圖書館區(qū)域聯(lián)合招標(biāo)采購模型的建立與應(yīng)用

楊 凡

(安徽省委黨校，合肥230022)

引 言

長期以來在“大而全、小而精”的館藏思想下，采購經(jīng)費(fèi)的有限性與館藏?zé)o限性的矛盾一直存在。本文充分研究了我國圖書館文獻(xiàn)采購的現(xiàn)狀，提出了以聯(lián)合采購中心(UPC)采購模型為基礎(chǔ)的圖書館聯(lián)合招標(biāo)采購體系模式。這一模型的應(yīng)用，對我國圖書館聯(lián)合采購的可持續(xù)發(fā)展具有一定的借鑒作用。

1 圖書館招標(biāo)采購存在的主要問題

2003年1月1日，我國政府招標(biāo)采購法開始實(shí)施。2006年圖書館行業(yè)招標(biāo)管理辦法使招標(biāo)采購成為圖書館文獻(xiàn)采購的惟一方式，這在一定程度上提高了購書經(jīng)費(fèi)的使用效率，提高了采購工作的效率與質(zhì)量。但是隨著時代的發(fā)展，以招標(biāo)方式進(jìn)行圖書采購也出現(xiàn)了一些問題。

1.1 過度強(qiáng)調(diào)購書折扣，忽略采訪質(zhì)量

圖書館采購招標(biāo)的目的是為了降低購書成本，讓有限經(jīng)費(fèi)更好地為用戶服務(wù)，圖書供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量是招標(biāo)中最重要的因素。但提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)所需的成本與供應(yīng)商提供的書目折扣率有著必然的聯(lián)系，由于很多圖書館在圖書招標(biāo)中采取的是最低中標(biāo)法，從而直接導(dǎo)致許多圖書供應(yīng)商以降低折扣率的方式去中標(biāo)，從而導(dǎo)致圖書質(zhì)量得不到保證。

1.2 招標(biāo)委員會的組成缺乏合理性

圖書采購歸入學(xué)校統(tǒng)一招標(biāo)管理后，為體現(xiàn)公正性及避免腐敗，學(xué)校從各部門招募成員成立招標(biāo)委員會，導(dǎo)致該委員會中非圖書館人員占多數(shù)，他們既不了解圖書館相關(guān)業(yè)務(wù)，又不熟悉投標(biāo)公司實(shí)際情況，因此無法辨別投標(biāo)公司在標(biāo)書中各項承諾的真?zhèn)涡?，他們在對圖書及供應(yīng)商的選擇上往往僅憑主觀印象和個人情感等因素，未能進(jìn)行理性分析，使競標(biāo)結(jié)果雖然公開卻并不公平。在如此狀況下選出的供應(yīng)商，往往不能兌現(xiàn)對標(biāo)書的承諾、圖書的供應(yīng)與服務(wù)，導(dǎo)致各個環(huán)節(jié)的問題層出不窮。

1.3 缺乏合理的供應(yīng)商評價機(jī)制

雖然圖書招標(biāo)制已成為各館圖書采購的一致選擇，但它本身的缺陷、操作中的不規(guī)范、監(jiān)督機(jī)制的缺失，也不得不讓我們深刻反思。目前的供應(yīng)商評價體系中，圖書采購招標(biāo)評分標(biāo)準(zhǔn)主要是針對供應(yīng)商能夠提供的服務(wù)和報價制定的，在理論上具有很好的可行性和參考性。但實(shí)際上，對圖書館要求的服務(wù)，所有的供應(yīng)商都會全盤承諾，報價折扣率成了惟一標(biāo)準(zhǔn)。這就違背了采用評分方法的本意，往往是誰的報價最低誰勝出，從而產(chǎn)生“劣幣驅(qū)逐良幣”的現(xiàn)象，不利于圖書館選擇能夠提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的圖書供應(yīng)商。

2 建立聯(lián)合招標(biāo)采購模式

針對上述圖書館傳統(tǒng)招標(biāo)采購過程中出現(xiàn)的種種弊端與不完善之處，越來越多的圖書館開始聯(lián)合起來，圍繞彼此相近的采購性質(zhì)與采購任務(wù)形成多個圖書館的采購聯(lián)合體，實(shí)行聯(lián)合招標(biāo)采購。

2.1 圖書館聯(lián)合招標(biāo)采購的概念

圖書館聯(lián)合采購?fù)ǔＪ侵敢恍┆?dú)立圖書館組成的聯(lián)合團(tuán)體，通過組織協(xié)調(diào)為館內(nèi)采購服務(wù)。圖書館采購與其他領(lǐng)域的集團(tuán)采購不太一樣:他們并不是大量購入貨物并發(fā)送給各成員，而是與一個或多個供應(yīng)商談判商議一個合同的構(gòu)架。各個獨(dú)立的圖書館作為聯(lián)合體的成員，會在這一框架協(xié)議下與這些供應(yīng)商達(dá)成雙向協(xié)議。因此，標(biāo)準(zhǔn)的協(xié)議或合同可以依據(jù)各個不同圖書館的需要而有細(xì)節(jié)上的修改。

2.2 圖書館聯(lián)合招標(biāo)采購體系模型的建立

筆者結(jié)合自身多年圖書采訪經(jīng)驗(yàn)，在綜合研究了國內(nèi)外圖書館聯(lián)合招標(biāo)采購模式的基礎(chǔ)上，總結(jié)建立了圖書館聯(lián)合招標(biāo)采購體系模型。

2.2.1聯(lián)合采購體系模型

聯(lián)合采購體系主要由三個部分構(gòu)成:(1)區(qū)域內(nèi)廣大的圖書館組成的采購聯(lián)合體。(2)各圖書供應(yīng)商組合。(3)聯(lián)合采購中心(UPC)。

聯(lián)合采購中心(United Purchase Center)，簡稱UPC。建立聯(lián)合采購中心(UPC)就是通過區(qū)域內(nèi)具有一定影響力或者采購量比較大的圖書館牽頭，憑借自身在圖書采購領(lǐng)域的專業(yè)優(yōu)勢和資源優(yōu)勢建立聯(lián)合采購中心，將區(qū)域內(nèi)的各公共圖書館、專業(yè)圖書館、高校圖書館等的采購需求聯(lián)合起來，由UPC統(tǒng)一向合格的供應(yīng)商下訂單，并通過定期考評、質(zhì)量保證金等制度保障中心的有效運(yùn)行，進(jìn)而形成大的圖書館采購聯(lián)合體，培養(yǎng)供應(yīng)商，并建立起良好的供應(yīng)商與圖書館的相互合作、共同進(jìn)步的發(fā)展模式。

在這個模型中圖書館采購聯(lián)合體是核心，他向UPC下達(dá)采購命令，向UPC委派工作人員，對UPC具有領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督的作用。但是UPC又是一個獨(dú)立的機(jī)構(gòu)，不隸屬于某一圖書館，而是有自己的管理團(tuán)隊，定期收集圖書館聯(lián)合體的采購需求，編制采購訂單并向圖書供應(yīng)商下達(dá)訂單。圖書供應(yīng)商按照UPC下達(dá)的訂單，組織人力、物力對圖書進(jìn)行采訪編目，集中加工，將各圖書館所需的圖書，按照訂單的要求及時送達(dá)各個聯(lián)合館，各聯(lián)合館按照供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量對供應(yīng)商的服務(wù)進(jìn)行評價，并向UPC系統(tǒng)報告。UPC根據(jù)各個圖書館的評價形成評價結(jié)構(gòu)集，作為UPC遴選供應(yīng)商的標(biāo)準(zhǔn)。

模型圖如下:

2.2.2建立招標(biāo)采購聯(lián)合體的步驟

(1)建立聯(lián)合體，制訂聯(lián)合體公約。要想使聯(lián)合采購中心發(fā)揮作用，第一就是建立聯(lián)合體。聯(lián)合體建立的作用包括:發(fā)展成員館、組織建立聯(lián)合體和統(tǒng)管機(jī)構(gòu)。即把本地區(qū)各系統(tǒng)的圖書情報部門組織起來，建立一定的組織形式。同時聯(lián)合體還要承擔(dān)起制定各成員館公約、UPC規(guī)章制度、工作范圍以及人員任用條件和人員考評的任務(wù)。

(2)普查館藏、制訂各成員館的文獻(xiàn)資源規(guī)劃和布局方案。各成員館要詳查自己的館藏結(jié)構(gòu)和資源布局，然后將各館館藏目錄匯總起來，編制出聯(lián)合目錄。通過成員館目錄，可以看出各館的館藏特色和優(yōu)勢;通過聯(lián)合目錄能夠縱觀該地區(qū)文獻(xiàn)資源的概貌、優(yōu)勢和不足，從而為制訂文獻(xiàn)整體發(fā)展規(guī)劃和總體采購方案提供科學(xué)依據(jù)，并作為UPC工作的依據(jù)。

(3)各成員館向UPC下達(dá)采購任務(wù)、組織采購實(shí)施。各成員館在普查自己館藏的基礎(chǔ)上，根據(jù)自己的經(jīng)費(fèi)和采購需求向UPC下達(dá)采購任務(wù)，然后由UPC組織自己的工作人員進(jìn)行采購。在采購過程中，各成員館有義務(wù)對UPC的工作提供必要的幫助與支持。

(4)監(jiān)督與評價。UPC在實(shí)施具體采購時，根據(jù)各成員館的具體要求，形成采購清單，知會各成員館。在向供應(yīng)商下單的時候，各成員館要對UPC訂單的擬定和對供應(yīng)商的選擇進(jìn)行監(jiān)督和評價。在供應(yīng)商進(jìn)行訂單交割之后，各成員館要對供應(yīng)商的圖書及服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評價，并且提交UPC，以此作為他們工作的考評。

2.2.3聯(lián)合采購模型的管理體系

對于聯(lián)合采購體系的管理與以往的聯(lián)合采購有所不同:

(1)在行政規(guī)劃上，UPC是一個獨(dú)立的機(jī)構(gòu)，不隸屬于任何圖書館和任何機(jī)構(gòu)，它有自己的一套管理模式和領(lǐng)導(dǎo)班子;(2)在人員組成方面，UPC的主要工作人員來源于各成員館推薦的采訪部門中具有一定管理與采購經(jīng)驗(yàn)的優(yōu)秀采訪人員，且各成員的人事編制關(guān)系在原圖書館;(3)在經(jīng)費(fèi)來源上，UPC的經(jīng)費(fèi)來源主要由各成員館按照圖書采購量的大小繳納一定的傭金;(4)UPC的最高權(quán)力屬于成員館聯(lián)合體大會，具有對UPC最高管理者的任免權(quán)和罷免權(quán)，各成員館對UPC具有建議和監(jiān)督的權(quán)利，并按照各成員館圖書采購量的權(quán)重，在適當(dāng)考慮公平原則的條件下，分配并行使各成員館的表決權(quán)。

3 采用UPC聯(lián)合招標(biāo)采購模式的重要意義

以聯(lián)合采購中心(UPC)為核心的聯(lián)合招標(biāo)采購體系的圖書采購模式雖然還不十分完善，但對于傳統(tǒng)的圖書采購方式和以往的圖書館聯(lián)合采購方式的轉(zhuǎn)變具有十分重要的意義。

3.1 占據(jù)市場競爭的主動地位，降低單本書的采購折扣率

出版發(fā)行集團(tuán)的行業(yè)支配地位及一些規(guī)模較大書商的區(qū)域壟斷，對圖書館圖書采購的成本形成壓力。而UPC這種采購聯(lián)合體可以整合圖書館自身優(yōu)勢，形成巨大的采購量，從而占據(jù)圖書采購市場的主導(dǎo)地位，通過降低圖書折扣率，提高服務(wù)質(zhì)量實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商與圖書館的共贏。目前圖書館在圖書采購中，由于很多圖書館對服務(wù)質(zhì)量要求高，多數(shù)的圖書采購折扣是7.5～8折，甚至更高。但是當(dāng)形成大的采購聯(lián)合體之后，不僅可以促進(jìn)聯(lián)合體內(nèi)部各成員館之間的溝通和交流，同時可以使每個跟圖書館合作過的書商的反饋信息成為各成員館之間的共享信息，沒有合作過的書商的情況也可以利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行搜索，或向其他區(qū)域的圖書館聯(lián)合體進(jìn)行咨詢，并配合實(shí)地考察，從而形成資源共享。這樣在實(shí)際合作和廣泛調(diào)查的基礎(chǔ)上，資質(zhì)高、能力強(qiáng)、服務(wù)好的書商在招標(biāo)中就會脫穎而出，成為圖書館最理想的合作伙伴，使圖書館在享受低價圖書的同時，享受高質(zhì)量服務(wù)。

3.2 抑制腐敗，減少行政權(quán)力對招標(biāo)行為的非正常干預(yù)

由于現(xiàn)在圖書館大多實(shí)行的是圖書采購招標(biāo)制度，而圖書采購招標(biāo)人員眾多，素質(zhì)參差不齊。在進(jìn)行圖書采購招標(biāo)的過程中，少數(shù)采購人員滋生權(quán)錢交易等腐敗行為，從而直接或間接引發(fā)采購風(fēng)險，導(dǎo)致在圖書采購過程中產(chǎn)生不必要的損失。而聯(lián)合采購中心(UPC)團(tuán)隊人員來自于各成員圖書館的業(yè)務(wù)精英，人員素質(zhì)較高，同時由原來圖書館的圖書招標(biāo)是某一個圖書館或者高校的事情，現(xiàn)在上升到了圖書館聯(lián)合體下所有圖書館的事情，更多的人參與監(jiān)督，各圖書館聯(lián)合起來，共同探討并進(jìn)行圖書采購招標(biāo)。并且各級領(lǐng)導(dǎo)一貫重視的優(yōu)惠折扣率已然被成功解決，圖書館關(guān)心的性能問題即采購圖書的質(zhì)量、服務(wù)等也得到了保障。行政部門只要在大的方向上加以調(diào)控，其他具體問題如招標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、招標(biāo)細(xì)則、招標(biāo)程序、招標(biāo)承諾、對圖書供應(yīng)商資質(zhì)及實(shí)力的調(diào)查等等都由圖書館負(fù)責(zé)，這樣圖書館在招標(biāo)中的作用就會增強(qiáng)，行政權(quán)力的非正常干預(yù)就會減弱。

3.3 三方共贏，各個成員館內(nèi)部支持力度大

(1)對于圖書館來說，實(shí)行以聯(lián)合采購中心(UPC)為核心的聯(lián)合招標(biāo)采購模式是有益的。首先，它降低了圖書館單本書的折扣率，提高了圖書館采購經(jīng)費(fèi)的使用效率。其次，減少了采訪人員負(fù)擔(dān)。圖書館采訪工作比較繁瑣復(fù)雜，從事此項工作的人數(shù)也在圖書館人員配備中占了很大比重?？墒菑膱D書館自身的發(fā)展來說，為廣大讀者服務(wù)是圖書館工作目的，通過UPC來承擔(dān)圖書館的采訪工作，可以減少圖書館采訪人員的數(shù)量及各館采訪的工作量，使圖書館工作人員能把更多的精力用于為讀者服務(wù)和科研。最后，在圖書館或高校各部門中一直認(rèn)為圖書采訪工作是滋生腐敗的地方，當(dāng)這部分業(yè)務(wù)獨(dú)立出去之后，內(nèi)部關(guān)系則趨向于緩和，形成比較和諧的工作環(huán)境。

(2)對于供應(yīng)商來說，聯(lián)合采購中心(UPC)降低了他們的供應(yīng)費(fèi)用。原來供應(yīng)商是一對多的關(guān)系，關(guān)系比較復(fù)雜，公關(guān)費(fèi)用比較高;同時由于各個圖書館采訪外包的服務(wù)質(zhì)量要求迥異，且各個圖書館的地理位置分散，使供應(yīng)商相關(guān)運(yùn)營成本較高。但是通過采取聯(lián)合招標(biāo)采購，供應(yīng)商面對的主要顧客成了UPC，簡化了供應(yīng)商的工作關(guān)系，大大降低了各環(huán)節(jié)成本。

(3)對于讀者，由于圖書館的采購圖書單本價格降低，以致在采購經(jīng)費(fèi)不變的情況下，增加了圖書的采購數(shù)量，擴(kuò)大了圖書館館藏的覆蓋面，可以使廣大讀者享受更多的文獻(xiàn)信息服務(wù)。同時由于圖書館把主要精力用于為讀者服務(wù)，提高了服務(wù)質(zhì)量，也將大大提高廣大讀者對圖書館滿意度。

4 聯(lián)合招標(biāo)采購體系新模式運(yùn)作中需要注意的問題

圖書館聯(lián)合采購體目前還處于運(yùn)行的初級階段，在具體操作中應(yīng)注意一些相關(guān)問題:

(1)管理問題。聯(lián)合采購中心(UPC)雖然是一個獨(dú)立的組織，不對任何單一的圖書館負(fù)責(zé)，但是該中心的每一個人都隸屬于各成員圖書館，必然要考慮本館的利益。所以在對UPC進(jìn)行管理時，應(yīng)讓其保持獨(dú)立性，避免多頭管理，多頭領(lǐng)導(dǎo)。

(2)人員來源。聯(lián)合采購中心(UPC)工作人員來源于各成員圖書館，但是各來幾個、符合什么標(biāo)準(zhǔn)的人員才可以來、各成員圖書館人員所占的比例等，都是需要共同協(xié)商的問題。

(3)供應(yīng)商的評價機(jī)制是否合理，應(yīng)該如何去建立評價機(jī)制等。

以上幾點(diǎn)要注意的問題，需要在實(shí)施的過程中，根據(jù)具體實(shí)際情況，逐步解決并完善。

5 結(jié)語

總之，較之目前的圖書采購方式來說，聯(lián)合招標(biāo)具有更大的優(yōu)勢，能夠綜合協(xié)調(diào)政府、圖書館及讀者的多方要求與利益。在聯(lián)合采購中心(UPC)的統(tǒng)一協(xié)調(diào)下，各個成員館的目標(biāo)一致、利益相同，各成員館之間溝通聯(lián)系方便，在具體的采購操作時也不會有大的分歧。因此圖書采購聯(lián)合招標(biāo)將是大勢所趨，將會有力地促進(jìn)圖書館市場的不斷發(fā)展和逐漸完善，更好地為廣大讀者服務(wù)。

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