高職院校干部人事檔案的管理與利用

　　近年來，我國高等職業(yè)教育管理體制改革取得了重大進展，合并升格的高職院校達1100多所。合并后的高職院校面臨著許多新的管理問題。同樣，干部人事檔案管理作為學校的一項重要工作也存在著許多問題。
　　一、合并高職院校干部人事檔案管理與利用存在的問題
　　1.領導重視不夠，專業(yè)人員缺乏
　　合并的高職院校，干部檔案管理實現(xiàn)了由被動式管理向主動式管理轉變的模式，師資隊伍迅速膨脹，干部人事檔案管理的工作任務加重，然而，部分高職院校沒有配備專用的檔案庫房，沒有設立單獨的人員編制，這樣勢必影響組織人事部門其他工作的順利開展。
　　2.制度不規(guī)范，管理手段落后
　　合并高職院校由于先前的隸屬關系、辦學規(guī)模、管理方式不同等歷史原因，導致出現(xiàn)檔案管理制度規(guī)范不一，質量參差不齊、人員構成復雜、管理手段落后等問題。如歸檔材料沒有統(tǒng)一的規(guī)格；收集過程中紙張大小不統(tǒng)一；檔案材料沒有進行規(guī)范整理，有的甚至沒有進行科學的分類和裝訂；現(xiàn)代化的管理技術和手段尚未得到有效的應用。
　　3.信息開發(fā)利用率差，發(fā)揮服務作用程度低
　　干部人事檔案信息管理還處于封閉或半封閉狀態(tài)和被動服務局面，人事檔案信息資源的開發(fā)利用程度不高，往往大多只限于干部考察和發(fā)展黨員等方面，在師資培養(yǎng)、人才選拔、人才穩(wěn)定與年度考核等方面未能真正起到應有的作用。
　　4.升級達標工作任務繁重
　　很多學校合并升格后，就趕上了中央組織部要求開展干部“三齡一歷”審核工作，這對干部檔案管理提出了很高要求，而原先幾所學校檔案工作起步不同，有的學校已經(jīng)經(jīng)過了上級部門的檢查驗收，達到干部檔案管理目標一級、二級或三級標準，有的規(guī)模甚至都沒有按新標準整理過，檔案管理人員的工作任務繁重。
　　二、解決問題的途徑
　　1.領導高度重視，提高檔案管理人員素質
　　學校領導，尤其是主管組織人事工作的領導，應充分樹立起檔案意識，合并高職院校應在機構設置和人員編制上給以充分保證；在檔案經(jīng)費上落實到位，增添必要的硬件設施；主動關心檔案工作者的工作、學習、生活，當他們在工作中取得了成績或圓滿完成了工作任務時，主管領導應及時給以表揚和認可，同時還要讓他們享受同等的升遷機會，促進人事檔案工作績效的提高。提高檔案管理人員素質，是做好這項工作的重要依據(jù)。安排在崗人員進行業(yè)務培訓，系統(tǒng)地學習黨和政府制定組織人事工作的政策、法規(guī)和檔案專業(yè)理論知識，以適應新時期高等職業(yè)教育事業(yè)發(fā)展對高校干部人事檔案管理的新要求。
　　2.加強規(guī)章制度建設，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平
　　建立健全一套完整科學的干部人事檔案管理工作規(guī)章制度，真正發(fā)揮人事檔案“見證歷史”的作用。完善檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別制度，及時收集、補充、更新和完善人事檔案材料，對收集檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準確、精練，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實。順應時代的發(fā)展，增加資金投入，嚴格執(zhí)行現(xiàn)代化管理標準，注重信息的準確性、唯一性，做到劃分準確、排列有序、條目清楚、查找便捷。
　　3.建立信息網(wǎng)絡，充分發(fā)揮服務效能
　　干部人事檔案管理信息化包括兩層含義：一是要把檔案中的手寫文字信息電腦化、數(shù)字化；二是要把數(shù)字化的信息網(wǎng)絡化，要能實現(xiàn)網(wǎng)上人事信息的接收、傳遞、儲存和資源共享。這樣可大大提高檔案的利用效率。
　　4.充實干部檔案管理隊伍
　　為切實做好干部“三齡一歷”審核工作，順利實現(xiàn)干部檔案升級達標任務，組織人事部門應當按照政策規(guī)定配備適當數(shù)量的專職干部從事此項工作，適當時間抽調部分政治素質高、原則性強的同志協(xié)助從事那些耗費時多、工作量大、技術性強的工作，這樣可以保證干部檔案工作的長效性，促進干部人事檔案管理上水平。