淺談信息化條件下改進(jìn)檔案管理工作

李曉光

（哈爾濱哈機(jī)聯(lián)機(jī)械制造有限公司，黑龍江 哈爾濱 150088）

1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實(shí)體管理變?yōu)樾畔⒐芾?/h2>

傳統(tǒng)檔案管理工作將文字，照片，攝影，錄像等當(dāng)做信息的載體，并將之存儲(chǔ)和記錄，而為了完成這一工作必然要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的人工化，實(shí)現(xiàn)收集整理傳播一體化，這無(wú)疑是一項(xiàng)巨大的工程，單就保管一方面，由于數(shù)量不斷增大，過(guò)期材料，材料老化例如字跡模糊、蟲(chóng)嗑鼠咬等現(xiàn)象頻發(fā)。給管理工作帶來(lái)巨大難題。而程序也非常復(fù)雜，一些材料由于編號(hào)錯(cuò)誤或是長(zhǎng)久不被使用而面臨丟失和遺棄的狀態(tài)。而現(xiàn)代管理手段增加了載體的數(shù)量和種類，使得復(fù)制和保存更加容易，幾乎可以不受空間的限制而完成保管工作。這使得傳統(tǒng)檔案管理工作必然要考慮自身的處境。向著更加現(xiàn)代化的方向轉(zhuǎn)變，否則自身將被淘汰。接軌的主要途徑是將實(shí)體工作轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字工作。將其進(jìn)行復(fù)制，加工，傳播，保存等，是檔案材料虛擬化的過(guò)程，一旦進(jìn)入了虛擬化的狀態(tài)，其復(fù)制和傳播速度都將大幅度提升，是傳統(tǒng)方法無(wú)論如何也不能達(dá)到的。而檔案材料也必然要經(jīng)過(guò)這一道工序才能進(jìn)入流通和價(jià)值轉(zhuǎn)化階段。這是未來(lái)工作能夠快速科學(xué)有效得到延續(xù)的重要方法。滿足其他各個(gè)領(lǐng)域?qū)τ跈n案需求的最便捷途徑，能夠進(jìn)一步帶來(lái)較好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，使其能夠作為社會(huì)各項(xiàng)發(fā)展事業(yè)的有效利用資源，也是一項(xiàng)戰(zhàn)略性投資。

2 建立有效的信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用電子檔案若想要檔案數(shù)字化發(fā)展的更快，應(yīng)當(dāng)充

分完善計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與檔案管理工作之間的契合點(diǎn)。應(yīng)當(dāng)從下面幾個(gè)角度進(jìn)行考慮：

第一，促進(jìn)檔案管理流程的規(guī)范化，使其與計(jì)算機(jī)手段相互配合，滿足管理的需要。

第二，根據(jù)檔案管理的需要來(lái)編寫(xiě)必要的錄入軟件，完成計(jì)算機(jī)對(duì)于材料的管理利用。

第三，制度的改變，制度應(yīng)當(dāng)為新型的檔案工作服務(wù)，因此要去除不適宜的條款，增加新的必要工作。

電子檔案工作因?yàn)槠涮厥庑詰?yīng)當(dāng)注意安全保護(hù)。由于計(jì)算機(jī)發(fā)展的范圍和包容性增強(qiáng)，可能導(dǎo)致不穩(wěn)定因素和不安全因素也被囊括進(jìn)來(lái)。例如黑客以及電腦病毒的侵入，必須引起足夠的重視。以保證網(wǎng)絡(luò)的安全性和真實(shí)性。在實(shí)際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少程序化管理系統(tǒng)，不能實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間的直接鏈接，目前無(wú)法保證電子文件元數(shù)據(jù)完整歸檔，多數(shù)電子檔案與其相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法；儲(chǔ)存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實(shí)性。電子檔案的法律效力問(wèn)題，通常檔案的法律效力都是由其載體來(lái)確定，電子檔案由于沒(méi)有固定的載體，所以，制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文就有一定的困難，這也就是光盤(pán)、磁帶、磁盤(pán)等載體的電子檔案未被法律認(rèn)定的原因。

3 在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中必須重新思考檔案管理的原則、理論與方法

由于現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，新的檔案管理理論、方法和原則等不斷涌現(xiàn)，出現(xiàn)了一系列檔案學(xué)基本理論從未遇到過(guò)的新問(wèn)題。如檔案管理機(jī)構(gòu)的職能與檔案工作體制的變化問(wèn)題、檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)問(wèn)題、電子檔案的鑒定問(wèn)題、電子文件數(shù)據(jù)管理問(wèn)題、數(shù)字檔案館（室）建設(shè)問(wèn)題、檔案工作參與信息高速公路建設(shè)的問(wèn)題等。對(duì)這些在檔案信息化建設(shè)中因新技術(shù)運(yùn)用所引發(fā)的理論問(wèn)題，檔案管理部門(mén)都必須做出理性與科學(xué)的思考。

4 提高檔案工作者的專業(yè)素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化

現(xiàn)代化的設(shè)備需要人來(lái)操作，檔案工作信息化需要人來(lái)實(shí)現(xiàn)。檔案管理者必須具備多元化知識(shí)背景才能適應(yīng)要求，現(xiàn)代化知識(shí)將成為每一位檔案工作者知識(shí)構(gòu)成的要素，同時(shí)，也深刻地影響檔案工作隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)和檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，因此，建立一支具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)的專業(yè)隊(duì)伍是至關(guān)重要的。首先，檔案管理者必須具有多元化的知識(shí)結(jié)構(gòu)，現(xiàn)代科學(xué)成果在檔案管理中的大量運(yùn)用，迫使檔案工作者要不斷學(xué)習(xí)和掌握理論、文化和管理等有關(guān)知識(shí)，其中尤為重要的是計(jì)算機(jī)、數(shù)學(xué)等學(xué)科的知識(shí)，它們對(duì)檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握檔案專業(yè)知識(shí)，如具備檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、文書(shū)學(xué)、目錄學(xué)、檔案自動(dòng)化管理以及檔案著錄、標(biāo)引、檢索、編研、復(fù)制、修裱等有關(guān)檔案專業(yè)知識(shí)和基本技能。再次，從檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展趨勢(shì)看，檔案工作者必須具備掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)、進(jìn)行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務(wù)與咨詢等三方面的能力。檔案管理人員必須不斷學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)，上級(jí)檔案管理部門(mén)要積極創(chuàng)造條件，有計(jì)劃的選送檔案管理人員進(jìn)行深造，進(jìn)行離崗培訓(xùn)，還可以采取以老帶新、以強(qiáng)帶弱的辦法，互幫互學(xué)等建立復(fù)合型人才群體和梯隊(duì)型人才結(jié)構(gòu)。

5 提高檔案工作者的信息安全素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的安全化

對(duì)于信息社會(huì)環(huán)境中的檔案管理工作者，信息安全素質(zhì)是指在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中管理電子文件的信息安全意識(shí)和能力。檔案信息安全是現(xiàn)今檔案管理工作的生命線，研究檔案管理者的素質(zhì)，有利于拓寬檔案管理保護(hù)領(lǐng)域、發(fā)展檔案管理學(xué)的理論研究；完善檔案信息安全管理體系，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)和檔案管理事業(yè)的健康、有序、可持續(xù)發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，新領(lǐng)域、新門(mén)類、新載體檔案不斷涌現(xiàn)，對(duì)檔案工作者在素質(zhì)上提出了更高的要求，同時(shí)，我們深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理工作歷來(lái)是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，檔案工作的責(zé)任感即檔案工作者要認(rèn)識(shí)到檔案事業(yè)發(fā)展的必要性，要把工作的著力點(diǎn)轉(zhuǎn)向未來(lái)，深化服務(wù)意識(shí)，樹(shù)立以服務(wù)促管理，以管理完善服務(wù)的觀念，充分發(fā)揮檔案管理的綜合功能，更新服務(wù)觀念，拓展服務(wù)領(lǐng)域，改革服務(wù)方式，大膽探索，努力實(shí)踐，使檔案管理工作真正成為促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)全面進(jìn)步的重要保證。

6 檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是提高檔案信息管理和服務(wù)的水平

人類希望擁有完備的基礎(chǔ)設(shè)施來(lái)支持信息工作向著更開(kāi)放，更理想的方向發(fā)展。帶來(lái)信息的最大程度的使用。這是一個(gè)較為理想的目標(biāo)。并且對(duì)現(xiàn)實(shí)工作有較強(qiáng)的促進(jìn)意義。信息化過(guò)程應(yīng)當(dāng)有較為充足的技術(shù)支持來(lái)完成這一愿望。這個(gè)過(guò)程是動(dòng)態(tài)的，不斷發(fā)展的過(guò)程，對(duì)于工作的階段性實(shí)現(xiàn)應(yīng)當(dāng)有安排和規(guī)劃，并且根據(jù)不同的規(guī)范來(lái)完成調(diào)整。這當(dāng)中一定會(huì)有不盡如人意的地方，應(yīng)當(dāng)正確面對(duì)偏差，理性思考。并站在歷史的角度看待問(wèn)題，對(duì)于問(wèn)題的解決抱有認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，并使其最終科學(xué)合理地實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。

綜合說(shuō)來(lái)，檔案管理工作對(duì)于信息化數(shù)字化手段的應(yīng)用已經(jīng)十分重要，檔案管理部門(mén)的人員必須轉(zhuǎn)換思想觀念，轉(zhuǎn)變管理辦法，推進(jìn)檔案管理工作向著更為有效的方向發(fā)展，并能迎合時(shí)代發(fā)展的需要，促進(jìn)工作向著世界化，技術(shù)化方向長(zhǎng)足前進(jìn)。實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)工作與檔案管理工作共同前進(jìn)和發(fā)展的目標(biāo)。

[1]劉維秦.提高檔案管理水平.推進(jìn)現(xiàn)代檔案管理工作發(fā)展[J].新西部(下旬.理論版)，2011（11）.

[2]王正紅，譚喜松，姚雪麗.如何認(rèn)識(shí)檔案管理及數(shù)字化檔案管理的重要性，2009（05）.