中小企業(yè)ERP系統(tǒng)應(yīng)用研究

河北科技師范學(xué)院 馬麗萍

一、中小企業(yè)實施ERP系統(tǒng)分析

（一）實施ERP系統(tǒng)的必要性 具體包括：一是滿足企業(yè)參與市場競爭的需要。市場經(jīng)濟永遠充滿競爭。尤其從2007年爆發(fā)金融危機以來，世界范圍內(nèi)市場需求不振，各國企業(yè)產(chǎn)能過剩，產(chǎn)品供給嚴(yán)重大于需求，企業(yè)之間競爭尤為激烈。中小企業(yè)之所以能在激烈的市場競爭環(huán)境之中求得一席之地，依靠的是通過提供差別化服務(wù)占據(jù)某一細分市場、靈活的生產(chǎn)經(jīng)營方式、快速的資金周轉(zhuǎn)，以及微利訂單來實現(xiàn)。上述目標(biāo)的實現(xiàn)，離不開準(zhǔn)確、快捷的業(yè)務(wù)信息、財務(wù)信息和科學(xué)合理的決策方案的支持，這些信息和方案的獲得都是手工管理方式的短板，但這恰恰是ERP系統(tǒng)的強項，借助于強大的計算機處理能力和數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)，企業(yè)可以輕松的實現(xiàn)財務(wù)業(yè)務(wù)一體化處理，獲得全面、系統(tǒng)的管理信息；借助于決策模型，可以從海量數(shù)據(jù)中自動提取數(shù)據(jù)，生成實施方案，幫助企業(yè)決策。二是滿足企業(yè)經(jīng)營管理的需要。相比于大企業(yè)，中小企業(yè)規(guī)模雖小，業(yè)務(wù)量雖少，但企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動所涉及的經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容并不少，原料采購、產(chǎn)品生產(chǎn)與銷售、存貨管理、資金運作、全面質(zhì)量管理、財務(wù)管理等活動貫穿于企業(yè)活動的全過程。中小企業(yè)在管理過程中經(jīng)常出現(xiàn)基礎(chǔ)管理不扎實、部門管理不協(xié)同、戰(zhàn)略管理不到位等情況，一個重要原因是信息不對稱、不通暢、不集成。通過實施ERP等管理信息化工程，利用計算機的準(zhǔn)確性、客觀性，借助網(wǎng)絡(luò)的及時性、公眾性，可使企業(yè)的信息流、資金流、物流和工作流集成和整合，從而硬化基礎(chǔ)管理，集成部門管理，優(yōu)化戰(zhàn)略管理，實現(xiàn)決策過程科學(xué)化、工作流程科學(xué)化、員工行為科學(xué)化，極大地提高企業(yè)的全要素生產(chǎn)率，提高企業(yè)的資源配置效率和競爭能力。另外，通過ERP軟件程序的自動檢測控制功能，可以提高業(yè)務(wù)處理質(zhì)量，促進相關(guān)工作規(guī)范化，提高經(jīng)濟效益。三是滿足企業(yè)適應(yīng)信息化社會的需要。信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展給人們的生活帶來了很大的影響，政府辦公信息化、產(chǎn)品營銷網(wǎng)絡(luò)化、信息傳遞電子化等，都對企業(yè)實施ERP工程起到了極大地促進作用。政府管理部門通過網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化的信息傳遞系統(tǒng)，可以及時對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動進行監(jiān)督與管理；客戶、供應(yīng)商可以通過電子商務(wù)系統(tǒng)加強與企業(yè)的溝通和聯(lián)系，實現(xiàn)網(wǎng)上營銷；投資者和債權(quán)人可以瀏覽企業(yè)網(wǎng)站，了解企業(yè)的財務(wù)狀況和經(jīng)營成果。借助于ERP系統(tǒng)，企業(yè)極大地增強了與外界的聯(lián)系，開拓了生存空間，廣泛參與到世界經(jīng)濟競爭之中。

（二）實施ERP系統(tǒng)的可行性 具體包括：一是軟件系統(tǒng)來源廣泛。目前國內(nèi)市場滿足中小企業(yè)實施ERP系統(tǒng)的產(chǎn)品非常多，比較知名的包括用友公司的ERP-U8、用友通，金蝶公司的K/3、KIS等的產(chǎn)品、國外品牌有SAPBusiness One、Oracle等產(chǎn)品。這些軟件產(chǎn)品經(jīng)過了國內(nèi)外公司多年的使用，產(chǎn)品功能完善，質(zhì)量可靠，使用方便，軟件公司實力強大，售后服務(wù)有保證。這些產(chǎn)品非常適宜中小企業(yè)使用。二是人力資源滿足企業(yè)需求。高等教育經(jīng)過10余年的快速發(fā)展，大量的財經(jīng)類畢業(yè)生不斷地走向市場，其具備了豐富的專業(yè)知識，具備了從事ERP工作的素質(zhì)和能力，為中小企業(yè)實施ERP提供了人才保證。三是實施模式靈活多樣。中小企業(yè)經(jīng)濟實力相差迥異，管理水平參差不齊。實施ERP時，可以從自身的經(jīng)濟實力、管理人員業(yè)務(wù)處理能力等實際情況出發(fā)，采取靈活多樣的實施方案。

二、中小企業(yè)ERP系統(tǒng)實施方案

（一）采用在線租賃方式實施ERP 所謂在線租賃模式實施ERP，是指ERP軟件服務(wù)商提供軟件服務(wù)平臺，中小企業(yè)租用軟件服務(wù)商提供的ERP軟件服務(wù)平臺，直接在網(wǎng)絡(luò)上運行ERP軟件來完成業(yè)務(wù)核算及其他管理工作，而ERP軟件服務(wù)平臺的組建、運行管理、系統(tǒng)維護等工作都由軟件服務(wù)商負責(zé)。這種應(yīng)用軟件服務(wù)模式被稱為在線租賃ERP系統(tǒng)方式，也叫ASP（Application service provider—應(yīng)用服務(wù)供應(yīng)商）模式。在線租賃模式的優(yōu)點體現(xiàn)在三個方面：一是降低ERP系統(tǒng)實施風(fēng)險。采用在線租賃方式時，企業(yè)和軟件供應(yīng)商簽訂租賃合同，支付使用費，經(jīng)軟件服務(wù)商授權(quán)后，通過網(wǎng)絡(luò)登陸ERP軟件平臺開展業(yè)務(wù)處理，企業(yè)只要購買一臺微機，連接上網(wǎng)絡(luò)可以隨時登陸系統(tǒng)進行業(yè)務(wù)操作，使用方便。相比于投入十幾萬、幾十萬元資金購入ERP系統(tǒng)而言，大大降低了系統(tǒng)的實施風(fēng)險。另外，現(xiàn)行的ERP軟件都遵循《信息技術(shù)財務(wù)軟件數(shù)據(jù)接口》標(biāo)準(zhǔn)，不同廠商的ERP軟件之間能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)傳遞和轉(zhuǎn)移，這樣企業(yè)就可以隨時更換不滿意的軟件服務(wù)商，解決了企業(yè)的后顧之憂。目前用友、金蝶等軟件公司都提供了該類型的軟件服務(wù)。二是使用靈活方便，降低管理難度。采用在線租賃模式實施ERP時，企業(yè)可以根據(jù)需要靈活選擇軟件服務(wù)供應(yīng)商、選擇需要的功能模塊，全天24小時登錄系統(tǒng)。更重要的是，企業(yè)可以通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)遠程登錄，進行異地辦公。在線租賃模式下，ERP系統(tǒng)的維護升級、日常運行調(diào)控等工作都由軟件服務(wù)商負責(zé)，企業(yè)只需要做好系統(tǒng)使用方面的管理工作，如業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)、業(yè)務(wù)人員的日常行為管理、數(shù)據(jù)檔案的管理工作即可，這樣企業(yè)就減少了大量的ERP系統(tǒng)的管理工作，從而降低了企業(yè)的管理難度，降低了相關(guān)操作人員的業(yè)務(wù)能力要求，切合中小企業(yè)管理工作的特點。三是有助于企業(yè)合理使用資金。對于一些小型企業(yè)而言，自身的經(jīng)濟實力非常有限，生產(chǎn)經(jīng)營活動的方方面面都需要資金。就目前的經(jīng)濟環(huán)境而言，小企業(yè)融資貸款非常困難。在線租賃模式不需要企業(yè)組建ERP系統(tǒng)，只需要配置一臺能上網(wǎng)的微機即可，從資金投入來看，1萬元左右的硬件投入和適宜的軟件使用租賃費即可滿足企業(yè)需要，這對于中小企業(yè)而言是完全有能力做到的。這樣既滿足了企業(yè)實施ERP，又便于企業(yè)合理使用資金。在線租賃模式的缺點主要表現(xiàn)在：一是信息安全性存在隱患。企業(yè)的各項業(yè)務(wù)信息存儲在軟件服務(wù)商提供的服務(wù)平臺上，由軟件服務(wù)商統(tǒng)一管理，企業(yè)信息的安全性受到服務(wù)商管理水平的限制而存在安全隱患；另外，服務(wù)商的系統(tǒng)管理人員、網(wǎng)絡(luò)高手可能會登陸到服務(wù)平臺瀏覽企業(yè)信息，這樣企業(yè)的信息安全性也可能存在隱患。二是軟件功能不能充分滿足企業(yè)需要。軟件功能面向大多數(shù)用戶需求設(shè)計，軟件雖然具有自定義功能，但軟件服務(wù)供應(yīng)商考慮到系統(tǒng)維護管理及其他方方面面的情況，最終提供給用戶的功能不是非常多，這樣企業(yè)使用起來可能不太方便。

（二）企業(yè)自己組建ERP系統(tǒng) 企業(yè)自己組建ERP系統(tǒng)，是指企業(yè)購買實施ERP系統(tǒng)所需要的各種硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)，配備系統(tǒng)操作人員完成各項業(yè)務(wù)處理，企業(yè)自己負責(zé)ERP系統(tǒng)日常運行、系統(tǒng)維護等工作。該方式優(yōu)點主要表現(xiàn)在：一是業(yè)務(wù)信息安全可靠。ERP系統(tǒng)的運行管理及維護等工作都由企業(yè)內(nèi)部人員才能接觸到，在企業(yè)嚴(yán)格的各項管理制度的控制下，最大限度的避免了無關(guān)人員的惡意訪問，保證了企業(yè)業(yè)務(wù)信息安全完整。二是ERP系統(tǒng)能夠充分滿足企業(yè)需要。企業(yè)根據(jù)自己的需要靈活配置計算機硬件和ERP軟件，組建適宜的系統(tǒng)運行模式，還可以根據(jù)企業(yè)需要進行軟件二次開發(fā)，這樣從功能上就能充分滿足了企業(yè)的需要。三是使用靈活方便。企業(yè)可以實時進行業(yè)務(wù)處理、信息查詢，使用起來方便靈活。該方式的不足之處主要表現(xiàn)在：一是需要企業(yè)有較強的經(jīng)濟實力。組建ERP系統(tǒng)時，需要購買硬件、軟件，選聘、培訓(xùn)業(yè)務(wù)人員，這些都需要較多的資金投入。如果企業(yè)實力較差，較多的資金投入可能會對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動產(chǎn)生沖擊。業(yè)內(nèi)流傳一句話“不上ERP是等死，上ERP是找死”，后者說明的就是組建ERP系統(tǒng)需要較多的資金投入對企業(yè)產(chǎn)生的不利沖擊。二是對相關(guān)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了更高的要求。首先，企業(yè)管理人員要對ERP系統(tǒng)有正確的認識，合理規(guī)劃資金投入和使用，并制定規(guī)范的管理制度，如操作管理制度、檔案管理制度、崗位責(zé)任制度等；其次，業(yè)務(wù)操作人員了解ERP系統(tǒng)的工作原理，要熟練使用ERP系統(tǒng)，并能簡單處理系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)的各種問題，掌握基本的計算機系統(tǒng)維護知識。

（三）兩種方式的適用范圍 通過對在線租賃方式和企業(yè)組建ERP系統(tǒng)方式優(yōu)缺點的比較就會發(fā)現(xiàn)，兩種方式的優(yōu)缺點剛好相反：租賃方式具有投資少，實施風(fēng)險低，降低企業(yè)管理難度的優(yōu)點，但信息安全性差，軟件功能較少；組建方式的優(yōu)點是信息安全可靠，軟件功能能夠充分滿足企業(yè)需要，但投資較多，實施風(fēng)險較大，要求企業(yè)具有較高的管理水平。通過對中小企業(yè)的綜合分析可知，在線租賃方式比較適合于規(guī)模小、經(jīng)濟實力弱、處于初創(chuàng)階段的小型企業(yè)使用，而企業(yè)組建方式更適合于規(guī)模較大，經(jīng)濟實力較強，管理制度健全，管理比較正規(guī)的中小企業(yè)使用。

三、中小企業(yè)實施ERP系統(tǒng)的原則

（一）以人為本原則 ERP系統(tǒng)只是一種管理工具，不能代替管理本身，而人才是企業(yè)管理信息化能否成功的最重要因素，沒有精通ERP系統(tǒng)的優(yōu)秀人才，任何ERP系統(tǒng)也無法正常地運行。ERP的實施是一項系統(tǒng)工程，企業(yè)人員素質(zhì)對項目成敗影響巨大。企業(yè)必須重視人才的培養(yǎng)，這是ERP實施的組織保證。只有具備了運用現(xiàn)代信息技術(shù)的人才和高品質(zhì)的ERP系統(tǒng)，ERP系統(tǒng)才能真正發(fā)揮作用，也只有這樣，企業(yè)信息化建設(shè)的戰(zhàn)略目標(biāo)才能順利實現(xiàn)。

（二）滿足需要原則 實施ERP系統(tǒng)的基本目標(biāo)滿足企業(yè)經(jīng)營管理的需要。不同類型及規(guī)模的企業(yè)，對管理信息的需求程度及側(cè)重點不同。不同品牌的ERP軟件在供、產(chǎn)、銷及各管理環(huán)節(jié)提供的核算與管理功能相差迥異，參差不齊，企業(yè)不論選取何種ERP系統(tǒng)實施方式，一定要對ERP軟件有正確的評價，結(jié)合企業(yè)自身業(yè)務(wù)活動的特點，選擇功能上能充分滿足企業(yè)需要的ERP軟件，而非一味好大好全（功能強大齊全），造成不必要的浪費。

（三）分步實施與系統(tǒng)規(guī)劃原則 ERP系統(tǒng)的實施涉及到企業(yè)的每一個業(yè)務(wù)流程、每一個管理流程以及每位員工。實施ERP系統(tǒng)的時候，既要有總體規(guī)劃，按管理上的急需程度和實施中的難易程度等確定優(yōu)先次序，又在效益驅(qū)動重點突破的指導(dǎo)下，分階段分步驟實施。一方面，應(yīng)首先實施最基本的功能，讓系統(tǒng)盡快運行起來，然后再隨著企業(yè)實際情況的變化和ERP應(yīng)用經(jīng)驗的積累，擴大應(yīng)用范圍，逐步完善；另一方面，必須對ERP進行系統(tǒng)規(guī)劃，不斷挖掘，完善和優(yōu)化ERP系統(tǒng)功能，對ERP進行不斷的深化應(yīng)用和升級改進，以滿足企業(yè)的需求。

［1］中國就業(yè)培訓(xùn)技術(shù)指導(dǎo)中心：《ERP工程師職業(yè)能力認證培訓(xùn)教程》，人民郵電出版社2007年版。