淺談電子檔案管理工作

彭永珍

摘要：隨著我國經(jīng)濟(jì)和社會的不斷發(fā)展，檔案管理由紙質(zhì)檔案向電子檔案發(fā)展。但目前目前檔案管理工作中存在許多問題，因此，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能，運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段，運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)管理，要提高檔案管理效率與質(zhì)量，提高檔案管理現(xiàn)代化水平。

關(guān)鍵詞：電子檔案管理；特點(diǎn)；問題；措施

一、電子檔案的概念

電子檔案，是指通過計算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲，與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。目前電子文件所采用的介質(zhì)主要有磁盤、磁帶和光盤。電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤。

二、電子檔案的特點(diǎn)

①電子檔案不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用，具有虛擬性和依賴性，電子文件必須通過計算機(jī)及其相應(yīng)的軟件系統(tǒng)處理后，才能被人們閱讀和識別，因而它不能離開計算機(jī)硬件及軟件系統(tǒng)而獨(dú)立存在。另外，電腦屏幕上呈現(xiàn)出來的文件及其格式，是經(jīng)過計算機(jī)程序處理過的，同一電子文件可以被顯示成各種不同格式，因此它只是一種虛擬的文件。

②不穩(wěn)定性。電子文件的不穩(wěn)定性表現(xiàn)為三個方面。一是所依賴的系統(tǒng)的不穩(wěn)定性，現(xiàn)在計算機(jī)軟、硬件系統(tǒng)更新?lián)Q代的速度迅猛，尤其是軟件系統(tǒng)的更新?lián)Q代，都會產(chǎn)生電子文件存儲的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)是否兼容及其數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)換的問題。二是載體的不穩(wěn)定性，用以存儲電子文件的計算機(jī)軟盤、光盤等化學(xué)磁性材料壽命較短，不易長久保存。三是電子文件具有可變性，其真實(shí)可靠性遠(yuǎn)不如紙質(zhì)檔案，隨時面臨被修改、盜竊、丟失、甚至銷毀危險。

③電子檔案的利用是可共享的，不再受時間和距離的影響；電子文件檔案存到計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上之后，可以不受時間和空間限制隨時隨地進(jìn)行查閱和利用。

④電子檔案的保存對場地面積的要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

三、電子文件歸檔面臨的問題

對于紙質(zhì)文件來說，內(nèi)容的原始性附著在形式的原始性上，其內(nèi)容真?zhèn)我子谂袆e。而電子檔案的內(nèi)容與形式是相對獨(dú)立的，不僅內(nèi)容易于變化。而且失去了固定的形式，較難認(rèn)定其原始性、真實(shí)性和安全性。影響檔案管理物的因素主要區(qū)別在于紙質(zhì)檔案和電子檔案存儲的介質(zhì)不同。

（1）要解決好電子文件的保存問題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件。從理論上講能夠長期保存，電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討。

（2）要使檔案管理向立體化方向發(fā)展。以前的檔案管理是呈直線狀態(tài)的，隨著人們對利用服務(wù)工作的重視，使利用工作和其它基礎(chǔ)工作構(gòu)成一個平面。這種平面結(jié)構(gòu)只反映紙質(zhì)檔案的情況，隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎(chǔ)工作和利用工作也都具有各自的個性。因此，在原有平面結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上，又增加了一項檔案信息載體內(nèi)容，就構(gòu)成三維空間，形成了立體化的管理結(jié)構(gòu)。

（3）對檔案管理人員的要求更高。人是檔案管理的執(zhí)行者，在管理過程中發(fā)揮著決定性的作用。如果檔案管理人員一個錯誤的操作就有可能會造成巨大的損失。因此在檔案管理工作中，必須對管理人員進(jìn)行管理，提高管理人員的綜合素質(zhì)水平。

四、有效措施

4.1提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員的素質(zhì)。一要注意加強(qiáng)檔案管理人員的培養(yǎng)。選擇政治可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的人員從事檔案工作管理工作。并關(guān)心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。二是作為檔案工作人員，要注重自身專業(yè)水平的提高。熟悉檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率和檔案質(zhì)量。三是必須強(qiáng)化服務(wù)意識，提高服務(wù)水平。檔案管理人員要樹立服務(wù)觀念，增強(qiáng)服務(wù)意識，充分發(fā)揮檔案信息資源的作用。

4.2建立適合磁光介質(zhì)保存環(huán)境，保證電子檔案載體的安全。

調(diào)節(jié)庫內(nèi)溫濕度、防光、防灰塵、防治有害生物、避開磁場和電場、防機(jī)械應(yīng)力、定期檢測和拷貝、將電子檔案至少要一式三套，一套供查閱利用，一套封存保管作為備用，第三套異地保存，用以防止突發(fā)性事件如火災(zāi)、地震、洪水、盜竊，甚至戰(zhàn)爭人為或自然因素的破壞。

4.3采用先進(jìn)科技手段

一是采集原始信息數(shù)據(jù)。采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集描述電子文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個管理過程的元數(shù)據(jù)。確保電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性和有效性。二是建立認(rèn)證措施。采用簽署技術(shù)、消息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和防火墻，防止無關(guān)人員進(jìn)入系統(tǒng)對電子文件或數(shù)據(jù)進(jìn)行訪問、修改。從而保護(hù)電子文件的真實(shí)可靠。三應(yīng)有防寫措施?？蓪㈦娮游募O(shè)置為“只讀”狀態(tài)，用戶只能讀取信息，而不能對其做任何修改或擦除。四有良好保存環(huán)境。調(diào)節(jié)室內(nèi)溫度和濕度，將電子檔案避光、避磁、避電保存，并定期凈化空氣。五必須進(jìn)行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的安全性，拷貝后的載體與原載體同樣編號保存。

4.4選擇正確的歸檔方法。紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。

（1）采用專網(wǎng)移交歸檔，利用光盤存貯。網(wǎng)絡(luò)移交的途徑有兩條：一是借助計算機(jī)信息管理網(wǎng)，開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性。二是對那些傳輸?shù)木哂斜４鎯r值的電子文件，應(yīng)由電子文件形成部門編目整理，再向檔案部門傳輸。建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)，將具有保存價值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。

（2）做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域。對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進(jìn)行指導(dǎo)。通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。

（3）由計算機(jī)信息管理部門負(fù)責(zé)歸檔。為適應(yīng)辦公自動化工作發(fā)展的需要，計算機(jī)信息系統(tǒng)開發(fā)也從以往的各部門分散管理，轉(zhuǎn)向多部門的合作管理。計算機(jī)信息管理部門負(fù)責(zé)規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，由他們負(fù)責(zé)將日常工作中形成的電子文件歸檔。并由信息中心按檔案部門的統(tǒng)一要求，進(jìn)行鑒定、編目，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，以保證電子文件形成部門對其數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。

（4）紙質(zhì)文件和電子文件同時歸檔。由于印章和簽署是文件生效的主要標(biāo)志，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性和易改性，目前電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。在電子檔案存儲介質(zhì)進(jìn)一步改進(jìn)之后，可嘗試對參考價值高的檔案，采取以磁、光介質(zhì)歸檔為主，紙介質(zhì)歸檔為輔的做法；而對那些憑證價值較高的檔案，則采取以紙介質(zhì)歸檔為主，磁、光介質(zhì)歸檔為輔的做法。

結(jié)束語

總之，在新形勢下，隨著計算機(jī)在檔案應(yīng)用中日益成熟，對檔案管理提出了新的要求。我們只有對檔案進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范的管理，不斷更新檔案管理手段，加大宣傳力度，提高對檔案管理的認(rèn)識，制定各項相關(guān)的管理制度，有關(guān)部門要做好監(jiān)督管理工作，定期對檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，創(chuàng)造良好的保管條件等，從而保證檔案完整歸檔。

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