灰色文獻體系化建設實踐

王 磊 （國家圖書館 北京 100081）

1 灰色文獻的定義對資源建設工作的影響

灰色文獻由英文“grey literature ”直譯而來，又稱非正式出版文獻（Non- Publication Literature）。圖書館學界對灰色文獻的定義通常采取概括性描述而非定義性闡述。1978年12月在英國約克召開的灰色文獻研討會上明確指出：“灰色文獻系指居于白色文獻與黑色文獻之間的灰色文獻地帶?！盵1]1995年，美國政府機構灰色文獻工作小組（The U.S. Interagency Gray Literature Working Group,簡稱IGLWG）將灰色文獻定義為: “灰色文獻是國內外公開發(fā)行的文獻, 一般無法通過正常的出版、流通、書目控制及書商采購程序獲得, 但可以通過特殊渠道獲得的文獻被稱為灰色文獻?！盵2]1997年的第三次國際灰色文獻會議對灰色文獻的定義是:“灰色文獻由政府、學術界、工商業(yè)界等所有單位, 以印刷或電子形式出版, 而其出版并不受業(yè)界出版商的控制?！盵3]這些主流的觀點大都從兩種角度對灰色文獻進行定義，一種是從流通和來源角度，強調灰色文獻來源復雜，流通范圍有限；另一種則側重于從出版特征角度，強調灰色文獻出版方式的不可控性和出版形態(tài)的非常規(guī)性。

灰色文獻缺乏一致性的定義與其靈活的文獻特征不無關系。傳統(tǒng)定義將灰色文獻置于白色文獻與黑色文獻之間，意味著除了公開出版發(fā)行的文獻和保密文獻外，其他都應屬于灰色文獻，這種過渡性質的定義將灰色文獻放置于一個沒有明晰覆蓋邊界的模糊集內[4]，賦予灰色文獻過高的包容性，使其文獻數(shù)量龐大、內容繁雜；在資源建設上，缺乏明確的構筑框架。

圖書館學界有學者通過明確灰色文獻的類型來劃定灰色文獻的定義范圍。例如， IGLWG列出的灰色文獻的資料形態(tài)主要包括學術論文、預刊本、委員會報告、會議論文集、會議論文、研究報告、公司文件、標準、討論文件、技術報告、博士論文、碩士論文、政府報告、商業(yè)文獻、企業(yè)機構期刊、翻譯、市場調查、旅游報告、會訊（通訊）、工作報告等近20 種形式[5]，但這種通過類型切分來硬性劃定灰色文獻范圍的定義，無法為灰色文獻的資源建設提供更有操作性的指導。國家圖書館2008年面向社會征集非正式出版文獻（灰色文獻）時，也按照會議文集、研究報告、資料匯編、民間文集等文獻類型開展資源采集和建設工作，但隨著工作的展開以及社會各界的積極響應，灰色文獻靈活的出版特性所帶來的問題逐步凸顯出來，如文獻種類不斷增多、文獻內容多樣化、文獻質量層次不齊等。在灰色文獻的資源建設過程中，工作人員大部分精力不得不用在處理文獻的類型切分上，阻礙了文獻后期的資源整合工作。

2 灰色文獻資源建設特征及體系化分析

2.1 國內外灰色文獻資源建設的差異

灰色文獻是信息資源的重要組成部分，具有信息快捷、內容豐富、信息量大等特點，對于科技、經(jīng)濟的發(fā)展以及知識的創(chuàng)新具有重要意義。許多發(fā)達國家都非常重視灰色文獻的采集工作，其資源建設工作大多積累了長期的歷史經(jīng)驗，并擁有相對完善的建設體制。我國灰色文獻的建設工作與國外相比，在文獻資源建設內容和建設背景上均有著很大的差異。

（1）在資源建設內容上，國外發(fā)達國家主要以科技研究信息方面的內容為主。例如，歐洲灰色文獻情報系統(tǒng)創(chuàng)建之初由法國原子能下屬的核研究中心和前聯(lián)邦德國的能源、物理、數(shù)學情報中心、英國圖書館文獻提供中心等機構組成；美國收集灰色文獻的主要機構有美國國家技術信息局（National Technical Information Service，簡稱NTIS）、美國國家航天總署（National Aeronautics and Space Administration，簡稱NASA）、能源部（Department of Energy，簡稱DOE）、國防技術信息中心（Defense Technical Information Center，簡稱DTIC）等；日本收集灰色文獻的機構有日本科學技術信息中心（Japan Information Center Science and Technology，簡稱JICST）等[6]。這些灰色文獻的收藏機構都比較重視科技信息的及時性與共享性，其創(chuàng)建亦源于這些國家對科技數(shù)據(jù)以及研究成果的共享需求。據(jù)美國科學基金會與日本國家統(tǒng)計局調查, 其機構90%以上的新技術通過灰色文獻中的專利文獻公諸于世，95%的產(chǎn)品技術的情報來源于灰色文獻的產(chǎn)品資料[6]。這種資源共享極大地促進了科學創(chuàng)新的產(chǎn)出效能，也為灰色文獻資源的建設提供了積極反饋。

我國灰色文獻資源建設缺少信息資源共享的原始推力，公共圖書館文獻建設的目的更傾向于史料的保存。這種封閉式的資源構建形式因為缺乏信息共享需求的推動，只能被動地依靠政策支持和工作人員的主動開發(fā)，因此我國在灰色文獻資源建設規(guī)模和速度上遠遠落后于其他發(fā)達國家。以學位論文為例，在國家圖書館入藏的幾種灰色文獻中，僅有學位論文屬于有繳送政策支持的入藏文獻，即便如此，部分高校和科研機構仍以研究成果保密為由，拖延學位論文的繳送時間。這樣不僅影響了論文資源的構建數(shù)量，也影響了論文資源的發(fā)布時間，導致國家圖書館的學位論文資源開放周期通常落后科研成果產(chǎn)生時間1～2年，這對時效性極強的科技研究是極為不利的。這種排斥信息共享的資源建設環(huán)境，加大了工作人員文獻采集的難度，束縛了國家圖書館灰色文獻資源建設的規(guī)模。

（2）國外發(fā)達國家擁有完善的版權制度和文獻繳送制度。灰色文獻大部分是內部資料，具有發(fā)行量小、流通面窄等特點，文獻采集難度較大。國外嚴格的繳送制度使其灰色文獻能夠被全面采集。例如，日本規(guī)定凡資料都要繳交1 冊到國立國會圖書館, 目前該館已收錄30余萬件灰色文獻[7]?；疑墨I的發(fā)行特點使其版權所有者的權益很容易受到侵犯，完善的版權制度可以保護灰色文獻的版權，保證其長期有效地開發(fā)和利用。以美國為例，其呈繳制度是列入版權法中的，國會圖書館是接受呈繳本的唯一一家圖書館，國會圖書館的版權局只根據(jù)呈繳本進行版權登記[8]。通過版權和呈繳制度的聯(lián)動，既保證了文獻繳送及時，也為文獻版權保護提供了依據(jù)。完善的版權制度也促進了灰色資源的共享和整合。在呈繳制度和版權制度支持下，灰色文獻采集人員在資源建設過程中具有更大的選擇性和主動權。

國內繳送制度和版權保護制度的缺失對灰色文獻采集工作的影響尤為嚴重。由于缺少制度的保護和支持，灰色文獻生產(chǎn)單位和個人的入藏意愿很低，尤其是政府或科研單位等擁有較高價值的灰色文獻（科研報告、課題研究、統(tǒng)計資料等）的機構，其入藏公共圖書館的態(tài)度更為保守，因為缺少文獻產(chǎn)出單位的可持續(xù)性支持，不僅加大了灰色文獻采訪人員的工作難度，還不利于構建穩(wěn)定的灰色文獻體系。另外，版權保護政策的缺失也阻礙著圖書館為讀者提供更為完善的灰色文獻服務。在這種情況下，公共圖書館可以通過轉變資源建設方式來開展灰色文獻采集工作，把文獻保存放在資源建設的首位，將時效性較差的史料文獻作為入藏的重點，以此規(guī)避文獻采集周期較長的缺點，同時，通過積極地與其他灰色文獻收藏單位開展文獻交換合作的方法，進一步擴大文獻資源的采集范圍和深度。

2.2 灰色文獻資源體系分析

由于缺少完善的呈繳制度和資源共享的環(huán)境支持，我國灰色文獻的建設在采集源頭上無法做到國外那樣可控及高效。在我國常見的幾類灰色文獻中，學術會議文獻的建設相對較為活躍，但多集中于對參會論文的商業(yè)數(shù)據(jù)庫開發(fā)，其他特殊出版環(huán)境下的灰色文獻，如地方文史類的非正式出版物則作為特色資源納入到省市級公共圖書館地方文獻的入藏范圍中。對于具有明顯的“灰色”特征的政府出版物、研究報告等灰色文獻，則缺乏整體、系統(tǒng)的入藏和開發(fā)，這無疑對灰色文獻在整個文獻體系中特有作用的發(fā)揮造成了一定的影響。

國家圖書館最早對灰色文獻征集的制度性記載，是1919年1月21日教育部發(fā)布的《指令第132號照準京師圖書館征集圖書簡章》[9]。20世紀80年代之前，國家圖書館對于灰色文獻的征集屬于“零散性征集”，沒有形成制度化的征集組織和完整的灰色文獻館藏體系。直到1985年，國家圖書館成立了征集灰色文獻的專門機構——“國內資料組”，才開始大規(guī)模、全面地征集中文灰色文獻，但后期因人力不足、投入不夠等原因，由原來的“全面征集”變成“重點征集”[10]。此后，國家圖書館陸續(xù)對灰色文獻的征集格局加以整合，撤并“國內資料組”，相繼成立了學位論文文庫、地方志及家譜文獻中心、中文資料組幾個灰色文獻收藏機構。在灰色文獻采集初期，國家圖書館依照文獻的類型進行資源建設，但除了學位論文和地方志能成規(guī)模、成體系地發(fā)展外，其他幾種類型的灰色文獻建設工作并未獲得長足的進展。這主要是由于與其他灰色文獻相比較，學位論文和地方志在我國有較長的發(fā)展歷史，另外這兩種文獻有利的自身特征亦促進了其文獻資源建設的體系化、規(guī)?；陌l(fā)展。

與其他灰色文獻相比，學位論文與地方志具有以下幾個明顯的優(yōu)勢：

首先，有固定的文獻來源機構。學位論文來自高校及科研機構，地方志來源于各地地方志編纂委員會，這些固定的文獻來源保證了文獻資源建設的持續(xù)性。

其次，有相應的政策支持或有利的政策導向。學位論文入藏國家圖書館的制度在國家學位條例中有明確規(guī)定，地方志編撰機構對入藏國家圖書館也有較強的意愿。這保證了學位論文和地方志的文獻資源建設的穩(wěn)定性。

最后，有先天的文獻體系支撐。大多數(shù)灰色文獻的類型、內容以及來源之間關系是松散的，以研究報告為例，其文獻來源可以是政府機構、科研單位、非政府組織以及個人，內容也較為寬泛，其文獻體系需要后期人為構建和整理。而學位論文和地方志，其來源機構自身就是體系化組織，學位論文以學校、院系、研究方向等維度作為約束，地方志以地方行政級別省、縣、市、村等維度作為約束，如表1所示，其來源機構的體系化決定了這兩類灰色文獻資源建設過程的體系化。

表1 學位論文與地方志的文獻來源體系

其他灰色文獻由于缺少這種體系化的來源支撐，其文獻資源建設更為無序、散亂、不可控，體系化建設難度較高。因此，對于其他灰色文獻，應依照自身文獻特征尋找資源建設策略，通過追溯文獻產(chǎn)出機構、構建文獻建設主題來規(guī)避灰色文獻出版靈活帶來的管理風險。例如，2003年中國軟件行業(yè)協(xié)會編寫的《中國軟件產(chǎn)業(yè)發(fā)展研究報告》以研究報告的形式發(fā)布，2004年以后則以產(chǎn)業(yè)年鑒的形式發(fā)布，通過抓住“軟件產(chǎn)業(yè)發(fā)展”的主題，避免了由于錨定“研究報告”導致的文獻漏采。此外，在文獻特征上，來源機構之間的差別通常大于文獻類型之間的差別。例如，政府機構的研究報告和制度匯編通常用于政策指導，更具有官方權威性；科研機構的研究報告和文件匯編通常用于科研成果的發(fā)布，更具有學術前沿性；非政府機構的研究報告和文集則更具有公益服務特性。同時，由于政府機構、科研單位、非政府組織的職能比較固定，通常能圍繞某個主題持續(xù)出版文獻，如統(tǒng)計局對統(tǒng)計數(shù)據(jù)和經(jīng)濟信息的發(fā)布、科研院所針對科研主題的研究成果發(fā)布、非政府組織依照公益服務內容發(fā)布。因此，如圖1所示，這種以文獻來源機構為框架的資源建設，在構建文獻主題時更具有穩(wěn)定性。

圖1 以文獻來源和主題構建體系

3 灰色文獻體系化建設的嘗試和探索

3.1 灰色文獻的等級結構

由于灰色文獻出版形式靈活、文獻類型多樣、文獻內容繁雜，與普通圖書、期刊等常規(guī)出版物存在較大的差別，所以采訪人員必須探索適合灰色文獻自身特征的資源構建方式。國家圖書館嘗試通過劃分文獻等級結構，從文獻產(chǎn)出根源上理順灰色文獻資源建設的框架。

傳統(tǒng)的文獻等級結構主要依據(jù)文獻的加工深度、信息量的變化和傳播范圍、出版形式等劃分，通常分為零次文獻、一次文獻、二次文獻和三次文獻。也有專家將灰色文獻列入文獻等級，分為零次文獻、灰色文獻、一次文獻、二次文獻和三次文獻[11]。灰色文獻屬于文獻等級的范疇還是文獻類別的范疇，在圖書館學界尚存在爭議。若僅從灰色文獻的文獻特征出發(fā)，相對常規(guī)出版文獻，大多數(shù)灰色文獻的是提供更原始的數(shù)據(jù)信息（統(tǒng)計資料）、更基礎的政策制度背景（制度匯編、政府報告）、更前沿的科學研究成果（學位論文、課題研究）、更具原始價值的史料（方志、年鑒、大事記）。若從文獻傳播流程上看，相對于大部分正式出版物，灰色文獻更接近文獻信息的源頭。由此來看，在整個文獻系統(tǒng)中，作為初級文獻的灰色文獻為二級、三級文獻提供基礎的信息和數(shù)據(jù)支持，如下頁表2所示。

3.2 等級定位下的灰色文獻資源建設

國家圖書館通常通過分析文獻等級來決定灰色文獻的采選層次，即提供原始數(shù)據(jù)、基礎史料的灰色文獻作為采選重點，通過分析文獻來源指導文獻體系化建設。針對以下幾種常見的灰色文獻采集類型，國家圖書館進行了探索性建設。

表2 灰色文獻與白色文獻的文獻等級對比

（1）政府及科研機構

政府機構材料是國家圖書館灰色文獻的重點采選對象，這些材料一般是在政府機構組織各部門領導及各領域專家研究國家和地區(qū)政治、經(jīng)濟、科學、教育等重大問題，制定重大政策過程中產(chǎn)生的灰色文獻。這些材料通常反映了政府的立場和觀點，內容廣泛、數(shù)據(jù)可靠，對于研究國家政治和社會經(jīng)濟具有重要意義。國家圖書館在采集此類文獻時，注重對重大專題的選擇，對涉及國家宏觀政策、方針、計劃、發(fā)展戰(zhàn)略、進展預測、提供基礎數(shù)據(jù)支持和基本政策指導的文獻重點采集。目前采選類型有研究報告、文件匯編、會議材料、統(tǒng)計數(shù)據(jù)等，如國家發(fā)展和改革委員會資源節(jié)約和環(huán)境保護司編寫的《冶金、有色行業(yè)發(fā)展循環(huán)經(jīng)濟案例研究》、國務院發(fā)展研究中心編寫的《經(jīng)濟發(fā)展方式轉變中的中國：背景報告》、國家民族事務委員會監(jiān)督檢查司編寫的《2010年民族關系狀況分析材料匯編》，等等。

科研單位、高等學校的灰色文獻也屬于國家圖書館的重點采集范圍，文獻采選原則一般是：涉及國家重點領域、重大課題的項目報告、論文集等均應采入。這些文獻內容多為特定領域、特定學科的前沿性、前瞻性研究，如浙江大學科教發(fā)展戰(zhàn)略研究中心編寫的《國際工程教育前沿與進展》，中國科學院、清華大學國情研究中心編寫的《建設創(chuàng)新型國家白皮書：2006—2010》，中國城市規(guī)劃設計研究院和蘭州市城鄉(xiāng)規(guī)劃設計研究院共同編寫的《蘭州市城市總體規(guī)劃：2010—2020》，等等。

（2）民間團體和非政府組織

民間團體和非政府組織通常是服務于特定人群的公益機構，其在社會公共服務領域中的作用正逐漸被社會各界重視。這些團體和組織通常會進行一些其關注領域內基礎的史料整理或社會研究，有些領域是主流研究機構不愿意涉足的，其材料絕大部分以灰色文獻的形式存在。國家圖書館在采集此類灰色文獻時，在文獻篩查和控制上更為嚴格。首先，因我國民間團體和非政府組織數(shù)量龐大、魚龍混雜，國家圖書館一般會選擇成立時間較長、具有一定管理規(guī)模的民間團體和非政府組織進行資料的采集，如北京泰國歸僑聯(lián)誼會、廣西新四軍歷史研究會、輔仁大學校友會、中國美國商會等；其次，與政府機關和科研機構相比，這些團體組織研究資料的科學性和權威性相對較弱，采訪人員需認真鑒別這些文獻后選擇具有史料價值和研究價值的文獻入藏，如《鐵血僑魂：抗美援朝時期的軍中“華僑兵”》、《新四軍風云錄》、《輔仁往事》、《美國企業(yè)在中國：2011年白皮書》等均為入藏的精品。

（3）個人

個人文集的文獻價值在學界有較多爭議。個人作為社會群體的組成部分, 其文獻（回憶錄）必然與社會的建構密不可分，關注個人文集可以作為研究社會結構與變遷的一個重要視角。國家圖書館在采集個人文集時，尤其注重文獻的史料價值。回憶錄、自傳是國家圖書館的重點入藏類型。在文獻內容選擇上，重點收集時間跨度較大、對我國重要歷史事件有記載的個人文集。個人文集通常以普通人的視角，描述親歷者所處時代的婚姻家庭、生活方式、風俗習慣、價值觀念以至于整個社會的結構及運作方式、精神狀態(tài)、社會心理等問題，這是對傳統(tǒng)文獻史料的重要補充。通過個人記敘與文獻史料互證，更為全面、準確、深入地展示不同時代的變革，最大限度地實現(xiàn)歷史研究過程中的多重關照意義。

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