談高校檔案管理

□文/周 麗

（黃岡職業(yè)技術學院 湖北·黃岡）

談高校檔案管理

□文/周 麗

（黃岡職業(yè)技術學院 湖北·黃岡）

在公共信息作為國家戰(zhàn)略性資源的今天，檔案信息也顯得尤為重要。高校檔案信息來源于學校的各項活動，是全體教職員工及學生集體智慧的結晶。高校檔案信息作為一種原生性信息，不僅對學校的發(fā)展有著積極的作用，同時還為國家經濟建設和社會發(fā)展做出重大貢獻。

高校；檔案；管理

收錄日期：2012年5月7日

各高校依據《普通高等學校檔案管理辦法》規(guī)定了本高校檔案管理辦法，一般包括：檔案管理責任制、檔案立卷歸檔制度、庫房管理制度、查閱檔案資料制度、保密制度、鑒定與銷毀制度、登記與統(tǒng)計制度、檔案工作人員守則、檔案移交制度等規(guī)章制度。從部分高校的《檔案實體分類方案》、《檔案歸檔范圍及保管期限》中可以看出，各高校基建檔案的歸檔范圍和保管期限都依據《基本建設項目資料管理暫行規(guī)定》，即規(guī)定了基本建設項目資料是指在整個建設項目從醞釀、決策到建成使用的全過程形成的、應當保存的文件，包括基本建設項目的提出、調研、可行性研究、評估、決策、計劃、勘探、設計、施工、竣工、改建、擴建等各階段形成的文字材料、圖表、計算材料、聲像材料等。保管期限分為短期、長期、永久三種。其中，長期保管的材料實際保管期限不得短于建設項目的實際壽命。但在現(xiàn)實工作中，這種歸檔范圍和保管期限的設置并不完全適應高?；n案管理。

一、高校檔案管理的重要性

高校檔案信息是整個檔案信息資源中的重要組成部分，是國家檔案全宗的重要組成部分，是黨和國家的寶貴財富，是推動社會文明進步的寶貴資源。高等學校是傳播知識、培養(yǎng)人才的場所，高校檔案中的科學研究類檔案信息及博士、碩士學位論文中的很大一部分都代表了相關學科研究的最新動態(tài)。這部分檔案信息對于指引社會進步及變知識為生產力有積極的作用。高校檔案信息真實記載了學校的發(fā)展進程，高等學校要想在日益復雜的環(huán)境中爭創(chuàng)一流和更好地發(fā)展，就離不開高校檔案信息的支持。隨著我國高校布局的變化，產生了許多新的學校。新高校規(guī)模大、管理模式各異，這就給檔案管理工作增加了難度，提出了新問題。此外，高校檔案信息來源于學校的日常管理活動，它廣泛存在于學校的各個部門。如何將高校檔案信息互聯(lián)起來，形成一個集成的系統(tǒng)，以便最大限度地減少信息冗余，保持高校檔案信息的一致性和完整性，也是目前我們必須解決的問題。

二、高校檔案管理存在的問題

（一）制度不嚴，缺少保障制度或措施。學校每年用于檔案的專項費用很少或沒有，保障制度的缺失還易造成人員配備的不足。面對如此多且又復雜的材料，收集就需格外地細心和專業(yè)，但檔案部門由于任務重，收集材料的人員往往是新來的或是部門的文書人員，業(yè)務不熟悉，檔案管理業(yè)務也不熟悉，對整個材料構成不很了解，容易造成材料的缺失。同時，高校檔案管理部門的人員一般較少，檔案專職人員往往一個人管好幾個類別，對業(yè)務和進程也不夠熟悉，很少會到部門去指導檔案管理工作。以上種種現(xiàn)象都會影響高校檔案的規(guī)范歸檔。再加上部門的兼職檔案管理員變動較為頻繁，更加重了這種現(xiàn)象。檔案的電子文件的增多還牽涉到檔案館的計算機專業(yè)人員的配備問題，因為檔案信息化、數字化的建設離不開計算機人才，只有計算機專業(yè)人員的保證。才能保證管理系統(tǒng)的運行正常和服務器的維護。

（二）檔案隊伍建設缺乏科學性和穩(wěn)定性，人員整體素質低下。知識經濟時代對檔案工作者的素質提出了較高的要求，而在現(xiàn)階段的高校檔案工作者中，還有相當一部分人達不到上述要求，他們中有的是在單位競聘上崗過程中的解聘人員被安置到檔案部門，有的是由于其他原因工作調動而被分配到檔案部門，有的是其他工作人員兼職做檔案工作，還有的是剛從大中專學校分配來的學生。這支隊伍在數量上雖能充其數，但在質量上還不能適應當今檔案工作的開展，其整體綜合素質低下，嚴重影響檔案管理工作的水平，如在收集工作中不知該收什么，影響了歸檔齊全率；整理時顛倒卷內文件的先后順序；案卷標題擬寫不準確；案卷之間問題交叉，等等。因此，這樣的檔案人員隊伍，必然存在著知識結構、職稱結構、年齡結構不甚合理現(xiàn)象，在知識結構方面，具備檔案專業(yè)知識的人員數量極少，且專職檔案工作者中也大都存在知識老化的現(xiàn)象，其理論水平、業(yè)務水平亦尚需提高，而適應當今知識經濟時代要求的復合型人才更是嚴重匱乏，如現(xiàn)今計算機的使用已深入到各行各業(yè)，檔案工作的國際間交流也日漸頻繁，但既精通軟件設計又深諳檔案業(yè)務的復合型人才卻并不多見，精通外語的檔案部門人才則更是鳳毛麟角。在職稱結構方面，檔案工作者中高級職稱比率與其他部門相比明顯較少，比率偏低。

三、高校檔案管理對策

（一）進一步增強檔案部門的服務意識。廣泛宣傳，創(chuàng)造良好的外部環(huán)境，除了在學校內部加強學習、提高認識，明確建檔重要性外，還需向相關部門宣傳建檔意義，在各部門間形成建檔共識，使建檔工作引起部門領導的足夠重視，僅靠部門是不夠的。只有各部門明確了建檔的重要意義，才能真正確立檔案工作的重要地位，為建檔工作的順利展開，創(chuàng)造一個積極、和諧、良好的外部環(huán)境。例如，J學院每年都召開全校檔案工作會議，參加的人員有學院領導、部門和分院領導和各部門學院的兼職檔案管理員。會議得到了學校領導的大力支持，領導們每次都參加并加以指示。校檔案工作會議的主要內容是宣傳檔案工作的重要性、向各部門了解是否有新的常規(guī)性材料、布置新一年的檔案歸檔工作任務和對歸檔工作的有關操作程序培訓等。檔案的利用原理和其他的類別是一樣的，要加大宣傳力度，取得領導的支持，改變全校師生的觀念，使他們能主動配合工作，才能取得高校檔案管理的良性循環(huán)。

（二）推進高校檔案管理現(xiàn)代化。在各種信息資源中，檔案以其獨具的與人類社會各種活動的伴生關系及所載信息的原始性、真實性等特殊性質，而占有獨特的地位。其開發(fā)利用工作，包含了有別于其他信息資源開發(fā)利用的特殊意義。具體到檔案工作來說，檔案開發(fā)利用是檔案工作的最終目的所在，是檔案工作存在和發(fā)展的立命之本。只有通過大力開發(fā)檔案信息資源為用戶所用，才能實現(xiàn)檔案的價值，達成檔案工作的目的，溝通檔案工作系統(tǒng)與外部環(huán)境的聯(lián)系，因此應大力加強高校檔案信息資源的開發(fā)利用，實現(xiàn)高校工作的應有價值，推進高校的檔案管理工作和學術水平向現(xiàn)代化邁進。

（三）加強系統(tǒng)教育。系統(tǒng)教育是一個人通過接受正規(guī)的或業(yè)余的高中等檔案專業(yè)教育，經過嚴格的系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識和專業(yè)技能訓練提高素質的首要途徑，也是提高檔案工作者整體素質的基礎。正規(guī)的學校教育，具有系統(tǒng)性、規(guī)范性。有教師的系統(tǒng)指導，有豐富的圖書資料供學習參考，有管理、考核等嚴格訓練制度的制約和要求，學生無論在思想品德、業(yè)務知識、體制技能方面的長進，都是十分明顯的。但學校應根據知識經濟時代的特點需要，轉變教育思想，更新教育觀念，優(yōu)化專業(yè)結構，增加改革開放、現(xiàn)代化建設的任務和要求，從政治上、理論思想上、兩個文明建設上、高科技在檔案工作的應用上以及市場經濟等方面，增設必要的課程，為他們走上新時代的檔案工作崗位打下堅實的思想基礎和專業(yè)基礎。總之，系統(tǒng)教育是全面提高檔案工作者素質的首要途徑，通過系統(tǒng)教育可以為高校檔案工作提供高素質的人才儲備，促進高校檔案部門的整體素質進一步提高。

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