論醫(yī)院文體檔案工作一體化發(fā)展進程

李 靜，王藝楠

（1.延安大學(xué)附屬醫(yī)院東關(guān)分院黨辦；2.延安大學(xué)附屬醫(yī)院團委，陜西延安716000）

論醫(yī)院文體檔案工作一體化發(fā)展進程

李 靜1，王藝楠2

（1.延安大學(xué)附屬醫(yī)院東關(guān)分院黨辦；2.延安大學(xué)附屬醫(yī)院團委，陜西延安716000）

本文以醫(yī)院改革與臨床實踐的角度，就當前醫(yī)院文檔一體化漸進過程中如何開展好文書檔案及病案工作，從提高醫(yī)技人員專業(yè)技能及書寫規(guī)范，其他部門文件的制發(fā)、資料的收集和立卷歸檔個方面提出了指導(dǎo)性意見和操作辦法。在下面的論述中，文檔與病案統(tǒng)稱為文檔工作。

文書具有現(xiàn)行效用，檔案具有存史鑒今的功能。文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)和前提，檔案工作是文書工作的繼續(xù)和延伸，二者是相互銜接的兩個流程，是密不可分的兩個環(huán)節(jié)，也是一個有機聯(lián)系的整體。當前，文書與檔案工作一體化作為我國現(xiàn)代化發(fā)展的一個方面，正在悄然推進，在此背景下，如何更好地履行文檔工作者的崗位職責(zé)和歷史責(zé)任，筆者結(jié)合實際談?wù)勛约旱囊恍w會和認識。

1 以專業(yè)知識和技能的提高為前提

文檔工作專業(yè)性很強，要求也高，它首先要求工作人員要具有高度的責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、求真務(wù)實的工作態(tài)度、樂于奉獻的工作精神。其次要求具有扎實的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)技能，特別是電子計算機技術(shù)在文檔工作中的運用，使文件的形成、運行、積累、轉(zhuǎn)換等各個環(huán)節(jié)與自動化辦公相銜接，系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統(tǒng)計等工作，給文檔工作帶來了便利和變革，這就需要文檔工作者主動去掌握和運用現(xiàn)代技術(shù)。所以，文檔工作者要善于結(jié)合崗位工作，把計算機知識和信息技術(shù)作為一項重要的專業(yè)知識，重點學(xué)習(xí)并合理運用。

2 以文件高質(zhì)量的成型為基礎(chǔ)

文件的制發(fā)在這里實際上就是文書處理。檔案來源于文書，是由文件和材料轉(zhuǎn)化而來的，文書處理的如何，不僅影響當前工作，同時也影響日后檔案的質(zhì)量，因此，必須予以重視。一是要熟悉文書處理各項規(guī)定，認真學(xué)習(xí)《國家行政機關(guān)公文處理辦法》、《國家行政機關(guān)公文格式》、《歸檔文件整理規(guī)范》等相關(guān)規(guī)定。二是要熟悉本單位的職能和工作，學(xué)習(xí)相關(guān)業(yè)務(wù)知識，努力提升工作水平。三是要認真履行文書處理相關(guān)規(guī)定，嚴格文件質(zhì)量。諸如禁用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復(fù)寫紙等撰寫、修改、批閱文件材料，紙張、文體、格式要做到規(guī)范化、標準化每份文件的正本、定稿、重要的草稿、附件等做到齊全完整等，保證文件符合立卷歸檔要求。

3 以資料完整的收集為關(guān)鍵

工作中形成和使用的文件資料處理完畢以后，一部分隨著記述、辦事等現(xiàn)行效用的結(jié)束而被淘汰；另一部分由于具有查考價值，則要被有選擇地保存，并將這些零散的文件按照形成過程的聯(lián)系和一定規(guī)律進行系統(tǒng)整理組成案卷，這就要求文書工作人員在平時工作中，要及時收集文件材料，收發(fā)文逐件登記建賬，做到有據(jù)可查，發(fā)現(xiàn)缺少要及時查找。對于系統(tǒng)性、系列性的事件，不僅要收集正常渠道傳送的文件，還有一些賬外零散材料，如會議紀要、領(lǐng)導(dǎo)講話、領(lǐng)導(dǎo)批示等，更應(yīng)注意及時收集，保證文件材料齊全完整。同時要根據(jù)文件材料之間的聯(lián)系，按文書立卷的類目做好平時立卷，為歸檔打好基礎(chǔ)。

4 以立卷歸檔的規(guī)范為重點

立卷歸檔工作要突出“以我為主”和“特色化”原則。實際工作中，要解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是要注意有效地維護全宗的完整性。要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，同時要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，使形成的檔案既完整，又不龐雜。

這里還要注意兩個問題，一個是要掌握好檔案價值鑒定標準。檔案的價值是客觀存在的，而價值鑒定卻帶有很強的主觀性，因此，價值鑒定前必須建立起明確的檔案價值鑒定標準。文書檔案價值鑒定的標準主要有來源標準、內(nèi)容標準、形式特征標準、相對價值標準和效益標準等。一般情況下，就來源來講，本單位的檔案通常需要重點保存，外單位的來文要具體判斷其價值；在本單位制成文件中，主要職能部門或人員形成的檔案往往比一般事務(wù)部門或人員形成的檔案價值相對要高。就內(nèi)容來講，檔案所記錄事件的重要程度越高、典型性越突出、真實性與客觀程度越高，檔案的價值越大；檔案內(nèi)容越新穎獨特或者越具有本單位特色的檔案價值越大。另一個要強調(diào)的是文書檔案鑒定工作的方法和步驟。文書檔案鑒定主要采取直接鑒定法，就是鑒定人員要逐件逐張審查檔案材料，從文件的內(nèi)容、作者、名稱、可靠程度等方面考察分析，確定其價值，而不是僅僅根據(jù)案卷目錄、案卷標題或文件目錄、文件題名等簡單判定檔案的價值。文書檔案鑒定工作分為三個步驟，第一，確定歸檔范圍，剔除一部分沒有保存價值的文件；第二，確定保管期限，要根據(jù)文件的內(nèi)容和保存價值確定每卷或每件最終的期限；第三，到期復(fù)審，主要是采取移交復(fù)審和到期復(fù)審兩種形式，重新劃定保管期限，剔除失去保存價值的檔案，并按規(guī)定程序銷毀。

總的來說，作為文書檔案工作者，在當前文檔一體化漸進過程中，一定要熟練掌握和合理運用電子文檔知識和技能，以豐富的文書檔案和信息化專業(yè)知識，認真負責(zé)的工作態(tài)度努力做好本職工作，為社會作出自己的應(yīng)有貢獻。

2011-0204；責(zé)任編輯 王景鴻］