水利工程檔案管理的問題和對策探討

楊中艷

摘要：分析了水利工程檔案管理過程中存在的一些問題，針對這些問題，提出了一些針對性的措施，希望在實際的檔案管理的工作中能夠起到一定的知道作用，創(chuàng)造更大的價值，

關(guān)鍵詞：水利工程；檔案管理；問題；對策

Abstract: by analyzing the water conservancy project archives management of the existence of the some problems, aiming at these problems, and puts forward some corresponding measures, in the hope that the actual file management work can play a certain role of know, create more value,

Keywords: water conservancy projects; File management; Problem; countermeasures

中圖分類號：TV文獻標識碼：A 文章編號：

引言

水利工程檔案是工程建設(shè)的歷史依據(jù)和痕跡，包括從水利水電工程項目開發(fā)建議書、可行性研究到竣工驗收、試運行(使用)等過程中形成的應(yīng)當歸檔保存的文字、圖表、聲像、計算材料等不同形式和載體的各種歷史記錄。它對工程質(zhì)量起著監(jiān)督和驗證作用?？茖W(xué)地進行檔案管理，大力開發(fā)水利工程檔案信息資源，多層次、多方位、多形式向水利部門和社會提供可利用資料，是實現(xiàn)水利工程檔案自身價值的重要渠道，也是檔案工作的根本目的。

1.水利工程檔案管理工作的意義

檔案管理工作有利于工程的養(yǎng)護、維修及加固，在正常情況下，水利工程的養(yǎng)護工作必須根據(jù)工程檔案制定出具體的管理、養(yǎng)護、維修的規(guī)章制度并認真執(zhí)行，才能使工程時時處于安全、正常的運行狀態(tài)。隨著工程運行年限的增加，水利工程的老化與病害問題也隨之增加，必須依據(jù)工程檔案對病害情況進行詳細調(diào)查分析，然后根據(jù)具體情況制定出對其采取修補或加固的方法與措施。

工程檔案管理工作有利于工程的改擴建工作當水利工程經(jīng)過長時間的運行后，由于各方面的原因，以后需要根據(jù)具體情況對其進行改擴建，這時，工程的原設(shè)計、施工檔案是改擴建工程的重要決策和設(shè)計的依據(jù)。

工程檔案管理工作有利于其它工程的設(shè)計，做好檔案資料的收集、歸檔工作是為了利用，通過文件材料收集歸檔將其轉(zhuǎn)化為檔案信息資源，而這些資源又通過檔案工作者提供給水利工作者利用，也就實現(xiàn)了水利工程檔案管理的目的，對于新建工程來說，利用與之相關(guān)的規(guī)劃設(shè)計檔案作為參考是加快工作進程的途徑之一。

2.水利工程檔案管理存在的問題

我國重點建設(shè)項目的檔案工作起步于20世紀50年代，在20世紀80年代得到發(fā)展。國家檔案局1992年頒發(fā)了《建設(shè)項目（工程）檔案驗收辦法》，1997年又與國家計委聯(lián)合發(fā)布了《國家重點建設(shè)項目檔案管理登記辦法》。這些規(guī)定和辦法為重點項目檔案工作的健康發(fā)展提供了保證。近年來，隨著水利工程質(zhì)量管理工作的不斷規(guī)范、管理模式和管理手段的不斷更新，工程檔案管理工作質(zhì)量也有了很大的提高。但是，一些水利工程檔案仍然存在著整理速度慢，內(nèi)容不齊全，編寫不規(guī)范，質(zhì)量不高等問題。

2.1檔案管理工作的前期投入和管理不足

一般情況下，在工程項目建設(shè)的后期，工作人員才開始著手進行檔案資料的收集、整理工作。致使檔案資料復(fù)印件多、原件少，特種載體檔案嚴重缺失。

2.2缺乏高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)人才

工程項目資料管理人員大多是臨時抽調(diào)、沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的人員，且身兼數(shù)職，致使檔案管理水平普遍較差，在項目檔案管理工作上遠沒有達到標準化、制度化、規(guī)范化管理。還有許多施工企業(yè)檔案管理體制不健全，檔案規(guī)章制度形同虛設(shè)，沒有形成有效的管理和監(jiān)督機制。

2.3檔案管理體制和制度不健全

隨著我國市場經(jīng)濟體制的建立，在工程建設(shè)領(lǐng)域，工程招投標制度、竣工驗收備案制度、監(jiān)理制度、市場稽查制度正在逐步完善。為適應(yīng)政府管理職能轉(zhuǎn)變和行政審批制度改革的要求，工程建設(shè)項目檔案的內(nèi)容、形式，以及各種檔案載體都發(fā)生了相應(yīng)變化，但與之相對應(yīng)的各種檔案管理制度、法規(guī)卻未能及時地調(diào)整和修改。

3.加強水利工程檔案管理的措施

3.1建立健全檔案管理制度

建設(shè)單位開工前必須建立檔案管理制度，明確相關(guān)部門、人員的崗位職責(zé)，建立檔案室，配備專職檔案管理人員。首先掌握工程項目的具體情況，采取相應(yīng)的措施，保障檔案齊全、完整、系統(tǒng)、準確。建設(shè)單位在與施工、監(jiān)理、勘察設(shè)計單位簽訂有關(guān)合同時，制訂有關(guān)檔案移交及違約處罰的條款，提高施工、監(jiān)理、勘察設(shè)計等單位檔案形成、積累、收集、整理的積極性，保證按規(guī)定向建設(shè)單位移交檔案。某一級水電站建設(shè)工程檔案采用合同管理和項目管理相結(jié)合的管理辦法，結(jié)合工程實際情況，設(shè)具體條款，明確要求承接(包)單位及時向建設(shè)單位提交合格的檔案材料。此水電站工程建設(shè)項目部的工程技術(shù)部檔案管理部門負責(zé)按統(tǒng)一標準督促、指導(dǎo)此水電站工程建設(shè)和參建單位檔案業(yè)務(wù)工作，驗收、管理此水電站建設(shè)參建單位的全部檔案資料，并配備了相應(yīng)的設(shè)備和場所，為檔案利用提供有效保證。

3.2做好工程施工階段監(jiān)督檢查

施工階段要做好監(jiān)督檢查，一方面檢查文件材料是否完整、準確，另一方面，要檢查歸檔文件材料整理是否規(guī)范。工程施工階段主要是由施工、監(jiān)理單位實施的，每一個步驟、每一道工序、每一種材料都要產(chǎn)生相應(yīng)的技術(shù)文件材料，這些技術(shù)文件材料是工程驗收的依據(jù)，必須歸檔保存。所以，工程技術(shù)人員要按照專業(yè)技術(shù)規(guī)程的要求認真填寫，并且要有相應(yīng)資格的工程技術(shù)負責(zé)人簽字認可，然后交該工程的檔案人員分類保管。因此，施工、設(shè)計、監(jiān)理單位都要建立相應(yīng)的檔案形成、積累、歸檔機制，將工程文件的形成、積累納人工程建設(shè)管理的各個環(huán)節(jié)和有關(guān)人員的職責(zé)范圍。

3.3竣工驗收階段檔案整理

工程竣工驗收環(huán)節(jié)是工程建設(shè)的最后一個環(huán)節(jié)。一個合格的工程，不但要建筑實體合格，而且檔案也應(yīng)當完整、準確、規(guī)范。檔案不合格，工程不能驗收。

單位工程驗收前一個月，此水電站工程建設(shè)項目部組織施工、設(shè)計、監(jiān)理、管理等單位的項目負責(zé)人、工程技術(shù)人員及檔案管理人員，對工程檔案的收集、整理、歸檔等工作，特別是竣工圖的編制與整理情況，進行了徹底的檢查，并編寫自檢報告。自檢報告包括:檔案資料工作情況；竣工圖的編制與質(zhì)量；擬移交檔案資料的卷(冊)數(shù)、圖紙張數(shù)等有關(guān)數(shù)字；對檔案資料完整、準確、系統(tǒng)性的評價及檔案在施工、試運行和管理工作中發(fā)揮作用的情況；檔案資料工作中存在的問題、解決措施及對整個工程項目驗收產(chǎn)生的影響。

4.水利工程檔案管理的保障

4.1加強領(lǐng)導(dǎo)的重視

白山抽水蓄能電站工程（2002年-2008年）的設(shè)計規(guī)模大、時間長、要求嚴，在施工中還會有許多新工藝、新技術(shù)，如不及時記錄、收集、歸檔，對工程建設(shè)和運行管理將會造成不可彌補的損失。而詳細、全面地記載施工過程，并及時收集歸檔，領(lǐng)導(dǎo)的重視、各部門的積極配合是關(guān)鍵。沒有領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，沒有施工一線技術(shù)人員的認真負責(zé)，是不可能做到的。檔案管理人員在認真完成檔案的收集、整理等各項工作的同時，還要及時在局域網(wǎng)上將允許公開的檔案信息數(shù)據(jù)公開，供其他部門人員參考利用，體現(xiàn)檔案信息的價值。同時，在搞好內(nèi)部服務(wù)的過程中，還要積極宣傳檔案的重要作用，增強用檔人員的檔案意識，提高他們共同參與檔案管理的積極性。

4.2強化檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

水利工程檔案管理員不僅要學(xué)習(xí)水利專業(yè)知識，精通檔案業(yè)務(wù)，掌握計算機技術(shù)，還要懂得水利工程建設(shè)工作的具體操作程序和工作流程及分階段的工作安排，掌握每一階段工作中需要形成哪些檔案資料，對每種資料的內(nèi)容、數(shù)量做到心中有數(shù)，了解哪些是屬于有保存價值的檔案，及其具體的歸檔范圍。為及時獲取檔案管理最新信息，檔案管理工作人員還應(yīng)積極參加由各地區(qū)檔案局和水利廳檔案室舉辦的各類檔案人員培訓(xùn)，對檔案整理要求，文件的起草、書寫要求有更深一層的了解，并通過培訓(xùn)提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和工作水平，不斷優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，以便在工作中更好的發(fā)揮，使檔案的標準化、規(guī)范化有一個切實的保障。同時也能調(diào)動工作人員工作的積極性。

總結(jié)

檔案管理工作需要建設(shè)、監(jiān)理等各參建單位的共同努力，以及領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，各部門的相互配合，只有各參建單位、部門都加強檔案管理工作意識，結(jié)合工程實際不斷改進工作方法、提高管理水平、工作效率，才能確保工程各個階段的檔案資料的完整性、規(guī)范性。建立健全檔案管理體系，加強制度建設(shè)，加強檔案資料的保密工作，重視檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)，是做好工程檔案管理的基礎(chǔ)。

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