高校照片檔案管理探究——以衡陽師范學(xué)院為例

陳 芳，劉國武，楊 文，劉筱筠

（衡陽師范學(xué)院 檔案館，湖南 衡陽 421008）

高校照片檔案是高校在教學(xué)、科研、管理活動(dòng)過程中直接形成的，具有保存價(jià)值和利用價(jià)值的歷史形象記錄［1］。照片可以分為紙質(zhì)照片和數(shù)碼照片。傳統(tǒng)的照片 （上世紀(jì)九十年代之前）一般都是紙質(zhì)照片，該類照片需妥善保管，稍不小心，就會(huì)變色、霉變甚至剝落。數(shù)碼照片是利用數(shù)碼相機(jī)直接拍攝出來或是將紙質(zhì)照片進(jìn)行掃描而得到，它需要依靠介質(zhì)來存儲，可供人們無數(shù)次的重復(fù)利用。如果要進(jìn)行查詢，只要輸入相關(guān)的查詢條件，就可以方便快捷地查找到所需要的資料。除此之外，這類檔案還可以進(jìn)行遠(yuǎn)程傳輸和多方共享等等。

一、紙質(zhì)照片檔案的管理

傳統(tǒng)紙質(zhì)照片是通過相機(jī)用感光膠片把景物逐張拍攝記錄下來，經(jīng)過曝光、顯影、定影、沖洗、烘干工序形成照片。這類照片分黑白照片和彩色照片，以前的老照片一般是黑白照片。

我院辦學(xué)歷史悠久，具有光榮的革命傳統(tǒng)。在中國共產(chǎn)黨創(chuàng)立前，師生們參加了五四運(yùn)動(dòng)。毛澤東曾兩次來校宣傳革命思想，并親自在這里建立了湘南地區(qū)第一個(gè)黨組織。在第一、二次國內(nèi)革命戰(zhàn)爭時(shí)期，學(xué)校進(jìn)步師生積極投身中國革命的洪流，涌現(xiàn)了一個(gè)革命家群體，惲代英、張秋人、蔣先云、黃靜源、蔣嘯青、陳為人、李啟漢、謝維俊等120多名校友先后為國捐軀。共和國成立后，如黃克誠、張際春、張平化、唐天際等曾擔(dān)任黨和國家重要領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)。他們?yōu)橹袊旅裰髦髁x革命的勝利和社會(huì)主義革命與建設(shè)建立了不朽的功勛［2］。該部分檔案豐富了我院的館藏，為我院的發(fā)展歷史添上了濃重的一筆。

那些老照片都是歷史事件的瞬間真實(shí)記錄，是不可再生的寶貴資源。隨著時(shí)間的不斷推移和歷史的不斷沉淀，這部分照片將越發(fā)顯得珍貴和難得。但是，由于以前館藏的條件有限，再加上時(shí)間久遠(yuǎn)，使得這部分照片檔案有的已經(jīng)泛黃、剝落，在一定程度上有損毀。紙質(zhì)老照片歸檔方法是：第一，把照片分卷宗、按年代、分類保管，并且每張照片都要標(biāo)注時(shí)間、地點(diǎn)、事件或主題、人物，放入專用的照片檔案盒內(nèi)。若使用相冊，避免使用透明塑料頁面、裝有磁鐵的相冊，因里面的黏膠時(shí)間長了會(huì)泛黃，會(huì)在照片上留下痕跡。用柔軟、平滑的抗酸紙插在兩張相片之間，可預(yù)防不必要的移動(dòng)，在盒外加上適當(dāng)?shù)臉?biāo)簽。第二，老照片裝框時(shí)，不要讓玻璃接觸到照片。否則，照片可能會(huì)粘在玻璃上，特別是在潮濕的天氣，很可能造成無法彌補(bǔ)的損害?？刂坪脦旆繙貪穸?，做好 “九防”（即防高溫、防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防污染）工作。第三，拿老照片時(shí)只能觸碰相片的邊緣，否則手上的油污與灰塵會(huì)對老照片造成損害。用軟毛排筆或吸塵器來去除灰塵，千萬不能用嘴吹，即使一滴水氣都可能對老照片造成威脅。第四，若必須在老照片背面寫字，可用軟鉛筆輕輕地寫，忌用圓珠筆 （時(shí)間長了會(huì)滲印到正面）。

二、數(shù)碼照片檔案的管理

數(shù)碼照片是采用數(shù)碼技術(shù)與照相攝影技術(shù)的完美結(jié)合體，即數(shù)字化的攝影作品，通常指采用數(shù)碼相機(jī)拍攝的照片或利用掃描儀掃描后得到的電子照片。

對于珍貴的老照片，本身已經(jīng)老化，若經(jīng)常查閱、利用，勢必會(huì)造成更嚴(yán)重的后果。以前人們認(rèn)為紙質(zhì)照片一旦損毀，將是災(zāi)難性的，不可彌補(bǔ)的，是無法再次利用的。我們同樣可以將老照片掃描或翻拍成數(shù)碼照片，為此，必須將老照片全面清理出來，逐一掃描，設(shè)置分辨率為1000dpi，存儲格式為JPG，將有損毀的照片利用photoshop軟件進(jìn)行修復(fù)，一般包括去污、調(diào)整亮度、對比度、修復(fù)剝落的地方等。這種處理，是保護(hù)性的修復(fù)，是在照片不失真的情況對其復(fù)原、備份，存入防磁柜。平常若要用到該類照片，一般只用電子照片。

現(xiàn)在，各部門移交的照片一般都是數(shù)碼照片，是用數(shù)碼相機(jī)直接拍攝的作品。在這種情況下，要精挑細(xì)選，選擇圖片效果好，有保存價(jià)值的，刪掉重復(fù)的、價(jià)值不大的相片。還要鑒別電子照片的真實(shí)性。原則上只對 “原生態(tài)”的照片進(jìn)行歸檔，拒絕 “整容”的照片。

數(shù)碼照片的管理方法，應(yīng)該是將電子照片，按年度、按機(jī)構(gòu)問題分類或按主題保管，并做好注釋：包括時(shí)間、地點(diǎn)、人物、主題。刻錄光盤2份，復(fù)制到移動(dòng)硬盤1份。光盤需選擇質(zhì)量好的品牌DVD盤，一次性寫入，設(shè)置禁止可擦除功能，最后在光盤盒上標(biāo)明年度，放入防磁柜，確保萬無一失。另外每間隔4年，重新轉(zhuǎn)存刻錄［3］。另外，我們可選擇本年度有代表性的、分量重的、典型性照片打印出來，可以在不需要計(jì)算機(jī)媒介的情況下直接查看。

三、照片檔案的利用

高校照片檔案的價(jià)值是為學(xué)校的各項(xiàng)教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)提供服務(wù)的，這就決定檔案工作者的最終目的是開發(fā)、利用檔案資源。高校照片檔案的收集、保管的目的在于充分利用照片檔案的形象性、直觀性等憑證性特點(diǎn)，多方位、多層次開展服務(wù)工作。將實(shí)物檔案、照片檔案、文書檔案相結(jié)合，充分展示其價(jià)值。展現(xiàn)照片檔案在高校各項(xiàng)重大工作中的地位，如：學(xué)位申報(bào)、科研成果評定、教學(xué)評估等各項(xiàng)重大活動(dòng)，除有文字說明外，還必須配上照片起補(bǔ)充作用，增強(qiáng)可信度，增加說服力量。

傳統(tǒng)照片手工檢索的速度比較慢，且易造成照片的損毀，為此，我們要建立數(shù)碼照片信息庫，實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化資源共享，利用者輸入相關(guān)照片的名稱、拍攝時(shí)間、拍攝者等信息，并填寫相關(guān)的申請后，需經(jīng)照片形成部門同意，方能顯示所需要的照片并可下載到自己的計(jì)算機(jī)。這有利于資源遠(yuǎn)程共享，提高檢索速度，保護(hù)好照片檔案。

照片檔案具有直觀性，實(shí)體信息強(qiáng)，從照片中可以直接獲得歷史即時(shí)場景，這是文書檔案所不能比擬的。文書檔案可配合照片檔案做進(jìn)一步的解釋、說明，使得照片檔案的內(nèi)容更加生動(dòng)、具體、深入。利用照片輔助檔案的編研工作，使編研成果增加其可信度。

［1］車?yán)?.試論強(qiáng)化高校照片檔案管理工作的途徑［J］.科技信息，2010 （16）：350.

［2］劉沛林 .衡陽師范學(xué)院校史 （1904—2006），2006：1－2.

［3］王京燕 .照片檔案管理探究［J］.北京檔案，2010（2）：30－31.