多的個人檔案信息以電子化的方式呈現(xiàn)。如教職員工用微博發(fā)布與工作相關(guān)的信息，這些信息是否應(yīng)該作為其人事檔案的內(nèi)容進行歸檔，怎樣歸檔，是急需解答的問題。從電子檔案的發(fā)展趨勢和從電子文件管理的相關(guān)政策法規(guī)來看，干部檔案納入綜合檔案管理已成為大致的趨勢。
　　將干部檔案歸口檔案管理部門管理，是有相當難度的工作。一方面既要將干部檔案納入到檔案工作制度中去，而另一方面又要將人事檔案制度的特點體現(xiàn)出來。例如，人事檔案中的查閱制度、轉(zhuǎn)遞制度、保管保密制度，與高校十大類檔案有明顯區(qū)別。這只能是一個循序漸進的過程。因此成立檔案管理部門和組織人事部門間的工作網(wǎng)絡(luò)對人事檔案管理模式的優(yōu)化至關(guān)重要，建立相應(yīng)的檔案信息交流制度，使得兩者間能夠互通有無，暢通無阻，才能及時處理可能出現(xiàn)的矛盾，解決紛繁復雜的問題。
　　參考文獻：
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