專職輔導(dǎo)員體制下班級(jí)學(xué)生干部隊(duì)伍矩陣模型組織管理初探

吳慰春

（鹽城工學(xué)院，江蘇 鹽城 224000）

專職輔導(dǎo)員管理工作主管部門多，頭緒多，任務(wù)繁瑣；管理幅度大，一般要帶六個(gè)班（甚至更多），兩百多個(gè)性格不同的學(xué)生。只有依靠和充分發(fā)揮班級(jí)學(xué)生干部隊(duì)伍在大學(xué)生自我教育、自我管理和自我服務(wù)中的作用，輔導(dǎo)員才能把工作做好，因此要充分認(rèn)識(shí)學(xué)生干部的角色和作用。他們作為輔導(dǎo)員的助手，幫助輔導(dǎo)員完成各級(jí)部門下達(dá)的任務(wù)；作為學(xué)生利益的代表，與代表學(xué)校的輔導(dǎo)員溝通信息，起橋梁和紐帶的作用；作為學(xué)生中的優(yōu)秀分子，在各方面起模范表率作用；作為學(xué)生骨干，組織動(dòng)員全班同學(xué)，調(diào)動(dòng)大家的積極性。如果能夠充分發(fā)揮學(xué)生干部的這些作用，輔導(dǎo)員就一定能把工作做得更好。但是輔導(dǎo)員必須意識(shí)到，他是在指揮一支隊(duì)伍，一個(gè)組織，而不是簡(jiǎn)單的一個(gè)個(gè)人。因此要把責(zé)任班級(jí)學(xué)生干部隊(duì)伍進(jìn)行整合，形成一個(gè)整體。相同的學(xué)生干部通過(guò)不同的組織結(jié)構(gòu)組合，他們所體現(xiàn)出的力量會(huì)存在明顯的差異。實(shí)踐證明，沒(méi)有哪種組織結(jié)構(gòu)是無(wú)條件最優(yōu)的，只有充分發(fā)揮組織資源的力量并且有利于實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的組織結(jié)構(gòu)才是最理想的。［1］

本文借鑒組織行為學(xué)關(guān)于組織結(jié)構(gòu)、激勵(lì)的成果，探討如何把幾個(gè)班級(jí)的學(xué)生干部隊(duì)伍有機(jī)地組合起來(lái)，形成一個(gè)整體，充分發(fā)揮團(tuán)隊(duì)協(xié)作的力量，通過(guò)組織變革來(lái)提高專職輔導(dǎo)員的管理績(jī)效。

一、從金字塔形到矩陣形的組織結(jié)構(gòu)變革

組織結(jié)構(gòu)是指對(duì)工作任務(wù)如何分工、分組和協(xié)調(diào)合作。組織結(jié)構(gòu)直接影響組織的績(jī)效、組織的管理、員工的行為等多個(gè)方面。組織結(jié)構(gòu)的類型多種多樣，最常見的有金字塔形和矩陣形。金字塔形結(jié)構(gòu)最典型例子是軍隊(duì)。［1］矩陣制組織又稱規(guī)劃－目標(biāo)結(jié)構(gòu)組織，是在直線職能制垂直形態(tài)組織系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，再加一種橫向的領(lǐng)導(dǎo)系統(tǒng)。它把按職能劃分的部門和按產(chǎn)品（或工程項(xiàng)目、服務(wù)項(xiàng)目）劃分的小組結(jié)合起來(lái)組成一個(gè)矩陣，使每一名組織成員，既同原組織保持組織上和業(yè)務(wù)上的聯(lián)系，又參加產(chǎn)品或項(xiàng)目小組的工作。［2］組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的基本影響因素有四個(gè)：環(huán)境、戰(zhàn)略、規(guī)模和技術(shù)。就技術(shù)而言，隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)的發(fā)展，出現(xiàn)了各種新的溝通方式，使管理的跨度不斷拓展，時(shí)空距離大大縮短，傳統(tǒng)的管理層級(jí)逐步弱化，組織間的界限更加模糊，組織形式更加扁平化、低結(jié)構(gòu)化。最為典型的就是“虛擬組織的出現(xiàn)”。［2］在輔導(dǎo)員工作中，博客、飛信、QQ群等網(wǎng)絡(luò)溝通工具已經(jīng)得到普遍運(yùn)用，為實(shí)現(xiàn)組織結(jié)構(gòu)變革提供了有利條件。

班級(jí)學(xué)生干部隊(duì)伍金字塔形組織結(jié)構(gòu)如圖一 （為便于解釋，模型作了簡(jiǎn)化，下同）。其缺點(diǎn)有：

（1）協(xié)作效率低下。班長(zhǎng)承擔(dān)的任務(wù)過(guò)重，而其他班干部任務(wù)過(guò)少，學(xué)生干部的工作主動(dòng)性、積極性、創(chuàng)造性不高，班委會(huì)成員聯(lián)系松散，缺乏團(tuán)隊(duì)精神，對(duì)一些團(tuán)隊(duì)任務(wù)無(wú)能為力，自我管理水平、管理自動(dòng)化程度差。

（2）不利于學(xué)生干部的教育和成長(zhǎng)。由于任務(wù)過(guò)重或鍛煉不足，其他班干部與輔導(dǎo)員的接觸少，培養(yǎng)不夠，學(xué)生干部的成長(zhǎng)緩慢。同時(shí)這種官僚結(jié)構(gòu)更強(qiáng)調(diào)服從，而不是發(fā)揮個(gè)體的創(chuàng)造性，與民主平等的時(shí)代思想，與教育者的目的背道而馳。

（3）輔導(dǎo)員工作低水平重復(fù)。由于以上兩個(gè)原因，輔導(dǎo)員要花更多的時(shí)間和精力來(lái)指揮和控制，充當(dāng)消防員的角色，無(wú)暇進(jìn)行深度思考，工作容易流于簡(jiǎn)單和粗放。

圖一：班級(jí)學(xué)生干部隊(duì)伍金字塔形組織結(jié)構(gòu)圖

針對(duì)輔導(dǎo)員管理工作的主要特點(diǎn)，把幾個(gè)班的學(xué)生干部隊(duì)伍進(jìn)行整合，在班委會(huì)的縱向結(jié)構(gòu)上，加上以職能劃分的橫向結(jié)構(gòu)。如把各班生活委員集中在一起，組織成一個(gè)生活管理小組，這個(gè)小組的每個(gè)成員都負(fù)責(zé)本班的班費(fèi)管理和助學(xué)工作，在輔導(dǎo)員指導(dǎo)下協(xié)助完成學(xué)校助學(xué)工作部門布置的工作。從中選出一個(gè)生活小組負(fù)責(zé)人作為輔導(dǎo)員的專項(xiàng)工作助理，負(fù)責(zé)跟蹤工作全過(guò)程。增加一個(gè)職能小組結(jié)構(gòu)，與學(xué)校職能部門對(duì)應(yīng)，既完成各個(gè)上級(jí)部門布置的工作，又在各個(gè)班級(jí)落到實(shí)處，提高了工作效率。

在明確規(guī)定各個(gè)崗位職能的前提下，采用矩陣型組織結(jié)構(gòu)，可以解決傳統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)的一些弊端。班級(jí)學(xué)生干部隊(duì)伍矩陣型組織結(jié)構(gòu)如圖二。它的優(yōu)點(diǎn)是：

（1）能提高協(xié)作效率。由于合理分工，組織結(jié)構(gòu)扁平化，減少管理層級(jí)，調(diào)動(dòng)了更多學(xué)生干部的力量。通過(guò)職能小組，把同類班干集中在一起，便于相互溝通和學(xué)習(xí)，能夠同時(shí)提高個(gè)體效率和協(xié)作效率。

（2）促進(jìn)學(xué)生干部隊(duì)伍發(fā)展成熟。得益于更多的實(shí)踐和培訓(xùn)機(jī)會(huì)，以及社會(huì)助長(zhǎng)作用，學(xué)生干部進(jìn)步更快。再通過(guò)選拔、配置、輪換、淘汰等手段，以及團(tuán)隊(duì)協(xié)作經(jīng)驗(yàn)的積累，促進(jìn)組織發(fā)展成熟。

（3）輔導(dǎo)員工作壓力減輕，工作滿意度提高。在抓一些具體工作的時(shí)候，輔導(dǎo)員的管理幅度并沒(méi)有擴(kuò)大?？梢栽O(shè)立職能小組負(fù)責(zé)人作為輔導(dǎo)員的助理，直接接受輔導(dǎo)員的指導(dǎo)，其他干部在他的具體領(lǐng)導(dǎo)下完成專項(xiàng)工作。輔導(dǎo)員只要在一些關(guān)鍵環(huán)節(jié)上把關(guān)，由小組負(fù)責(zé)人跟蹤全過(guò)程。工作變得輕松，輔導(dǎo)員變得愉快和自信。

（4）有利于輔導(dǎo)員工作向更高水平發(fā)展，把更多時(shí)間和精力用來(lái)解決整體和個(gè)體的問(wèn)題。

職能小組的成員來(lái)自不同班級(jí)，相互之間不太熟悉，可能存在溝通不良的情況。職能小組成員從上級(jí)部門或輔導(dǎo)員處接受專項(xiàng)任務(wù)后，需要到本班級(jí)去落實(shí)。除了完成專項(xiàng)任務(wù)必備的技能外，還需要結(jié)合本班的實(shí)際情況，獲得其他班委尤其是班長(zhǎng)的支持與配合，運(yùn)用班委會(huì)集體的力量一起推動(dòng)。每個(gè)學(xué)生干部都處在兩個(gè)小組中，良好的溝通成為做好工作的基本前提。為此需要提高溝通水平，一方面要?jiǎng)?chuàng)造條件增進(jìn)了解，一方面要學(xué)習(xí)溝通技能。由于有可能發(fā)生糾紛，矩陣結(jié)構(gòu)需要召開很多費(fèi)時(shí)的協(xié)調(diào)會(huì)議，為此必須使班委會(huì)例會(huì)制度真正執(zhí)行起來(lái)，并發(fā)揮作用。

圖二：班級(jí)學(xué)生干部隊(duì)伍矩陣模型組織結(jié)構(gòu)圖

二、矩陣模型組織的實(shí)施

由金字塔形結(jié)構(gòu)到矩陣形結(jié)構(gòu)是一次比較大的組織變革，需要認(rèn)真計(jì)劃，穩(wěn)妥實(shí)施。

1.工作任務(wù)分解與崗位設(shè)置。輔導(dǎo)員把上面的千條線梳理一下，對(duì)工作進(jìn)行歸類合并形成幾大項(xiàng)任務(wù)，然后分配到相應(yīng)的學(xué)生干部崗位，做到任務(wù)明確、不留空白、無(wú)重疊。對(duì)一項(xiàng)任務(wù)設(shè)計(jì)工作流程，分清有幾個(gè)環(huán)節(jié)組成。明確界定輔導(dǎo)員與學(xué)生干部、職能小組組長(zhǎng)與組員、班長(zhǎng)與班委各自的職責(zé)，這些都可以通過(guò)輔導(dǎo)員與學(xué)生干部的共同討論來(lái)確定。

2.學(xué)生干部選拔、配置和輪換。對(duì)于高年級(jí)，通過(guò)公開選舉的方式按照得票多少?zèng)Q定任用；對(duì)于低年級(jí)，可以采取輔導(dǎo)員推薦任命主要學(xué)生干部加選舉的方式選拔。對(duì)決定任用的學(xué)生，根據(jù)性格、性別、經(jīng)驗(yàn)和能力合理搭配，使之在性格、能力、經(jīng)驗(yàn)上互補(bǔ)，更好地發(fā)揮團(tuán)隊(duì)合作的效力?？梢愿鶕?jù)學(xué)生個(gè)人的申請(qǐng)和班長(zhǎng)的意見，讓學(xué)生在不同崗位之間輪換，使能力得到更加全面的鍛煉，同時(shí)也增進(jìn)相互理解。

3.學(xué)生干部培訓(xùn)。按培訓(xùn)內(nèi)容可以分為態(tài)度和能力的培訓(xùn)。培訓(xùn)的目的在于使學(xué)生干部端正態(tài)度，明確責(zé)任，激發(fā)做好工作和服務(wù)同學(xué)的熱情；同時(shí)提高溝通、協(xié)調(diào)、組織，以及認(rèn)真細(xì)致完成工作的能力。按規(guī)模可以分為全體學(xué)生干部培訓(xùn)，職能小組和班委會(huì)、團(tuán)支部的培訓(xùn)。前一種培訓(xùn)每個(gè)學(xué)期舉行1-2次，后一種可在輔導(dǎo)員布置相關(guān)工作時(shí)進(jìn)行。培訓(xùn)可以采取輔導(dǎo)員講授、有經(jīng)驗(yàn)的高年級(jí)優(yōu)秀學(xué)生干部傳幫帶、學(xué)生干部之間的經(jīng)驗(yàn)交流等形式，努力把學(xué)生干部隊(duì)伍建設(shè)成學(xué)習(xí)型組織。輔導(dǎo)員也可以根據(jù)經(jīng)驗(yàn)和觀察找學(xué)生干部個(gè)別談話，針對(duì)具體工作，提出改進(jìn)方法和提升工作技能的建議。

4.總結(jié)與考核。各個(gè)班干部總結(jié)在自己職責(zé)范圍內(nèi)班級(jí)取得的成績(jī)和存在的不足，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，班長(zhǎng)和職能小組組長(zhǎng)匯總形成班級(jí)和職能小組工作總結(jié)報(bào)告，向班級(jí)同學(xué)和輔導(dǎo)員述職匯報(bào)。然后根據(jù)貢獻(xiàn)、能力、班級(jí)群眾反應(yīng)給予評(píng)分，分ABC三個(gè)等級(jí)。對(duì)考核優(yōu)秀的學(xué)生干部，輔導(dǎo)員給予優(yōu)先推薦入黨、評(píng)先進(jìn)等精神獎(jiǎng)勵(lì)。最后召開全體學(xué)生干部大會(huì)，進(jìn)行工作經(jīng)驗(yàn)交流，表彰先進(jìn)，使學(xué)生干部相互激勵(lì)，共同進(jìn)步，而對(duì)受到違紀(jì)處分的學(xué)生干部，馬上撤換。

三、班級(jí)學(xué)生干部的激勵(lì)

基于提高管理績(jī)效和實(shí)現(xiàn)教育目標(biāo)的雙重考慮，輔導(dǎo)員應(yīng)該滿足學(xué)生干部個(gè)人發(fā)展的需要，而正確的激勵(lì)是有效的工具。激勵(lì)理論有很多種，如馬斯洛的需求層次理論、奧爾德弗的ERG理論、赫茨伯格的雙因素理論、麥克利蘭的成就型激勵(lì)理論、期望理論、公平理論等。公平理論之所以值得重視，是因?yàn)槿绻M織成員感到自己受到不公平待遇時(shí)，就會(huì)尋找這樣那樣的方式求得平衡，重新找回公平感。消極怠工、爭(zhēng)獎(jiǎng)金、要待遇，乃至“跳槽”等，常常是由“不公平”感引起的。［2］麥克利蘭認(rèn)為人的成就感是可以培養(yǎng)的，具體可分為四個(gè)步驟：努力獲得有關(guān)自己工作的反饋，以建立獲得成功的信心；選擇一種獲得成功的模式，如學(xué)習(xí)模仿杰出人物和成功者；主動(dòng)尋求改變自己的形象，把自己設(shè)想為某個(gè)追求成功和尋找刺激性挑戰(zhàn)的人；個(gè)體要根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況審時(shí)度勢(shì)，提出切實(shí)可行的目標(biāo)，避免產(chǎn)生不切實(shí)際的幻想。［2］結(jié)合學(xué)生干部群體的特點(diǎn)，在激勵(lì)學(xué)生干部時(shí)應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注公平、尊重和成就感三個(gè)方面。

首先要注意公平。如組織發(fā)展、評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)等要嚴(yán)格按照規(guī)章制度標(biāo)準(zhǔn)，充分認(rèn)識(shí)和考慮學(xué)生干部的現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)，同等條件下優(yōu)先考慮能力強(qiáng)貢獻(xiàn)大的學(xué)生干部。該給予的激勵(lì)的一定要給，不該給的不能無(wú)原則地給。如在評(píng)助學(xué)金中，主要按照家庭經(jīng)濟(jì)困難程度來(lái)確定，而不能無(wú)故偏向?qū)W生干部，防止學(xué)生干部相互比較，感覺(jué)受到不公平待遇，而產(chǎn)生消極情緒和行為，降低個(gè)人積極性和組織凝聚力。為此要完善學(xué)生推優(yōu)、評(píng)優(yōu)機(jī)制。其次要給予學(xué)生干部充分的尊重，及時(shí)給予積極的反饋。在工作上多與他們商量，多聽取他們的意見，而不是自己一個(gè)人做決定。輔導(dǎo)員要及時(shí)肯定學(xué)生干部的辛勤工作。要抓住學(xué)生干部渴望成功、有所作為的心理，努力培養(yǎng)學(xué)生的成就感。輔導(dǎo)員對(duì)學(xué)生干部的工作及時(shí)給予明確的反饋信息，宣傳學(xué)生中校友中的成功典型，幫助學(xué)生干部尋找目標(biāo)和達(dá)到目標(biāo)的路徑；對(duì)工作出現(xiàn)失誤的學(xué)生干部，要在肯定工作熱情的同時(shí)，及時(shí)糾正其錯(cuò)誤的行為和思想，既保護(hù)他們的工作積極性，又防止工作出現(xiàn)問(wèn)題，降低學(xué)生干部的威信，讓他們?cè)趯?shí)踐中提升能力，培養(yǎng)自信。

矩陣型組織結(jié)構(gòu)有效解決了輔導(dǎo)員管理任務(wù)重、管理對(duì)象多的難題，使組織結(jié)構(gòu)扁平化，減少管理層級(jí)和自上而下的溝通環(huán)節(jié)，使更多學(xué)生干部得到輔導(dǎo)員的直接指導(dǎo)和幫助。不同班級(jí)和職務(wù)的學(xué)生干部分工、分組與協(xié)調(diào)合作更明確，組織結(jié)構(gòu)更加健全，形成了一支完整而高效的隊(duì)伍。輔導(dǎo)員抓住實(shí)施的各項(xiàng)環(huán)節(jié)，強(qiáng)化考核和激勵(lì)，就能充分調(diào)動(dòng)班級(jí)干部隊(duì)伍的力量。要特別注意增強(qiáng)班委會(huì)集體決策的功能，指導(dǎo)班長(zhǎng)和班委成員召開班委會(huì)例會(huì)，通過(guò)討論統(tǒng)一認(rèn)識(shí)和行動(dòng)，把各項(xiàng)工作在本班落到實(shí)處。要協(xié)調(diào)好班委會(huì)和職能小組兩個(gè)組織的力量，揚(yáng)長(zhǎng)避短，充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)完全意義上的班級(jí)自主化管理，提升班級(jí)管理效能。

［1］胡君辰，楊永康.組織行為學(xué)［M］.上海:復(fù)旦大學(xué)出版社，2002.7.

［2］徐康寧，李東.經(jīng)濟(jì)管理基礎(chǔ)［M］.南京:東南大學(xué)出版社，2001.9.