基于VSM的軍械器材倉(cāng)庫(kù)業(yè)務(wù)管理模式研究

黃照協(xié)， 高 崎， 高鐵路， 葛 陽(yáng)

（軍械工程學(xué)院 裝備指揮與管理系，河北 石家莊050003）

軍械器材倉(cāng)庫(kù)（簡(jiǎn)稱倉(cāng)庫(kù)）作為軍械裝備維修器材（簡(jiǎn)稱軍械器材）保障的后方基地，是實(shí)現(xiàn)軍械器材儲(chǔ)存、供應(yīng)、周轉(zhuǎn)的重要場(chǎng)所，其管理質(zhì)量的好壞，對(duì)軍械器材的保障具有至關(guān)重要的影響，也影響著軍械裝備維修保障系統(tǒng)的最終效果。

構(gòu)建高效的倉(cāng)庫(kù)業(yè)務(wù)管理模式是做好倉(cāng)庫(kù)管理工作的基礎(chǔ)，在傳統(tǒng)的倉(cāng)庫(kù)業(yè)務(wù)管理模式中，通常采用“直線型”的管理策略，極大地限制了業(yè)務(wù)分隊(duì)的自主性，同時(shí)也使倉(cāng)庫(kù)各級(jí)疲于應(yīng)付繁瑣的業(yè)務(wù)工作，造成倉(cāng)庫(kù)的業(yè)務(wù)工作效率低下，抵抗風(fēng)險(xiǎn)能力不足。

運(yùn)用組織控制論中的可生存系統(tǒng)模型（viable systems model，VSM）及其優(yōu)越性設(shè)計(jì)構(gòu)建倉(cāng)庫(kù)業(yè)務(wù)管理模式，旨在優(yōu)化其系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，提高其環(huán)境適應(yīng)能力、自組織能力和生存能力［1］。

1 VSM簡(jiǎn)介

1.1 VSM概述

英國(guó)學(xué)者Stafford Beer利用控制論的思想以及神經(jīng)生理學(xué)理論，對(duì)控制論作為一門“有效組織的科學(xué)”進(jìn)行重新定義，提出可生存系統(tǒng)并建立了VSM［2］。Stafford Beer認(rèn)為，所有可生存系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)都相同，每一個(gè)可生存系統(tǒng)都是由一系列更小的可生存系統(tǒng)構(gòu)成，這些子系統(tǒng)又可包括其他更小的可生存系統(tǒng)［3］。VSM理論從屬于系統(tǒng)論，其核心是運(yùn)用控制論思想研究組織運(yùn)作的方法，研究組織如何在具有高度多樣性和復(fù)雜性的環(huán)境中保持穩(wěn)定發(fā)展。

1.2 VSM結(jié)構(gòu)和功能

VSM從結(jié)構(gòu)上分為實(shí)施、管理和環(huán)境3部分［4］，實(shí)施部分即系統(tǒng)1，用來(lái)執(zhí)行組織全部的基本工作；管理部分由系統(tǒng)2至系統(tǒng)5組成，為實(shí)施部分運(yùn)作提供服務(wù)，以確保整個(gè)組織以某種方法協(xié)同工作；環(huán)境部分是組織物質(zhì)、能量和信息的輸入、輸出場(chǎng)所，是組織生存和發(fā)展的必要外部條件。

系統(tǒng)1包括各種操作單元，具備實(shí)施功能，而管理系統(tǒng)則分別承擔(dān)著協(xié)調(diào)（系統(tǒng)2）、控制（系統(tǒng)3）、情報(bào)（系統(tǒng)4）、政策（系統(tǒng)5）的功能，以確保操作系統(tǒng)的正常運(yùn)作［5］，這些子系統(tǒng)之間相互作用，相互影響，它們之間的關(guān)系如圖1所示。

圖1 VSM結(jié)構(gòu)

1.3 VSM的運(yùn)行機(jī)制

VSM指出：應(yīng)當(dāng)根據(jù)所有系統(tǒng)均希望保持其生存能力的宗旨，采用一定的機(jī)制來(lái)適當(dāng)?shù)貓?zhí)行由這5個(gè)系統(tǒng)所要處理的功能［6］。為了更好地表述VSM的運(yùn)行機(jī)制，下面依次對(duì)5個(gè)系統(tǒng)以及與模型相關(guān)的信息流進(jìn)行描述。

如圖1所示，在系統(tǒng)1中，組織被分解成若干個(gè)（文中為4個(gè)）操作單元。其中，A、B、C、D是局部操作單元；1A、1B、1C、1D是局部管理機(jī)構(gòu)［7］；2A、2B、2C、2D是對(duì)應(yīng)的局部環(huán)境，操作單元之間通過(guò)各種方式彼此進(jìn)行相互作用。如，當(dāng)系統(tǒng)1中操作單元B的局部環(huán)境2B發(fā)生變化時(shí)，局部管理機(jī)構(gòu)1B獲得此信息后，及時(shí)調(diào)整策略并將其傳遞給B執(zhí)行，從而保持其局部穩(wěn)定，其信息流為：2B→B→1B→B→2B。然而，1B制定的調(diào)整策略若僅針對(duì)B，往往會(huì)與其他局部管理機(jī)構(gòu)制定的調(diào)整策略發(fā)生沖突，為了解決這一沖突，必須引入系統(tǒng)2。

在正常情況下，系統(tǒng)1中的各操作單元都是協(xié)調(diào)運(yùn)作的，但由于各操作單元在資源、時(shí)間、費(fèi)用等方面有時(shí)會(huì)發(fā)生沖突，系統(tǒng)2就提供了解決這些沖突的機(jī)制，其在組織中往往被物化為具體的規(guī)則和制度，協(xié)調(diào)局部管理機(jī)構(gòu)1A、1B、1C、1D的輸出策略。在保證整個(gè)組織全部行為協(xié)調(diào)一致的前提下，對(duì)每個(gè)子生存系統(tǒng)的自主權(quán)設(shè)定了一定限制，其信息流為1A（1B、1C、1D）→系統(tǒng)2→1A（1B、1C、1D）。

系統(tǒng)3＊是系統(tǒng)3的輔助工具，履行審核責(zé)任，負(fù)責(zé)監(jiān)視和控制系統(tǒng)1的行為，確保由系統(tǒng)3所規(guī)定的目標(biāo)以及由系統(tǒng)2頒布的規(guī)章制度得到遵守。同時(shí)，系統(tǒng)3＊也可使系統(tǒng)3直接了解各個(gè)操作單元的現(xiàn)狀，當(dāng)發(fā)現(xiàn)異常情況時(shí)，及時(shí)提出調(diào)整措施進(jìn)行修正和改進(jìn)，其信息流為系統(tǒng)1→系統(tǒng)3＊→系統(tǒng)3→系統(tǒng)1。

系統(tǒng)3負(fù)責(zé)監(jiān)控和協(xié)調(diào)系統(tǒng)1中的活動(dòng)，保證組織政策得到全面的貫徹，并且負(fù)責(zé)組織的日常運(yùn)作。由于系統(tǒng)3對(duì)組織信息掌握較全，因此，系統(tǒng)3亦可跳過(guò)系統(tǒng)4將重要信息直接傳遞給系統(tǒng)5，為系統(tǒng)5制定政策提供支持，其信息流為：系統(tǒng)3→（系統(tǒng)4）→系統(tǒng)5→（系統(tǒng)4）→系統(tǒng)3。

系統(tǒng)1至系統(tǒng)3構(gòu)成了組織的“自主管理”，它們可在一個(gè)框架內(nèi)維持組織內(nèi)部穩(wěn)定，而不需更多上級(jí)管理干預(yù)［8］。但自主管理不具備對(duì)組織環(huán)境的全景掌控，因此，需引入系統(tǒng)4和系統(tǒng)5。

系統(tǒng)4監(jiān)視并預(yù)測(cè)整個(gè)外部環(huán)境的變化，負(fù)責(zé)整合和過(guò)濾系統(tǒng)3傳遞上來(lái)的影響組織內(nèi)部穩(wěn)定的信息與來(lái)自外部環(huán)境的信息，并把需要及時(shí)處理的信息傳遞給系統(tǒng)3，由系統(tǒng)3控制操作單元做出相應(yīng)的變化。同時(shí)，把影響組織長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的信息傳遞給系統(tǒng)5審批，使組織迅速適應(yīng)外部環(huán)境變化而保持可生存性，其信息流為：系統(tǒng)3（外部環(huán)境）→系統(tǒng)4→系統(tǒng)3（系統(tǒng)5）。

系統(tǒng)5只有在系統(tǒng)3和系統(tǒng)4的政策失靈時(shí)才干預(yù)組織運(yùn)作，它以系統(tǒng)4獲得的信息為基礎(chǔ)負(fù)責(zé)制定組織的整體政策，調(diào)整組織的整體行為和目標(biāo)，保證整個(gè)組織的生存性和穩(wěn)定性，并且平衡系統(tǒng)3與系統(tǒng)4之間的交互作用，其信息流為：外部環(huán)境→系統(tǒng)4→系統(tǒng)5→系統(tǒng)4→系統(tǒng)3。

從VSM的運(yùn)行機(jī)制分析中可看出，VSM與傳統(tǒng)的直線型組織管理思想有較大區(qū)別，運(yùn)用VSM構(gòu)建的組織結(jié)構(gòu)具有較強(qiáng)的自主管理能力，既能及時(shí)適應(yīng)外部環(huán)境變化，又能滿足組織的多樣性需求，已廣泛運(yùn)用于各類型組織設(shè)計(jì)中［9］。

2 基于VSM倉(cāng)庫(kù)業(yè)務(wù)管理模式

基于VSM的倉(cāng)庫(kù)業(yè)務(wù)管理模式研究的目的是依據(jù)生存系統(tǒng)的控制論規(guī)律和原則來(lái)設(shè)計(jì)規(guī)劃倉(cāng)庫(kù)業(yè)務(wù)管理的組織結(jié)構(gòu)。其建模步驟分為3步：①分析倉(cāng)庫(kù)業(yè)務(wù)管理的現(xiàn)狀，查找問(wèn)題的原因；②確定倉(cāng)庫(kù)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的循環(huán)層次結(jié)構(gòu)；③在各個(gè)循環(huán)層次上分別建立生存系統(tǒng)模型，并對(duì)其系統(tǒng)1至系統(tǒng)5各個(gè)功能模塊進(jìn)行分析和說(shuō)明，形成倉(cāng)庫(kù)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的整體模型。

2.1 倉(cāng)庫(kù)業(yè)務(wù)管理現(xiàn)狀分析

倉(cāng)庫(kù)業(yè)務(wù)管理主要是以軍械器材的接收、保管、保養(yǎng)、發(fā)出為核心而構(gòu)成的一系列作業(yè)階段：軍械器材的入庫(kù)階段、軍械器材的保管保養(yǎng)階段和軍械器材的出庫(kù)階段。在調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，目前倉(cāng)庫(kù)在業(yè)務(wù)管理工作中，主要存在以下3個(gè)方面的問(wèn)題：①軍械器材出、入庫(kù)程序復(fù)雜、周期較長(zhǎng)。整個(gè)流程大約需要16d，其流程如圖2所示。②倉(cāng)庫(kù)作業(yè)錯(cuò)情嚴(yán)重。目前，倉(cāng)庫(kù)執(zhí)行“三查、四點(diǎn)、六清”的收發(fā)制度，但是由于涉及人員較多，缺乏有效的管理手段，經(jīng)常發(fā)生誤點(diǎn)現(xiàn)象。③庫(kù)存管理制度落實(shí)不到位。存在軍械器材保管保養(yǎng)不到位，不按操作規(guī)程作業(yè)，軍械器材收發(fā)登、統(tǒng)計(jì)不準(zhǔn)等現(xiàn)象。

造成上述現(xiàn)象的主要原因有：①倉(cāng)庫(kù)業(yè)務(wù)管理工作涉及組織內(nèi)部的人員和單位較多，中間只要有一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)偏差，即造成整個(gè)組織出現(xiàn)問(wèn)題；②業(yè)務(wù)分隊(duì)自主性差，受控于上級(jí)的行政性指令中；③倉(cāng)庫(kù)組織內(nèi)部對(duì)環(huán)境變化的感知滯后，無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)環(huán)境變化的快速反應(yīng)；④組織信息單向流動(dòng)，業(yè)務(wù)分隊(duì)對(duì)上級(jí)指令的獲取失真或滯后。

當(dāng)前，軍械器材業(yè)務(wù)管理模式嚴(yán)重制約著軍械器材管理目標(biāo)的高效發(fā)揮，應(yīng)對(duì)其業(yè)務(wù)管理模式進(jìn)行重新設(shè)計(jì)，優(yōu)化其系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，提高其環(huán)境適應(yīng)能力、自組織能力和生存能力，使倉(cāng)庫(kù)業(yè)務(wù)管理真正符合質(zhì)量清楚、配套齊全、統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確、收發(fā)及時(shí)和確保安全的要求。

2.2 倉(cāng)庫(kù)的循環(huán)層次結(jié)構(gòu)

目前，倉(cāng)庫(kù)業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)一般由倉(cāng)庫(kù)主任、副主任及下設(shè)的業(yè)務(wù)處和有關(guān)的業(yè)務(wù)分隊(duì)組成，其中業(yè)務(wù)處是倉(cāng)庫(kù)業(yè)務(wù)工作的主要機(jī)構(gòu)，業(yè)務(wù)處、保管隊(duì)、檢修所和汽車連在倉(cāng)庫(kù)主任的領(lǐng)導(dǎo)下，共同完成軍械器材的供應(yīng)保障任務(wù)。

根據(jù)倉(cāng)庫(kù)的業(yè)務(wù)組織結(jié)構(gòu)的特點(diǎn)，可得出倉(cāng)庫(kù)的循環(huán)層次結(jié)構(gòu)為：零層次循環(huán)是指整個(gè)倉(cāng)庫(kù)；第一層次循環(huán)是根據(jù)倉(cāng)庫(kù)的工作分工設(shè)置為業(yè)務(wù)處、政治處和管理處，本文重點(diǎn)研究業(yè)務(wù)處的管理工作；第二層次循環(huán)是業(yè)務(wù)處下屬的各業(yè)務(wù)分隊(duì)，是循環(huán)的基本層次，在這個(gè)層次上，具體的業(yè)務(wù)活動(dòng)將得到落實(shí)和執(zhí)行。

在各個(gè)循環(huán)層次上使用生存系統(tǒng)模型，其目的是明確倉(cāng)庫(kù)各個(gè)循環(huán)層次上的組織和結(jié)構(gòu)安排，包括系統(tǒng)1至系統(tǒng)5各個(gè)功能模塊以及相互運(yùn)行關(guān)系和信息流的設(shè)置與設(shè)計(jì)。其出發(fā)點(diǎn)是要保證系統(tǒng)1具有自組織能力，系統(tǒng)2至系統(tǒng)5為系統(tǒng)1的運(yùn)行提供各種服務(wù)和支持，如決策謀劃、目標(biāo)制定、管理協(xié)調(diào)和能力培養(yǎng)等服務(wù)以及必要的物質(zhì)、能量、信息、經(jīng)費(fèi)和人力等資源支持［10］。

2.3 基于VSM倉(cāng)庫(kù)業(yè)務(wù)管理模式設(shè)計(jì)

為了使業(yè)務(wù)分隊(duì)擁有更多的自主權(quán)利，充分發(fā)揮其潛能，使倉(cāng)庫(kù)和業(yè)務(wù)處的領(lǐng)導(dǎo)從繁瑣的日常工作中解放出來(lái)，在各個(gè)循環(huán)層次上分別建立生存系統(tǒng)模型，依據(jù)VSM理論對(duì)各個(gè)系統(tǒng)的功能做出新的定義，形成倉(cāng)庫(kù)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的整體模型，整合后的倉(cāng)庫(kù)業(yè)務(wù)管理模式如圖3所示。

系統(tǒng)1——實(shí)施功能，由保管隊(duì)、檢修所和汽車連組成，負(fù)責(zé)倉(cāng)庫(kù)業(yè)務(wù)管理活動(dòng)的實(shí)施與執(zhí)行，包括軍械器材的出庫(kù)、入庫(kù)和維護(hù)保養(yǎng)等具體的業(yè)務(wù)工作。

圖3 基于VSM的倉(cāng)庫(kù)業(yè)務(wù)管理模型結(jié)構(gòu)

系統(tǒng)2——協(xié)調(diào)功能，由各種方案、預(yù)案、工作計(jì)劃、條令、條例、綱要和法規(guī)組成，規(guī)定業(yè)務(wù)分隊(duì)的行動(dòng)方式，保證他們協(xié)調(diào)一致地運(yùn)行，此時(shí)必須杜絕運(yùn)用人際關(guān)系等不理性方式協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)分隊(duì)之間的關(guān)系，防止造成惡性循環(huán)，該階段的工作由業(yè)務(wù)處負(fù)責(zé)實(shí)施。

系統(tǒng)3——控制功能，負(fù)責(zé)解析系統(tǒng)5所制定的關(guān)于倉(cāng)庫(kù)業(yè)務(wù)工作任務(wù)和目標(biāo)，并對(duì)系統(tǒng)1中各業(yè)務(wù)分隊(duì)的運(yùn)行進(jìn)行服務(wù)管理和協(xié)調(diào)控制，保證業(yè)務(wù)工作任務(wù)和目標(biāo)得以完成和實(shí)現(xiàn)，該階段的工作由業(yè)務(wù)處負(fù)責(zé)實(shí)施。

系統(tǒng)3＊——審核功能，負(fù)責(zé)對(duì)系統(tǒng)1中各業(yè)務(wù)分隊(duì)的運(yùn)行情況進(jìn)行監(jiān)督和考評(píng)，并將有關(guān)情況及時(shí)上報(bào)系統(tǒng)3供其了解掌握系統(tǒng)1的形勢(shì)，該階段的工作由業(yè)務(wù)處負(fù)責(zé)實(shí)施。

系統(tǒng)4——情報(bào)功能，是倉(cāng)庫(kù)業(yè)務(wù)工作的信息中心，負(fù)責(zé)收集、整理、加工倉(cāng)庫(kù)內(nèi)部信息并對(duì)外界環(huán)境狀態(tài)進(jìn)行預(yù)測(cè)，為系統(tǒng)5提供強(qiáng)有力的決策建議，該階段的工作由業(yè)務(wù)處負(fù)責(zé)實(shí)施。

系統(tǒng)5——政策功能，以系統(tǒng)4獲得的信息為基礎(chǔ)判定可能的需求，規(guī)劃資源，確定目標(biāo)，負(fù)責(zé)把握倉(cāng)庫(kù)發(fā)展的整體方向，該階段的工作由倉(cāng)庫(kù)主任負(fù)責(zé)實(shí)施。

3 基于VSM倉(cāng)庫(kù)業(yè)務(wù)管理模式評(píng)價(jià)

運(yùn)用VSM對(duì)倉(cāng)庫(kù)業(yè)務(wù)管理模式進(jìn)行設(shè)計(jì)，同傳統(tǒng)的“直線型”管理模式相比，具有以下優(yōu)勢(shì)：①VSM把倉(cāng)庫(kù)的業(yè)務(wù)管理活動(dòng)簡(jiǎn)化抽象為“環(huán)境－操作者－管理”3部分，突出操作者的核心功能，能夠有效處理系統(tǒng)各部分的縱向、橫向聯(lián)系，并保持這三者動(dòng)態(tài)平衡，有利于幫助倉(cāng)庫(kù)在復(fù)雜多變的環(huán)境中生存和發(fā)展；②VSM將倉(cāng)庫(kù)業(yè)務(wù)分隊(duì)看作若干個(gè)可生存子系統(tǒng)，每個(gè)生存子系統(tǒng)都有自己的操作和管理功能，使倉(cāng)庫(kù)業(yè)務(wù)分隊(duì)具有較強(qiáng)的自組織能力，能較好地提高組織的運(yùn)作效率；③經(jīng)過(guò)重新設(shè)計(jì)的倉(cāng)庫(kù)業(yè)務(wù)管理模式對(duì)環(huán)境變化具有較高的敏感性，通過(guò)對(duì)內(nèi)外部環(huán)境信息進(jìn)行整合，能夠制定出更具適應(yīng)性的政策。

但基于VSM的倉(cāng)庫(kù)業(yè)務(wù)管理模式過(guò)多強(qiáng)調(diào)倉(cāng)庫(kù)業(yè)務(wù)功能結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)問(wèn)題，而對(duì)人的影響因素并沒(méi)有過(guò)多考慮，這是下一步研究改進(jìn)的方向。

4 結(jié) 束 語(yǔ)

傳統(tǒng)“直線型”倉(cāng)庫(kù)業(yè)務(wù)管理模式已無(wú)法適應(yīng)敏捷高效的軍械器材保障要求，本文將組織控制論思想引入倉(cāng)庫(kù)業(yè)務(wù)管理領(lǐng)域，利用VSM研究倉(cāng)庫(kù)業(yè)務(wù)管理模式，對(duì)理順倉(cāng)庫(kù)的業(yè)務(wù)流程、保證整個(gè)系統(tǒng)協(xié)調(diào)一致的運(yùn)行具有一定的指導(dǎo)作用。但本文僅初步設(shè)計(jì)了倉(cāng)庫(kù)各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)的功能結(jié)構(gòu)，沒(méi)有對(duì)具體的業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行流程設(shè)計(jì)，這在一定程度上制約了研究成果的應(yīng)用。

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