基于服務(wù)視角下的高校文秘工作

陳萬(wàn)榮

（三明學(xué)院 黨政辦公室，福建 三明365004）

基于服務(wù)視角下的高校文秘工作

陳萬(wàn)榮

（三明學(xué)院 黨政辦公室，福建 三明365004）

高校文秘科是學(xué)校的基層辦事機(jī)構(gòu)，既是樞紐，也是輔助服務(wù)機(jī)構(gòu)，還是窗口，承擔(dān)重要責(zé)任，發(fā)揮重要作用。牢記服務(wù)觀念，以服務(wù)為業(yè)，是高校文秘工作的價(jià)值選擇。

高校文秘；服務(wù)；價(jià)值選擇

文秘工作是高校辦公室一項(xiàng)十分重要的基本職能,隨著高校教育改革的逐步深入,內(nèi)外管理事務(wù)日益增多，如何搞好高校辦公室文秘工作,對(duì)學(xué)校貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀,堅(jiān)持依法辦學(xué),保持政令暢通,實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理,進(jìn)一步推進(jìn)高等教育事業(yè)改革發(fā)展具有極其重要的意義。從單純的任務(wù)執(zhí)行轉(zhuǎn)變?yōu)橐粋€(gè)主要發(fā)揮參謀助手職能的智囊型機(jī)構(gòu),從注重內(nèi)部建設(shè)轉(zhuǎn)變?yōu)橐粋€(gè)協(xié)調(diào)學(xué)校各部門各方面發(fā)展的綜合型機(jī)構(gòu),從側(cè)重行政化管理轉(zhuǎn)變?yōu)橐粋€(gè)滿足師生和教學(xué)需求的服務(wù)型機(jī)構(gòu),從偏重經(jīng)驗(yàn)式辦公轉(zhuǎn)變?yōu)橐粋€(gè)程序化運(yùn)行的專業(yè)型機(jī)構(gòu),辦公室工作表現(xiàn)出越來(lái)越強(qiáng)的政策性、綜合性、服務(wù)性和專業(yè)性。因此，高校辦公室文秘工作人員要結(jié)合學(xué)校工作的實(shí)際,認(rèn)真學(xué)習(xí),深入思考,統(tǒng)一認(rèn)識(shí),不斷提高文秘工作水平,服務(wù)好領(lǐng)導(dǎo),服務(wù)好師生員工,為學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

1.解讀高校文秘工作

1.1 高校文秘工作的內(nèi)涵闡釋

所謂的高校文秘工作簡(jiǎn)言之即 “三服務(wù)兩育人”?！叭?wù)”即為校領(lǐng)導(dǎo)、師生員工和高校改革與發(fā)展服務(wù)，“兩育人”即管理育人和服務(wù)育人。

高校文秘工作的主要任務(wù)可分為常規(guī)性工作和非常規(guī)性工作。常規(guī)性工作主要包括各類文書(shū)、領(lǐng)導(dǎo)講話、匯報(bào)材料等的起草與印發(fā);學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)活動(dòng)、文字材料的分類整理與建卷歸檔；信息搜集與整理,包括針對(duì)性的專題調(diào)研；機(jī)要文件收發(fā)、處理和保密等工作。非常規(guī)性工作主要包括突發(fā)事件的應(yīng)對(duì)與處理；信訪人員的接待；各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的其他工作。

1.2 高校文秘工作的性質(zhì)與作用

從工作內(nèi)容上看，高校文秘工作者圍繞學(xué)校改革與發(fā)展涉及的一切開(kāi)展工作，如：與校內(nèi)外有關(guān)部門和單位進(jìn)行磋商、往來(lái)談判等，收發(fā)、聯(lián)絡(luò)、跑腿等事務(wù)性工作占據(jù)高校文秘工作較大的比例。因此，事務(wù)性是高校文秘工作的一大特點(diǎn)；與此同時(shí)，作為協(xié)調(diào)與溝通服務(wù)于師生員工與校領(lǐng)導(dǎo)之間的一座橋梁，又具有較強(qiáng)的服務(wù)性。

2.高校文秘工作的現(xiàn)實(shí)困境解析

2.1 現(xiàn)實(shí)困境

2.1.1 主觀上公共服務(wù)意識(shí)不足

一些高校文秘人員以“服務(wù)為業(yè)”的意識(shí)淡薄。文秘工作只要是從事日常事務(wù)管理和提供公共服務(wù)，這一性質(zhì)決定了它的工作必須圍繞“服務(wù)”進(jìn)行。而當(dāng)前很多文秘工作者并不可能很好地為他人服務(wù)。一些部門制定的辦事流程以自我為中心的意識(shí)強(qiáng)烈。按照自己怎樣管理方便出發(fā),制定相關(guān)政策和流程。而這種做法卻在很大程度上阻礙了公共服務(wù)市場(chǎng)化的發(fā)展。因此，要實(shí)施公共服務(wù)的創(chuàng)新,就應(yīng)當(dāng)改變主客體的中心位置，以服務(wù)為中心,以公眾為服務(wù)的對(duì)象。

2.1.2 客觀上高校文秘工作隊(duì)伍梯隊(duì)建設(shè)的不完善

首先，文秘工作者的素質(zhì)下降。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，近年來(lái)，高校辦公行政人員尤其是文秘工作流失較為嚴(yán)重，不少辦公室編制數(shù)不滿，有些辦公室雖然充實(shí)了一些人員，但多數(shù)未經(jīng)專業(yè)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，在政策理論水平、知識(shí)結(jié)構(gòu)層次、寫(xiě)作能力等方面還存在相當(dāng)差距。此外，由于文秘工作的繁瑣性，使得很多年輕人不愿意從事這一行業(yè)，導(dǎo)致人員補(bǔ)充較少，普遍存在年齡偏大的問(wèn)題。

其次，隊(duì)伍不穩(wěn)定。高校文秘工作隊(duì)伍需要相對(duì)的穩(wěn)定性，這是辦公室自身工作性質(zhì)和任務(wù)決定的。但近幾年辦公室隊(duì)伍卻很不穩(wěn)定，主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面。一是頻繁的人員進(jìn)出。據(jù)了解，高校辦公行政外流人員大多是已工作數(shù)年，業(yè)務(wù)熟練，政治上成熟的骨干。他們的流向主要是考研、公務(wù)員考試、內(nèi)部轉(zhuǎn)崗、外調(diào)等。二是在崗人員人心不穩(wěn)，心理不平衡，不能很好地安心本職工作。

再次，后繼乏人。高校辦公室綜合素質(zhì)要求比較高。事務(wù)多，任務(wù)重，工作難度大，因此，在選人、進(jìn)人時(shí)要求較嚴(yán)，難度較大，存在著不愿進(jìn)、不能進(jìn)、不敢進(jìn)的問(wèn)題。

2.2 原因分析

2.2.1 服務(wù)意識(shí)缺位

缺乏公共服務(wù)意識(shí),追求個(gè)人和組織私利,往往導(dǎo)致政府或者個(gè)人在公共服務(wù)市場(chǎng)的失敗。個(gè)人效用最大化的理性經(jīng)濟(jì)人,使得他們?yōu)榱俗分鹱陨淼乃嚼瑫?huì)想方設(shè)法擴(kuò)大自己的預(yù)算。在利益博弈中提供公共服務(wù)的個(gè)人很難同時(shí)扮演好兩個(gè)不同角色,相反,這一特點(diǎn)卻會(huì)導(dǎo)致成本增加,從而造成公共物品供給的低效率甚至無(wú)效率。文秘工作者也存在理性經(jīng)濟(jì)人的一面，為了自身利益他們也同樣會(huì)做出一些損害公眾利益的事情。

2.2.2 價(jià)值取向與現(xiàn)實(shí)的矛盾

高等院校是以人才培養(yǎng)和科學(xué)研究為己任的是人才的集散地，高校文秘工作者中自然也有少不了會(huì)對(duì)人才市場(chǎng)加以關(guān)注與研究。但是，這對(duì)整天事務(wù)纏身的辦公文秘工作人員來(lái)說(shuō)是很難實(shí)現(xiàn)，自我設(shè)計(jì)與客觀現(xiàn)實(shí)之間的差距和矛盾使他們很容易產(chǎn)生重新?lián)駱I(yè)的想法，努力謀求一個(gè)在未來(lái)社會(huì)發(fā)展中更具競(jìng)爭(zhēng)力和潛力的職業(yè)。而在外部環(huán)境上由于高校是以教學(xué)為中心，把教學(xué)放在第一位的，因此，很多高校都把主要精力用來(lái)抓教學(xué)和教師隊(duì)伍建設(shè)。在學(xué)習(xí)培訓(xùn)，選拔干部等個(gè)人發(fā)展上，文秘工作者要比專任教師少。

3.以服務(wù)為業(yè)，做好高校文秘工作

3.1 端正態(tài)度，擺正自我，增強(qiáng)創(chuàng)新服務(wù)理念

首先，端正態(tài)度，擺正自我。態(tài)度決定一切。對(duì)于文秘工作者來(lái)說(shuō)態(tài)度甚至心情的好壞對(duì)于處理日常工作來(lái)說(shuō)有著很大的差別，要做好文秘工作必須端正態(tài)度，擺正自我，無(wú)論遇到什么事情都必須牢記工作第一、愛(ài)崗敬業(yè)、客觀公正、恭身于事。其次,高校文秘工作者要有創(chuàng)新服務(wù)理念。所謂創(chuàng)新服務(wù)理念,是指人們?cè)谝欢ǖ乃枷胗^念的支配下,對(duì)服務(wù)客體采取的服務(wù)方式、服務(wù)行為和服務(wù)水平的總和。高校文秘者需要適應(yīng)時(shí)代潮流，樹(shù)立以決策為中心,以人為本,弘揚(yáng)傳統(tǒng)與開(kāi)拓創(chuàng)新相結(jié)合的新型服務(wù)理念,以創(chuàng)造性思維去思考和實(shí)踐創(chuàng)新服務(wù)理念,強(qiáng)化效率意識(shí)。

其次,實(shí)現(xiàn)服務(wù)要有創(chuàng)新性的改變。一是高校文秘應(yīng)關(guān)注經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì),結(jié)合學(xué)校的發(fā)展趨勢(shì)，做好超前預(yù)測(cè),為領(lǐng)導(dǎo)決策提供充分、準(zhǔn)確的依據(jù)，提供決策建議，“工作要做到規(guī)范性和創(chuàng)造性相結(jié)合,被動(dòng)性與主動(dòng)性相結(jié)合,不能一味地強(qiáng)調(diào)輔助作用,而放棄自己的獨(dú)立意識(shí),僅持一種被動(dòng)適應(yīng)的態(tài)度”。由被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變由單項(xiàng)服務(wù)到全過(guò)程的服務(wù)轉(zhuǎn)變。二是高校文秘工作者要由一般性服務(wù)向優(yōu)質(zhì)服務(wù)轉(zhuǎn)變。改變過(guò)去僅僅服從領(lǐng)導(dǎo)照章辦事的方式，積極主動(dòng)地圍繞學(xué)校當(dāng)前的中心工作,找準(zhǔn)師生員工關(guān)心的問(wèn)題,并提供切實(shí)可行的解決預(yù)案,做到能辦大事,會(huì)辦難事,敢辦新事,創(chuàng)造性地開(kāi)展工作。

再次，要有“全心全意為人民服務(wù)”的服務(wù)理念。辦公室工作無(wú)小事,事情多且雜，文秘人員必須本著高度負(fù)責(zé)的精神做好每一項(xiàng)工作,高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求地處理好每一件事情。同時(shí),要改變以往“只對(duì)上服務(wù)，不為下服務(wù)”的工作態(tài)度，做到對(duì)上服務(wù)和對(duì)下服務(wù)是一致的,二者不可偏廢。真正做到面向基層、面向師生,使“全心全意為人民服務(wù)”的思想更好地體現(xiàn)在日常工作中，更好地發(fā)揮橋梁和紐帶作用。

最后，探索文秘工作的新思路、新方法,提高工作創(chuàng)新能力。創(chuàng)新是一個(gè)民族永葆青春、永遠(yuǎn)立于不敗之地的動(dòng)力和源泉。文秘工作者要始終本著“以服務(wù)為業(yè)”的理念，真正做到不斷創(chuàng)新、與時(shí)俱進(jìn),創(chuàng)新思想觀念、創(chuàng)新工作方式、創(chuàng)新工作機(jī)制。加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，吸取別人的知識(shí)成果和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合自身工作實(shí)際進(jìn)行思考和創(chuàng)新，努力使文秘人員成為學(xué)習(xí)型、知識(shí)型、創(chuàng)造型的干部，只有這樣，才能不斷適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需要，善于解放思想，用新思維去分析和解決問(wèn)題，創(chuàng)造性地開(kāi)展工作，才能打破那些不合時(shí)宜的工作方式，變被動(dòng)為主動(dòng)，變保守為超前，變一般性服務(wù)為質(zhì)量精品型服務(wù)。因此，高校辦公室文秘人員應(yīng)帶頭積極探索文秘工作的新思路、新方法，不斷提高自身的工作創(chuàng)新能力，為推動(dòng)學(xué)校各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

3.2 終身學(xué)習(xí),與時(shí)俱進(jìn)，做好人生規(guī)劃

一是終身學(xué)習(xí)。在科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展、知識(shí)日新月異的時(shí)代，高校文秘工作者必須不斷地學(xué)習(xí)和實(shí)踐，才能跟上社會(huì)發(fā)展的需要，才能發(fā)揮起參謀助手作用，提高參謀服務(wù)水平。通過(guò)努力鉆研業(yè)務(wù),熟悉工作規(guī)范和程序,熟練掌握崗位職責(zé)所要求的知識(shí)和能力。做文字秘書(shū)工作的，絕不是簡(jiǎn)單地寫(xiě)寫(xiě)材料、收集整理信息，他們的思考常常是超越自己職責(zé)范圍和層次，不是領(lǐng)導(dǎo)，但要在思想上進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)角色，從適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)決策的需要上來(lái)收集情況，分析問(wèn)題，研究對(duì)策，提出意見(jiàn)。另外，文秘工作者必須學(xué)會(huì)干中學(xué)，學(xué)中干。由于高校文秘工作繁而雜 ，這極大地限制了文秘人員進(jìn)行專門的學(xué)習(xí)進(jìn)修，只能在工作中學(xué)習(xí)。文秘人員要把服務(wù)工作當(dāng)作提高自己的課堂，珍惜每一次的實(shí)踐機(jī)會(huì)。勤積累，多總結(jié)，勇實(shí)踐，努力在工作中掌握服務(wù)規(guī)律，促進(jìn)自身的提高。在工作中加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，不斷提高理論素養(yǎng)，更好地做好服務(wù)工作。

二是做好人生規(guī)劃。把個(gè)人的長(zhǎng)遠(yuǎn)計(jì)劃和短期目標(biāo)相結(jié)合。文秘人員自身素質(zhì)的提高是一個(gè)由低到高，由淺入深不斷的積累過(guò)程。不能僅憑一時(shí)的努力就有質(zhì)的發(fā)展，他們需要長(zhǎng)期的培養(yǎng)與努力。這就要求高校文秘人員必須作到“心中有數(shù)”，在工作中時(shí)時(shí)激勵(lì)自己奮發(fā)努力，必須根據(jù)近期的工作制定短期目標(biāo)，把它納入到長(zhǎng)遠(yuǎn)的計(jì)劃之中，做到有計(jì)劃、有目標(biāo)。這樣，才能加快自身素質(zhì)的提高養(yǎng)成，收到事半功倍的效果。

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