淺談加強公證文書立卷歸檔工作

金紅

（深圳市深圳公證處，廣東 深圳 518000）

隨著信息化建設(shè)水平的不斷提高,無紙化辦公時代已經(jīng)到來。如何加強公證電子文件的歸檔管理,是實現(xiàn)辦公自動化過程中亟需解決的一個問題。公證處要根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《中華人民共和國保密法》等法律以及司法行政部門頒發(fā)的有關(guān)法規(guī)和規(guī)定，結(jié)合本處的實際情況，建立、健全文書檔案管理工作的各項規(guī)章制度。

1 公證文書立卷歸檔案工作中存在的問題

早在1988年司法部、國家檔案局就制發(fā)了《公證文書立卷歸檔辦法》和《公證檔案管理辦法》兩個專門性文件，為公證檔案的收集、整理、立卷、歸檔起到了規(guī)范作用。這表明公證文書的立卷歸檔工作是有章可循、有法可依的。然而，我們在檢查、指導公證文書立卷歸檔時卻發(fā)現(xiàn)，由于公證員和兼職檔案員對兩個《辦法》學習不夠，加上對檔案專業(yè)知識涉獵較少，所以在公證文書立卷歸檔中就容易出現(xiàn)以下幾個方面的問題：

1.1 文書材料收集不齊全

根據(jù)《公證文書立卷歸檔辦法》規(guī)定，公證機關(guān)受理申請后，公證事項的承辦人應著手開始收集有關(guān)各種證明材料，記錄整理談話筆錄、調(diào)查材料，制作公證文書等，并著手立卷的準備工作。公證事項辦理結(jié)束或終止后，由承辦人檢查該公證事項的全部文書材料，進行立卷歸檔工作。立卷時要補齊遺漏的證明材料，去掉不必要立卷歸檔的材料。但在實際工作中，因公證人員沒有養(yǎng)成良好的及時歸檔習慣，多數(shù)公證案卷都是在兼職檔案員再三催促下立卷歸檔的，往往是有則歸檔，無則遺漏不歸。存在著主要文書材料能夠歸檔(如：公證文書、公證申請表、當事人的談話筆錄、公證事項報批表等)，證明材料則難以齊全(如：當事人應提供的有關(guān)證明性材料，公證處審查、調(diào)查所取得的證明材料等)的問題。造成案卷內(nèi)檔案材料不能齊全完整，致使已形成的案卷與規(guī)范要求尚有差距。

1.2 公證檔案立卷不規(guī)范

《公證文書立卷歸檔辦法》規(guī)定，公證檔案按年度和一證一卷、一卷一號的原則立卷，同一當事人為同一目的而辦的數(shù)項公證，可合并為一卷。實際組卷中，存在著同一當事人為不同目的而辦的數(shù)項公證合為一卷；不同當事人為同一事由而辦的數(shù)項公證合為一卷。同時，還存在著卷內(nèi)文件排列順序不一致，應歸檔的材料沒有歸檔，卷內(nèi)目錄填寫、起止頁號編碼不規(guī)范，歸檔材料用筆、用紙不規(guī)范等問題。

1.3 檔案分類定位不準確

根據(jù)《公證文書立卷歸檔辦法》規(guī)定，公證檔案的分類原則是：凡涉及公民個人的人身關(guān)系、財產(chǎn)關(guān)系的公證事項，包括保管遺囑和其他文件事項，均列為民事類；凡涉及經(jīng)濟活動的公證事項，無論當事人是法人或自然人，均列為經(jīng)濟類；凡當事人或文書使用地有涉外因素的公證事項，均列為涉外民事或涉外經(jīng)濟類；其他則列為國內(nèi)民事類或國內(nèi)經(jīng)濟類。但我們在檢查中發(fā)現(xiàn)，涉及公民個人的人身關(guān)系、財產(chǎn)關(guān)系，如遺囑公證、遺產(chǎn)公證等案卷，往往出現(xiàn)既被分為國內(nèi)民事類，又被分為國內(nèi)經(jīng)濟類的現(xiàn)象。

1.4 檔案的期限劃分不準

根據(jù)《關(guān)于機關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》，公證檔案的保管期限劃分為永久、長期、短期三種。永久保管的公證檔案，一般是變更人身權(quán)利、義務(wù)關(guān)系方面或涉及不動產(chǎn)所有權(quán)轉(zhuǎn)移方面的，需要長遠利用、查考的公證事項。長期保管的公證檔案，一般是涉及不動產(chǎn)事務(wù)方面或合同履行超過十五年等公證事項的檔案。在較短的時間內(nèi)查考、利用，作為證據(jù)保存而無保存價值的，以及合同履行期限在十五年以下的公證事項的檔案，均列為短期檔案保管。但我們檢查時發(fā)現(xiàn)：同一事由同一承辦人員劃定出不同的期限；同一事由不同的承辦人劃定出兩種以上的期限；長期劃為永久或短期劃為長期的現(xiàn)象較為常見。

另外，還存在著總登記簿(冊)登記不及時，造成公證發(fā)文號編制隨意性較大，出現(xiàn)了重號(一號多證)、漏號等現(xiàn)象。而且，公證發(fā)文號沒有確立固定的編制方法，造成公證文號年度與年度編制不一致，無延續(xù)性。

存在以上問題主要原因：一是少數(shù)公證人員對兩個《辦法》學習理解不深、不透，業(yè)務(wù)水平尚不能滿足工作需求；主要承辦人對公證文書立卷歸檔監(jiān)督、檢查的力度不夠。二是公證及檔案部門組織開展公證檔案業(yè)務(wù)知識學習、培訓較少，對公證文書立卷歸檔工作檢查、指導力度不夠。三是公證及檔案部門對公證檔案出現(xiàn)新情況、新問題研究不夠，沒有根據(jù)公證業(yè)務(wù)的拓展和變化，及時調(diào)整、修訂分類方案等。

2 公證文書檔案工作中存在問題的解決方案

2.1 抓學習培訓

學習、培訓是提高公證人員檔案業(yè)務(wù)技能最基本的方法。公證文書制作以及公證檔案的形成是由具體公證員操作完成的，公證檔案的質(zhì)量與公證員的檔案業(yè)務(wù)知識密不可分。因此，加強對公證人員檔案業(yè)務(wù)知識的學習、培訓就顯得十分重要。公證部門要根據(jù)本單位工作特點，每年至少組織安排1次檔案業(yè)務(wù)知識培訓。公證人員也要自覺學習檔案業(yè)務(wù)知識，以增強理論功底。特別對新上崗的公證人員，要及時安排檔案業(yè)務(wù)培訓，即使沒有時間安排，也要發(fā)放公證檔案業(yè)務(wù)規(guī)范，講清重要性，促使其自學。只有加強對公證員檔案業(yè)務(wù)知識的學習培訓，才能從根本上保證公證檔案質(zhì)量。

2.2 抓檢查監(jiān)督

認真組織案卷質(zhì)量檢查，是確保每一份公證檔案規(guī)范、齊全、完整的有效措施?！豆C文書立卷歸檔辦法》規(guī)定，公證文書的立卷歸檔由承辦人負責，歸檔前由公證事項的主要承辦人負責立卷質(zhì)量的檢查。公證承辦人員從公證事項辦理結(jié)束起就應檢查、整理文件材料，補齊遺漏的證明材料，去掉不必歸檔的材料。主辦公證員必須履行職責，認真監(jiān)督檢查，確保案卷質(zhì)量。部門檔案員平時要加強立卷指導。檔案在移交進庫時，部門檔案員必須對每一份檔案進行認真仔細地檢查，對質(zhì)量不合格的案卷，予以退還重新整理。

2.3 抓考核獎懲

公證部門要建立嚴格的獎勤罰懶機制，實行考核與獎懲掛鉤。要將檔案工作納入公證人員的崗位責任制，年終一并考核。公證檔案不同于黨政機關(guān)一般的文件檔案，它不僅具有資料性這一檔案普遍具有的特點，同時還具有訴訟上的證據(jù)作用，可作為證據(jù)在訴訟中被法院直接采用，所以對公證檔案的借調(diào)與查閱應履行嚴格的審批和登記手續(xù)，并限定借閱期限。本處的公證員或同級、上級司法行政機關(guān)的公證管理部門因工作需要，借閱公證檔案的，應履行借閱登記手續(xù)。人民法院、人民檢察院和有關(guān)國家機關(guān)因工作需要借閱公證檔案的，應出具正式查卷函件，經(jīng)公證處主任批準后辦理查閱手續(xù)。律師因訴訟代理的需要，向公證機關(guān)提交律師的身份證明、律師事務(wù)所的查卷證明以及當事人同意律師查閱本人的公證檔案證明，經(jīng)公證處主任批準后，可查閱當事人提交給公證處的證明材料和公證處所記錄的當事人談話筆錄。其他單位或個人一般不得借調(diào)和查閱公證檔案。凡借出的檔案，要及時催還。歸還時如發(fā)現(xiàn)案卷被拆、文件短缺、增刪、污損，應立即追查。

2.4 抓整體協(xié)作

公證和檔案部門要對公證檔案給予重視，齊心協(xié)力抓好檔案工作。公證部門要經(jīng)常與檔案部門保持業(yè)務(wù)聯(lián)系，取得檔案部門的支持；檔案部門也要為公證部門主動提供服務(wù)，并根據(jù)公證業(yè)務(wù)變化情況，及時幫助調(diào)整、修訂分類方案，適時對公證人員進行檔案業(yè)務(wù)培訓；要做好立卷歸檔跟蹤指導工作，從源頭嚴把案卷質(zhì)量關(guān)。

結(jié)束語

總之，公證機關(guān)的公證文書是國家重要的專業(yè)文書之一，它所形成的檔案是公證機關(guān)進行公證活動和當事人從事民事活動的真實記錄，是國家檔案的組成部分，具有重要的考查、利用價值。因此公證和檔案部門要加強公證人員的檔案意識教育，提高公證人員檔案觀念，使公證檔案工作再上新臺階。

[1]孫鳳燕.提高公證文書檔案鑒定工作質(zhì)量的策略研究[J].檔案天地，2011(08).

[2]孫鳳燕.淺析公證電子文件的歸檔管理[J].檔案天地，2011(07).