淺談辦公軟件應(yīng)用教學(xué)過程中遇到的問題及解決辦法

張俊芳

摘要：辦公軟件應(yīng)用課程是高等職業(yè)院校的一門計算機類基礎(chǔ)課，其目標(biāo)是培養(yǎng)學(xué)生熟練掌握計算機系統(tǒng)知識及辦公軟件應(yīng)用操作。本文主要介紹筆者在教學(xué)及輔導(dǎo)學(xué)生考取辦公軟件應(yīng)用模塊證書中遇到的問題及解決辦法。

關(guān)鍵詞：辦公軟件應(yīng)用；教學(xué)；考證；問題；解決

辦公軟件應(yīng)用課程是高等職業(yè)院校的一門計算機類基礎(chǔ)課，其目標(biāo)是培養(yǎng)學(xué)生熟練掌握計算機系統(tǒng)知識及辦公軟件應(yīng)用操作。我校的辦公軟件應(yīng)用課程面向所有文科類專業(yè)，同時本門課程與職業(yè)資格考證辦公軟件應(yīng)用模塊緊密結(jié)合，以國家職業(yè)技能鑒定專家委員會，計算機專業(yè)委員會編寫的《辦公軟件應(yīng)用（windows平臺）試題匯編》作為教材，課程結(jié)束大部分學(xué)生會參加對應(yīng)模塊的ATA考試平臺下的辦公軟件應(yīng)用考證。在教學(xué)與輔導(dǎo)學(xué)生考證過程中有時會遇到一些問題，也在這個過程中找到了大部分問題的解決辦法。

一、教學(xué)中的一些問題

1.在word文檔中插入圖片的問題

1）圖片不能自由拖動以及顯示不完整的問題

在圖文混排的過程中，學(xué)生插入圖片之后常常會參照樣文，試圖將圖片拖動到指定的位置，但是他很快會發(fā)現(xiàn)無法拖動圖片，或者無法實現(xiàn)文字環(huán)繞在圖片周圍的效果，甚至有時候會發(fā)現(xiàn)圖片只顯示了一部分?！@是圖片的版式問題。由于在word文檔中插入的圖片默認(rèn)為嵌入版式，嵌入版式的圖片在文檔中相當(dāng)于一個字符，具有字符的屬性。所以當(dāng)我們移動它的時候相當(dāng)于移動文檔中的字符，而字符只能移動到相應(yīng)各個段落，卻不能移動到任意空白位置。圖片不能顯示完整的問題，請檢查圖片所在的段落屬性，必定是所在的段落設(shè)置了固定的行距，導(dǎo)致圖片只顯示了與行距高度一致的內(nèi)容。只要將段落的行間距改為除“固定行距”以外的選項，圖片便能完全顯示出來；但是這樣就改變了段落的行距了，這往往是我們所不期望的，既然我們知道這是由于圖片的嵌入版式影響，那么我們將圖片默認(rèn)的嵌入版式改成其它版式問題則迎刃而解了。

2）圖片無法準(zhǔn)確定位的問題。

在圖文混排的過程中，往往要求在文檔的指定位置插入一張圖片，當(dāng)圖片的位置在文檔分欄的段落中，往往出現(xiàn)保存文檔后圖片自動跳到文檔的其它位置的情況。具體實例可參見《辦公軟件應(yīng)用（windows平臺）試題匯編》windows98/xp，Office97/2000/xp（高級操作員級）中習(xí)題2.17。解決這個問題有兩種辦法，第一種辦法是：選定圖片，用鼠標(biāo)右鍵單擊它打開快捷菜單，選擇其中的“設(shè)置圖片格式”選項。再單擊“版式”選項卡中的“高級”按鈕，打開“高級版式”對話框中的“圖片位置”選項卡。取消選擇其中的“對象隨文字移動”和“鎖定標(biāo)記”兩個復(fù)選項（“對象隨文字移動”為默認(rèn)選項，“鎖定標(biāo)記”默認(rèn)為未選定狀態(tài)），單擊“確定”按鈕，此時再調(diào)整圖片到相應(yīng)位置，再次保存，圖片的位置不再變化。第二種辦法是：選定圖片，用鼠標(biāo)右鍵單擊它打開快捷菜單，選擇其中的“設(shè)置圖片格式”選項。再單擊“版式”選項卡中的“高級”按鈕，打開“高級版式”對話框中的“圖片位置”選項卡。在垂直對齊下面，“絕對位置”右邊的下拉選項中選擇“頁邊距”（默認(rèn)為“段落”），單擊“確定”按鈕，此時再調(diào)整圖片到相應(yīng)位置，再次保存，圖片的位置不再變化。

3）刪除段落后，圖片不見了。

在word中，任何圖片都會附屬于其中一個段落，不能單獨存在，如果該段落出現(xiàn)移動，附屬于它的圖片也會出現(xiàn)移動，如果該段落被刪除（含回車標(biāo)記）附屬于那個段落的圖形也會被刪除。如何知道圖片屬于哪個段落呢，這個問題引出了word中關(guān)于錨的概念。在word中如果插入了一個圖片或者是其它對象（要設(shè)文字環(huán)繞），只要按下工具欄中“顯示/隱藏編輯標(biāo)記”工具，會看到一個錨的標(biāo)記，該標(biāo)記是記錄圖形所附屬于的段落位置，如果移動那個錨點，你會發(fā)現(xiàn)該錨點總會落于某個段落的開頭位置，而如果我們將錨點所在段落（含回車標(biāo)記）刪除，圖片也就被刪除了。如果你想刪除段落而不想刪除圖片，可以點中該圖片后再將它的錨點移到下一個段落開頭處，這樣就可以了。

4）圖片對段落格式的影響

在教學(xué)過程中發(fā)現(xiàn)，圖片與文字環(huán)繞，同時圖片附近有分欄時，圖片位置會影響段落的格式，體現(xiàn)在圖片周圍的段落格式出錯，即與設(shè)置的段落屬性不一致的情況。具體實例可參見《辦公軟件應(yīng)用（windows平臺）試題匯編》windows98/xp，Office97/2000/xp（操作員級）中習(xí)題5.2。當(dāng)圖片的位置靠近添加了上下邊框線的第三段落時，邊框線會從段落上下兩行，變成了三行，并且第三行的文字被隱藏了起來，而解決問題的辦法只需要將圖片微調(diào)一下位置，調(diào)離受影響的段落即可。

2.分欄的問題

分欄的段落在文檔的結(jié)尾容易出現(xiàn)問題。因為在選擇指定的段落時，易把回車符選中，分欄后段落會先填滿第一欄，再填第二欄。而第一欄的長度是頁面剩下的部分，比較長，達(dá)不到預(yù)期效果。

解決的方法有兩種：第一種方法是將光標(biāo)定位在文檔最后一個字符后面，從菜單中選擇“插入”—分隔符”，選擇分節(jié)符類型中的“連續(xù)”；然后執(zhí)行分欄，分欄時注意不要選擇到“分節(jié)符”即可。也可以先執(zhí)行分欄后插入分節(jié)符，但插入分節(jié)符后光標(biāo)會在另一個新的段落中，新段落會默認(rèn)使用上節(jié)中的分欄格式設(shè)置，如果新段落不想再使用分欄，則必須要在新段落中取消分欄。故兩者的先后順序可視情況而定。

第二種方法比較簡單：選擇段落文本時，不要將文本最后一個段落的段落標(biāo)記選上，分欄之后自動平衡各欄內(nèi)容。但是不選定最后一個回車符的操作往往不方便操作，也可選在最后一個字符后面回車增加一個段落，然后再選定所有分欄的內(nèi)容，包括分欄內(nèi)容段落的回車標(biāo)記，進(jìn)行分欄，不再有問題。

3.尾注的問題

在插入尾注的時候，習(xí)題還要求我們更改尾注的標(biāo)記格式為1，2，3……的格式，這個時候我們要注意將光標(biāo)放在需要添加尾注的詞組后面，而不是選定這個詞組，否則更改了標(biāo)記格式后，會發(fā)現(xiàn)注釋所在段落，在尾注標(biāo)記處已經(jīng)被拆分成了兩個部分。

二、考證培訓(xùn)中遇到的一些問題

1.格式替換

很多學(xué)生在利用替換的方法替換文本中某個詞組的格式時，容易出錯。其根本原因在于，替換對話框中，設(shè)置格式的“高級”內(nèi)容是隱藏的，當(dāng)我們點擊“高級”展開其內(nèi)容時，默認(rèn)的設(shè)置對象是“查找”的內(nèi)容，所以在點擊下方的“格式”按鈕設(shè)置格式之前我們須將光標(biāo)定位在“替換為”文本框內(nèi)，這一點很重要，也很容易忘記，往往操作不成功就差在這一步！

2.錄制宏的過程中關(guān)于字體格式的問題

在錄制宏的過程中，很多學(xué)生往往錄制字體格式失敗，這是什么原因呢？在錄制的過程中，字體，我們需在格式工具欄中的“字體”下拉列表中選擇對應(yīng)的字體，否則錄制的字體格式是失效的。當(dāng)然我們也可以修改VB代碼來實現(xiàn)。同時，在辦公軟件應(yīng)用高級操作員級考證模擬題第一套題的第七單元就涉及到宏的錄制，這一題，關(guān)于字符的格式錄制，除字體須在格式工具欄中的“字體”下拉列表中選擇以外，其它的字符格式錄制內(nèi)容包括字形，字號，字體顏色等須在“格式”菜單下的“字體”中去設(shè)置，否則不得分。筆者認(rèn)為這是模擬題軟件本身的問題，除了字體格式，其它的字符屬性的錄制，通過菜單或者通過格式工具欄設(shè)置，一樣能達(dá)到其效果。

3.模擬運算

在辦公軟件應(yīng)用高級操作員級考證模擬題第二套題的第五單元有一道模擬運算題，素材如下圖：

樣文如圖所示：

大部分學(xué)生練習(xí)的時候用公式=PMT（C5/12，C6，C4）求解得E3單元格的值為￥-2，225.95，與樣文￥-1，750.00不一致。大家首先會認(rèn)為是樣文錯了，因為在其它單變量模擬運算題中我們的做題方法是一樣的，得到的結(jié)果與樣文完全一致，唯有這一題并且只有第一個結(jié)果值不一致。但是，是不是樣文錯了呢？我們可以在ATA模擬練習(xí)系統(tǒng)中做好，保存提交，你會發(fā)現(xiàn)并不得分！為什么會這樣呢？難道樣文的E3結(jié)果值并沒有錯？

樣文的值的確沒有錯！正確的解題方法是用公式=PMT（D3/12，C6，C4）求解得E3單元格的值為￥-1，750.00，選定單元格區(qū)域D3：E8，選擇“數(shù)據(jù)”菜單下的“模擬運算表”，在“輸入引用列的單元格”中引用“$D$3”單元格，確定。

在這里我們需要理解模擬運算的實質(zhì)而不是一味套用其他題的做法，因為解題的方法不是唯一的。針對面向列的單變量模擬運算，在變化值列右邊第一列，對應(yīng)第一個變化值的上一行單元格中輸入公式，然后選定變化值列上第一個空單元格、變化值、公式和變化值右邊對應(yīng)單元格，這兩列數(shù)據(jù)，執(zhí)行模擬運算，“引用列的單元格”選擇在公式中引用的需要變化的那個單元格。在做其他題的時候也是這樣，比如合并計算等題，掌握了其本質(zhì)，萬變不離其宗！不管考題怎樣變換，都能應(yīng)付自如！

三、結(jié)束語

在教學(xué)與考證培訓(xùn)過程中，常常會遇到一些問題，有些與計算機軟件有關(guān)，有些與Office有關(guān)，有些是要對相關(guān)知識點追根究底。要需要認(rèn)真分析，找出原因，解決問題。而在解決這些問題的過程中深刻體會到一個真理：要給學(xué)生一滴水，教師要有一桶水。

參考文獻(xiàn)

[1]國家職業(yè)技能鑒定專家委員會計算機專業(yè)委員會，辦公軟件應(yīng)用（Windows平臺）試題匯編（操作員級）[M]，科學(xué)出版社、北京希望電子出版社，北京，2008.6.

[2]國家職業(yè)技能鑒定專家委員會計算機專業(yè)委員會，辦公軟件應(yīng)用（Windows平臺）試題匯編（高級操作員級）[M]，科學(xué)出版社、北京希望電子出版社，北京，2008.6.