站在云端的SaaS之財(cái)務(wù)管理（上）

◎ 北京致遠(yuǎn)協(xié)創(chuàng)軟件有限公司副總裁 文 杰微軟MBS事業(yè)部研發(fā)主管 陳小軍

財(cái)務(wù)管理的信息化背景

企業(yè)信息化從財(cái)務(wù)管理開(kāi)始。企業(yè)信息化始于財(cái)務(wù)管理的論斷源于對(duì)企業(yè)信息化建設(shè)發(fā)展歷史的回顧。企業(yè)信息化最初源自企業(yè)對(duì)獲取其運(yùn)營(yíng)過(guò)程中各環(huán)節(jié)信息的真實(shí)性和及時(shí)性的追求，而財(cái)務(wù)信息是記錄企業(yè)運(yùn)營(yíng)信息最客觀的載體，因此財(cái)務(wù)電算化成了企業(yè)信息化進(jìn)程的第一步。財(cái)務(wù)信息原始電算化逐步完成之后，企業(yè)開(kāi)始追求基于財(cái)務(wù)核算、監(jiān)督的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化應(yīng)用。隨著計(jì)算機(jī)軟硬件的飛速發(fā)展，以財(cái)務(wù)為主的產(chǎn)供銷(xiāo)系統(tǒng)開(kāi)始發(fā)展，并逐步形成了最初的ERP概念。

ERP概念產(chǎn)生20年以來(lái)，ERP軟件設(shè)計(jì)的核心模塊始終是財(cái)務(wù)管理。無(wú)論是企業(yè)最根本的生產(chǎn)管理、銷(xiāo)售管理，還是更復(fù)雜的預(yù)算管理、供應(yīng)鏈管理，其本質(zhì)仍是財(cái)務(wù)管理的一種表現(xiàn)形式，只是隨著企業(yè)外部經(jīng)營(yíng)環(huán)境和內(nèi)部管理模式的變化，不斷衍生出了新的應(yīng)用。

SaaS應(yīng)用于財(cái)務(wù)管理的質(zhì)疑。SaaS已經(jīng)成功應(yīng)用于CRM、辦公協(xié)作等領(lǐng)域，而對(duì)于SaaS模型應(yīng)用于財(cái)務(wù)管理，最大的質(zhì)疑莫過(guò)于安全性。讓用戶(hù)將財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)存放在財(cái)務(wù)軟件供應(yīng)商提供的存儲(chǔ)介質(zhì)上，而非可控的本地服務(wù)器中，難免會(huì)擔(dān)心財(cái)務(wù)核心數(shù)據(jù)的泄露。網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)一直以來(lái)都直接影響SaaS模式在財(cái)務(wù)管理方面的應(yīng)用。與此同時(shí)，作為與眾多外部涉眾交互的財(cái)務(wù)系統(tǒng)，應(yīng)該是SaaS模式最大的收益方之一。

財(cái)務(wù)管理信息化SaaS應(yīng)用的需求和涉眾

1.企業(yè)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)與外部涉眾交互的SaaS應(yīng)用。供應(yīng)商、分銷(xiāo)商、客戶(hù)、銀行、稅務(wù)是財(cái)務(wù)部門(mén)的外部信息交互對(duì)象。財(cái)務(wù)部門(mén)作為一個(gè)需要和眾多外部涉眾對(duì)接的部門(mén)，會(huì)更加需要基于Web的安全應(yīng)用。典型的應(yīng)用為通過(guò)SaaS平臺(tái)，利用電子數(shù)據(jù)交換技術(shù)和銀行、稅務(wù)進(jìn)行各種電子票據(jù)和電子單證的交換，完成款項(xiàng)的支付；通過(guò)SaaS平臺(tái)，進(jìn)行財(cái)務(wù)報(bào)告、報(bào)稅、查賬等遠(yuǎn)程協(xié)作；通過(guò)SaaS平臺(tái)，和客戶(hù)、供應(yīng)商、分銷(xiāo)商(債券債務(wù)人)進(jìn)行對(duì)賬，如圖1所示。

圖1 企業(yè)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)與外部涉眾交互的SaaS應(yīng)用

2.企業(yè)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)內(nèi)部模塊的SaaS應(yīng)用。企業(yè)的財(cái)務(wù)核心流程都能部署到SaaS平臺(tái)，很多ERP廠商已經(jīng)提供了基于云計(jì)算的電子商務(wù)套件。基于企業(yè)財(cái)務(wù)管理的SaaS應(yīng)用主要考慮覆蓋以下8大流程，從而支撐公司財(cái)務(wù)管理的業(yè)務(wù)需求，如圖2所示。

圖2 基于企業(yè)財(cái)務(wù)管理的SaaS應(yīng)用需覆蓋的8大流程

財(cái)務(wù)管理信息化的發(fā)展對(duì)SaaS應(yīng)用的支持

財(cái)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化。中國(guó)證券監(jiān)督管理委員會(huì)為進(jìn)一步提高上市公司財(cái)務(wù)信息披露質(zhì)量，制定了信息披露內(nèi)容與格式準(zhǔn)則，引入XBRL報(bào)告工具。XBRL是一種可擴(kuò)展商業(yè)報(bào)告語(yǔ)言。它以XML為基礎(chǔ)，可以為公司提供一個(gè)統(tǒng)一的方法在網(wǎng)上標(biāo)記財(cái)務(wù)和其他信息，從而實(shí)現(xiàn)公司披露的會(huì)計(jì)信息更方便地檢索、分析和交換。 GB/T認(rèn)證規(guī)范了會(huì)計(jì)核算軟件的數(shù)據(jù)接口要求，包括會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)元素、數(shù)據(jù)接口輸出文件的內(nèi)容和格式的要求。 無(wú)論是報(bào)告工具還是接口規(guī)范的制訂，都體現(xiàn)了財(cái)務(wù)在面對(duì)外部涉眾時(shí)越發(fā)需要注意以下兩點(diǎn)：

1) 財(cái)務(wù)信息的透明性：對(duì)能夠影響資產(chǎn)價(jià)值的會(huì)計(jì)政策應(yīng)透明披露，這點(diǎn)對(duì)投資者而言是極為重要的。

2) 財(cái)務(wù)信息的一致性：頒布或定期更新財(cái)務(wù)信息和經(jīng)營(yíng)信息的一致性，這些信息包括了數(shù)量和質(zhì)量上的要求。公開(kāi)信息包括了公司的網(wǎng)頁(yè)信息、在投資者會(huì)議上發(fā)布的信息、公告、公開(kāi)會(huì)議上的演說(shuō)等。 與此同時(shí)，將非核心財(cái)務(wù)職能外包，建立集中的財(cái)務(wù)職能共享中心，這些趨勢(shì)使得傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)職能組織架構(gòu)有所轉(zhuǎn)型，財(cái)務(wù)內(nèi)部流程越來(lái)越趨于標(biāo)準(zhǔn)化，更適合于SaaS應(yīng)用。

會(huì)計(jì)準(zhǔn)則趨同性。2006年2月15日，財(cái)政部召開(kāi)“中國(guó)會(huì)計(jì)審計(jì)準(zhǔn)則體系發(fā)布會(huì)”，發(fā)布了新的企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則體系和審計(jì)準(zhǔn)則體系。除了在關(guān)聯(lián)方披露、企業(yè)合并、資產(chǎn)減值與國(guó)際會(huì)計(jì)慣例(包括國(guó)際會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和國(guó)際會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)報(bào)告準(zhǔn)則)三個(gè)方面存在實(shí)質(zhì)性差異外，新的中國(guó)企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則體系包含的38個(gè)具體準(zhǔn)則與國(guó)際會(huì)計(jì)慣例保持高度趨同。新準(zhǔn)則促使我國(guó)商業(yè)語(yǔ)言進(jìn)一步融入國(guó)際通行的商業(yè)語(yǔ)言，從而對(duì)SaaS的應(yīng)用也有更好的支持。

財(cái)務(wù)管理與SaaS結(jié)合的安全性考慮及應(yīng)對(duì)方案

云計(jì)算技術(shù)在不斷發(fā)展中，運(yùn)營(yíng)模式也在快速變化中，是一種探索多于成熟的模式。企業(yè)主更關(guān)心數(shù)據(jù)安全和私密，敏感數(shù)據(jù)放在本地比放在云端更放心。對(duì)大多數(shù)企業(yè)的管理系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，從客戶(hù)現(xiàn)場(chǎng)部署(On-Premises)模式到純粹的云計(jì)算(Pure Cloud Comguting)模式一定有一個(gè)過(guò)渡的過(guò)程。甚至說(shuō)，幾種模式并存的格局及混合應(yīng)用(Hybrid)的模式會(huì)持續(xù)相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間。也有相當(dāng)數(shù)量的客戶(hù)會(huì)選擇把財(cái)務(wù)為核心的數(shù)據(jù)控制在本地，而把基礎(chǔ)管理、CRM和其他應(yīng)用放到云端，并且通過(guò)加密的數(shù)據(jù)傳遞實(shí)現(xiàn)異構(gòu)系統(tǒng)間的集成。 軟件+服務(wù)(S+S)是微軟倡導(dǎo)的軟件應(yīng)用模式之一，其特點(diǎn)是軟件仍然部署在客戶(hù)現(xiàn)場(chǎng)(On-Premises)，而服務(wù)在云端。比如一套ERP系統(tǒng)的核心數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)邏輯運(yùn)行在客戶(hù)本地，而與ERP集成的另外一些應(yīng)用和數(shù)據(jù)則可以從云端獲取。 具體選用哪種模式，要根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)特征和需求而定，不能一味地搬上云端。

基于SaaS的財(cái)務(wù)管理信息化實(shí)現(xiàn)模式

整體實(shí)施模式——SAP Business ByDesign。整體實(shí)施模式是企業(yè)以直接訂閱的方式使用ERP廠商在SaaS模式下的商務(wù)套件，向ERP廠商進(jìn)行托管。企業(yè)可以自主選擇需要使用的模塊，如財(cái)務(wù)價(jià)值鏈管理、供應(yīng)鏈管理和客戶(hù)公共關(guān)系管理等。SaaS軟件會(huì)按照客戶(hù)訂閱的功能模塊來(lái)計(jì)費(fèi)。這類(lèi)產(chǎn)品設(shè)計(jì)通常具有實(shí)施快速、易用性強(qiáng)等特色，從而降低產(chǎn)品實(shí)施的TCO。具體實(shí)現(xiàn)方式是通過(guò)預(yù)定義的業(yè)務(wù)問(wèn)題讓用戶(hù)自主完成80%的產(chǎn)品配置，而原本這些枯燥繁瑣的產(chǎn)品配置都需要實(shí)施顧問(wèn)來(lái)協(xié)助完成。隨后生成一個(gè)體驗(yàn)版本，用戶(hù)在體驗(yàn)版本上根據(jù)業(yè)務(wù)情況進(jìn)行系統(tǒng)流程配置的微調(diào)。固化了業(yè)務(wù)流程后，用戶(hù)利用產(chǎn)品提供的模板或者直接購(gòu)買(mǎi)數(shù)據(jù)遷移服務(wù)導(dǎo)入公司主數(shù)據(jù)和上線時(shí)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，然后正式開(kāi)始使用。下面是一個(gè)成功實(shí)施的案例：D公司是一家軟件公司，主要面向企業(yè)提供系統(tǒng)集成服務(wù)，在全國(guó)設(shè)有多個(gè)分公司。本部和分公司賬務(wù)系統(tǒng)相對(duì)獨(dú)立，無(wú)法對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行及時(shí)、全面、有效的財(cái)務(wù)控制和監(jiān)督?？紤]到公司無(wú)復(fù)雜生產(chǎn)業(yè)務(wù)，銷(xiāo)售人員在各分公司，項(xiàng)目人員分布在全國(guó)各地項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)，Excel表格處理銷(xiāo)售人員預(yù)借現(xiàn)金和報(bào)銷(xiāo)費(fèi)時(shí)費(fèi)力；同時(shí)業(yè)務(wù)部門(mén)、營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)和財(cái)務(wù)等部門(mén)的協(xié)作并不順暢，往往無(wú)法根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際的實(shí)施狀態(tài)和合同條款及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，例如項(xiàng)目到達(dá)里程碑階段按合同條款應(yīng)立即進(jìn)行收款，項(xiàng)目驗(yàn)收后尾款的催收等問(wèn)題及現(xiàn)狀，故考慮采用SaaS整體實(shí)施模式，選擇了財(cái)務(wù)、人力資源管理、項(xiàng)目管理、供應(yīng)商關(guān)系管理(包含庫(kù)存管理)和客戶(hù)公共關(guān)系管理模塊。 下面列舉一些SaaS財(cái)務(wù)實(shí)施過(guò)程中的問(wèn)題和解決方案：賬簿結(jié)構(gòu) 財(cái)務(wù)實(shí)施部分主要考慮為D公司設(shè)立一套獨(dú)立的整體賬簿，本部和各分公司的核算業(yè)務(wù)均在同一賬套內(nèi)處理，通過(guò)公司段值將各核算單位分開(kāi)。在同一賬套內(nèi)，會(huì)計(jì)科目、本位幣、會(huì)計(jì)日歷等完全相同，保證各核算單位核算口徑的一致。所有子模塊生成的財(cái)務(wù)信息過(guò)賬至總賬同一賬簿。 采用產(chǎn)品靈活的科目結(jié)構(gòu)設(shè)置方法，在同一總賬賬簿中的不同會(huì)計(jì)實(shí)體和核算單位通過(guò)設(shè)置不同的科目結(jié)構(gòu)段段值加以區(qū)別，可以在同一賬簿中完成各自的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的核算、匯總與分析工作，對(duì)各利潤(rùn)中心、成本中心、費(fèi)用中心的考核簡(jiǎn)便易行。此外，科目結(jié)構(gòu)段值還可以設(shè)置層次結(jié)構(gòu)，使上級(jí)單位和部門(mén)對(duì)于總體財(cái)務(wù)信息的匯總與分析更為及時(shí)高效。 總賬憑證和子模塊的單據(jù)歸檔 目前D公司原始單據(jù)和憑證的歸檔及保管方法，可以滿(mǎn)足現(xiàn)有管理和系統(tǒng)的需要。但是在使用基于SasS的ERP系統(tǒng)后，由于所有核算單位，包括股份公司本部及所屬分公司，將通過(guò)Internet在一個(gè)賬套內(nèi)進(jìn)行應(yīng)收、應(yīng)付、資產(chǎn)、項(xiàng)目會(huì)計(jì)、采購(gòu)、庫(kù)存、銷(xiāo)售和總賬業(yè)務(wù)的核算。因此，原有的相對(duì)獨(dú)立和封閉的管理，將變?yōu)榧珊烷_(kāi)放式的管理模式。憑證、單據(jù)歸檔流程如下：

(1) 應(yīng)收和應(yīng)付會(huì)計(jì)錄入崗位錄入人員，每月及時(shí)在所屬核算單位的應(yīng)收和應(yīng)付模塊中按上述批組命名規(guī)則和收付單據(jù)錄入規(guī)定，輸入發(fā)票和收付款業(yè)務(wù)。

(2) 錄入并自檢完成后，運(yùn)行客戶(hù)化送審報(bào)表；錄入人員必須將本日在同一批組下輸入的發(fā)票進(jìn)行匯總，或?qū)⑹崭犊顔螕?jù)匯總后，再運(yùn)行送審報(bào)表；并將該報(bào)表粘貼在原始單據(jù)前面，遞交應(yīng)收和應(yīng)付主管審核崗位；同時(shí)提交付款申請(qǐng)書(shū)。

(3) 應(yīng)收和應(yīng)付主管審核崗位在收到送審的報(bào)表及單據(jù)后，登錄到所屬核算單位的應(yīng)收和應(yīng)付模塊，同時(shí)依據(jù)送審報(bào)表列示信息進(jìn)行查詢(xún)和審批。并對(duì)付款申請(qǐng)書(shū)批準(zhǔn)簽字后，傳遞到資金崗位。另外，主管定期進(jìn)行應(yīng)收和應(yīng)付同總賬過(guò)賬，及時(shí)形成記賬憑證，更新科目余額。同時(shí)將附有送審報(bào)表的原始單據(jù)傳遞到單據(jù)/憑證歸檔崗位。

(4) 單據(jù)歸檔崗位收到附有送審報(bào)表的原始單據(jù)，利用送審報(bào)表，查詢(xún)?cè)摽傎~會(huì)計(jì)周期所有員工已經(jīng)錄入并過(guò)賬的批組及發(fā)票數(shù)量，核對(duì)無(wú)誤后，按總賬會(huì)計(jì)周期和員工將應(yīng)收和應(yīng)付原始單據(jù)歸檔保管。

(5) 過(guò)賬到總賬的日記賬，在總賬定期過(guò)賬后，運(yùn)行憑證編號(hào)進(jìn)程，使得憑證可以按核算單位生成唯一的編號(hào)。然后進(jìn)行憑證的打印，并將打印后的憑證流轉(zhuǎn)至單據(jù)/憑證歸檔崗位。此處所指的憑證僅指應(yīng)收和應(yīng)付過(guò)賬生成的憑證。

(6) 對(duì)于在總賬直接進(jìn)行錄入的業(yè)務(wù)來(lái)說(shuō)，總賬會(huì)計(jì)錄入崗位按照我們規(guī)定的日記賬批組命名規(guī)則進(jìn)行創(chuàng)建；然后在自檢完成后，運(yùn)行送審報(bào)表并附在總賬原始單據(jù)前面，遞交總賬主管崗位審批。

(7) 總賬主管崗位依據(jù)送審報(bào)表信息對(duì)日記賬審批，并在進(jìn)行總賬過(guò)賬和憑證編號(hào)后，打印憑證并與總賬原始單據(jù)進(jìn)行粘貼，送交單據(jù)/憑證歸檔崗位進(jìn)行歸檔。

外幣業(yè)務(wù)處理。目前D公司在核算外幣業(yè)務(wù)時(shí)，設(shè)有相應(yīng)的外幣賬戶(hù)。外幣賬戶(hù)包括外幣現(xiàn)金、外幣銀行存款、以外幣結(jié)算的債權(quán)(如應(yīng)收票據(jù)、應(yīng)收賬款、預(yù)付賬款等)和債務(wù)(如短期借款、應(yīng)付票據(jù)、應(yīng)付賬款、預(yù)收賬款、應(yīng)付工資、長(zhǎng)期借款等)，與非外幣的各該相同賬戶(hù)分別設(shè)置，并分別核算。 D公司發(fā)生外幣業(yè)務(wù)時(shí)，將有關(guān)外幣金額折合為記賬本位幣金額記賬。除另有規(guī)定外，所有與外幣業(yè)務(wù)有關(guān)的賬戶(hù)，采用業(yè)務(wù)發(fā)生當(dāng)期期初的匯率折合，也可以采用業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)的匯率。各種外幣賬戶(hù)的外幣金額，期末時(shí)應(yīng)當(dāng)按照期末匯率折合為記賬本位幣。按照期末匯率折合的記賬本位幣金額與賬面記賬本位幣金額之間的差額，作為匯兌損益，計(jì)入當(dāng)期損益；屬于與購(gòu)建固定資產(chǎn)有關(guān)的借款產(chǎn)生的匯兌損益，按照借款費(fèi)用資本化的原則進(jìn)行處理。

發(fā)生外幣業(yè)務(wù)時(shí)，將有關(guān)外幣金額折合為記賬本位幣金額記賬，期末時(shí)按照期末匯率折合為記賬本位幣，兩者之間的差異作為匯兌損益處理，折合為記賬本位幣的計(jì)算由手工處理，煩瑣且易產(chǎn)生誤差。系統(tǒng)對(duì)外幣的處理流程為財(cái)務(wù)人員月初需要維護(hù)各外幣的期初匯率，發(fā)生外幣業(yè)務(wù)時(shí)，在總賬系統(tǒng)錄入憑證，選擇記賬的外幣幣種、匯率日期(期初)、匯率類(lèi)型，系統(tǒng)自動(dòng)顯示匯率，如有特殊情況，也可選擇用戶(hù)類(lèi)型的匯率，即時(shí)錄入業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)的匯率，系統(tǒng)以外幣業(yè)務(wù)實(shí)際發(fā)生金額入賬，同時(shí)自動(dòng)按照匯率折算本位幣?？傎~系統(tǒng)可以用兩個(gè)幣種保存日記賬，所以用戶(hù)可以為外幣業(yè)務(wù)保留審計(jì)線索。期末按照期末匯率進(jìn)行匯率重估，產(chǎn)生的匯兌損益均記入指定的匯兌損益科目。重估可以針對(duì)具體科目，也可以指定科目范圍進(jìn)行。重估自動(dòng)生成憑證，當(dāng)月過(guò)賬。（未完待續(xù) 摘自《站在云中的SaaS》）