開放大學虛擬教學團隊的目標任務(wù)管理探析

楊永建，張百生，趙鐵成

(1.山東廣播電視大學，山東 濟南 250014;2.青島廣播電視大學，山東 青島 266012)

隨著現(xiàn)代通信與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，為提高國民整體素質(zhì)，滿足越來越多的成人在職繼續(xù)學習和終身學習的需求，《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要》提出了一項重要任務(wù):“辦好開放大學”。開放大學是依托現(xiàn)代信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)提供優(yōu)質(zhì)教育資源的現(xiàn)代遠程教育平臺。管理這一平臺的生力軍之一是突破辦學機構(gòu)空間限制、基于網(wǎng)絡(luò)進行跨區(qū)域教與學探索的虛擬教學團隊。虛擬團隊的概念為此提供了可借鑒的運作及管理模式。

一、來自虛擬團隊概念與特征的借鑒

虛擬團隊是伴隨經(jīng)濟全球化、企業(yè)間競爭激烈需與外部資源整合而形成的組織模式，它既滿足了新形勢、新工作環(huán)境的需求，又為組織本身帶來跨越時間與空間的能力。在組織結(jié)構(gòu)上，虛擬團隊由分散于不同區(qū)域的專家組成的自我管理型知識團隊;［1］是由完成相互依存任務(wù)的個體集合而成，他們共同對目標、任務(wù)及成果負責，對跨越組織邊界的關(guān)系進行管理。［2］團隊沒有固定的組織層次和內(nèi)部命令系統(tǒng)，團隊成員之間的關(guān)系是平等協(xié)作的、動態(tài)變化的。在目標任務(wù)上，虛擬團隊的組建和解散都必須針對特定的組織目標;［3］成員具有共同認可的組織目標，共同擁有決策權(quán)，并運用互補的技能來實現(xiàn)這些目標。［4］虛擬團隊常常以知識密集型的任務(wù)或者目標為導向;團隊成員在交互時，致力于完成各種不同的任務(wù)，從而實現(xiàn)共享的目標。在技術(shù)手段上，虛擬團隊是利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)將不同地域、組織的人連接起來從而完成一個指定任務(wù)的新型組織結(jié)構(gòu);［5］是一群人為了實現(xiàn)共同的目標而跨越時間、空間和組織邊界通過技術(shù)進行的互動;其獨特之處在于通過互動的技術(shù)將彼此聯(lián)結(jié)，［6］以完成相互依賴的任務(wù)。在工作方式上，虛擬團隊是一種將具有不同知識和專長的人聚集到虛擬環(huán)境中一起工作的方式——他們或是由于在空間上分散于不同的區(qū)域，或是由于在時間上工作于不同時段，或是由于其他種種原因而無法聚集某一處或某一時間段工作。［7］虛擬團隊中任何成員可以在任何時間或在任何地方與其他成員一起工作，他們既可以同時同地或者同時異地工作，也可以分時同地或分時異地工作。由此可見，虛擬團隊具有目標性、離散性、動態(tài)性、靈活性、協(xié)作性、交互性、無界性、實時性、共享性等特性。［8］

二、虛擬教學團隊的目標任務(wù)細化

開放大學的虛擬教學團隊的構(gòu)建與團隊目標設(shè)置密切相關(guān)，目標是團隊最終要完成的任務(wù)，是指引所有成員思想和行動的方向;團隊的運行是圍繞設(shè)置目標進行的。如果沒有良好的、可支撐的目標，或者成員不能正確理解目標的意圖，團隊必將面臨著失敗。［9］在設(shè)置虛擬教學團隊的目標任務(wù)時，應當按照團隊任務(wù)的性質(zhì)制定切實可行的運行方案。根據(jù)目標管理理論，團隊的總目標不可直接操作，需要把總目標進行細化，分為子目標或具體任務(wù);或者將目標任務(wù)劃分至不同階段來實現(xiàn)。(見圖1)虛擬教學團隊的運作要求團隊各項工作必須以團隊的目標任務(wù)為導向，并將細化的任務(wù)落實到人，以此提高團隊的整體管理效率。

從管理學的視角分析，目標任務(wù)具有層次性、分解性、階段性、功效性等特征。層次性是指目標任務(wù)由總目標、子目標、子目標下的若干任務(wù)等多個層次構(gòu)成。通過目標任務(wù)細化，可以把目標與任務(wù)分為相互交織又相互作用的層次，從而使目標任務(wù)清晰、明確。分解性是指將總目標分解為多個子目標，并根據(jù)子目標設(shè)置項目組，如資源建設(shè)、輔導答疑、師資培訓、課題研究、形成性考核題庫建設(shè)等;各項目組根據(jù)子目標設(shè)計任務(wù)，并將任務(wù)進一步細化，分解落實到每位團隊成員，從而使任務(wù)變得具體，職責到人。階段性是指將目標任務(wù)實現(xiàn)過程分為若干階段，階段性目標任務(wù)可能是遞進的，也可能是并進的，還可能是交叉進行的。通過完成階段性的目標任務(wù)，確?？偰繕说淖罱K實現(xiàn)。功效性是指目標任務(wù)的激勵作用。就虛擬教學團隊而言，目標任務(wù)既是團隊的努力與發(fā)展方向或?qū)ξ磥斫虒W成果的預期，也是對團隊成員工作的規(guī)范與要求;合理的目標任務(wù)可以起到激發(fā)團隊成員個人潛能，使團隊和成員共同發(fā)展。

虛擬教學團隊設(shè)置目標時需要注意目標任務(wù)的數(shù)量。通常，行為任務(wù)多的工作團隊易于計劃，強調(diào)操作，方法明確。相反，目的和方法不清楚的團隊會將大量時間用在計劃和決策上，此時的互動質(zhì)量將顯著影響團隊的生產(chǎn)率。［10］基于任務(wù)的虛擬教學團隊目標越多，運行及管理的難度就越大，有時難度會超過目標數(shù)量增長的數(shù)倍。多個目標實現(xiàn)的平均效果可能會低于實施單個目標的效果，因此，一個清晰具體的目標是決定虛擬教學團隊能否成功的關(guān)鍵因素。但是有時一個目標在實施過程中會變成了多個目標，原有的團隊也可能在任務(wù)的完成過程中變成了多個項目組，所以，有時團隊具體目標和任務(wù)又處在動態(tài)和變化之中。目標和任務(wù)的細分是一個自上而下的分解過程，而總目標的實現(xiàn)又需要再自下而上地把多個項目組完成的分解任務(wù)整合起來。在目標和任務(wù)的分解與整合的過程中，都需要通過制定計劃與方案、組織實施與調(diào)控、進行反思與評價等環(huán)節(jié)，每一個環(huán)節(jié)都十分重要，如果在某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)失誤，將影響團隊的整體工作效率和主要目標的完成質(zhì)量。

三、虛擬教學團隊的目標任務(wù)管理

目標管理法是管理計劃(即管理過程的起點與最終目標)的一部分;是以目標為核心、能改善組織業(yè)績和提高個人潛能的一種管理制度，同時具有很強的可操作性。［11］基于Hackman［12］等人提出的I－P－O(投入 －過程 －產(chǎn)出)模型，虛擬教學團隊的目標任務(wù)管理主要分為計劃、執(zhí)行、評價三個階段。(見圖2)

作為投入，計劃階段為目標任務(wù)管理的初始階段，也是目標任務(wù)的設(shè)定階段，該階段強調(diào)虛擬教學團隊在確定或分解團隊目標任務(wù)時要征求全體團隊成員的意見，以使團隊目標任務(wù)的制定更加科學、高效。同時團隊成員在參與團隊目標任務(wù)的制定過程中可以更好的感知、理解、認同目標任務(wù)，從而能夠更加準確、有效地執(zhí)行目標任務(wù)，確保目標管理的有效實施。作為過程，執(zhí)行階段為目標任務(wù)管理的關(guān)鍵階段，也是解決完成目標任務(wù)所遇困難與問題的階段，該階段強調(diào)虛擬教學團隊的領(lǐng)導者和團隊成員在執(zhí)行目標任務(wù)時要溝通與協(xié)作，努力尋求解決困難與問題的手段與方法。在執(zhí)行目標任務(wù)的過程中，由于虛擬教學團隊的任務(wù)具有動態(tài)性，成員需要根據(jù)不同的任務(wù)扮演不同的角色;團隊成員要努力適應自己和他人的角色，既要分工明確，又要密切合作，努力完成團隊賦予自己的工作任務(wù);團隊領(lǐng)導者則需要對團隊成員提供必要的指導和支持，對團隊工作實施適度的調(diào)控與激勵，以確保目標任務(wù)的實現(xiàn)。作為產(chǎn)出，評價階段為對目標任務(wù)管理的實施結(jié)果進行最終檢查和評價，該階段強調(diào)虛擬教學團隊對團隊工作的反思。團隊反思是團隊針對工作進展情況做出反應的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是影響團隊創(chuàng)新與績效的重要因素之一。由于團隊處于虛擬環(huán)境中，團隊應利用各種信息技術(shù)手段展開定期或不定期地工作研討、交流與分析，形成動態(tài)的團隊工作反思與評價機制，使團隊成員在反思自己任務(wù)完成情況的同時，還對團隊目標任務(wù)的實施結(jié)果有全面的了解，從而更加準確的把握團隊工作進程，并根據(jù)工作進程作出相應的調(diào)整，提高團隊績效，完成團隊的目標任務(wù)。

四、相關(guān)問題的進一步討論

上文提到目標任務(wù)具有功效性，它一方面提供了追求某一預期結(jié)果的動機，另一方面引導了完成具體行為及指導未來行為方向，起到了激勵的作用。因此，激勵在虛擬教學團隊實現(xiàn)目標任務(wù)的過程中起著十分重要的作用，應建立長效的、多層面、多維度的激勵機制。筆者認為，在虛擬環(huán)境下，課程教學團隊成員處在一種自我組織、自我管理和自我負責的狀態(tài)中，如果教學團隊能夠建立有效的團隊激勵機制，并將制度化激勵與個性化激勵相結(jié)合，有效地運用各種激勵措施，可以更加充分地調(diào)動團隊成員的工作積極性，鼓勵他們追求團隊目標的實現(xiàn)，自覺從團隊全局的角度高效協(xié)作。這種激勵不僅要包括物質(zhì)或經(jīng)濟激勵，還要包括增強團隊成員責任感的目標激勵、增強團隊凝聚力與和諧氛圍的尊重激勵、獲得團隊成員歸屬感和認同感的參與激勵以及實現(xiàn)自我價值的工作激勵。

再者，開放大學虛擬教學團隊是一個由分散在不同省、市、縣及教學終端的教學人員組成的教學組織，有的成員之間可能未曾謀面，有的成員之間互不了解，每個人的專業(yè)技能、計算機網(wǎng)絡(luò)應用技術(shù)、教學及教學管理水平、在各自工作單位承擔的教學工作量及對團隊工作能付出的時間與精力是有差異的，這將會從不同的側(cè)面影響目標的完成。這就要求虛擬教學團隊成員之間要做到及時溝通，資源共享，建立良好的信任合作關(guān)系，這也是虛擬教學團隊目標任務(wù)管理的核心問題之一。團隊成員之間的信任感來源于平時團隊工作中的交流和溝通。為此，虛擬教學團隊要制定溝通、互動、協(xié)作的計劃與方式方法，利用一切可利用的媒體形式定期或不定期地討論、溝通交流團隊的工作。團隊的領(lǐng)導者要及時了解任務(wù)的進展情況，了解團隊成員完成任務(wù)時的需求和困難，并根據(jù)實際情況做出相應的調(diào)整或協(xié)調(diào)工作。團隊成員除了應該對自己承擔的任務(wù)及需要協(xié)同完成的目標任務(wù)具有強烈的責任感以外，還應該對合作伙伴的需求做出反應，主動給予其力所能及的幫助，由此建立起的信任關(guān)系會得到維系與加強，會增強虛擬教學團隊的凝聚力，有助于團隊目標任務(wù)的實現(xiàn)。

對虛擬教學團隊實施目標任務(wù)管理是一種行之有效的方法，它旨在倡導團隊目標任務(wù)引導下的成員自主管理、自我控制，既可以促進團隊的整體成功，也兼顧了團隊成員的發(fā)展，對培育團隊精神、提高團隊整體管理水平具有激勵作用。

［1］［3］Jarvenpaa S.L.，Leidner D.E..Communication and trust in global virtual teams.Organization Science，1999，10(6).

［2］［4］王靈衡.虛擬團隊階段性特征與績效管理關(guān)系研究［D］.廣東外語外貿(mào)大學，2009.

［5］Townsend et al..Virtual teams:Technology and the workplace of the future.Academy of Management Executive，1998，12(3):17－29.

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［7］George.J.Virtual Best Practice:How to Successfully Introduce Virtual Team Working.In:Parker，G..M.(Ed)Best Practices for Teams，Amherst，MA:HRD Press，1997.

［8］楊永建，劉占榮.虛擬環(huán)境中的課程教學團隊運作［J］.中國遠程教育，2011，(11):53 －58.

［9］張子剛，程海芳.虛擬團隊:一種新的管理組織方式［J］.科技進步與對策，2001，(6):118－120.

［10］王重鳴，鄧靖松.不同任務(wù)情境中虛擬團隊績效過程模式［J］.心理學報，2005，(5):681－686.

［11］齊喜串.目標管理法——操作與案例分析［D］.西北大學，2002.

［12］Hackman JR.A normative model of work team effectiveness［M］.New Haven CT:Yale University，1983.