物資采購合同管理問題探討

王迪　趙東輝

[摘 要]本文從課題研究的相關(guān)背景入手，首先詳細(xì)的闡述了合同管理的必要性，然后重點論述了物資采購合同管理的第一階段——簽約管理，接著探討了物資采購合同管理的第二階段——履約管理，最后分析了物資采購合同管理的第三個階段——結(jié)果管理。

[關(guān)鍵詞]合同管理；簽約管理；履約管理；結(jié)果管理

[中圖分類號]F252[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A[文章編號]1005-6432（2012）41-0074-02

1 物資采購合同管理的第一階段——簽約管理

1. 1 對物資采購合同進(jìn)行分類對重要的合同要做重點審核和管理

根據(jù)工作中的實際情況，物資采購金額在50萬元以上的合同可視為重大合同。由于這些合同涉及企業(yè)的重要經(jīng)濟(jì)利益，對企業(yè)的發(fā)展有著至關(guān)重要的影響。因此，在審核和管理合同過程中，應(yīng)把這些合同作為重點審核和管理對象。要對合同的項目論證、對方當(dāng)事人資信調(diào)查、合同示范文本使用、合同條款內(nèi)容，嚴(yán)格合同審核和管理，預(yù)防合同糾紛的發(fā)生。

1. 2 物資采購合同審核的主要內(nèi)容

（1）對合同當(dāng)事人主體資格的審核。這是首要確認(rèn)的問題，也是防止合同風(fēng)險的有力措施。因為合同當(dāng)事人的資質(zhì)和資格直接關(guān)系到合同簽訂后是否有效、是否能真正履行的先決條件。應(yīng)先要求對方出示營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證及組織代碼證，還要對企業(yè)的生產(chǎn)資格進(jìn)行審查。比如采購雷管、炸藥等火工品，對方須有國防科工委頒發(fā)的《民用爆破器材生產(chǎn)企業(yè)憑照》和國家煤礦安全生產(chǎn)監(jiān)督管理總局頒發(fā)的《煤礦礦用產(chǎn)品安全標(biāo)志證書》。采購煤礦專用機(jī)電設(shè)備、支護(hù)產(chǎn)品、通風(fēng)材料、輸送皮帶等井下礦用產(chǎn)品，對方須有煤安標(biāo)志證書。

（2）對合同標(biāo)的物、數(shù)量、質(zhì)量條款的審核。審查標(biāo)的條款時，不僅要有貨物名稱，還須加上貨物牌號、商標(biāo)、型號、規(guī)格、品種、生產(chǎn)廠家等。數(shù)量條款中不要使用“包、箱、袋、捆、打”等國家沒有計量標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)量單位。根據(jù)標(biāo)的特點，有些還需注明標(biāo)的正負(fù)誤差、合理磅差等。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)條款中采用國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的，要寫明標(biāo)準(zhǔn)名稱、代號或編號。

（3）合同標(biāo)的物交（提）貨方式條款的審核。我國《合同法》對于買賣合同的動產(chǎn)標(biāo)的物采用交付主義，即交付之前由出賣人承擔(dān)，交付之后由買受人承擔(dān)。如果采用送貨的交貨方式，那么貨物在途中的風(fēng)險由出賣人承擔(dān)；如果采用自提方式，那么貨物回途的風(fēng)險由買受人承擔(dān)。所以，交（提）貨方式條款中，作為產(chǎn)品買受方來說，盡量約定由對方送貨的方式。

（4）價款的支付審核。對價款的如何有效地約定，會直接關(guān)系到合同是否會順利履行。對于產(chǎn)品買受方來說，應(yīng)要求價款的支付應(yīng)與產(chǎn)品的供應(yīng)量和供應(yīng)時間相應(yīng)，盡可能避免出現(xiàn)“預(yù)付款”之類的條款。

（5）違約責(zé)任的審核。合同對違約條款的約定簡單，則會對守約方追究違約方的違約責(zé)任造成很大的障礙。比如合同中這么約定關(guān)于違約責(zé)任：如一方違約，則另一方根據(jù)法律規(guī)定追究其違約責(zé)任。這樣的約定，對于保障合同的履行是起不了任何積極意義的。違約方承擔(dān)違約責(zé)任，這是法定義務(wù)，無須當(dāng)事人在合同中約定。如果守約方想對違約方索賠，首先要證明自己受到了經(jīng)濟(jì)損失；其次還應(yīng)證明自己的經(jīng)濟(jì)損失是因為對方的違約而導(dǎo)致的；再次還應(yīng)計算出自己受到經(jīng)濟(jì)損害的具體數(shù)額，并且必須用貨幣價值來反映。

（6）合同爭議解決方式條款的審核。解決爭議方式主要是仲裁或訴訟。選擇仲裁，必須寫明仲裁地點和仲裁機(jī)構(gòu)全稱。選擇訴訟，約定由己方所在地法院管轄更為有利。但這兩種方式只能選擇其中之一。與訴訟相比仲裁的優(yōu)勢在于，仲裁的程序簡便、方式靈活、一裁終局，而且有些合同糾紛的事實判別強(qiáng)于法律判斷，需要相當(dāng)豐富的專業(yè)知識，而這正是仲裁機(jī)構(gòu)專家仲裁人員的優(yōu)勢。所以，合同專業(yè)性比較強(qiáng)、涉及商業(yè)秘密、希望盡快解決爭議的合同糾紛可以選擇仲裁。

2 物資采購合同管理的第二階段——履約管理

2. 1 建造企業(yè)內(nèi)部物資采購合同履行流程

履行流程中有兩個重要環(huán)節(jié)。①貨物驗收環(huán)節(jié)：驗收環(huán)節(jié)可以檢驗標(biāo)的物是否存在瑕疵；標(biāo)的物質(zhì)量是否符合約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；標(biāo)的物的實際交付數(shù)量是多少，都要經(jīng)過使用單位的實際驗收后方可得之。②價款支付復(fù)核程序：財務(wù)部門多付價款則我方遭受損失，少付價款則會引起糾紛，所以財務(wù)部門應(yīng)當(dāng)依據(jù)經(jīng)辦部門提供的合同和使用單位出具的入庫驗收單，復(fù)核付款文件資料，辦理物資采購資金的付款手續(xù)。

2. 2 合同糾紛法律救濟(jì)制度

如果發(fā)生糾紛或者出現(xiàn)不能正常履行的情況，面臨著如何進(jìn)行合同救濟(jì)的問題。若出賣人未按期交貨或貨物不符合約定，使用單位將違約情況反映給合同經(jīng)辦部門，經(jīng)辦部門及時將情況反饋給合同管理部門并負(fù)責(zé)提供證據(jù)材料，積極配合合同管理部門與對方協(xié)商解決，行使履行中的抗辯權(quán)、合同解除權(quán)等權(quán)利。

2. 3 利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理

企業(yè)合同的風(fēng)險由管理層控制，合同的日常管理主要由合同經(jīng)辦部門進(jìn)行，可能造成資源分割，管理層無法掌握具體的業(yè)務(wù)情況。因此，將合同管理和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)整合，讓管理層可以通過合同管理模塊，迅速掌握本企業(yè)與合同有關(guān)的工作進(jìn)展，這將是企業(yè)繼財務(wù)信息化系統(tǒng)建立后的又一個管理上的里程碑。

3 物資采購合同管理的第三個階段——結(jié)果管理

3. 1 合同文本檔案管理

合同的原件保管是非常重要的，它是合同履行的必要條件，更是索賠的最直接最有力的原始證據(jù)。如果企業(yè)把合同的原件弄丟，則會給企業(yè)索賠造成非常被動的局面。再者，一些合同的內(nèi)容是企業(yè)不愿意公開的，合同內(nèi)容會涉及商業(yè)秘密。因此，合同管理人員必須對生效的合同按照類別進(jìn)行分類整理、歸檔，并在保管期限內(nèi)妥善保管合同檔案。

3. 2 合同登記臺賬統(tǒng)計

合同管理部門應(yīng)該定期對經(jīng)辦部門簽訂的合同登記臺賬并分類統(tǒng)計，準(zhǔn)確掌握合同業(yè)務(wù)量的基本信息，分析相關(guān)統(tǒng)計數(shù)據(jù)。從而，針對性地開展履行監(jiān)督和檢查工作，及時總結(jié)合同管理中的經(jīng)驗，提高合同管理水平。

4 合同管理的具體步驟

4. 1 制訂合同管理計劃

合同管理計劃中必須要有相應(yīng)的資料，如供應(yīng)商的詳細(xì)資料（如營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、中石化電子商務(wù)網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商會員證等），以及這個合同簽訂時的背景信息及物資供應(yīng)戰(zhàn)略等資料。

制定合同進(jìn)度表，此表中應(yīng)包括各類“作業(yè)活動”的描述以及檢查點的確定，當(dāng)要求交貨期非常重要時，還要注明各類“作業(yè)活動”的完成日期。通過此表可使采購方能及時發(fā)現(xiàn)各種偏差并采取糾正措施?！白鳂I(yè)活動”就是指合同實施過程中必須要進(jìn)行的具體工作或一系列的相關(guān)工作，例如，設(shè)備組裝、測試、包裝、運(yùn)輸?shù)?。它需要持續(xù)的消耗時間來執(zhí)行，而且需要使用資源。

合同預(yù)算，在支出較高的時候，你可能期望供應(yīng)目標(biāo)的實現(xiàn)應(yīng)保持在一個合適的成本范圍內(nèi)，即使沒有這樣一個目標(biāo)存在，采購專業(yè)人員也有責(zé)任來保證適當(dāng)?shù)乜刂瞥杀荆@就要保證成本在批準(zhǔn)的預(yù)算范圍內(nèi)。被批準(zhǔn)的預(yù)算包括根據(jù)合同支付給供應(yīng)商的款項、應(yīng)急費(fèi)用和工時預(yù)算，這幾項是必須的財務(wù)支出。

合同質(zhì)量計劃，它是質(zhì)量管理的原始文件。當(dāng)采購風(fēng)險不容忽視的物資時，如當(dāng)采用新技術(shù)或使用新供應(yīng)商時，購買方希望能夠?qū)|(zhì)量管理施加影響。這樣，大多數(shù)情況下就應(yīng)該商定一個質(zhì)量計劃并將它納入合同之中，成為合同項下的完成目標(biāo)。

4. 2 制定風(fēng)險登記表

風(fēng)險評估工作是合同管理的重中之重，只有意識到風(fēng)險的存在，才能更好地去預(yù)防。風(fēng)險主要包括供應(yīng)商所處的特定市場相關(guān)的風(fēng)險，以及與供應(yīng)商本身相關(guān)的風(fēng)險，還有就是已經(jīng)寫進(jìn)了合同的條款和條件中的風(fēng)險。

進(jìn)度風(fēng)險，評估進(jìn)度風(fēng)險的基礎(chǔ)是合同進(jìn)度表。造成進(jìn)度延遲的重要原因有以下幾方面：需求描述不完整或不正確；任何一方的必要投入的延遲；采購方與供應(yīng)商缺乏有效溝通；供應(yīng)商沒有充足的資源；供應(yīng)商的生產(chǎn)問題；供應(yīng)商的失誤；質(zhì)量問題；裝運(yùn)問題。

成本風(fēng)險，評估成本風(fēng)險的基礎(chǔ)是合同預(yù)算。常見的成本風(fēng)險如下：需求描述不完整或不正確；供應(yīng)商的成本增加；匯率不利的波動；通貨膨脹。

質(zhì)量風(fēng)險，評估質(zhì)量風(fēng)險的基礎(chǔ)是質(zhì)量計劃。常見的質(zhì)量風(fēng)險如下：需求描述不完整或不正確；采取不充分的或不正確的測試和檢查；運(yùn)輸過程的損壞。

商業(yè)及其他方面的風(fēng)險，常見的如下：缺乏商業(yè)上的警覺；供應(yīng)商發(fā)生財務(wù)問題；采購方發(fā)生財務(wù)問題；供應(yīng)商的所有權(quán)的改變或其關(guān)鍵人事變動；在采購方的工廠里安裝或調(diào)試設(shè)備發(fā)生問題時，供應(yīng)商方面缺乏響應(yīng)；不可抗力。

4. 3 監(jiān)督和管理績效

合同績效考核要花費(fèi)時間和精力，因此，應(yīng)該對那些真正重要的進(jìn)行考核，應(yīng)該把精力放在那些風(fēng)險最大的地方。評估每個合同實施關(guān)鍵三要素（時間、成本、質(zhì)量）的重要也就是應(yīng)該著重于投入、過程和結(jié)果這三個方面。

在大多數(shù)情況下，把考核的重點單單集中在結(jié)果上是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，你必須在考核結(jié)果的同時考核過程。例如，僅僅在合同后期考核某一設(shè)備的零部件實際上是否準(zhǔn)時交付（結(jié)果），對于確保交付的準(zhǔn)時性是沒有什么用處的，因為當(dāng)結(jié)果出現(xiàn)了你再想去改變它已經(jīng)太晚了。所以除了考核預(yù)期的結(jié)果外，對于交付這種結(jié)果的過程也需要進(jìn)行考核?？己诉@些“過程”中的事務(wù)，可以幫助你盡早地發(fā)現(xiàn)任何在計劃上出現(xiàn)的偏差，以便于你采取措施來加以恢復(fù)與計劃保持一致。

5 結(jié) 論

合同管理工作是與業(yè)務(wù)工作既平行又交叉的一項綜合管理工作，涉及因素很多。合同管理人員和業(yè)務(wù)人員應(yīng)緊密配合。合同管理人員要關(guān)注合同業(yè)務(wù)運(yùn)作的變化，業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時將各種非正常業(yè)務(wù)現(xiàn)象提交合同管理人員論證。這樣，才能使物資采購合同對企業(yè)的各項生產(chǎn)經(jīng)營活動發(fā)揮積極有效的作用。