對水利工程檔案管理的探究

楊中艷

摘要：水利工程建設(shè)生產(chǎn)運行中形成的科技檔案是企業(yè)寶貴的資源，可以為企業(yè)發(fā)展提供可靠的技術(shù)支持。在水電廠檔案管理工作中，應(yīng)當(dāng)提高檔案管理人員的檔案管理與水電專業(yè)技術(shù)知識水平，創(chuàng)建檔案高效收集體系，定時更新檔案及鑒別，并運用計算機技術(shù)提升檔案檢索的效率。

關(guān)鍵詞：水利工程；檔案管理；信息化

Abstract: the construction of water conservancy projects in operation of the formation of the science and technology archives is the enterprise valuable resource, for enterprise development can provide reliable technical support. In hydropower station in the management of archives shall be to improve the file management personnel file management and professional technical knowledge level of water and electricity, create file efficient collection system, updated files and identification, and the use of computer technology promotion files search efficiency.

Keywords: water conservancy projects; File management; information

中圖分類號：TV文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：

1.水利工程檔案的特點

水利工程檔案工作是水利科技檔案工作的重要組成部分，是廣大專業(yè)技術(shù)人員勞動的結(jié)晶。它產(chǎn)生于整個水利基礎(chǔ)建設(shè)的全過程，包括從項目提出、可行性研究、設(shè)計、決策招投標(biāo)、施工、質(zhì)檢、監(jiān)理、竣工驗收，以及試運行等過程中形成，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字、圖紙、圖標(biāo)、聲像、計算材料等不同形式與載體的各種歷史記錄。是水利檔案的重要組成部分，來源于水利工程建設(shè)的全過程，不僅在建設(shè)過程中的質(zhì)量評定、事故原因分析、索賠及反索賠、階段與竣工驗收及其他日后管理工作中具有重要作用，而且在工程建成后的運行管理工作中也是不可缺少的依據(jù)和條件。

（1）水利工程建設(shè)產(chǎn)生的檔案材料種類多，形式多樣，如文字、圖紙、聲像等；且具有分散性，產(chǎn)生于多個部門、單位或個人；同時具有聯(lián)系性，往往如設(shè)計變更、預(yù)算編制、變更審核等一系列產(chǎn)生的文字、圖紙、聲像材料，都是為了完整地說明一個事件，是圍繞著水利建設(shè)這一專業(yè)活動先后形成的，是不可分割的。

（2）水利工程檔案產(chǎn)生于整個水利基本建設(shè)全過程，是從項目提出、可行性研究、設(shè)計、招投標(biāo)、施工、質(zhì)檢、監(jiān)理、試運行到竣工驗收等過程中形成的。故此其檔案的質(zhì)量是衡量水利工程質(zhì)量的重要依據(jù)，必須將其納入工程質(zhì)量管理程序，并要與工程進度同步，確保完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性。

（3）水利工程檔案作為工程建設(shè)活動的真實記錄，產(chǎn)生的大量科技、施工、管理文件材料和圖紙等各種類別、各種載體的檔案材料，經(jīng)過收集、整理、歸檔后將形成有價值的系統(tǒng)信息資源。它為本工程的運行、管理、維護及日后的改建、擴建提供依據(jù)，也為其它工程的建設(shè)提供重要參考價值。

2.加強水利工程檔案管理的措施

2.1要明確水利工程檔案的責(zé)任

要明確水利工程檔案管理由哪個部門管、由誰主管、由誰專門具體負(fù)責(zé)。因此，除了要以文件或正式通知的形式明確具體負(fù)責(zé)單位外，具體來說，還要做到三個專的標(biāo)準(zhǔn)，即“專責(zé)、專職、專業(yè)”。專責(zé)，就是要由一名領(lǐng)導(dǎo)同志主管全部工程檔案的全過程管理，對整個工程建設(shè)的檔案的接收、保管、借閱等方面工作進行業(yè)務(wù)上指導(dǎo)，工作上把關(guān)，責(zé)任上負(fù)責(zé)；專職，就是要指派責(zé)任心強、綜合素質(zhì)高的同志，專門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理等方面工作，并從資金、材料等方面給予保證，確保整個工作有較好的延續(xù)性；專業(yè)，要明確檔案管理員既要管，更要理，決不是一個保管員。就是要體現(xiàn)出檔案管理的專業(yè)性。檔案管理是一種綜合性很強的工作，涉及到單位的各個部門，對檔案人員素質(zhì)要求特別高，決不是某些人所說的那種“只要是把接收到的東西全都看住了就行”。為此，應(yīng)選派具有較強專業(yè)知識的人員負(fù)責(zé)此項工作，做到高起點、嚴(yán)要求，以利于工程檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

2.2提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)

水利工程檔案管理人員不僅要具備檔案專業(yè)管理知識，還應(yīng)具備一定的水利工程專業(yè)知識，只有這樣，才能更細(xì)致、更合理、更符合工程特點地制定相應(yīng)的水利工程檔案分類表，有的放矢地要求水利工程專業(yè)人員及時歸檔，更好地做好水利工程檔案工作。為此，要加強水利工程檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高他們的檔案管理水平，使水利工程檔案實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理有一個切實可行的保障。

2.3檔案管理的信息化

電子計算機具有運算速度快、精確度高、存儲信息量大和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點。在文件的管理上，可運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認(rèn)到期應(yīng)銷毀的文件；在檔案管理上，可運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、編制內(nèi)容介紹和編制目錄，還可用于庫房的管理，以及用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計等工作。計算機檔案管理系統(tǒng)一般具有輸入、輸出、修改、插入、打印、統(tǒng)計、檢索、查詢、刪除等功能，同時還具有判別、診斷、篩選的功能，利用這些功能可進行檔案的鑒定工作。運用計算機進行檔案的現(xiàn)代化管理具有占用空間小、儲存信息量大、應(yīng)用能力強、傳輸速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息、提高工作效率，是檔案管理史上的一大飛躍。電子文件作為一種新型的信息載體出現(xiàn)在檔案領(lǐng)域，它們將逐步替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體。

3.水利工程檔案管理的升華

3.1完善檔案保管條件

水電廠檔案是電力安全生產(chǎn)的前提與保障。為使檔案資料更加安全，延長檔案使用壽命，要特別注重檔案室建設(shè)工作。不僅要配置檔案柜，先封裝訂機器，新型密集書架，防磁柜等器材處，還要配置吸塵、滅火、空調(diào)、加濕、除濕等設(shè)備，擬定防火、防水、防盜、防蟲、防霉等保護對策，確保檔案資料的安全性。

3.2定時更新檔案及鑒別

由于水電廠不時采用先進技術(shù)及機器，機器替換相當(dāng)快，有關(guān)設(shè)備檔案也要隨之更新，最好達(dá)到同步，以便給需要檔案的部門供給準(zhǔn)確可信的資料，同時為工作人員更新和保管有效資料提供參考?？尚械闹饕龇ㄓ校旱谝?，在每一年的非檢期間，由總工程師負(fù)責(zé)，檔案館牽頭組織科技部、安監(jiān)部、生技部以及運行管理部等相關(guān)部門與相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員組成鑒定小組，對將要到保存期的檔案逐個實施鑒定，對已不存在保管與利用價值的科技檔案進行清除，對可以續(xù)存的檔案調(diào)整其保管期以及保密等級，然后歸檔保存。第二，對于技改形成的新設(shè)備檔案資料應(yīng)該及時收集并按規(guī)定期限歸檔，實現(xiàn)檔案資料與設(shè)備完全相符。第三，如果在鑒定檔案、核實歸檔材料過程中發(fā)現(xiàn)有殘缺的檔案資料的話，應(yīng)該及時補充到位，以保證歸檔資料的可靠性與完整性。

3.3加大對檔案的開發(fā)與利用

除險加固工程開工建設(shè)以后，增加了許多新的檔案材料，同時，查詢、借閱、復(fù)制檔案資料的工作明顯增多。圍繞工程建設(shè)的實際，檔案管理人員廣泛收集資料，盡力提供資料，注意用活檔案，讓檔案從工程建設(shè)中來，再服務(wù)于工程建設(shè)中去。在工作中，他們注意腿勤、口勤、手勤，講究熱心、細(xì)心、耐心。不論是領(lǐng)導(dǎo)還是一般技術(shù)人員查閱檔案資料，他們都熱情服務(wù)，不僅提供直接材料，還根據(jù)需要提供相關(guān)材料；不僅提供文字材料，還盡量提供圖片、錄像等直觀材料；不僅提供現(xiàn)有工程材料，還相應(yīng)提供外地優(yōu)質(zhì)工程材料。在嚴(yán)格履行審批手續(xù)，切實做好安全保密工作的同時，注意發(fā)揮檔案的服務(wù)功能，在服務(wù)中收集檔案，在服務(wù)中完善檔案，努力提高檔案的管理水平。

3.4完善檔案安全的監(jiān)管體系

檔案安全檢查是實現(xiàn)檔案安全管理的一項重要措施。要建立健全檔案安全監(jiān)管網(wǎng)絡(luò)，建立定期和不定期安全檢查，要加大安全檢查力度和隱患整改力度，制定應(yīng)急預(yù)案和防范措施。檔案安全檢查，一是檢查基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，包括檔案庫房檢查，安全設(shè)施建設(shè)，采用先進技術(shù)防范手段；二是檢查檔案原件的保護，包括封存原件，對檔案進行搶救性修復(fù)，紙制檔案數(shù)字化；三是電子文件的保護；四是做好安全備份；五是檔案開放利用的審核等。把安全督查與制度建設(shè)有機結(jié)合起來，提高規(guī)范化水平，切實強化執(zhí)行力，把各種可能的安全隱患消滅在萌芽之中。

總結(jié)

總的來說，水利工程檔案工作應(yīng)貫穿于水利工程建設(shè)程序的各個階段，是衡量水利工程質(zhì)量的重要依據(jù)，在實踐中應(yīng)充分利用新技術(shù)，建立工程檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理水平，為工程建設(shè)服務(wù)。

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