館藏紙質(zhì)圖書架位合理測算實踐：以中山火炬職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書館為例

徐 敏

(中山火炬職業(yè)技術(shù)學(xué)院，528436)

為便于讀者獲取所需圖書，圖書館會按照一定的順序?qū)︷^藏紙質(zhì)圖書進行組織排架。目前圖書館最常用的排架方法為分類排架法，這種方法是將圖書按其所屬的學(xué)科體系進行排架。因為是按類別進行集中，為了滿足新進圖書上架需求，排架時各類圖書都要預(yù)留一定的架位，預(yù)留架位是否合理將直接影響今后的上架工作。如果預(yù)留不合理，以后就會面臨頻繁的倒架，不僅工作量大，還影響讀者閱讀。到底要預(yù)留多少架位成為擺在圖書館面前的一個大問題，特別是在倒架、書庫搬遷時，這個問題尤其突出。為了科學(xué)地預(yù)留架位，就要綜合考慮目前館藏圖書情況及未來進書情況，在倒架、搬遷前對架位進行科學(xué)測算。在實際工作中，我館也面臨了同樣的問題。2008年，中山火炬職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書館新館建成，圖書館所有藏書都要搬遷到新館重新上架，于是如何在搬遷前確定所有圖書架位成了搬遷工作中最重要的問題，這關(guān)系到整個搬遷及重新上架工作的組織。為此，我館利用館藏數(shù)據(jù)，認真分析、科學(xué)測算、合理布局，完成了新館所有架位的預(yù)先安排，為圖書館整體搬遷及搬遷后圖書上架工作的順利進行打下了堅實基礎(chǔ)。

測算工作的基本流程分為數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、數(shù)據(jù)整理、數(shù)據(jù)分析三個階段。測算工作的基本思想就是利用館藏數(shù)據(jù)，按照排架順序?qū)^藏圖書數(shù)據(jù)進行排序，結(jié)合書架數(shù)量等信息，計算得到上架后各書架圖書信息，從而在搬遷前獲得所有圖書位置信息。

1 數(shù)據(jù)準(zhǔn)備

架位的測算需要兩方面的數(shù)據(jù):一是館藏圖書統(tǒng)計數(shù)據(jù)，二是書架架位數(shù)據(jù)。其中館藏圖書統(tǒng)計數(shù)據(jù)需要得到每種圖書的索取號及相應(yīng)冊數(shù)，這部分數(shù)據(jù)需要從圖書管理系統(tǒng)中提取，并做相應(yīng)處理;書架架位數(shù)據(jù)包括各個書庫書架架位數(shù)量，這部分數(shù)據(jù)比較容易獲取，只需到新館書庫清點即可。

1.1 清點各藏書點可用書架數(shù)量

新館共規(guī)劃了四個藏書點，包括工具書閱覽室42架，第一書庫107架，第二書庫133架，第三書庫133架。其中工具書收藏在工具書閱覽室，其他圖書按中圖法分類，并按照同種圖書不分散的原則分別收藏在其他三個書庫。

1.2 獲取館藏圖書統(tǒng)計數(shù)據(jù)

本館使用深圳圖書館開發(fā)的Ilas II圖書館管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)有強大的統(tǒng)計功能，并可以根據(jù)不同需求自行設(shè)置統(tǒng)計格式，不足之處就是統(tǒng)計速度很慢，特別是數(shù)據(jù)量大時，甚至要等數(shù)小時，還可能會因為數(shù)據(jù)過于龐大或者網(wǎng)絡(luò)故障而引起統(tǒng)計中斷。當(dāng)時我館館藏紙質(zhì)圖書共計5萬余種15萬余冊，為保證快速準(zhǔn)確地獲取所需數(shù)據(jù)，我館采用先導(dǎo)出所需基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，再利用工具對數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計處理的方法來獲取所需結(jié)果。

1.2.1 從中央館藏庫中導(dǎo)出所有紙質(zhì)圖書館藏數(shù)據(jù)，包括條碼號、書目記錄號、館藏狀態(tài)、圖書類型等字段;從中央書目庫中導(dǎo)出所有marc數(shù)據(jù)，利用工具提取書目記錄號、索取號兩個字段。

1.2.2 將導(dǎo)出的館藏數(shù)據(jù)、提取的書目數(shù)據(jù)分別導(dǎo)入access表中。刪除館藏數(shù)據(jù)表中館藏狀態(tài)為丟失、剔除狀態(tài)的數(shù)據(jù)。

1.2.3 用sql語句從兩數(shù)據(jù)表中查詢出所需要的結(jié)果，即包含現(xiàn)有館藏紙質(zhì)圖書索取號和對應(yīng)數(shù)量的結(jié)果，其結(jié)果的生成格式固定為索取號、對應(yīng)復(fù)本。其中普通圖書與工具書分開處理。

經(jīng)過以上工作，得到測算架位所需要的基本數(shù)據(jù)，如表1所示。

表1 所有有效館藏索取號及對應(yīng)冊數(shù)(普通圖書與工具書分開處理)

2 數(shù)據(jù)整理

得到基本數(shù)據(jù)后，還需要對數(shù)據(jù)進行進一步的分類整理，整理的基本流程就是按照新館的書庫規(guī)劃，將屬于各書庫數(shù)據(jù)按上架順序進行排序，以得到各個藏書點的基本排架數(shù)據(jù)及架上圖書排列基本狀態(tài)。

我館圖書按索取號順序進行排架，索取號由“中圖法分類號+種次號+其他區(qū)分號組成”，其中中圖法分類號按字符順序排序、種次號按數(shù)字大小排序、區(qū)分號按字符順序排序，并且先按中圖法分類號排，再按種次號排，再按區(qū)分號排。因為不同部分按不同方式排序，所以需要先對索取號進行分解，然后再進行排序處理。

將包含有索取號和對應(yīng)數(shù)量的數(shù)據(jù)復(fù)制到excel表格中，再將索取號復(fù)制一列，并對該列進行分列處理，使其分成分類號、種次號、區(qū)分號三列。然后將分類號作為主要關(guān)鍵字按字符升序，將種次號作為次要關(guān)鍵字，按數(shù)字升序，將區(qū)分號作為第三關(guān)鍵字，按字符升序，對數(shù)據(jù)進行排序處理。為保證排序的準(zhǔn)確性，需將分類號中的復(fù)分符號替換成空格;另外，因一個excel表中只能容納6萬多條數(shù)據(jù)，對于數(shù)據(jù)量超過的，需分開進行處理，或用其他方法。我館當(dāng)時只有5萬余種圖書，因此可在一個excel表中一次處理完成。經(jīng)排序處理后，就得到了圖書在書架上的排架順序，如表2所示:

表2 排序后的有效館藏索取號及對應(yīng)冊數(shù)(普通圖書與工具書分開處理)

3 數(shù)據(jù)分析

經(jīng)過前面的工作，已經(jīng)得到了各類圖書排序數(shù)據(jù)、書架數(shù)量等數(shù)據(jù)，還需要進一步的計算分析，將圖書合理分配到各個書架?；舅悸肥鞘紫雀鶕?jù)各類圖書數(shù)量及各書庫書架數(shù)量，安排各書庫收藏圖書類別;其次，計算各類圖書在書架的上架冊數(shù);最后，獲取各面書架起始索書號。3.1根據(jù)各類圖書數(shù)量及各藏書點書架數(shù)量總體安排各處收藏圖書類別

經(jīng)過分類匯總后，得出館藏數(shù)據(jù)中各個大類的圖書數(shù)量(如表3所示)。經(jīng)過初步測算，我館確定第一書庫收藏A－G類普通圖書，第二書庫收藏H－K類普通圖書，第三書庫收藏N－Z類普通圖書，工具書閱覽室收藏工具書。

表3 各類圖書數(shù)量

3.2 確定每個書庫及書架上入藏圖書的數(shù)量

我們按照平均分配的辦法，并綜合考慮不同類別圖書的不同情況合理分配架位，如有些類別圖書比較厚、有些類圖書今后會重點發(fā)展，就要適當(dāng)多分配架位，并計算各類圖書在每面書架上的平均冊數(shù)。因我院馬上要新增制藥類專業(yè)，原來該類圖書采購量少，今后要重點進行采購，因此要給本類圖書多預(yù)留架位，主要集中在R類，預(yù)留5面;另外TP類圖書厚度較大，數(shù)量也多，也需要多分配架位，以保證今后的發(fā)展，預(yù)留5面。預(yù)留后可分配的書架數(shù)按各類圖書現(xiàn)有數(shù)量比例分配，最后得到各類圖書架上平均冊數(shù)。結(jié)果如表4所示:

表4 各類圖書書架分配及平均冊數(shù)

由上表可以看出，各個書庫所入藏圖書的基本大類和數(shù)量已經(jīng)確定，而每架能容納圖書的數(shù)量也已經(jīng)確定，按照這個測算實施圖書上架工作，就會避免由于目測或者簡單推測而導(dǎo)致大倒架的發(fā)生，提高了工作效率。

3.3 從已排序的種次號表中按各類對應(yīng)的平均冊數(shù)提取各面書架的起始索取號，打印后貼在書架上，便于對照進行上架。該過程我館采用自編小程序的方法來解決，程序流程圖如圖1所示(見下頁)。

3.4 每個書架的圖書起始索取號確定后，經(jīng)過打印粘貼在對應(yīng)書架上，在上架的過程中起到了簡明扼要的導(dǎo)向作用，可以把打包的圖書搬到要上架的書架附近，甚至可以直接上架。上架完成后，一般不需要再進行調(diào)整。

圖1 提取各面書架起始索取號程序流程圖

通過以上實踐可以看出，館藏紙質(zhì)圖書架位合理測算在圖書館搬遷及搬遷后的上架工作中發(fā)揮了至關(guān)重要的作用:(1)架位合理測算法很好地解決了圖書館在搬遷前新館架位測算工作。由于考慮周全，程序合理科學(xué)，且經(jīng)過精確的計算，包括已借出圖書、剔舊圖書、丟失圖書等微小細節(jié)都進行了考慮，精確地進行了架上定位，基本沒出現(xiàn)漏洞，大大提高了圖書館搬遷后的圖書上架工作效率。(2)圖書館搬遷是圖書館重塑形象的契機，利用架位合理測算法科學(xué)推算出新館整體布局是優(yōu)化館藏圖書不可多得的機會，搬遷后的圖書上架也可以說是圖書館一次前所未有的大調(diào)整。通過這種科學(xué)精確的調(diào)整，使得圖書的入藏地點更加精確，方便了讀者更快查找所需圖書，提高了圖書館的服務(wù)質(zhì)量。

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