商務(wù)信函寫(xiě)作中的語(yǔ)境化策略

　　摘 要： 語(yǔ)境一直是語(yǔ)用學(xué)中的一個(gè)研究熱點(diǎn)，在寫(xiě)作中語(yǔ)境對(duì)確定詞匯和句子乃至整個(gè)文章的篇章都有很大的影響，本文根據(jù)語(yǔ)用學(xué)中語(yǔ)境的一些基本原理，結(jié)合商務(wù)英語(yǔ)的詞法和句法及其特征，對(duì)商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作語(yǔ)境化問(wèn)題進(jìn)行了探討，旨在幫助學(xué)生或者從事商務(wù)工作的人員在商務(wù)信函寫(xiě)作過(guò)程中實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確化和標(biāo)準(zhǔn)化。
　　關(guān)鍵詞： 語(yǔ)境 商務(wù)信函寫(xiě)作 語(yǔ)境化策略
　　在商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作教學(xué)中老師常常遇到這樣的情況：一些較為容易的片段并不含任何生詞，學(xué)生卻總是用詞不準(zhǔn)，語(yǔ)句也寫(xiě)得不夠通順流暢。有的老師在商務(wù)英語(yǔ)教學(xué)中采取語(yǔ)法分析和釋義的教學(xué)方法，但收效甚微。筆者根據(jù)語(yǔ)用學(xué)中關(guān)于語(yǔ)境的一些基本原理，探討一種新的商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作策略：商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作語(yǔ)境化，就是把要寫(xiě)文章的片段放到學(xué)生熟悉的語(yǔ)境中，這種方法可以有效地幫助學(xué)生解決商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作中的疑難，提高在寫(xiě)作過(guò)程中用詞的準(zhǔn)確度，增強(qiáng)寫(xiě)作能力。
　　一、語(yǔ)境的基本理論及其與商務(wù)信函寫(xiě)作的關(guān)系
　　語(yǔ)境學(xué)說(shuō)是20世紀(jì)60年代倫敦功能學(xué)派代表人物弗斯（J.R.Firth）在采用人類(lèi)學(xué)家馬林諾夫斯基（Malinowski）的研究成果的基礎(chǔ)上發(fā)展起來(lái)的。（劉明東，2001）Brown &.Yule（1983）將語(yǔ)境定義為“語(yǔ)言使用的環(huán)境”。通俗地講，使話語(yǔ)產(chǎn)生含意的情況就是語(yǔ)境。語(yǔ)境（context）作為語(yǔ)用學(xué)中的一個(gè)重大理論，在語(yǔ)用學(xué)中對(duì)意義的認(rèn)知起著極為重要的作用，因?yàn)檎Z(yǔ)言總是在一定的交際環(huán)境中使用的，因此，分析語(yǔ)言現(xiàn)象，必須把它和它所依賴(lài)的語(yǔ)境聯(lián)系起來(lái)，離開(kāi)一定的語(yǔ)境，把一個(gè)語(yǔ)言片段孤立起來(lái)分析，就難以確定這個(gè)語(yǔ)言片段的結(jié)構(gòu)和意義。例如，商務(wù)英語(yǔ)中常常出現(xiàn)的reference在不同的語(yǔ)言環(huán)境中其意義也就不同，它究竟是什么意思則必須借助其所處的語(yǔ)境（本文主要指上下文的關(guān)聯(lián)）。下面我們來(lái)看幾個(gè)例子：（1）We named your bank as a reference for our credit investigation.（2）Our new designs will be sent to you for reference.（3）With reference to your enquiry of 6th January，I am glad to inform you that ...（4）Reference is made to our letter dated 8th March ，19...（5）We thank you for your letter of September 5，reference No.5678.（甘鴻2004）以上每個(gè)句子中都有一個(gè)reference，但由于該詞處于不同的語(yǔ)境，其意義就完全不同了，例（1）的意思是“證明人”，例（2）的意思是“參考”，例（3）為“關(guān)于”，例（4）為“實(shí)例的引用”，而例（5）是“編號(hào)”。由此可見(jiàn)英語(yǔ)單詞置于不同的語(yǔ)境中，其意義會(huì)發(fā)生質(zhì)的變化。在這里語(yǔ)境的界定就是：一個(gè)生詞或短語(yǔ)在毗鄰單詞、短語(yǔ)、句子或者段落經(jīng)常可以用來(lái)規(guī)定目標(biāo)語(yǔ)詞或短語(yǔ)的意思（陸巧玲，2001）。語(yǔ)境在語(yǔ)言交際過(guò)程中起著對(duì)形式意義的依托和作用，也就是說(shuō)語(yǔ)言形式所表達(dá)的意義必須依賴(lài)于它所使用的語(yǔ)境才能得以確定，語(yǔ)境反過(guò)來(lái)限制了對(duì)所要表達(dá)的意義的語(yǔ)言形式的選擇。商務(wù)英語(yǔ)的文體結(jié)構(gòu)及一些詞由來(lái)已久，其結(jié)構(gòu)和詞是從事商務(wù)和外貿(mào)的人在長(zhǎng)期的實(shí)踐中約定俗成的，在商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作過(guò)程中，這些結(jié)構(gòu)和詞仍然發(fā)揮著獨(dú)特的作用，因此，對(duì)于商務(wù)英語(yǔ)結(jié)構(gòu)和詞與句子的語(yǔ)境處理，是商務(wù)英語(yǔ)學(xué)習(xí)者必須解決的一大難題。
　　二、商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作的語(yǔ)境化問(wèn)題
　　在寫(xiě)作過(guò)程中如何把握好語(yǔ)境仍然是值得探討的問(wèn)題，就商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作語(yǔ)境化問(wèn)題而言，首先必須了解為什么學(xué)生在商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作中知道單詞和詞組而又無(wú)法寫(xiě)好一個(gè)句子和文章的原因，問(wèn)題的答案就是學(xué)生不理解由句子和語(yǔ)境之間的關(guān)系所決定的話語(yǔ)含義，他們常常采取語(yǔ)法分析和釋義的辦法，去死套商務(wù)英語(yǔ)的句子結(jié)構(gòu)，這種方法沒(méi)有抓住問(wèn)題的癥結(jié)，他們不知道怎樣把句子與“情景語(yǔ)境”（context of situation.halliday，1978）聯(lián)系起來(lái)，僅用掌握的語(yǔ)法知識(shí)行文。商務(wù)英語(yǔ)因其內(nèi)容涉及經(jīng)濟(jì)、貿(mào)易、法律等各個(gè)方面，專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)，所涉及的詞匯也很特別，有古語(yǔ)詞、外來(lái)詞、專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)詞等，在寫(xiě)作過(guò)程中如果不了解商務(wù)方面的基本知識(shí)及商務(wù)環(huán)境（語(yǔ)境）是不能寫(xiě)出符合標(biāo)準(zhǔn)的句子或者文章出來(lái)的。所以，在商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作過(guò)程中將文字和材料置于語(yǔ)境中，對(duì)行文的成功與否是十分重要的，下面我們用例子說(shuō)明。
　　例1；Thank you for your inquiry of Nov.10th.We are pleased to quote you as follows:
　　100 men’s cotton shirts medium @US ＄10
　　100 men’s cotton shirts small @ US ＄8.50
　　Net CIF San Francisco
　　Terms：by L/C at sight
　　Shipment：Within one month of receiving the L/C
　　This quotation is subject to our final confirmation we look forward to your immediate order.
　　以上是一封簡(jiǎn)潔而又清晰的英語(yǔ)報(bào)價(jià)信，全文的語(yǔ)境中心點(diǎn)是報(bào)價(jià)，在這種特殊的語(yǔ)境中，有關(guān)與報(bào)價(jià)的詞匯、數(shù)據(jù)和短語(yǔ)就成了這篇文章的關(guān)鍵，因此，針對(duì)該文的寫(xiě)作，學(xué)生只要掌握inquiry，quoto，cotton shirts，medium，small及詞組be subject to和final conformation就可行文了，在這一特定的語(yǔ)境中，把握好語(yǔ)境中的關(guān)鍵詞，就不會(huì)出現(xiàn)寫(xiě)作錯(cuò)誤。有時(shí)語(yǔ)境的時(shí)間段對(duì)商務(wù)信函的寫(xiě)作是否明朗也起著十分重要的作用，我們?cè)賮?lái)看一個(gè)例子。例2：We have received your letter and have been informed of what you stated.Now our quotations are on the attached sheet and we wish that you should make your decision as soon as possible.這是一封回信的開(kāi)頭，顯然是買(mǎi)賣(mài)雙方交際的持續(xù)，作者以為對(duì)方了解交談的主題，因而省略了“have been informed”的內(nèi)容，這樣，文章客觀上為對(duì)方設(shè)置了交際障礙，使對(duì)方處于一種模糊的語(yǔ)境中。在外貿(mào)交際過(guò)程中，從事外貿(mào)業(yè)務(wù)的人們每天都要處理大量各種文件和信函，對(duì)每一次交際內(nèi)容無(wú)法顯現(xiàn)，有時(shí)需要查檔案加以確定。為了給對(duì)方提供方便，提高工作效率，也為了達(dá)到交際所需的詳細(xì)程度，在行文中應(yīng)該告知對(duì)方來(lái)信的日期、主題，因此，在商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作中，常常出現(xiàn)“貴方幾月幾號(hào)的來(lái)信”或者“貴方幾月幾號(hào)編號(hào)為XX的來(lái)信”，以便對(duì)方查閱，這就是美國(guó)人所說(shuō)的“You attitude”（站在對(duì)方的立場(chǎng)），那么，就例2而言，文章可以修改為：We have received your letter of Jan 5th and known that you wanted to purchase 100 dozen women’s woolen sweaters.You will find out attached quotation for women’s woolen sweaters reasonable and we look forward to your early order.從以上的例子可以看出，語(yǔ)境對(duì)商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作起著十分重要的作用，要寫(xiě)好一篇好的商務(wù)信函，確立語(yǔ)境的中心十分必要。目前學(xué)生不能寫(xiě)好一篇好的商務(wù)信函，除了沒(méi)有扎實(shí)的商務(wù)基礎(chǔ)知識(shí)外，不能對(duì)商務(wù)寫(xiě)作語(yǔ)境的確立也是一個(gè)重要原因。
　　三、學(xué)生如何正確把握好寫(xiě)作語(yǔ)境
　　要正確把握好商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作的環(huán)節(jié)，確保商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作的準(zhǔn)確和流暢，對(duì)從事商務(wù)英語(yǔ)教學(xué)的老師和學(xué)生而言，筆者認(rèn)為，要注意如下幾點(diǎn)。
　　1.掌握商務(wù)英語(yǔ)文體的基本語(yǔ)境中心點(diǎn)。文體產(chǎn)生于語(yǔ)境，語(yǔ)境決定語(yǔ)言形式。商務(wù)寫(xiě)作涉及的是商品、詢(xún)價(jià)、報(bào)盤(pán)、訂貨、合同、伏款方式、裝運(yùn)、保險(xiǎn)、代理、索賠與仲裁等商務(wù)活動(dòng)及商貿(mào)內(nèi)容。這些活動(dòng)和內(nèi)容決定了這種文體對(duì)詞匯的選擇。商務(wù)寫(xiě)作的目的是洽談商務(wù)，是為了建立商貿(mào)關(guān)系、達(dá)成貿(mào)易共識(shí)，以期獲利或者為了投訴、索賠，以避免損失等。這一語(yǔ)境因素要求商務(wù)和外貿(mào)寫(xiě)作嚴(yán)謹(jǐn)莊重、委婉客套、準(zhǔn)確無(wú)誤。商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作不同于商務(wù)英語(yǔ)口語(yǔ)，它是以文字形式進(jìn)行交際的，較之口語(yǔ)，它的語(yǔ)法結(jié)構(gòu)更完整些，語(yǔ)句和措辭更精練些。
　　2.把握好商務(wù)寫(xiě)作的篇章特點(diǎn)。商務(wù)信函屬于正式信件，就英語(yǔ)商務(wù)信函而言，包括：信頭（letterhead）；函件編號(hào)和日期（reference and date）；封內(nèi)地址（inside name and address）；注意事項(xiàng)（attention line）；稱(chēng)呼（salutation）；事由（subject line）；正文（body）；結(jié)尾敬語(yǔ)（complimentary close）；簽署（signature）；附件（Enclosure）；抄送（carbon copy notation）和附言（Post script），以上部分雖然不是在每篇信函都完整地體現(xiàn)出來(lái)，但足可以說(shuō)明商務(wù)信函結(jié)構(gòu)復(fù)雜，格式正規(guī)。就目前商務(wù)信函而言，從實(shí)用的角度出發(fā)，特別強(qiáng)調(diào)如下四點(diǎn)，即目的（purpose）；精練（preciseness）；禮貌（politeness）；和專(zhuān)業(yè)（profession），也就是現(xiàn)在外貿(mào)信函中比較常見(jiàn)的4P原則。
　　3.掌握關(guān)鍵詞匯，實(shí)現(xiàn)商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作語(yǔ)境化。（1）商務(wù)信函有很多常用詞匯，如：inquiry，payment，credit，agency，等等，這類(lèi)詞匯貫穿商業(yè)活動(dòng)和貿(mào)易過(guò)程的始終，在商務(wù)和外貿(mào)信函中出現(xiàn)的頻率最高，掌握和準(zhǔn)確運(yùn)用這些關(guān)鍵詞出現(xiàn)在何種語(yǔ)境中對(duì)寫(xiě)好商務(wù)信函至關(guān)重要。（2）在商務(wù)公文語(yǔ)境中，把握好文章常使用的大詞。這些詞匯常常有別于普通英語(yǔ)，如：inform，recommend，therefore，hereafter，discrepancy，等等，大詞的使用是正式文體的需要，要求嚴(yán)謹(jǐn)莊重，有時(shí)顯得較為委婉，盡管現(xiàn)代商務(wù)信函越來(lái)越趨向簡(jiǎn)單和直截了當(dāng)，但由于有些是約定俗成的，在商務(wù)信函中還在廣泛使用。（3）處理好縮略詞的特定語(yǔ)境，使商務(wù)信函簡(jiǎn)單明朗。由于電報(bào)和電傳的淘汰，英語(yǔ)縮略詞越來(lái)越少，但是，有的縮略詞是在商務(wù)規(guī)范過(guò)程中形成的，為國(guó)際商界所公認(rèn)，如：FOB（船上交貨價(jià)）；CIF（成本及保險(xiǎn)費(fèi)、運(yùn)費(fèi)加傭金，也叫凈價(jià)）；L/C（信用證）；S/C（銷(xiāo)售確認(rèn)書(shū)）縮略詞；D/A（承兌交單）；D/P（付款交單），這些縮略詞現(xiàn)在存在將來(lái)還會(huì)繼續(xù)存在，掌握好這些縮略詞可以幫助了解文章或者段落的中心點(diǎn)，從而抓住文章的語(yǔ)境中心。
　　4.抓住商務(wù)英語(yǔ)的句法特點(diǎn)，使文體語(yǔ)境更為明朗化。商務(wù)英語(yǔ)的句子特征有別于普通英語(yǔ)，它有時(shí)“措詞委婉，注重禮節(jié)”，有時(shí)具有明顯的修辭特征，有時(shí)使用被動(dòng)語(yǔ)句和虛擬語(yǔ)氣，甚至有時(shí)句子中含有一些罕見(jiàn)的古語(yǔ)特征，這些句法特點(diǎn)給商務(wù)信函寫(xiě)作帶來(lái)了一些麻煩。因此，對(duì)于學(xué)習(xí)者而言，掌握英語(yǔ)基礎(chǔ)知識(shí)的學(xué)習(xí)仍然至關(guān)重要。
　　四、結(jié)語(yǔ)
　　語(yǔ)境是交際過(guò)程中表達(dá)某種特定意義時(shí)所依賴(lài)的各種表現(xiàn)為言辭的上下文或不表現(xiàn)為言辭的主客觀環(huán)境因素?！盁o(wú)語(yǔ)境則無(wú)文本”。在商務(wù)信函寫(xiě)作過(guò)程中，合理把握好篇章中的語(yǔ)境，并且將篇章內(nèi)容語(yǔ)境化，對(duì)于寫(xiě)好商務(wù)信函有所裨益。
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