做好高校科研檔案管理工作的思考

尹 翔

（濰坊學(xué)院，山東 濰坊 261061）

高校科研檔案是指高校在科研管理和科研實(shí)踐活動(dòng)過程中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體等科技文件材料?？蒲袡n案一般包括科研規(guī)劃、計(jì)劃材料、課題研究依據(jù)性材料、定題論證材料、試驗(yàn)研究階段形成的材料、科學(xué)研究課題成果和總結(jié)驗(yàn)收報(bào)告、鑒定材料、課題成果推廣和信息反饋材料,以及其它有關(guān)科研工作的年度檢查、年度總結(jié)、年報(bào)、記錄與研究課題直接有關(guān)的重要編譯材料等。高校科研檔案除了具有檔案的記錄性、原始性、唯一性等特征外，還具有項(xiàng)目成套性、技術(shù)先進(jìn)性、文化傳播性、研究領(lǐng)域廣泛性的顯著特點(diǎn)。因此，它具有重要的使用價(jià)值和歷史研究查考價(jià)值。

一、高?？蒲袡n案工作的重要性

1.高校科研檔案是豐富的、有價(jià)值的重要信息，它不僅記錄了高?？蒲谢顒?dòng)的全過程,也記錄了高?？蒲腥藛T在科研活動(dòng)中的科研創(chuàng)意、科研思想、科研方法、科研經(jīng)驗(yàn)、科研成果,是進(jìn)行科研再活動(dòng)的依據(jù)和參考；同時(shí)，一個(gè)科研項(xiàng)目從立項(xiàng)到研究完成所形成的一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的科研檔案,是科學(xué)技術(shù)的一種形式，也是高校制定長遠(yuǎn)科研發(fā)展規(guī)劃、加強(qiáng)科研和學(xué)科建設(shè)的重要依據(jù)。同時(shí)在科研項(xiàng)目產(chǎn)業(yè)化過程中也起著重要的作用,使科研成果能盡快轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。具有“工作查考、科學(xué)研究、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、技術(shù)交流”的作用，是重要的信息資源,是國家的寶貴財(cái)富。[1]

2.高?？蒲袡n案能為高校從事科學(xué)研究的人員提供參考與借鑒,讓他們少走彎路，避免一些重復(fù)研究,使科研工作較快地出成果、出精品,還可給青年教師以啟示和幫助，為搞好教學(xué)科研工作提供重要理論依據(jù)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。

3.高校科研檔案管理工作是高校檔案管理工作的重要組成部分，它的規(guī)模和質(zhì)量反映和記錄著不同歷史時(shí)期的科學(xué)研究水平，也是一個(gè)高?？蒲袑?shí)力的重要憑證?？蒲袡n案管理的規(guī)范與否直接影響到科研管理的質(zhì)量、效率和水平，甚至在一定程度上影響著高?？蒲泄ぷ鞯陌l(fā)展。

因此充分認(rèn)識(shí)高?？蒲袡n案的重要性,并進(jìn)行科學(xué)合理地分析，為更好地管理、挖掘開發(fā)利用高校科研檔案資源而認(rèn)真查找目前制約我國高校檔案開發(fā)利用的問題，探尋暢通我國高校檔案開發(fā)利用渠道的途徑和對策，是目前每一個(gè)高校檔案工作者的義不容辭的責(zé)任。

二、高?？蒲袡n案管理工作存在的問題

目前，高?？蒲袡n案工作雖然引起了高校的重視，但由于起步較晚，在各方面還存在著諸多問題，具體表現(xiàn)在：

1.對科研檔案管理認(rèn)識(shí)不到位。一是領(lǐng)導(dǎo)不重視,對高?？蒲袡n案管理工作聽之任之，在經(jīng)費(fèi)上不舍得投入,在人員配備上也不從專業(yè)化上作考慮，對科研檔案管理工作缺乏必要的管理、監(jiān)督和指導(dǎo)。二是科研管理部門、檔案管理部門、科研人員對科研檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，對檔案法律法規(guī)了解不多,檔案意識(shí)薄弱，缺乏宏觀規(guī)劃和管理，各自為政，不顧全局利益,使得科研文件材料收集不及時(shí)、不全面，從客觀上影響了科研檔案歸檔的完整性。

2.高?？蒲袡n案專業(yè)技術(shù)人員匱乏,科研檔案制度不健全。從事高校檔案工作的人員,90%以上都來自于其他專業(yè)，真正檔案管理專業(yè)的畢業(yè)生微乎其微，大多是兼職檔案管理人員，[2]檔案管理人員的綜合素質(zhì)普遍不高。許多高校沒有制定出完善的科研檔案管理制度,在科研檔案歸檔管理工作上缺乏系統(tǒng)性，沒有完善的制度保障，不能實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理,檔案管理人員不知道收集什么，科研人員不知道應(yīng)該上交什么甚至不愿意上交科研檔案材料，致使許多高校科研檔案歸檔管理工作處在失控狀態(tài)。

3.重藏輕用。長期以來,高校的科研檔案管理工作形成了一種重保管、輕利用的狀況，借檔案的保密性和對知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)之名對歸檔收集來的科研檔案封鎖起來，長期擱置,檔案室成了儲(chǔ)存檔案材料的倉庫，為高校科研工作和社會(huì)服務(wù)的作用無從談起。造成這種現(xiàn)象的原因很多,這與檔案管理人員的專業(yè)水平低、信息意識(shí)不強(qiáng)、開發(fā)利用能力差、與社會(huì)缺乏交流等不無關(guān)系。這一狀況導(dǎo)致的直接后果就是科研成果利用率不高，大大降低了科研檔案的社會(huì)效應(yīng)。更為痛心的是，科研檔案長期擱置會(huì)造成知識(shí)產(chǎn)權(quán)的自然流失。

4.管理手段和服務(wù)方式落后。長期以來由于對科研檔案重要性的漠視,缺少資金投入，目前大多數(shù)高校科研檔案的收集、整理、歸類、編目等工作還主要依靠手工操作,數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化程度不高，高校的科研檔案信息化建設(shè)嚴(yán)重滯后于學(xué)校信息化建設(shè)的整體水平，工作效率低下。

三、做好高?？蒲袡n案管理工作的措施

1.加大高校科研檔案宣傳力度,提高人們的檔案意識(shí)。檔案人員要走出檔案館,多渠道、多方式、多層次向廣大師生乃至走向社會(huì)廣泛宣傳高?？蒲袡n案功能、作用及檔案法律法規(guī)等基本知識(shí)，使大家消除對檔案館的神秘感，了解科研檔案工作的重要性和必要性，從根本上理解、支持科研檔案工作，唯有如此，才有可能得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，爭取到更多的發(fā)展機(jī)會(huì)和資源，吸引更多的人走向檔案館，最大可能地利用高校豐富的科研檔案信息資源。

2.加強(qiáng)高校檔案人才隊(duì)伍建設(shè),完善檔案規(guī)章制度。為更好地開展高?？蒲袡n案工作，必須引進(jìn)專業(yè)技術(shù)人才充實(shí)到崗位上來，對現(xiàn)有的從業(yè)人員進(jìn)行培訓(xùn)，堅(jiān)持走出去學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和請進(jìn)高素質(zhì)人才兩條腿走路的舉措，盡快凝聚一批專業(yè)人才，打造一支業(yè)務(wù)、作風(fēng)過硬的高素質(zhì)人才隊(duì)伍，使高?？蒲袡n案工作走向規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展之路。同時(shí)制定完善的管理制度和管理辦法以及相應(yīng)的制約手段，依靠行政干預(yù)，做到有章可循,有法可依，促使科研檔案管理人員充分發(fā)揮聰明才智，自我加壓,變被動(dòng)工作為主動(dòng)服務(wù)，引起科研人員對科研檔案工作的重視，自覺主動(dòng)地存檔，從而保證科研資料的安全歸檔。

3.加快高校檔案數(shù)字化建設(shè)，提高服務(wù)水平。隨著校園信息化建設(shè)的大好時(shí)機(jī)的到來，高?？蒲袡n案管理部門應(yīng)乘勢而上，進(jìn)一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，尤其是電子文件全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，逐步完善多種檢索工具，最大限度地揭示科研檔案信息資源，在網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)電子文件的實(shí)時(shí)管理與利用,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理工作自動(dòng)化，更好地服務(wù)于高校的科研工作，最大限度地拓寬科研檔案利用服務(wù)渠道。提高科研檔案信息資源的利用水平，擴(kuò)大科研檔案資源利用范圍和影響。

4.建立反饋機(jī)制，即采取各種有效措施,及時(shí)、準(zhǔn)確地收集和掌握學(xué)校科研工作者對科研檔案利用需求的一種管理機(jī)制。它包括檢索工具是否能方便用戶使用、編研成果能否起到廣泛而準(zhǔn)確地傳播科研檔案信息的作用，各種提供服務(wù)的方式、各種有關(guān)檔案的規(guī)章制度能否被利用者所接受，檔案人員的服務(wù)態(tài)度和工作能力要改進(jìn)的地方等等。其目的在于改進(jìn)科研檔案工作,更好地為師生服務(wù)。

四、正確處理兩個(gè)關(guān)系，進(jìn)一步做好高?？蒲袡n案開發(fā)利用工作

檔案存在的價(jià)值和意義在于利用。檔案管理工作的最終目的就是最大限度的開發(fā)利用檔案信息資源，為人類社會(huì)活動(dòng)和社會(huì)實(shí)踐服務(wù)。高校科研檔案管理工作者在實(shí)際工作中要正確處理保密與利用、利用與著作權(quán)兩個(gè)關(guān)系，進(jìn)一步做好高校科研檔案開發(fā)利用工作。

1.正確處理保密與利用的關(guān)系。檔案的保存是手段，利用是目的，但應(yīng)當(dāng)在法律法規(guī)許可范圍內(nèi)。我國高校中的許多課題組承擔(dān)的項(xiàng)目已被國家的保密部門明確了密級，凡是國家定密后的科研項(xiàng)目都帶有密級，這些涉密的科研項(xiàng)目所形成的科研檔案中的信息就屬于涉密科研檔案信息。對非涉密科研檔案的課題完成人和具體保管人也明確規(guī)定其不可隨意泄漏科研信息。高校科研人員和檔案管理人員必須確保非涉密科研檔案信息處于可控制范圍之中。[3]也就是說,對于涉密檔案的管理和利用，密級的變更和解密，必須按照國家有關(guān)保密的法律法規(guī)的規(guī)定辦理?！敖鉀Q好保密工作保什么、放什么的問題，切實(shí)做到該保密的應(yīng)該保住，該交流的還能交流,更好地為改革開放和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)”。

2.正確處理好利用與著作權(quán)的關(guān)系。著作權(quán)作品合理使用的限制是《中華人民共和國著作權(quán)法》第22條規(guī)定的，因此，我們在利用科研檔案時(shí)要特別注重對科研成果中關(guān)于著作權(quán)作品的保護(hù)，做到合理使用。一方面，利用科研檔案可以為高校的科研、教學(xué)以及課題、學(xué)習(xí)研究、課堂教學(xué)服務(wù)，為高校的各項(xiàng)工作起著推進(jìn)作用，為學(xué)院的經(jīng)濟(jì)發(fā)展發(fā)揮促進(jìn)作用；另一方面，也不能因?yàn)槔?，而忽略了科研檔案中有關(guān)于著作權(quán)作品合理使用的限制。正確處理好利用科研檔案的同時(shí)，不侵害著作權(quán)人的各方面的權(quán)益。只有在這樣一種“和諧”的前提下充分發(fā)揮科研檔案的作用，既保證了科研成果中著作權(quán)作品合理使用范圍，又充分發(fā)揮了科研檔案對學(xué)院各項(xiàng)工作服務(wù)的目的，兩者存在著相輔相成相互促進(jìn)的關(guān)系。[4]

3.增強(qiáng)服務(wù)意識(shí),加大科研檔案開發(fā)力度。科研檔案管理者要增強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)了解校內(nèi)外各方面的信息需求，在熟知館藏科研檔案的基礎(chǔ)上，充分利用網(wǎng)絡(luò)信息管理優(yōu)勢，有針對性地開展檔案信息的二、三次加工，在確?？蒲袡n案的安全性和保密性的前提下，編制各種目錄、索引和摘要等，開發(fā)檔案信息資源，特別是開發(fā)專題特色檔案信息數(shù)據(jù)庫，為廣大用戶提供全方位、多功能的信息化服務(wù)，并在更大范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)科研成果檔案信息資源共享的使用價(jià)值。

[1]游沛清.對高校科研檔案管理的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)[J].益陽師專學(xué)報(bào)，2002，(06)：38

[2]林華.高?？蒲袡n案管理工作探討[J].山東省農(nóng)業(yè)管理干部學(xué)院學(xué)報(bào)，2011，(02)：161-162

[3]田濱海.對高?？蒲袡n案信息安全的幾點(diǎn)思考[J].黑龍江檔案，2010,(03)：47

[4]謝小紅.著作權(quán)作品合理使用的限制與高?？蒲袡n案的利用[J].蘭臺(tái)世界，2011，(09)：46-47