淺談如何加強應(yīng)收賬款的管理

遼寧省水利水電科學研究院 李勇 梁宏

加強應(yīng)收賬款的管理，即對應(yīng)收賬款在事前、事中、事后進行有效監(jiān)督和控制，是加快資金周轉(zhuǎn)，提高資金的使用效率的重要環(huán)節(jié)，那么如何加強應(yīng)收賬款的管理呢?下面就這一問題談?wù)勛约旱目捶ā?/p>

一、我國企業(yè)應(yīng)收賬款的管理現(xiàn)狀

隨著我國市場經(jīng)濟的發(fā)展，越來越多的企業(yè)采用信用的方式進行銷售，即賒賬交易，雖然賒賬銷售能增加銷售額，但是會產(chǎn)生大量的應(yīng)收賬款，這就給企業(yè)落后的應(yīng)收賬款管理水平提出了挑戰(zhàn)。我國企業(yè)信用建設(shè)水平不高，致使我國企業(yè)信用短缺現(xiàn)象大量存在,應(yīng)收賬款的管理上也存在許多問題。

(一)企業(yè)缺乏信用部門

我國在應(yīng)收賬款管理方面的制度尚未健全。美國鄧白氏信息咨詢公司在2002年就中國應(yīng)收賬款情況與企業(yè)信用進行調(diào)查，結(jié)果顯示我國70%以上的企業(yè)因加入世貿(mào)組織，已經(jīng)廣泛地采取了信用銷售，然而卻有超過半數(shù)的公司沒有設(shè)立信用部門，三分之一的公司甚至沒有相關(guān)的細則，只有6%的公司全面進行了信用管理。

(二)與市場經(jīng)濟發(fā)達國家差距較大

目前我國企業(yè)應(yīng)收賬款平均回款期大約是90天,而國際上發(fā)達國家只有45天；我國企業(yè)的壞賬率在5～10%左右,而發(fā)達國家的壞賬率在0.25%～0.5%之間，相差在10～20倍。與此同時,我國企業(yè)的賒銷比例只有20%，而發(fā)達國家高達90%以上。以上的對比差距大得驚人，這樣的應(yīng)收賬款管理水平，根本不能迎接國際以及國內(nèi)市場的挑戰(zhàn)。

二、我國企業(yè)應(yīng)收賬款管理滯后的緣由

(一)企業(yè)缺乏專門的管理部門和制度

許多企業(yè)沒有設(shè)立獨立的應(yīng)收賬款管理部門，同時內(nèi)部也未建立應(yīng)收賬款的管理制度,有的公司設(shè)有相關(guān)制度或者部門，也是不能落實到實處，形同虛設(shè)。

(二)企業(yè)缺乏風險意識

目前市場競爭激烈，許多企業(yè)為了擴大銷售，搶占市場，在未對合作方的資信度進行調(diào)查就盲目交易，這樣最容易形成死賬、壞賬。

(三)企業(yè)之間相互拖欠

因為部分企業(yè)注冊資本偏少，資產(chǎn)結(jié)構(gòu)不合理,或者由于經(jīng)營不善，企業(yè)經(jīng)營流動資金經(jīng)常出現(xiàn)短缺,企業(yè)之間相互拖欠，許多應(yīng)收賬款因此形成。

(四)對賬不及時

經(jīng)營過程可能出現(xiàn)貨物與資金流動在時間和空間上的差異，票據(jù)記錄、傳遞的時候也可能出現(xiàn)差錯，如果債權(quán)債務(wù)雙方在經(jīng)營過程中忽略對賬環(huán)節(jié)，就給債務(wù)方有了拖欠款項的可趁之機。此外，有些企業(yè)常用口頭對賬的形式，這樣不能形成合法有效的對賬依據(jù)，喪失了對賬的法律效用。

三、減少應(yīng)收賬款發(fā)生的措施

(一)在業(yè)務(wù)合同中明確各項條款

在與客戶簽訂業(yè)務(wù)合同時，要注意以下事項，以避免日后與客戶產(chǎn)生分歧而帶來經(jīng)營風險。

（1）要嚴格杜絕無效合同的出現(xiàn)。簽訂合同要符合“三性”（合法性、真實性、可行性）和“五審查”（對方主體是否合格、授權(quán)代理是否合法、資信是否保證、經(jīng)營范圍是否超出、合同結(jié)算方法和法定程序是否符合規(guī)定）。

（2）明確各項交易條件，如：價格、付款方式、付款日期、開發(fā)票的事項、技術(shù)要求、運輸情況等，特別是施工項目應(yīng)該按工程進度收款，盡量不墊付或少量墊付工程款。

（3）明確雙方的權(quán)利和違約責任。

（4）確定合同期限。

（5）加蓋客戶的合同專用章(避免個體行為)。

(二)目前在我國盡量少采用賒銷結(jié)賬方式

有的單位片面追求市場占有率，而冒險采取賒銷結(jié)賬的運作模式，因為目前在我國賒銷結(jié)賬模式是客戶拖欠應(yīng)收賬款的土壤，并極易造成呆、死賬的出現(xiàn)，所以，在實際工作中盡量少采用賒銷結(jié)賬的方式。

(三)增強業(yè)務(wù)人員的原則性和回款意識

業(yè)務(wù)人員在與客戶維持良好的關(guān)系的同時，一定要增強他們的原則性，也就是要處理好業(yè)務(wù)人員的同情心和職業(yè)道德之間的關(guān)系，不折不扣維護本單位的利益。應(yīng)培養(yǎng)良好的習慣：貨款回收期限的前一周，電話通知或拜訪負責人，告知其結(jié)款日期，增強雙方履行合同的意識。

(四)注意客戶發(fā)生欠款的危險信號

在日常經(jīng)營和管理中，客戶出現(xiàn)的一些信息，對應(yīng)收賬款的安全性是有警示作用的，如：辦公地點由高檔向低檔搬遷、頻繁轉(zhuǎn)換管理層、業(yè)務(wù)人員更換頻繁和單位離職人員增加等。

當客戶出現(xiàn)以上危險信息時，我們應(yīng)采取果斷的措施，降低應(yīng)收賬款的回收風險。

(五)定期對賬

要形成定期的對賬制度，應(yīng)每季度（最好是每個月）同客戶核對一次賬目，以免造成單據(jù)、金額等方面的誤差，給應(yīng)收賬款的管理帶來困難，避免雙方財務(wù)上的差距越來越大，而造成呆、死賬現(xiàn)象。同時，對賬之后要形成具有法律效應(yīng)的文書，如客戶加蓋公章回傳等，而不是口頭承諾（形成具有法律效應(yīng)的文書時限不能超過兩年）。

四、追收欠款的方法

(一)已被拖欠款項的處理方法

（1）檢查被拖欠款項的業(yè)務(wù)文件是否齊備。

（2）要求客戶提供拖欠款項的原因，并收集資料以證明其正確。

（3）完善客戶跟進制度：越早與客戶接觸，與客戶開誠布公的溝通，被拖欠的機會越低。

（4）定期探訪：如以到付款期，應(yīng)按時上門收款或電話催收；即使是過期一兩天，也應(yīng)馬上追收，不應(yīng)有等待的心理。

（5）樹立形象：客戶是需要教育的，一定要給予客戶一個正確的觀念，我們對所有欠款都是非常嚴肅的，是不容忍被拖欠的。

（6）服務(wù)精神：認同及理解客戶的困難和投訴，同時可以利用自身的優(yōu)勢幫助客戶解決困難。

（7）根據(jù)情況發(fā)展的不同，建立預(yù)告、警告、律師信三種不同程度的追討文件，按情況及時發(fā)出。

(二)催收欠款的方法

（1）電話催收，對于客戶數(shù)量不大，但每個客戶欠款金額都比較大的來說采用電話催款是非常實用的。

（2）信函催收，采用信函進行催賬是非常正式的，必須明確地向債務(wù)人傳遞一個信息，您需要它按照雙方約定的時間付款，信函的結(jié)束處一定要給對方確定付款或回復(fù)信函的時間。

（3）傳真催收，傳真最大的優(yōu)點是速度快，可以在最短的時間內(nèi)以書面形式讓客戶了解你的要求。

（4）上門催收，上門催賬是催賬手段中成本最高的一種，但對于欠款金額較高的債務(wù)人，采用面訪進行催賬是非常有價值的。

（5）行動升級：將欠款交予較高級的管理人員處理，將壓力提升。

（6）假起訴：成立單位內(nèi)部的法律部，以法律部的名義發(fā)出追討函件，警告容忍已經(jīng)到最后期限。

（7）調(diào)節(jié)：使用分期付款、適當計息、停止供貨（服務(wù)）等手段分期收回欠款。

(三)對于呆/死賬的處理方法

折讓；收回貨物；處理抵押品；尋求法律協(xié)助；訴訟保全等。

五、建立應(yīng)收賬款清收制度

對當年新發(fā)生的應(yīng)收賬款年底前應(yīng)一次性收回，特殊情況不能收回的要寫情況說明，并由主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后，送有關(guān)部門備案。

賬齡一年以上兩年以內(nèi)的應(yīng)收賬款該年度最少要收回50%。賬齡三年以上的應(yīng)收賬款該年度要收回不低于此類款余額的30%，否則年底考核算未完成任務(wù)，并適當扣發(fā)獎金。

對應(yīng)收賬款余額較大，占用時間較長的公司和部門財務(wù)處要提出警告，并視不同情況按一定比例收取利息。

明確應(yīng)收賬款交接制度。

業(yè)務(wù)人員崗位調(diào)換、離職；應(yīng)在離職（崗）前對經(jīng)辦的應(yīng)收賬款進行交接，對每筆應(yīng)收賬款做出詳細說明，并填制應(yīng)收賬款交接單由交接人、接手人、部門負責人等簽字，未辦理交接手續(xù)而自行離開者給單位造成損失的，將依法追究法律責任。

六、結(jié)束語

應(yīng)收賬款是一把“雙刃劍”在擴大市場增加收入的同時，也會給單位經(jīng)營管理帶來風險，并增加了應(yīng)收賬款的機會成本。只有把應(yīng)收賬款變?yōu)楝F(xiàn)金流入單位，才能為單位帶來真正的收益。

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