政府部門記賬憑證規(guī)范化管理探討

山西省臨汾市曲沃縣財(cái)政局 薛馨

當(dāng)前，利用信息化手段來管理記賬憑證已經(jīng)成為一種趨勢(shì)，但對(duì)于政府部門特別是基層政府部門而言，在“村帳鄉(xiāng)代理”等制度體系下，受制于財(cái)務(wù)人員素質(zhì)等多方面因素的影響，存在著一些不規(guī)范的行為。因此，探討記賬憑證規(guī)范化管理問題具有重要的意義。

一、政府部門記賬憑證的編制

政府部門記賬憑證是指會(huì)計(jì)人員對(duì)通過審核的原始憑證進(jìn)行分類，以此為基礎(chǔ)確定會(huì)計(jì)分錄后所填制的會(huì)計(jì)憑證。真實(shí)、完善的記賬憑證可以有效的對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行反應(yīng)，并通過分類匯總等方式對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行有效的監(jiān)督，因而是一項(xiàng)具有重要意義的活動(dòng)。從當(dāng)前我國(guó)政府部門的實(shí)際來看，在財(cái)政集中核算模式下，記賬憑證由核算中心進(jìn)行統(tǒng)一處理。但若執(zhí)行集中支付制度，各預(yù)算單位自主進(jìn)行核算，則記賬憑證一般由各預(yù)算單位進(jìn)行處理。但無論是何種模式，其記賬憑證的管理開始向信息化進(jìn)行過渡，甚至在相當(dāng)程度上實(shí)現(xiàn)了信息化。

按照《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》，政府部門的記賬憑證包括以自制的原始憑證或者原始憑證匯總表代替的記賬憑證，都必須包括記賬憑證應(yīng)有的編號(hào)、摘要、科目、金額、原始憑證張數(shù)以及相關(guān)工作人員等信息，按照這一規(guī)定，編制會(huì)計(jì)憑證的基本流程是：第一步是要按照記賬憑證的實(shí)際處理時(shí)間填寫好日期，并且這種處理要及時(shí)，不能出現(xiàn)嚴(yán)重滯后于經(jīng)濟(jì)活動(dòng)發(fā)生的時(shí)間等問題。第二步是按照連續(xù)性的要求對(duì)會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行編號(hào)，這一過程中要注意一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)涉及多張記賬憑證或者記賬憑證出現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)的編號(hào)的處理，如可以用紅字填寫的記賬憑證來注銷原來的憑證，用藍(lán)字來訂正出現(xiàn)錯(cuò)誤的記賬憑證。第三步要簡(jiǎn)明扼要的記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)，這種記錄既要清晰明了，又要做到不遺漏關(guān)鍵信息。第四步即填寫其他相關(guān)信息，包括金額、原始憑證張數(shù)等內(nèi)容。第五步即要求相關(guān)的人員如填制憑證人員、稽核人員、會(huì)計(jì)部門負(fù)責(zé)人等。第六步則是在月末對(duì)記賬憑證進(jìn)行整理歸檔。當(dāng)然，如果對(duì)會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行了分類，則在填制會(huì)計(jì)憑證的過程中需要根據(jù)分類的方法來“對(duì)號(hào)入座”，如收款和付款記賬憑證分別填寫現(xiàn)金和銀行存款的收款和付款原始憑證信息，其他內(nèi)容的填制基本與上述步驟相同。

二、政府部門記賬憑證管理中存在的問題

當(dāng)前，政府部門記賬憑證管理中存在著可能出現(xiàn)錯(cuò)誤記賬憑證、記賬憑證編制效率和質(zhì)量有待提升等方面的問題。

(一)出現(xiàn)錯(cuò)誤記賬憑證

出現(xiàn)錯(cuò)誤的記賬憑證主要有2種類型，一種是錄入階段出現(xiàn)錯(cuò)誤，從而導(dǎo)致錯(cuò)誤憑證出現(xiàn)錯(cuò)誤。另一種是由于現(xiàn)代信息管理系統(tǒng)本身的原因，如利用自動(dòng)轉(zhuǎn)賬來編制會(huì)計(jì)憑證的過程中，一張憑證反映了多項(xiàng)有關(guān)的信息，但這明顯不符合現(xiàn)實(shí)要求，這也是一種冗余性的錯(cuò)誤。

(二)編制效率不高

當(dāng)前，在進(jìn)行記賬憑證編制的過程中，基層政府部門可能仍然按照傳統(tǒng)的收款、付款和轉(zhuǎn)賬三種類型進(jìn)行分類，但無論何種模式，都面臨可能出現(xiàn)數(shù)據(jù)混合需要事后進(jìn)行調(diào)整與修訂、信息失真帶來的監(jiān)督成本高、不同部門編制的記賬憑證通用性不強(qiáng)不利于事后監(jiān)督等問題，這就使得憑證的編制效率下降。特別是，需要花費(fèi)相當(dāng)?shù)娜肆Y本來監(jiān)督和檢查編制過程中是否存在失誤，這將進(jìn)一步降低整個(gè)編制工作的效率。

(三)編制質(zhì)量有待提升

首先，由于自身的素質(zhì)等因素的影響，部分會(huì)計(jì)人員在編制記賬憑證時(shí)無法準(zhǔn)確的對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行描述，或者無法準(zhǔn)確的原始憑證進(jìn)行分類整理，從而使得記賬憑證無法為會(huì)計(jì)核算工作的開展提供高質(zhì)量的支持，甚至誤導(dǎo)了會(huì)計(jì)核算工作。其次，部分政府部門為逃避審計(jì)、監(jiān)察等部門的監(jiān)管，有意隱藏了原始經(jīng)濟(jì)活動(dòng)信息，甚至用其他活動(dòng)發(fā)票進(jìn)行替代，這就使得財(cái)會(huì)人員難以有效的識(shí)別，影響了會(huì)計(jì)憑證的質(zhì)量。

三、強(qiáng)化政府部門記賬憑證管理的對(duì)策建議

強(qiáng)化政府部門記賬憑證管理，可以從完善制度及時(shí)發(fā)現(xiàn)和更正記賬憑證存在的錯(cuò)誤，充分利用信息化手段編制記賬憑證，加強(qiáng)培訓(xùn)與管理提高記賬憑證的規(guī)范化編制水平等方面著手。

(一)完善制度及時(shí)更改記賬憑證存在的錯(cuò)誤

首先，要建立完善的記賬憑證更改制度，在遵循《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》等國(guó)家相關(guān)法律制度的前提下，政府相關(guān)部門可以進(jìn)一步細(xì)化已經(jīng)錄入尚未審核、已經(jīng)錄入并通過審核單尚未記賬，已經(jīng)記賬等不同類型的記賬憑證錯(cuò)誤更正處理規(guī)章，從制度層面來完善錯(cuò)誤更正事宜。其次，要建立完善的監(jiān)督檢查機(jī)制，政府部門要借助于審計(jì)、監(jiān)察、紀(jì)檢等部門的力量，強(qiáng)化對(duì)記賬憑證各項(xiàng)工作的監(jiān)督。再次，要建立責(zé)任分解與責(zé)任追究機(jī)制，對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的記賬憑證存在的各種問題，要明確相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，從而維持記賬憑證的嚴(yán)肅性。

(二)充分利用信息化手段編制記賬憑證

首先，要充分利用信息化軟件來提高記賬憑證的管理水平，如利用財(cái)務(wù)軟件中的總賬工具、利用Excel辦公軟件來編制記賬憑證，從而提高記賬憑證的編制效率和總體質(zhì)量。其次，要充分利用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來提高記賬憑證的編制質(zhì)量，如要求各預(yù)算單位必須在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的記賬憑證進(jìn)行處理，從而提高管理水平。再次，要根據(jù)技術(shù)的進(jìn)步，以及計(jì)算機(jī)編程水平的提升，不斷的改進(jìn)現(xiàn)有的記賬憑證處理方式和方法。

(三)加強(qiáng)培訓(xùn)與管理推動(dòng)會(huì)計(jì)憑證編制規(guī)范化工作

首先，要對(duì)會(huì)計(jì)人員進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)。要結(jié)合我國(guó)推動(dòng)國(guó)庫收支向集中支付轉(zhuǎn)軌的現(xiàn)實(shí)需求，結(jié)合當(dāng)前經(jīng)濟(jì)活對(duì)記賬憑證提出的新要求進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn)，提高會(huì)計(jì)人員編制記賬憑證的水平。其次，要加強(qiáng)對(duì)記賬憑證的管理，政府部門要規(guī)范流程，對(duì)記賬憑證中能夠規(guī)范化處理的業(yè)務(wù)一定要規(guī)范化，并制定質(zhì)量管理辦法，從而提高會(huì)計(jì)憑證編制的總體質(zhì)量。

[1]金曉茜.總賬工具編制記賬憑證方法淺析[J].財(cái)會(huì)通訊，2010

[2]楊定泉.信息化環(huán)境下的記賬憑證分類探討[J].中國(guó)管理信息化，2008