關(guān)于修訂《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的幾點(diǎn)建議

廣東省廣州監(jiān)獄 黎文嬌

財(cái)政部、國家檔案局發(fā)布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會(huì)字[1998]32號(hào)）自1999年1月1日實(shí)施以來，對(duì)加強(qiáng)單位會(huì)計(jì)檔案管理、促進(jìn)會(huì)計(jì)上作為單位經(jīng)濟(jì)和國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)等方面發(fā)揮了積極的作用。但隨著我國社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，特別是近幾年來，財(cái)政部進(jìn)行了財(cái)政體制和會(huì)計(jì)體制一系列的改革，比如：加強(qiáng)會(huì)計(jì)法制建設(shè)；全面實(shí)施企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則、審計(jì)準(zhǔn)則；實(shí)施通用分類標(biāo)準(zhǔn)，全面推進(jìn)我國會(huì)計(jì)信息化工作；會(huì)計(jì)鑒證；人才評(píng)價(jià)和會(huì)計(jì)指數(shù)等，使我國的經(jīng)濟(jì)和會(huì)計(jì)管理工作出現(xiàn)了新情況、新問題，現(xiàn)行的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》）己不完全適應(yīng)我國社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和會(huì)計(jì)改革的要求。針對(duì)以上出現(xiàn)的新情況、新問題，筆者建議財(cái)政部門會(huì)同檔案管理部門在總結(jié)《辦法》實(shí)施情況和充分調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，依據(jù)《會(huì)計(jì)法》和《檔案法》的有關(guān)規(guī)定，對(duì)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》進(jìn)行修訂。

一、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的簡(jiǎn)要介紹

1998年8月，財(cái)政部頒發(fā)了《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會(huì)字[1998]32號(hào)），并于1999年1月1日開始實(shí)施，《辦法》共21條，分別就會(huì)計(jì)檔案的立檔單位、負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查會(huì)計(jì)檔案的部門、會(huì)計(jì)檔案的分類、會(huì)計(jì)檔案的保管制度、各類會(huì)計(jì)檔案的保管期限、會(huì)計(jì)檔案的銷毀辦法、交接會(huì)計(jì)檔案等事項(xiàng)進(jìn)行了明文的規(guī)定。事實(shí)證明，《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的頒布實(shí)施，對(duì)加強(qiáng)我國各單位會(huì)計(jì)檔案管理、促進(jìn)會(huì)計(jì)上作為單位經(jīng)濟(jì)和國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)等方面發(fā)揮了積極的作用。

二、修訂《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的必要性

會(huì)計(jì)檔案是指國家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位、按規(guī)定應(yīng)當(dāng)建賬的個(gè)體工商戶和其他組織在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中形成的、記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。它既是本單位檔案的一部分，也是國家全部檔案的重要組成部分 。

(一)會(huì)計(jì)檔案管理工作存在日益突出的問題

(1)各單位及檔案管理部門不夠重視會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，沒有把會(huì)計(jì)檔案管理工作作為一項(xiàng)長(zhǎng)期工作任務(wù)來抓。

(2)各單位財(cái)務(wù)部門和負(fù)責(zé)檔案管理工作的檔案管理部門沒有指定專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、立卷、移交保管工作，即使指定了專門人員，人員也經(jīng)常變動(dòng)，而且變動(dòng)時(shí)沒辦理交接手續(xù)。

(3)各單位沒有根據(jù)本單位實(shí)際建立本單位的會(huì)計(jì)檔管理制度，如：調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案的制度等。

(4)會(huì)計(jì)檔案的整理、分類、立卷方法、排列編號(hào)方法不科學(xué)，造成會(huì)計(jì)檔案管理混亂，不便于查找，甚至丟失。

(5)會(huì)計(jì)檔案保管期限界滿時(shí)，有的有及時(shí)銷毀，有的沒有及時(shí)銷毀，銷毀時(shí)手續(xù)不完善，有的沒有清冊(cè)，有的沒辦理審批手續(xù)，有的沒通過相關(guān)部門鑒定而自行銷毀等。

（二）信息化條件下會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作出現(xiàn)新情況、新特點(diǎn)，迫切要求修訂《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》

(1)對(duì)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》進(jìn)行修訂，是財(cái)政部2011年會(huì)計(jì)改革與管理工作的主要任務(wù)。財(cái)政部強(qiáng)調(diào)：2011年是我國“十二五”時(shí)期的開局之年，要認(rèn)真做好2011年的的會(huì)計(jì)管理工作，對(duì)于進(jìn)一步深化會(huì)計(jì)改革和發(fā)展，促進(jìn)會(huì)計(jì)工作科學(xué)化精細(xì)化管理，推動(dòng)會(huì)計(jì)管理工作再上新臺(tái)階，具有十分重要的意義。

(2)對(duì)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》進(jìn)行修訂，是加強(qiáng)會(huì)計(jì)法制建設(shè)，促進(jìn)會(huì)計(jì)管理工作法制化、規(guī)范化的行為體現(xiàn)。為落實(shí)全國財(cái)政工作會(huì)計(jì)精神，財(cái)政部緊緊圍繞財(cái)政發(fā)展改革大局，繼續(xù)深化會(huì)計(jì)法制、內(nèi)部控制、XBRL、會(huì)計(jì)人才、會(huì)計(jì)鑒證、會(huì)計(jì)準(zhǔn)則、會(huì)計(jì)研究等多個(gè)領(lǐng)域的改革。這些改革引起了社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)社會(huì)環(huán)境的變化。

(3)對(duì)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》進(jìn)行修訂，是根據(jù)信息化條件下會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作出現(xiàn)新情況、新特點(diǎn)的迫切要求。財(cái)政發(fā)展改革和會(huì)計(jì)改革，特別是大力推進(jìn)會(huì)計(jì)信息化建設(shè)，穩(wěn)步推進(jìn)企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則通用分類標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施，使會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作如會(huì)計(jì)檔案的保管工作、會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范、會(huì)計(jì)行為規(guī)范等出現(xiàn)了許多新情況、新特點(diǎn)，環(huán)境的變化迫切要求修訂《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》。

三、關(guān)于修訂《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的幾點(diǎn)建議

(1)現(xiàn)行《辦法》按條款式構(gòu)成，筆者認(rèn)為首先要改變《辦法》的結(jié)構(gòu)形式，按章分條明確規(guī)定，可修訂為以下幾章：管理的原則、歸檔保管范圍、整理立卷 、保管利用、鑒定銷毀 、附則，然后再充實(shí)各章節(jié)內(nèi)容，使《辦法》一目了然，便于理解和操作。

(2)把會(huì)計(jì)信息化條件下形成的會(huì)計(jì)檔案比如：磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)等正式列入會(huì)計(jì)檔案的保管種類和保管范圍，不再另列報(bào)財(cái)政部、國家檔案局備案。

(3)在《企業(yè)和其他組織會(huì)計(jì)檔案保管期限表》和《財(cái)政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會(huì)計(jì)檔案保管期限表》中增加會(huì)計(jì)信息化條件下形成的以磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)檔案類別以及相應(yīng)的保管期限條款。

(4)把“會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起”修訂為“會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)分期終了后的第一天算起”。

(5)增加會(huì)計(jì)信息化條件下形成的會(huì)計(jì)檔案的銷毀條款。

(6)年度財(cái)政預(yù)算報(bào)表是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，應(yīng)作為其他財(cái)務(wù)報(bào)告類型，列入會(huì)計(jì)檔案保管管理內(nèi)容，以真實(shí)反映單位會(huì)計(jì)檔案的全面性和完整性。

[1]《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會(huì)字[1998]32號(hào)）

[2]《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》

[3]《中華人民共和國檔案法》

[4]2011年會(huì)計(jì)改革與管理工作的主要任務(wù)（財(cái)政部會(huì)計(jì)司，財(cái)務(wù)與會(huì)計(jì)，2011NO.03）