企業(yè)管理信息系統(tǒng)中財(cái)務(wù)管控功能的實(shí)例研究

　　 【摘 要】 文章立足電力科學(xué)研究院管理信息系統(tǒng)，將財(cái)務(wù)模塊按預(yù)算、資金、借款與報(bào)銷、財(cái)務(wù)分析進(jìn)行拆分研究，與全面預(yù)算管理、資金集約化管理、業(yè)務(wù)實(shí)施計(jì)劃、資產(chǎn)全生命周期管理等進(jìn)行關(guān)聯(lián)，以預(yù)算管理和資金計(jì)劃管理為系統(tǒng)運(yùn)行雙主線，推動(dòng)以業(yè)財(cái)聯(lián)動(dòng)為核心的財(cái)務(wù)管理，將財(cái)務(wù)的管控作用貫穿于經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的全過(guò)程。
　　 【關(guān)鍵詞】 管理信息系統(tǒng)； 財(cái)務(wù)管控； 財(cái)務(wù)模塊
　　
　　 黨中央、國(guó)務(wù)院高度重視信息化工作，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳2006年制定發(fā)布了《2006—2020年國(guó)家信息化發(fā)展戰(zhàn)略》（中辦發(fā)［2006］11號(hào)），對(duì)各部門、各地區(qū)提出了全面推進(jìn)信息化建設(shè)的要求。會(huì)計(jì)信息化是國(guó)家信息化的重要組成部分。為了貫徹國(guó)家信息化發(fā)展戰(zhàn)略，全面推進(jìn)我國(guó)會(huì)計(jì)信息化工作，進(jìn)一步深化會(huì)計(jì)改革，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中的作用，財(cái)政部在2009年印發(fā)了《財(cái)政部關(guān)于全面推進(jìn)我國(guó)會(huì)計(jì)信息化工作的指導(dǎo)意見(jiàn)》。
　　 在全國(guó)大力推進(jìn)信息化的環(huán)境下，電力科學(xué)研究院（以下簡(jiǎn)稱電科院）深刻領(lǐng)會(huì)上級(jí)各單位信息化的規(guī)劃要求，積極貫徹執(zhí)行信息化的發(fā)展戰(zhàn)略，加強(qiáng)信息化對(duì)電科院經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)管理和決策的支持力度，大力推進(jìn)企業(yè)管理信息系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱MIS）開(kāi)發(fā)進(jìn)程。財(cái)務(wù)模塊在MIS中處于閉環(huán)處理環(huán)節(jié)，通過(guò)搭建電子報(bào)銷平臺(tái)，將預(yù)算和資金管控貫穿于企業(yè)業(yè)務(wù)的全過(guò)程管理，首先在上一年年末，編制并提交年度預(yù)算；然后按月份分解落實(shí)資金計(jì)劃，結(jié)合在借款報(bào)銷中資金的支出和經(jīng)營(yíng)管理中資金的收入，從預(yù)算完成情況和資金使用情況進(jìn)行財(cái)務(wù)分析，實(shí)現(xiàn)預(yù)算與資金的實(shí)時(shí)歸集與監(jiān)控。同時(shí)，通過(guò)系統(tǒng)與經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)實(shí)施計(jì)劃的關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)聯(lián)動(dòng)的核心管理理念，將財(cái)務(wù)的管控作用貫穿于經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的全過(guò)程。
　　
　　一、財(cái)務(wù)模塊的框架
　　 電科院的MIS涉及企業(yè)內(nèi)部生產(chǎn)管理、經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)，系統(tǒng)涵蓋內(nèi)容全面有序，整個(gè)系統(tǒng)以業(yè)務(wù)為龍頭，以財(cái)務(wù)為收口，科學(xué)化地設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)。財(cái)務(wù)模塊功能定位于整個(gè)系統(tǒng)的閉環(huán)處理節(jié)點(diǎn)，歸集處理所有經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)資金收支及日常生產(chǎn)管理?yè)p耗，模塊的設(shè)計(jì)依循系統(tǒng)性、實(shí)用性和兼容性原則。
　　 （一）系統(tǒng)性
　　 局部服從整體，整體服務(wù)局部。任何模塊的應(yīng)用都離不開(kāi)整個(gè)系統(tǒng)的協(xié)調(diào)，財(cái)務(wù)模塊設(shè)計(jì)不但考慮了應(yīng)用深度，即模塊對(duì)財(cái)務(wù)內(nèi)容的深入挖掘能力，還統(tǒng)籌兼顧了廣度，即與其他子模塊的關(guān)聯(lián)程度，這種關(guān)聯(lián)性的大小極大程度上影響整個(gè)系統(tǒng)的功能與效用。
　　 （二）實(shí)用性
　　 從實(shí)用性出發(fā)，充分尊重實(shí)際操作經(jīng)驗(yàn)，將界面、流程、操作設(shè)計(jì)得簡(jiǎn)單易懂，減少終端使用者由于困惑與不滿所可能引發(fā)的抵觸情緒。界面、流程、操作的簡(jiǎn)單并不代表系統(tǒng)的簡(jiǎn)單，恰恰相反，這種簡(jiǎn)單正是歸因于復(fù)雜繁瑣的系統(tǒng)設(shè)計(jì)，通過(guò)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)代替部分手工的工作，減輕職工的工作量，這也是信息化的最大優(yōu)勢(shì)與本質(zhì)目標(biāo)。
　　 （三）兼容性
　　 模塊的設(shè)計(jì)上，不僅滿足使用者現(xiàn)時(shí)的需要，還充分考慮到上級(jí)單位未來(lái)可能的系統(tǒng)規(guī)劃要求，在字段選取、流程設(shè)計(jì)上考慮到了系統(tǒng)的兼容性與可再開(kāi)發(fā)性以及智能電網(wǎng)的前景需求。
　　 在圖1所示的模塊框架下，預(yù)算管理和資金計(jì)劃的雙主線清晰可見(jiàn)，模塊功能包括預(yù)算的申報(bào)、調(diào)整和下達(dá)分解；月度資金計(jì)劃的申報(bào)、調(diào)整和下達(dá)分解；借款和報(bào)銷電子審批；資金的收支系統(tǒng)管理；以電科院經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)和生產(chǎn)管理為分析對(duì)象，依托預(yù)算管理和資金計(jì)劃雙主線的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)貫穿性，實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)預(yù)算完成情況與資金使用的準(zhǔn)確率。
　　
　　二、財(cái)務(wù)模塊的運(yùn)行與財(cái)務(wù)管控功能的實(shí)現(xiàn)
　　 系統(tǒng)運(yùn)行前組織了相關(guān)的培訓(xùn)，確保無(wú)紙化審批的流暢性，并有效降低或消除由于無(wú)紙化審批可能引發(fā)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)和審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)復(fù)雜功能點(diǎn)實(shí)行先試點(diǎn)后推廣的方法，有序推進(jìn)?？紤]到MIS系統(tǒng)待穩(wěn)定性及待完善性，系統(tǒng)運(yùn)行之初暫時(shí)實(shí)行雙軌模式，即同時(shí)應(yīng)用原有紙質(zhì)審批流程和MIS電子審批流程，待運(yùn)行流暢高效后，再擇機(jī)取消紙質(zhì)審批材料在審批環(huán)節(jié)的流轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化審批單軌運(yùn)行。
　?。ㄒ唬﹫?bào)銷與借款
　　 報(bào)銷與借款是基本的財(cái)務(wù)核算，產(chǎn)生最基本的數(shù)據(jù)元，是系統(tǒng)的數(shù)據(jù)源，關(guān)系到整個(gè)模塊的功能能否實(shí)現(xiàn)，以及實(shí)現(xiàn)的質(zhì)量。報(bào)銷與借款流程的設(shè)定從企業(yè)財(cái)務(wù)制度出發(fā)，將制度流程化。報(bào)銷單先由報(bào)銷人發(fā)起申請(qǐng)，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批后送到不同的歸口部門和領(lǐng)導(dǎo)處進(jìn)行審批處理，按金額大小再判斷是否需經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)審批，所有審批程序完畢后報(bào)銷單返回申請(qǐng)發(fā)起人，通知其提交相關(guān)資料到財(cái)務(wù)部報(bào)銷，最后由財(cái)務(wù)部對(duì)審核無(wú)誤的報(bào)銷單進(jìn)行歸檔處理。
　　 在流程審批環(huán)節(jié)中任一審批者認(rèn)為報(bào)銷單有問(wèn)題需重新處理時(shí)，均可進(jìn)行退單操作，可退人包括發(fā)起人和之前所有審批者，經(jīng)相關(guān)被退單人員修改后，從被退節(jié)點(diǎn)繼續(xù)走審批流程。
　　 員工差旅費(fèi)報(bào)銷的報(bào)銷數(shù)量是最大的，但涉及的總金額占總量比例卻很小。在設(shè)計(jì)上要求所有出差必須綁定工作任務(wù)單或出差申請(qǐng)單方可發(fā)起報(bào)銷，嚴(yán)格控制了亂報(bào)、虛報(bào)差旅費(fèi)的可能性。在流程中設(shè)有住宿是否超過(guò)標(biāo)準(zhǔn)和是否領(lǐng)導(dǎo)出差的判斷，針對(duì)不同的情形跳轉(zhuǎn)相應(yīng)的流程，實(shí)現(xiàn)電子審批與實(shí)務(wù)操作的一致性，保證嚴(yán)格的審批流程，體現(xiàn)科學(xué)化的經(jīng)營(yíng)管理方式。
　　 借款流程與報(bào)銷流程無(wú)顯著實(shí)質(zhì)差異，總體思路一致。在字段設(shè)計(jì)上，涵蓋了一般業(yè)務(wù)所涉及的借款人、借款事由、戶名、賬號(hào)、開(kāi)戶銀行等信息，并且開(kāi)發(fā)了簡(jiǎn)易的客戶資料庫(kù)，方便查詢、調(diào)取及維護(hù)工作。同時(shí)，系統(tǒng)針對(duì)支票借款、限額借款也都予以了技術(shù)支持，根據(jù)操作者不同的選擇進(jìn)行邏輯判斷，保證電子審批與實(shí)務(wù)操作的一致性。
　　 沖賬報(bào)銷單與借款單的關(guān)聯(lián)。當(dāng)借款人取得發(fā)票后需沖賬時(shí)，應(yīng)發(fā)起報(bào)銷申請(qǐng)，并在發(fā)起時(shí)選擇沖賬所關(guān)聯(lián)的借款，這時(shí)系統(tǒng)將會(huì)自動(dòng)在本次報(bào)銷金額中扣除借款金額，余額即為本次報(bào)銷資金收支。之所以這里講的是資金收支，因?yàn)楫?dāng)借款金額小于報(bào)銷金額時(shí)，需補(bǔ)付差額，是資金支出的過(guò)程；當(dāng)借款金額大于報(bào)銷金額時(shí)，需要借款人歸還余款，是資金收入的過(guò)程，當(dāng)然此時(shí)借款人也可以選擇多次沖賬。在借款列表中根據(jù)借款單不同的狀態(tài)進(jìn)行區(qū)別，分為未沖賬、部分沖賬和已沖賬三種狀態(tài)，方便不同數(shù)據(jù)使用者管理。
　?。ǘ┵Y金計(jì)劃與資金實(shí)時(shí)監(jiān)控平臺(tái)
　　 電科院的資金籌集全部來(lái)源于上級(jí)單位廣東電網(wǎng)公司的撥款，加上零余額管理的“收入資金實(shí)時(shí)歸集，支出資金日間透支、日終補(bǔ)足”的運(yùn)作模式，在企業(yè)內(nèi)部不會(huì)存在資金沉淀的情況，所以電科院的資金管理重點(diǎn)落在資金的合理分配上。電科院的資金管理思路是：在上級(jí)單位的統(tǒng)一部署下，堅(jiān)持全面預(yù)算管理為基礎(chǔ)，實(shí)行“收支兩條線”的資金管理模式，對(duì)收入戶和支出戶進(jìn)行零余額管理，為資金的內(nèi)部轉(zhuǎn)賬結(jié)算、上劃下?lián)?、系統(tǒng)內(nèi)各種信息的上傳下達(dá)、內(nèi)部單位的賬戶管理等功能的實(shí)現(xiàn)奠定基礎(chǔ)。通過(guò)在報(bào)銷與借款時(shí)選擇每月資金計(jì)劃，將資金的支出與計(jì)劃連在一起。
　　 每月25日，電科院歸口管理部門根據(jù)各部（所）上報(bào)的下月資金需求向財(cái)務(wù)部申報(bào)下月資金計(jì)劃，財(cái)務(wù)部在匯總各預(yù)算歸口管理部門計(jì)劃的基礎(chǔ)上對(duì)下月資金計(jì)劃進(jìn)行最后協(xié)調(diào)；然后上報(bào)省公司審批。至此，下月資金計(jì)劃基本確定下來(lái)，從而達(dá)到對(duì)月度資金計(jì)劃進(jìn)行總額控制的目的。MIS上線后，各預(yù)算歸口管理部門的月度資金上報(bào)由過(guò)去的紙質(zhì)上報(bào)改為通過(guò)MIS系統(tǒng)上報(bào)，流程從發(fā)起人，到中間環(huán)節(jié)的領(lǐng)導(dǎo)審批，直至最后財(cái)務(wù)部的統(tǒng)一匯總，全部通過(guò)MIS系統(tǒng)完成，從而形成了月度資金計(jì)劃的一個(gè)閉環(huán)系統(tǒng)。
　　 電科院的MIS中專門開(kāi)設(shè)了資金實(shí)時(shí)監(jiān)控平臺(tái)，該平臺(tái)將各項(xiàng)目資金分為已經(jīng)完成和在途審批兩大部分，通過(guò)自動(dòng)匯總這兩大部分的資金情況，同月初資金計(jì)劃進(jìn)行配比，自動(dòng)顯示出各項(xiàng)目當(dāng)前的資金完成情況。通過(guò)該資金實(shí)時(shí)監(jiān)控平臺(tái)，資金管理專責(zé)可以實(shí)時(shí)查詢到當(dāng)前各項(xiàng)目的資金完成情況，有效地進(jìn)行適當(dāng)?shù)膮f(xié)調(diào)，從而保證月度資金計(jì)劃的完成。資金實(shí)時(shí)監(jiān)控平臺(tái)的出現(xiàn)，有效地解決了以往月中各項(xiàng)目資金使用情況統(tǒng)計(jì)繁瑣的問(wèn)題，是我院提高資金管理水平的一項(xiàng)重要的創(chuàng)先舉措。
　　
　　 在資金平臺(tái)中按95%的資金準(zhǔn)確率進(jìn)行紅綠燈管控，即完成率小于95%顯示紅燈，大于等于95%的則顯示綠燈，清楚明了地顯示，大大提高了相關(guān)使用者的使用效率。
　?。ㄈ┠甓阮A(yù)算與預(yù)算實(shí)時(shí)歸集平臺(tái)
　　 電科院預(yù)算管理是以全面預(yù)算管理為主線，以項(xiàng)目管理為核心，信息化支撐手段，按照部門預(yù)算歸口管理的原則，通過(guò)預(yù)算編制實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)性收支預(yù)算、成本預(yù)算等各種專項(xiàng)預(yù)算。通過(guò)預(yù)算編制、申報(bào)、匯總、審批、下達(dá)、調(diào)整的完整流程，把預(yù)算目標(biāo)層層下達(dá)、落實(shí)。在預(yù)算編制、下達(dá)工作完成的基礎(chǔ)上，對(duì)主要業(yè)務(wù)都實(shí)行嚴(yán)格、規(guī)范的審核審批流程，最終實(shí)現(xiàn)“戰(zhàn)略規(guī)劃、目標(biāo)設(shè)定、預(yù)算形成、監(jiān)控調(diào)整”的全過(guò)程管理。
　　 通過(guò)年度預(yù)算及預(yù)算實(shí)時(shí)歸集平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)預(yù)算編制、審批、執(zhí)行監(jiān)控的信息化管理，執(zhí)行管控到位；預(yù)算執(zhí)行監(jiān)測(cè)是將預(yù)算的實(shí)際執(zhí)行情況與預(yù)算目標(biāo)進(jìn)行比較分析，找出差異原因。在預(yù)算報(bào)表頁(yè)面中，可以查看不同報(bào)表的預(yù)算執(zhí)行完成情況，每日對(duì)預(yù)算平臺(tái)進(jìn)行實(shí)時(shí)歸集，并按照年初預(yù)算下達(dá)數(shù)，對(duì)執(zhí)行情況與差異原因進(jìn)行分析，積極尋求解決辦法，及時(shí)研究調(diào)整經(jīng)營(yíng)方式和經(jīng)營(yíng)策略，并固化預(yù)算模型、管理流程和管理表單，將預(yù)算（計(jì)劃）和資金管控貫穿于業(yè)務(wù)的全過(guò)程，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間數(shù)據(jù)共享，解決計(jì)劃與預(yù)算的融合。
　　 預(yù)算實(shí)時(shí)平臺(tái)能夠指導(dǎo)和監(jiān)控業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行追蹤和評(píng)價(jià)，便于實(shí)際業(yè)務(wù)運(yùn)作時(shí)的事前計(jì)劃、事中控制與事后分析控制。預(yù)算實(shí)時(shí)歸集平臺(tái)設(shè)計(jì)原理與界面布局同資金實(shí)時(shí)監(jiān)控平臺(tái)，保持了系統(tǒng)的統(tǒng)一布局。
　　（四）其他事項(xiàng)
　　 經(jīng)營(yíng)資金收入按經(jīng)營(yíng)性質(zhì)由其他部門開(kāi)發(fā)，為避免重復(fù)工作，財(cái)務(wù)模塊引入鏈接進(jìn)行收入的閉環(huán)操作，數(shù)據(jù)歸集時(shí)直接從其他模塊取數(shù)。非資金性費(fèi)用，如固定資產(chǎn)折舊、無(wú)形資產(chǎn)攤銷等，本為正常財(cái)務(wù)核算無(wú)需審批流程，為保證預(yù)算涵蓋范圍的完整性也列入MIS管理中。
　　
　　三、成果總結(jié)與尚存問(wèn)題
　　 為提高信息化在電科院財(cái)務(wù)管理中的運(yùn)用程度，增強(qiáng)財(cái)務(wù)管控水平，電科院以“分批試點(diǎn)，逐步推廣”的思想為指導(dǎo)，從2011年4月份起，將信息系統(tǒng)財(cái)務(wù)模塊中的借款與報(bào)銷和資金管理子模塊在全院各部（所）進(jìn)行分批試點(diǎn)運(yùn)行。
　　 經(jīng)過(guò)近4個(gè)月的運(yùn)行，整個(gè)財(cái)務(wù)模塊總體運(yùn)行穩(wěn)定，初步達(dá)到之前設(shè)定的目標(biāo)，呈現(xiàn)出以下幾個(gè)特點(diǎn)：
　　 第一，資金管理信息化。資金管理工作從月末上報(bào)次月資金申請(qǐng)計(jì)劃，到月中資金計(jì)劃執(zhí)行，直至月末資金計(jì)劃執(zhí)行情況的考核整個(gè)閉環(huán)系統(tǒng)全部通過(guò)MIS系統(tǒng)完成，改變了以往手工操作的低效率局面。通過(guò)將借款與報(bào)銷和資金實(shí)時(shí)監(jiān)控平臺(tái)這兩個(gè)子模塊進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，資金管理專責(zé)通過(guò)資金實(shí)時(shí)監(jiān)控平臺(tái)可以隨時(shí)關(guān)注到當(dāng)月各費(fèi)用項(xiàng)目的資金使用情況，以便對(duì)當(dāng)月各項(xiàng)目間資金進(jìn)行協(xié)調(diào)。月末甚至可以在資金實(shí)時(shí)監(jiān)控平臺(tái)上查詢到已經(jīng)列入本月資金計(jì)劃但尚未執(zhí)行的項(xiàng)目，進(jìn)而督促該項(xiàng)目負(fù)責(zé)人盡快將報(bào)賬單據(jù)提交到財(cái)務(wù)部，從而保證當(dāng)月資金計(jì)劃的準(zhǔn)確執(zhí)行。
　　 第二，財(cái)務(wù)報(bào)銷清晰化。職工的日常報(bào)銷從報(bào)銷單據(jù)填寫，到相關(guān)專責(zé)和領(lǐng)導(dǎo)簽名以及最后的提交到財(cái)務(wù)部報(bào)銷等環(huán)節(jié)全部通過(guò)MIS來(lái)完成。報(bào)銷人只需在MIS系統(tǒng)的報(bào)銷界面填完報(bào)銷事項(xiàng)與金額后提交到相關(guān)的預(yù)算歸口管理部門，此后報(bào)銷人則可以通過(guò)MIS中的報(bào)銷界面查詢到報(bào)銷單據(jù)的當(dāng)前狀態(tài)。MIS的上線改變了以往職工報(bào)銷處于一個(gè)“黑箱子”的狀態(tài)，即報(bào)銷人填完單據(jù)后到最后的報(bào)銷結(jié)束這之間的全部狀態(tài)處于一種空白狀態(tài)，根本不清楚自己的報(bào)銷單據(jù)現(xiàn)在處于什么情況。為了解自己報(bào)銷的單據(jù)是否已經(jīng)提交到財(cái)務(wù)部，不得不經(jīng)常打電話到財(cái)務(wù)部門查詢，這樣既浪費(fèi)時(shí)間，又不一定能夠得到滿意的答復(fù)。
　　 第三，財(cái)務(wù)管控一體化。預(yù)算和資金管理是電科院財(cái)務(wù)管控的兩大重點(diǎn)。以前的財(cái)務(wù)管控，更多的是體現(xiàn)在預(yù)算和資金管理的分工上，二者間的協(xié)作卻不盡如人意。MIS上線后，預(yù)算和資金管理的日常工作分別在年度預(yù)算和月度資金計(jì)劃的子模塊中進(jìn)行操作，為加強(qiáng)二者間的協(xié)作性，MIS系統(tǒng)在年度預(yù)算和月度資金計(jì)劃子模塊之外增設(shè)了財(cái)務(wù)分析模塊，通過(guò)該模塊將預(yù)算實(shí)時(shí)歸集平臺(tái)和資金實(shí)時(shí)監(jiān)控平臺(tái)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行配比分析，形成財(cái)務(wù)管控中預(yù)算和資金管理攜手并進(jìn)的局面，避免財(cái)務(wù)管控中只考慮預(yù)算或資金的不利形勢(shì)，提高了財(cái)務(wù)管控的一體化水平。
　　 系統(tǒng)的設(shè)計(jì)充分考慮了上級(jí)單位的管理思路，充分做到以科學(xué)發(fā)展觀為統(tǒng)領(lǐng)，深入推進(jìn)財(cái)務(wù)創(chuàng)先工作，逐步建立適合創(chuàng)先管理的現(xiàn)代財(cái)務(wù)管理體系，向管控型財(cái)務(wù)角色積極轉(zhuǎn)變，為公司創(chuàng)建國(guó)際先進(jìn)省級(jí)電網(wǎng)公司提供堅(jiān)強(qiáng)的財(cái)務(wù)支撐。
　　
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