關(guān)于示范性中等職業(yè)學(xué)校后勤檔案管理的思考與實(shí)踐

　　摘 要： 后勤檔案是示范性中等職業(yè)學(xué)校檔案的重要組成部分，做好后勤檔案管理工作對推動(dòng)示范性中等職業(yè)學(xué)?？沙掷m(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。示范性中等職業(yè)學(xué)校后勤檔案管理的現(xiàn)狀仍不容樂觀，加強(qiáng)示范性中等職業(yè)學(xué)校后勤檔案管理仍需不斷思考與實(shí)踐。
　　關(guān)鍵詞： 示范性中等職業(yè)學(xué)校 后勤檔案管理 加強(qiáng)措施
　　隨著教育事業(yè)的發(fā)展，越來越多的中職學(xué)校被評為示范性中等職業(yè)學(xué)校，我校被評為廣西示范性中等職業(yè)學(xué)校之一。隨著規(guī)模的不斷擴(kuò)大，學(xué)校的示范引領(lǐng)作用越來越明顯，學(xué)校檔案也越來越顯現(xiàn)出它的重要性。示范性中等職業(yè)學(xué)校后勤檔案建設(shè)水平的提高對教學(xué)、科研及師生生活乃至學(xué)校教育事業(yè)的發(fā)展都有著重要的促進(jìn)作用。因此思考和探討示范性中等職業(yè)學(xué)校的后勤檔案管理，不論從理論層面還是實(shí)踐層面，都具有深遠(yuǎn)意義。
　　1.示范性中等職業(yè)學(xué)校后勤檔案的內(nèi)容及范圍
　　根據(jù)示范性中等職業(yè)學(xué)校評估和建設(shè)的要求及我校后勤檔案管理的實(shí)際，在我校的后勤檔案管理實(shí)踐中，我們把學(xué)校后勤檔案的內(nèi)容及范圍基本定為以下幾類。
　　1.1文件類檔案。它包括上級(jí)主管部門下發(fā)的政策條例文件；上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備及任免、土地規(guī)劃使用、基本建設(shè)、經(jīng)費(fèi)劃撥、固定資產(chǎn)投資配備使用、水電建設(shè)要求及收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等方面的指示、批示、規(guī)定等文件；后勤部門向上級(jí)呈報(bào)的請示、報(bào)告、報(bào)表，等等。
　　1.2行政文書類檔案。它是指后勤部門在日常管理中形成的文書材料，如各類工作計(jì)劃、年度總結(jié)、職工年度考核、后勤管理規(guī)章制度、崗位職責(zé)、會(huì)議記錄等。這些都是學(xué)校歷史的真實(shí)記錄。通過檔案可以了解學(xué)校在示范性項(xiàng)目建設(shè)中的決策和管理、實(shí)施情況、財(cái)務(wù)狀況等。
　　1.3基建類檔案。后勤工作包括校舍、食堂和運(yùn)動(dòng)場所的維修改造和建設(shè)等基建工程，以及給排水、電纜安裝、食堂鍋爐安裝等工程，這些基建工程在實(shí)拖過程中會(huì)產(chǎn)生一些文件資料，如招標(biāo)文件、圖紙、投標(biāo)文件、招標(biāo)會(huì)議記錄、合同、工程圖紙、設(shè)備設(shè)施技術(shù)裝配圖、說明書、規(guī)劃圖、校園版圖、規(guī)劃建設(shè)圖、地下管網(wǎng)圖、供電系統(tǒng)電網(wǎng)圖、地圖、測繪圖、技術(shù)檢測數(shù)據(jù)、各類機(jī)械和設(shè)施大修改造記錄等。
　　1.4設(shè)備類檔案。設(shè)備檔案是后勤設(shè)備在購買和運(yùn)行過程中形成的檔案，包括合同、協(xié)議、驗(yàn)收報(bào)告、操作規(guī)程、全套技術(shù)資料及設(shè)備運(yùn)行過程中形成的使用情況記錄、維修保養(yǎng)記錄等。后勤處擁有很多重要設(shè)備，如配電設(shè)備、食堂的鍋爐等，這部分檔案資料一旦流失，就有可能出現(xiàn)違規(guī)操作、保養(yǎng)不當(dāng)?shù)葐栴}。當(dāng)設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，如對購買的時(shí)間、保質(zhì)期、廠家的聯(lián)系方式、維修記錄等不了解，就不能很快和商家或廠家取得聯(lián)系并及時(shí)維修，延誤維修時(shí)間，就可能對教學(xué)、科研、學(xué)生生活造成影響，因此一定要將這部分檔案收集齊全，歸檔，以備查找，使其更好地發(fā)揮作用。
　　1.5房地產(chǎn)業(yè)務(wù)類檔案。學(xué)校房產(chǎn)檔案包括學(xué)校各類房地產(chǎn)的綜合情況。如相關(guān)的國家政策法規(guī)和學(xué)校房地產(chǎn)管理規(guī)定、房產(chǎn)面積資料、房源使用情況、教師住房分配情況、房屋產(chǎn)權(quán)登記資料、出租房管理等檔案，這些檔案為學(xué)校房地產(chǎn)管理提供了相關(guān)依據(jù)。
　　1.6賬表類檔案。包括后勤年度開支計(jì)劃、報(bào)表、付款計(jì)劃表、賬表等。
　　2.后勤檔案在示范性中等職業(yè)學(xué)校管理中的作用
　　2.1.對推動(dòng)示范性中等職業(yè)學(xué)校可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。后勤檔案真實(shí)記錄著示范性中等職業(yè)學(xué)校后勤工作、活動(dòng)的全過程，因此后勤檔案信息不僅能提供記錄，見證學(xué)校的發(fā)展，而且能為管理者提供正確決策、科學(xué)管理的依據(jù)，有利于指導(dǎo)各項(xiàng)工作的順利開展，提高工作質(zhì)量，增強(qiáng)工作效率，對深入開展后勤工作具有重要的參考價(jià)值，為決策者起到參謀和助手的作用，使后勤管理服務(wù)水平不斷提高，逐步向科學(xué)化管理邁進(jìn)。如基建檔案，它是記載學(xué)校建設(shè)、改建、維修、使用過程和結(jié)果的技術(shù)狀態(tài)記錄，基建檔案管理的關(guān)鍵是及時(shí)收集基建項(xiàng)目開工前到竣工交付使用后的各種報(bào)批文件、合同協(xié)議、洽商變更等各種類的資料。由于示范性中等職業(yè)學(xué)校基建項(xiàng)目具有投資大、周期長、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜的特點(diǎn)，因而形成的檔案有多種載體、檔案數(shù)量多、保存價(jià)值高。這些檔案既是示范性中等職業(yè)學(xué)校工程建設(shè)的真實(shí)記錄，又是整個(gè)示范性中等職業(yè)學(xué)校檔案的重要組成部分；它既為示范性中等職業(yè)學(xué)校的建設(shè)、維修、管理、改擴(kuò)建服務(wù)，又為示范性中等職業(yè)學(xué)校的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和教育事業(yè)的不斷發(fā)展服務(wù)。所以，做好工程項(xiàng)目的檔案管理工作對推動(dòng)示范性中等職業(yè)學(xué)?？沙掷m(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。
　　2.2為示范性中等職業(yè)學(xué)校規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)。后勤檔案是學(xué)校設(shè)備、設(shè)施管理和維修的重要依據(jù)，它能使后勤部門在日常工作中揚(yáng)長避短、提高工作效率。比如一些埋藏在地下的管道、電纜，從表面看不見它的內(nèi)部結(jié)構(gòu)和位置，如果沒有技術(shù)檔案及施工圖紙，要進(jìn)行維護(hù)、維修是十分困難的，出現(xiàn)故障時(shí)不知道具體位置，就只能憑知情人的印象來估測位置并挖地三尺查找問題管道、電纜，這樣既費(fèi)力、費(fèi)財(cái)、費(fèi)時(shí)，又有一定的危險(xiǎn)性，同時(shí)影響教學(xué)工作及師生的正常生活，影響校園環(huán)境的美觀，對開展工作極為不利。缺少后勤檔案，就缺少了使用和改造的依據(jù)。它不僅反映了學(xué)校建設(shè)的變化和發(fā)展，為學(xué)校規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)，而且對學(xué)校發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)揮著重要作用，為地上地下交叉工程涉及提供周圍相互關(guān)系相互要求的條件；它不僅服務(wù)于今天，而且有利于未來，所以越來越受到示范性中等職業(yè)學(xué)校管理者的重視。
　　2.3后勤檔案是示范性中等職業(yè)學(xué)校一種特殊的、不可再生的寶貴信息資源，是學(xué)校的寶貴財(cái)富。我校始建于1931年，是一所擁有80多年歷史的老牌中職學(xué)校。近年來，隨著學(xué)校總體規(guī)劃的逐步進(jìn)行，我校的基本建設(shè)接連不斷，需要辦理和查閱許多相關(guān)資料。隨著示范性中等職業(yè)學(xué)校檔案管理越來越規(guī)范，后勤部門的檔案管理意識(shí)也應(yīng)該逐漸增強(qiáng)。
　　3.示范性中等職業(yè)學(xué)校后勤檔案管理的現(xiàn)狀思考
　　3.1檔案意識(shí)淡薄，資料收集不全。由于中職學(xué)校后勤隊(duì)伍流動(dòng)性大，人員不穩(wěn)定，檔案資料管理工作容易脫節(jié)，檔案資料流向不清，檔案管理職責(zé)沒有落實(shí)到具體人員。
　　我校歷史悠久，部分房屋的建設(shè)時(shí)間可以追溯到上世紀(jì)50年代，歷史原因?qū)е路课莸幕n案不完善，資料缺乏，因此基建檔案管理具有先天不足的特點(diǎn)。此外，以前后勤管理部門缺乏后勤檔案管理人員。部分項(xiàng)目實(shí)施后檔案未能及時(shí)進(jìn)行歸類整理、存檔，導(dǎo)致建設(shè)資料不齊全或不完整。因此，在項(xiàng)目的改擴(kuò)建和建筑維護(hù)維修過程中，要查找工程建設(shè)的原狀圖和相關(guān)資料，顯得非常困難。
　　3.2缺乏系統(tǒng)的后勤檔案歸檔流程。后勤部門檔案制度不明確，缺乏系統(tǒng)的檔案規(guī)整流程，沒有明確的目標(biāo)，缺乏統(tǒng)一的歸口管理。在工作中，經(jīng)常出現(xiàn)后勤管理干事憑經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行資料保存的情
　　況。沒有系統(tǒng)性，缺乏統(tǒng)一編制要求和歸檔程序，導(dǎo)致資料查找相當(dāng)費(fèi)力。
　　3.3后勤檔案資料記錄不詳細(xì)。由于處室部門調(diào)整，人員變動(dòng)，后勤在維修改造及裝修過程中，使房屋使用功能，乃至在不影響使用安全的情況下部分結(jié)構(gòu)發(fā)生變化，經(jīng)過多次維修改造后，房屋的原貌發(fā)生了很大變化，維修檔案卻沒有及時(shí)歸檔，時(shí)間久遠(yuǎn)后，校內(nèi)房屋的構(gòu)造、管線走向等沒有詳盡的現(xiàn)狀記錄，已存有的檔案資料缺乏可靠性價(jià)值。
　　3.4后勤檔案管理人員缺乏專業(yè)技術(shù)，因此對檔案管理業(yè)務(wù)不熟悉，專業(yè)水平不高。
　　4.加強(qiáng)示范性中等職業(yè)學(xué)校后勤檔案管理工作的措施
　　4.1用規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化來要求后勤檔案管理工作。一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的后勤檔案，必須調(diào)動(dòng)相關(guān)參與建設(shè)人員的積極性，讓其一起進(jìn)行后勤檔案資料收集。為確保學(xué)校在示范性中等職業(yè)學(xué)校建設(shè)過程中各類改、擴(kuò)建工程檔案齊全、完整、系統(tǒng)，我們收集從建設(shè)項(xiàng)目開工前到竣工交付使用后的各種報(bào)批文件、合同協(xié)議、洽商變更等各種類的資料，把檔案工作與工程建設(shè)計(jì)劃、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各個(gè)環(huán)節(jié)的工作相聯(lián)系，同步進(jìn)行。同時(shí)根據(jù)后勤文件材料的形成規(guī)律，對文件材料的內(nèi)容、價(jià)值、數(shù)量和載體形式進(jìn)行系統(tǒng)整理，使檔案資料做到文件齊全、分類準(zhǔn)確、體系鮮明、方便管理，方便利用，保持其整體功能，并將完整的檔案按規(guī)定移交學(xué)校綜合檔案室。
　　4.2配置專業(yè)的后勤檔案管理人員。后勤檔案的管理人員，既要懂后勤各類工作的專業(yè)知識(shí)，熟悉并參與各類建設(shè)項(xiàng)目從籌劃到施工竣工等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，以全面準(zhǔn)確地完成檔案的搜集、整理工作，又要懂檔案管理知識(shí)，完成后勤檔案進(jìn)行分類歸檔流程。隨著國家相關(guān)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理法規(guī)的出臺(tái)，示范性中等職業(yè)學(xué)校后勤檔案管理也逐步走向規(guī)范，因此，檔案管理員必須與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)熟悉后勤檔案管理的各種法律法規(guī)，才能滿足現(xiàn)行檔案管理的工作要求。
　　4.3抓住重要環(huán)節(jié)進(jìn)行管理。對后勤檔案的管理并非眉毛胡子一把抓，而是要抓住重要環(huán)節(jié)進(jìn)行管理，同時(shí)不能忽視其他次要方面的檔案管理。比如基建檔案管理工作涉及建設(shè)工程項(xiàng)目決策階段、實(shí)施階段和使用階段三個(gè)階段，其中決策階段和實(shí)施階段屬于新建項(xiàng)目的檔案資料管理范疇，也是基建檔案管理工作的重點(diǎn)。在房屋使用過程中，經(jīng)常使用和查閱的檔案資料主要是房屋施工的技術(shù)資料，因此，對建設(shè)項(xiàng)目的施工過程檔案資料收集、整理應(yīng)作為檔案管理工作的重點(diǎn)中的重點(diǎn)。在整理施工檔案的過程中，從分部分項(xiàng)工程開始收集整理工程技術(shù)文件資料并歸檔，特別要注意基礎(chǔ)、結(jié)構(gòu)工程和隱蔽工程的資料收集整理，盡可能地通過資料、圖像、聲像資料等形式將整個(gè)施工過程按時(shí)間順序進(jìn)行記載，再現(xiàn)施工過程的技術(shù)歷史。在使用階段主要是工程維修、改造項(xiàng)目的檔案資料管理工作。建設(shè)項(xiàng)目交付使用后，應(yīng)建立起相應(yīng)的管理日志，保存大修、改擴(kuò)建等過程的施工記錄。管理員往往只重視土建改造的檔案管理工作，忽視其他方面的檔案管理。
　　4.4完善檔案管理及交接制度。根據(jù)我校的實(shí)際情況，我們建立了學(xué)校檔案管理制度，明確了后勤檔案管理的范圍，歸檔的基本要求和基本內(nèi)容，后勤檔案的移交與整理、保存的要求，明確后勤檔案管理員的職責(zé)等內(nèi)容，使后勤檔案資料具有真實(shí)性，從而確保檔案的歸檔率、完整率和準(zhǔn)確率。
　　4.5加強(qiáng)后勤檔案的電子化水平。計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的發(fā)展，推動(dòng)了學(xué)校后勤檔案管理的進(jìn)步，圖紙實(shí)現(xiàn)了電子繪圖，使檔案工作從手工操作走向現(xiàn)代化管理，大大提高了工作效率。利用現(xiàn)代化設(shè)備建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，通過計(jì)算機(jī)對文件、檔案、音像資料等信息進(jìn)行文檔一體化管理，為后勤檔案管理的電子化、現(xiàn)代化提供了便利。對于學(xué)校示范性新建項(xiàng)目的檔案管理，我們充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，加強(qiáng)電子檔案的收集和整理；對于一些年代久遠(yuǎn)的后期資料，我們通過電子掃描的方式將其形成的電子文件保存下來，從而將無電子版本的存檔文件制作成電子檔案資料保存，提高后期檔案管理工作歸檔的電子化率。
　　示范性中等職業(yè)學(xué)校后勤工作任務(wù)重、瑣事多，因而完善的后勤檔案管理就顯得更加重要。近幾年來，我們在學(xué)校的后勤檔案管理工作中不斷思考與實(shí)踐，不斷完善后勤檔案管理的方法和手段，給后勤管理工作帶來極大的方便，成為學(xué)校示范性工作的信息支持和保障。
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