淺談醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策

馬俊英

(邯鄲市第二醫(yī)院，河北邯鄲056001)

醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院人事工作重要參考依據(jù)，人事檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分。醫(yī)院人事檔案管理工作如何發(fā)展始終是醫(yī)院管理者探討的重要課題。隨著檔案法律法規(guī)陸續(xù)頒布實(shí)施，人事檔案管理逐步有法可依。但隨著醫(yī)院轉(zhuǎn)型中出現(xiàn)的人員流動(dòng)增加，用人制度改變等各種問(wèn)題，原有的思路、模式、觀念，已經(jīng)不能適應(yīng)醫(yī)院檔案事業(yè)的發(fā)展。面臨新的工作形式和挑戰(zhàn)，要使醫(yī)院人事檔案工作有新的進(jìn)展和突破，就要形成新的檔案思想、檔案觀念，健全制度、加大投入，才能適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展，提高醫(yī)院的檔案管理水平。

1 人事檔案管理的現(xiàn)狀

人事檔案管理工作作為保證人才隊(duì)伍素質(zhì)的重要手段，能夠促進(jìn)人才合理配置、合理流動(dòng)和合理使用，是全面考察了解、正確評(píng)價(jià)和使用人才的重要依據(jù)。人事檔案這種在人事管理活動(dòng)中形成的人事文件，由組織的領(lǐng)導(dǎo)及其人事管理部門(mén)負(fù)責(zé)。醫(yī)院人事檔案管理工作的發(fā)展是關(guān)乎醫(yī)院管理改革的重要問(wèn)題，也是影響衛(wèi)生人事制度改革的決策依據(jù)。但當(dāng)前醫(yī)院對(duì)人事檔案管理工作在制度、手段、管理模式、管理人員等方面還存在很多問(wèn)題，這些問(wèn)題的出現(xiàn)使我們更加認(rèn)識(shí)到轉(zhuǎn)變現(xiàn)狀、解決問(wèn)題的必要性。

1.1 人事檔案管理規(guī)范相對(duì)滯后

隨著人事制度的不斷改革發(fā)展，人才成規(guī)模的合理流動(dòng)，醫(yī)療衛(wèi)生單位選拔和使用人才的手續(xù)也不斷簡(jiǎn)化。然而由于原有的人事檔案管理制度沒(méi)有得到充分、及時(shí)地補(bǔ)充和修正，這種相對(duì)滯后的檔案管理規(guī)范在一定程度上阻礙了人才的流動(dòng)。例如，對(duì)于某些已辭職、辭退、解除勞動(dòng)合同等流動(dòng)人員的人事檔案不加重視，由于沒(méi)有及時(shí)移交當(dāng)?shù)厝瞬欧?wù)中心或是將人事檔案交由沒(méi)有人事權(quán)的單位擅自保管，導(dǎo)致部分流動(dòng)人員人事檔案丟失、材料不齊全、手續(xù)不完備。檔案管理制度的規(guī)范的滯后性導(dǎo)致了對(duì)這種無(wú)管理責(zé)任的人事檔案移交不及時(shí)，以及沒(méi)有明確責(zé)任承擔(dān)規(guī)定，也體現(xiàn)了管理監(jiān)督工作的漏洞。而正是由于檔案材料的缺失，給人員出國(guó)政審、職稱評(píng)定、出具人事檔案相關(guān)證明和辦理流動(dòng)手續(xù)工作帶來(lái)相當(dāng)大的困難。同樣，檔案材料的缺失、手續(xù)不完備也給新錄用單位在人事審核、審批工作中帶來(lái)諸多不便。這些問(wèn)題的出現(xiàn)使檔案管理工作增加了難度，也增大了工作范圍，同時(shí)也影響了人事檔案工作的改革發(fā)展。因而檔案管理滯后的規(guī)范已經(jīng)成為檔案管理工作發(fā)展的阻礙，需要不斷改進(jìn)和完善。

1.2 人事代理服務(wù)無(wú)法滿足需要

人事代理機(jī)構(gòu)檔案管理的條件及管理制度不健全，在很多業(yè)務(wù)領(lǐng)域還處在單一服務(wù)階段或是空白。人事代理檔案管理模式仍限于一般的接收、保管、存放，而對(duì)于檔案材料補(bǔ)充、收集、裝訂非常不及時(shí)，不能全面、準(zhǔn)確、真實(shí)地反映代理人員的現(xiàn)實(shí)情況，實(shí)際上已無(wú)法充分發(fā)揮人事檔案的作用。此外，人事代理費(fèi)普遍過(guò)高，也導(dǎo)致“棄檔”現(xiàn)象日益嚴(yán)重。而且隨著人才流動(dòng)日益頻繁，人事檔案作用逐步淡化。醫(yī)院的專業(yè)技術(shù)人員編制與醫(yī)院實(shí)際需求量矛盾突出，為了緩解此矛盾，醫(yī)院內(nèi)部聘用大幅增加。醫(yī)院在聘用專業(yè)技術(shù)人員時(shí)往往只是面試即可，現(xiàn)有的人事檔案轉(zhuǎn)檔手續(xù)繁瑣，進(jìn)而有人“棄檔”一走了之，或是新用人單位還可以在當(dāng)?shù)厝耸虏块T(mén)的幫助下為其重新建檔，給檔案管理工作帶來(lái)一定混亂。可見(jiàn)，人事檔案代理服務(wù)不能滿足現(xiàn)有的形勢(shì)需要。不健全的的檔案管理?xiàng)l件和制度成為檔案管理須解決的重要問(wèn)題。

1.3 人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)以及管理方式和手段有待加強(qiáng)

現(xiàn)有檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，尤其是業(yè)務(wù)培訓(xùn)機(jī)制尚未健全。人事檔案管理要求專人管理，但部分單位檔案管理人員變化較大，新更換的管理人員對(duì)人事檔案管理業(yè)務(wù)不熟悉，因而有必要加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度。而且有的醫(yī)院人員編制緊缺導(dǎo)致人事檔案管理力量不足，使得人事檔案管理大都由非專業(yè)人員兼管。由于人事檔案工作要求很強(qiáng)的專業(yè)性、機(jī)密性，同時(shí)人事檔案材料數(shù)量多，內(nèi)容復(fù)雜，需要專人管理、單獨(dú)存放，并且存放地有相應(yīng)的設(shè)施要求。但有些醫(yī)院因辦公用房緊張，檔案室多年來(lái)一直和辦公室在一起，使得檔案管理的機(jī)密性得不到保證。而在檔案管理手段上，因?yàn)闆](méi)有單獨(dú)的檔案管理軟件和計(jì)算機(jī)，因而手工編輯、檢索這些落后的管理手段一直在使用，從而使得人事檔案材料不能完整及時(shí)地歸檔整理，也就不能全面地發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢(shì)，不能為醫(yī)院提拔和使用人才提供真實(shí)的信息服務(wù)?，F(xiàn)有的醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀反映了醫(yī)院人事檔案管理規(guī)定的不完善，如何發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢(shì)、更好地為醫(yī)院發(fā)展建設(shè)服務(wù)成為人事檔案管理改革的重要問(wèn)題。

2 加強(qiáng)人事檔案的管理

醫(yī)院人事檔案是對(duì)職工政治思想品德、業(yè)務(wù)工作能力等內(nèi)容的真實(shí)記載和反映，加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案的管理，可以發(fā)其利用價(jià)值。隨著人事制度改革和人員模式改變，給人事檔案的管理模式提出了新的要求。在新的要求下加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理工作，對(duì)提高醫(yī)院整體管理水平，建立健全任用選拔機(jī)制，加快醫(yī)院發(fā)展有著極其重要的作用。針對(duì)以上現(xiàn)狀存在的問(wèn)題，筆者就醫(yī)院干部人事檔案管理工作提出以下幾點(diǎn)對(duì)策及思考。

2.1 加強(qiáng)和完善人事檔案管理制度

現(xiàn)有的人事檔案管理制度存在明顯的不足和滯后性，已不能滿足當(dāng)前人事檔案工作的發(fā)展形勢(shì)。對(duì)于這個(gè)問(wèn)題可制定《醫(yī)院人事檔案管理?xiàng)l例》和《人力資源信息管理辦法》，針對(duì)目前檔案管理工作中出現(xiàn)的新問(wèn)題有的放矢，使檔案的管理制度更加完善和行之有效。同時(shí)，通過(guò)檔案深層次的開(kāi)發(fā)，提高檔案的使用價(jià)值，合理分配、利用人力資源。加強(qiáng)干部人事檔案管理，實(shí)行干部人事檔案的社會(huì)化、開(kāi)放式管理模式，全方位進(jìn)行人才信息軟件的開(kāi)發(fā)、人事信息的共享，更有效利用人才資源，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)人事檔案的社會(huì)化管理，為醫(yī)院的發(fā)展提供必要的服務(wù)。只有加強(qiáng)和完善人事檔案管理制度，才能適應(yīng)人事制度的不斷改革發(fā)展，及時(shí)補(bǔ)充、修正，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢(shì)。

2.2 完善人事代理服務(wù)的內(nèi)容

隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人才資源的比較優(yōu)勢(shì)將越來(lái)越明顯，人才的流動(dòng)數(shù)量和質(zhì)量會(huì)逐步增強(qiáng)。作為醫(yī)院方要積極配合人事檔案代理機(jī)構(gòu)做好檔案材料的收集工作，使人事代理檔案材料及時(shí)補(bǔ)充、收集，能夠全面、準(zhǔn)確、真實(shí)地反映代理人員的真實(shí)情況。雙方在協(xié)調(diào)檔案管理方面需制訂出可操作的具體措施，弄清職責(zé)范圍、規(guī)范工作程序、及時(shí)反饋信息等問(wèn)題，做到有法可依、有章可循、規(guī)范管理。此外，人事檔案代理機(jī)構(gòu)與醫(yī)院定期聯(lián)系，將人事檔案歸檔材料的內(nèi)容及范圍以網(wǎng)絡(luò)形式發(fā)到醫(yī)院，使醫(yī)院明確移交范圍，及時(shí)進(jìn)行檔案移交。有效保證代理人員的人事檔案真實(shí)性和完整性，提高人事檔案的利用價(jià)值。同時(shí)，擴(kuò)大人事代理的服務(wù)領(lǐng)域，合理收費(fèi)、嚴(yán)格管理、多樣服務(wù)，使人事代理機(jī)構(gòu)檔案管理的條件及制度逐步健全。

2.3 提高檔案管理人員的素質(zhì)，增強(qiáng)檔案管理人員服務(wù)意識(shí)

檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、專業(yè)性很強(qiáng)的工作，人事檔案管理人員要不斷提高自身素質(zhì)，努力學(xué)習(xí)、掌握檔案管理工作的新知識(shí)、新技術(shù)，切實(shí)轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)。檔案管理也必須熟悉、了解和掌握國(guó)家人事政策和法律法規(guī)以及人事檔案專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能，為醫(yī)院提供優(yōu)質(zhì)、方便、快捷、高效的服務(wù)。同時(shí)，醫(yī)院也要加強(qiáng)和完善檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)機(jī)制，加大培訓(xùn)力度，加強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，充分調(diào)動(dòng)和發(fā)揮檔案人員的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，從而提高工作效率。為醫(yī)院選拔任用人才提供有效的決策服務(wù)。

2.4 加強(qiáng)人事檔案管理的現(xiàn)代化手段

人事檔案信息開(kāi)發(fā)是促進(jìn)人力資源合理配置的重要手段，對(duì)此，醫(yī)院應(yīng)該增加資金投入，提高檔案管理硬件設(shè)備，引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備，真正實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。醫(yī)院要根據(jù)需要增加檔案庫(kù)房面積，購(gòu)買恒溫、除濕設(shè)備，設(shè)置防火、防盜的自動(dòng)監(jiān)控系統(tǒng)。同時(shí)，建立人事檔案的信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的合理配置和利用，確保醫(yī)院在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性。為促進(jìn)人力資源的合理配置提供有效的途徑，為醫(yī)院在發(fā)展、培養(yǎng)、選拔使用人才上提供堅(jiān)實(shí)可靠的材料，也為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。醫(yī)院作為專業(yè)技術(shù)人才聚集的地方，人事檔案為醫(yī)院合理選拔、使用、培養(yǎng)人才提供了真實(shí)可靠的依據(jù)，為促進(jìn)人才合理配置使用，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，服務(wù)醫(yī)院發(fā)展大局起著重要的作用。人事檔案在及時(shí)有效地為領(lǐng)導(dǎo)者提供決策服務(wù)、促進(jìn)衛(wèi)生人事制度改革服務(wù)以及促進(jìn)醫(yī)院快速發(fā)展方面提供了有力保證。只有重視和加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案的管理工作，才能在信息化時(shí)代迎接新挑戰(zhàn)，只有保證人事檔案工作科學(xué)化、規(guī)范化、制度化，才能使人事檔案工作逐步進(jìn)入一個(gè)嶄新的檔案管理模式。從而提升醫(yī)院的整體管理水平，增加醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

［1］吳勇.淺析醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策［J］.中醫(yī)藥管理雜志，2011，(5)

［2］唐微微，李秀艷.醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案管理初探［J］.中國(guó)醫(yī)院管理，2006，(4)