加強(qiáng)高校辦公室管理的有效途徑

○顧志勇

（江蘇揚(yáng)州大學(xué)商學(xué)院 江蘇 揚(yáng)州 225009）

隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，高等教育規(guī)模持續(xù)擴(kuò)大，高校辦學(xué)水平逐漸提升，高校辦公室的職能范圍也不斷擴(kuò)大，工作任務(wù)日漸繁重與復(fù)雜，高校辦公室管理工作要求也越來越高，必須積極探索加強(qiáng)高校辦公室管理的有效途徑。高校辦公室作為學(xué)校的綜合性部門，其地位和作用獨(dú)特，負(fù)責(zé)日常行政事務(wù)管理和教學(xué)管理工作，主要職能是管理、服務(wù)和協(xié)調(diào)職能，承擔(dān)著教學(xué)管理和行政管理雙重任務(wù)，擔(dān)負(fù)著為領(lǐng)導(dǎo)和師生服務(wù)的職責(zé)。高校辦公室管理是承上啟下、溝通內(nèi)外的樞紐與橋梁，其管理工作主要包括事務(wù)性工作、管理性工作和協(xié)調(diào)性工作，工作范圍廣、事情雜、頭緒多，任務(wù)繁重，信息量大，綜合性強(qiáng)。高校辦公室作為輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的主要部門，承擔(dān)著為領(lǐng)導(dǎo)提供全面、及時(shí)、準(zhǔn)確信息的重要任務(wù)，做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀與助手，提高領(lǐng)導(dǎo)的決策水平，發(fā)揮管理職能；高校辦公室管理工作的特殊性決定了管理人員必須具備服務(wù)意識(shí)，充分發(fā)揮服務(wù)職能，堅(jiān)持以人為本，愛崗敬業(yè)、忠于職守，任勞任怨，甘于奉獻(xiàn)，具有高度的責(zé)任感和事業(yè)心，竭誠(chéng)為廣大師生服務(wù)，做好教學(xué)管理和行政管理服務(wù)工作；高校辦公室管理工作是上情下達(dá)、下情上傳的中樞和對(duì)外事務(wù)性工作紐帶，必須發(fā)揮協(xié)調(diào)職能，起到溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外的作用，做到有條不紊，講求效率，做好學(xué)院內(nèi)外各部門之間的溝通、聯(lián)系和協(xié)調(diào)工作，協(xié)調(diào)好各方面的關(guān)系。加強(qiáng)辦公室管理工作，必須實(shí)現(xiàn)制度化與科學(xué)化的管理，建立規(guī)范、合理、高效的工作流程，健全辦公室管理制度，可以使各項(xiàng)管理工作走上規(guī)范化和制度化的軌道。辦公室管理人員要進(jìn)行合理分工，制定工作目標(biāo)，明確崗位職責(zé)，實(shí)行責(zé)任分解，責(zé)任到人，使辦公室的每一位成員做到各盡其責(zé)，確保各項(xiàng)工作都能落到實(shí)處。事前做好工作計(jì)劃安排，常規(guī)性工作要發(fā)揮主動(dòng)性、周期性工作要發(fā)揮超前性、突發(fā)性工作要發(fā)揮預(yù)見性，做到雜而有序、忙而不亂，定期考核，獎(jiǎng)勤罰懶，確保實(shí)現(xiàn)辦公室各項(xiàng)管理目標(biāo)，保證學(xué)校各項(xiàng)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

一、轉(zhuǎn)變辦公室管理理念

高校辦公室管理必須樹立服務(wù)至上的工作理念，加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)意識(shí)，培養(yǎng)創(chuàng)新意識(shí)，積極為教學(xué)、科研和行政管理服務(wù)，服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)，服務(wù)于師生，提高工作效率，保證工作質(zhì)量。辦公室管理人員必須加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，服務(wù)是辦公室工作的主要職能，辦公室所承擔(dān)的每一項(xiàng)具體工作都具有服務(wù)性質(zhì)，服務(wù)水平高低也是衡量學(xué)校辦公室工作水平好壞的重要內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)把服務(wù)意識(shí)貫穿于各項(xiàng)工作的始終，為教學(xué)科研服務(wù)，為行政管理服務(wù)，以教師和學(xué)生為根本，愛崗敬業(yè)，忠于職守，滿足教師和學(xué)生的需要，辦事不推諉，急事急辦，做到耐心細(xì)致，熱情周到，盡心盡力為教師和學(xué)生服務(wù)，在平凡瑣碎的工作中為人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。辦公室管理人員必須增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)意識(shí)，現(xiàn)代管理活動(dòng)的特點(diǎn)越來越多體現(xiàn)為團(tuán)隊(duì)合作，辦公室工作雖然有明確的分工，但各崗位業(yè)務(wù)之間既有聯(lián)系又有交叉，需要辦公室人員之間相互合作、互相配合，才能共同完成。辦公室全體成員之間需要團(tuán)結(jié)協(xié)作，互幫互助，顧全大局，平等和諧，才能形成一支富有凝聚力的團(tuán)隊(duì)，建立良好的人際關(guān)系和輕松愉快的工作氛圍，高效地完成各項(xiàng)工作。創(chuàng)新是時(shí)代發(fā)展的要求，是辦公室工作的靈魂，現(xiàn)代社會(huì)信息量大，傳播速度快，高校辦公室管理人員必須注意創(chuàng)新意識(shí)培養(yǎng)，由被動(dòng)處理工作向創(chuàng)造性地開展工作轉(zhuǎn)變，多思考和研究問題，運(yùn)用新視角和新手段，提出新見解，探索解決問題的新途徑。

二、完善辦公室管理制度

制度化和科學(xué)化管理是做好辦公室管理工作的重要前提，是規(guī)范辦公室管理人員行為的準(zhǔn)則和依據(jù)，行之有效的管理制度是推動(dòng)高校辦公室工作正常運(yùn)行、提高工作效率和保證工作質(zhì)量的基礎(chǔ)。高校辦公室工作繁雜而瑣碎，臨時(shí)性、突發(fā)性事務(wù)多，不但要協(xié)助各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)做好管理工作，而且要做好師生以及相關(guān)部門的服務(wù)工作，同時(shí)還必須制定出針對(duì)性強(qiáng)、操作性強(qiáng)、行之有效的管理制度，并進(jìn)行有效的科學(xué)管理。規(guī)范辦公室人員的工作程序，明確操作流程和規(guī)范要求，堅(jiān)持公平、效率、和諧的原則，規(guī)范管理，合理分工，依章辦事，避免工作的隨意性、盲目性和主觀性，做到忙而有序、有條不紊，定期考核，獎(jiǎng)懲有據(jù)。建立規(guī)范的工作流程與科學(xué)的管理制度，實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理，而辦公室管理工作只有做到程序化與制度化才能實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理。程序化是指在辦公室日常管理工作中按照辦事的先后次序，劃分若干步驟并固定下來，再根據(jù)規(guī)定的次序去完成工作，使辦公室的每一位成員各盡其責(zé)，確保各項(xiàng)工作都能落到實(shí)處。制度化是指管理有切實(shí)可行的規(guī)章制度，將辦公室的辦事規(guī)程、工作程序、行為準(zhǔn)則以條文的形式確定下來，使辦公室的工作有章可循。建立健全崗位責(zé)任制，明確辦公室工作人員的職責(zé)范圍，劃分每個(gè)崗位的權(quán)責(zé)，實(shí)行責(zé)任分解，將各項(xiàng)職責(zé)落實(shí)到責(zé)任人，使每個(gè)崗位的人都能各負(fù)其責(zé)，各盡其能，高效率、高質(zhì)量地完成各自的工作任務(wù)。建立健全行之有效的管理制度并進(jìn)行有效的科學(xué)管理，可以減少辦事環(huán)節(jié)，簡(jiǎn)化工作流程，充分發(fā)揮制度的約束力，規(guī)范工作人員行為，強(qiáng)化辦公室凝聚力，形成穩(wěn)定和諧的工作環(huán)境，使辦公室成為一個(gè)服務(wù)高效、運(yùn)轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)、堅(jiān)強(qiáng)有力的戰(zhàn)斗堡壘，確保高校辦公室各項(xiàng)工作正常運(yùn)行。

三、實(shí)現(xiàn)辦公室管理手段創(chuàng)新

高校辦公室對(duì)內(nèi)負(fù)責(zé)行政管理與教學(xué)管理等事務(wù)性工作，對(duì)外承擔(dān)著聯(lián)系、協(xié)調(diào)與溝通的工作，綜合性強(qiáng)，工作范圍廣，任務(wù)繁重，工作強(qiáng)度大。隨著信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，大量的信息可以通過網(wǎng)絡(luò)獲取，繁雜的工作可以由計(jì)算機(jī)代替，可以提高信息處理與傳遞的時(shí)效性，確保信息的準(zhǔn)確性和實(shí)用性，把辦公室人員從繁瑣的事務(wù)中解脫出來，提高辦公室工作效率，保證工作質(zhì)量。因此，必須加強(qiáng)辦公室管理手段的現(xiàn)代化建設(shè)，實(shí)行辦公技術(shù)手段創(chuàng)新，把現(xiàn)代信息技術(shù)及辦公自動(dòng)化技術(shù)運(yùn)用到辦公室管理工作中來，熟練地運(yùn)用辦公自動(dòng)化軟件系統(tǒng)，服務(wù)于日常辦公的需要。以計(jì)算機(jī)自動(dòng)化系統(tǒng)處理公務(wù)，可以縮短空間距離，加快信息傳遞，簡(jiǎn)化管理程序，縮短管理流程，提高管理效率，實(shí)現(xiàn)辦公室管理工作的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)據(jù)化。將辦公方式逐漸從傳統(tǒng)模式向信息化、電子化、數(shù)字化、無紙化等方式轉(zhuǎn)變，建立辦公室信息系統(tǒng)，構(gòu)建辦公室與校內(nèi)各部門之間、學(xué)校與上級(jí)管理部門之間的信息高速公路，快速對(duì)信息進(jìn)行收集、錄入、分類、整理和分析，提高信息收集和利用的效率，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，使得各項(xiàng)信息能為學(xué)校的教學(xué)科研及管理服務(wù)，管理工作變得有序、便捷和高效。辦公室管理手段現(xiàn)代化要求工作人員不斷樹立信息化意識(shí)，熟悉信息技術(shù)，熟練掌握辦公室信息化手段，熟練使用辦公自動(dòng)化設(shè)備，必須加快信息化數(shù)據(jù)平臺(tái)建設(shè)和各類管理系統(tǒng)開發(fā)，將硬件更新與軟件開發(fā)同步推進(jìn)，提升辦公室工作人員的技術(shù)水平，提高工作效率與質(zhì)量，保證辦公室各項(xiàng)管理工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

四、提高辦公室管理人員素質(zhì)

辦公室管理人員的素質(zhì)直接關(guān)系到高校管理工作的效率與質(zhì)量，素質(zhì)的高低是能否有效開展辦公室各項(xiàng)工作的前提與基礎(chǔ)，提高高校辦公室管理人員的綜合素質(zhì)、促進(jìn)管理隊(duì)伍的專業(yè)化是提高辦公室管理水平的重要途徑。辦公室工作人員廣泛涉獵各方面的知識(shí)，知識(shí)面越廣，工作能力就會(huì)越強(qiáng)。高校辦公室工作作為綜合部門，范圍較廣，服務(wù)對(duì)象多樣化，工作千頭萬緒，涉及內(nèi)容較多，是高校工作的窗口和紐帶，辦公室管理工作的特點(diǎn)決定了辦公室人員必須提高綜合素質(zhì)和管理水平。辦公室工作人員應(yīng)當(dāng)提高政治素質(zhì)，樹立正確的世界觀、人生觀和價(jià)值觀，具備高度的政治責(zé)任感、高尚的道德情操和良好的職業(yè)素養(yǎng)，愛崗敬業(yè)，求真務(wù)實(shí)，熱情服務(wù)，樂于奉獻(xiàn)，樹立全心全意為廣大師生服務(wù)的思想，不斷地更新思想觀念，增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，勇于探索，創(chuàng)造性地去開展各項(xiàng)工作。業(yè)務(wù)素質(zhì)是高校辦公室管理人員應(yīng)該具備的基本素質(zhì)，是順利完成崗位工作任務(wù)的根本保證，辦公室工作人員應(yīng)當(dāng)提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，必須具備扎實(shí)的理論知識(shí)和技能、良好的口頭語(yǔ)言表達(dá)能力和公文寫作能力，精通現(xiàn)代化辦公設(shè)備的操作使用，具有良好的組織協(xié)調(diào)能力、綜合分析能力、突發(fā)事件應(yīng)變能力等，才能應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的各種各樣復(fù)雜問題，適應(yīng)不斷變化發(fā)展的高校管理要求，提高辦公室服務(wù)質(zhì)量。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，知識(shí)更新的速度日益加快，高校辦公室管理人員必須樹立終身學(xué)習(xí)的理念，掌握現(xiàn)代化管理方法和手段，了解高等教育管理理論和教育工作規(guī)律，不斷學(xué)習(xí)教育學(xué)、心理學(xué)、管理學(xué)等方面的知識(shí)，熟悉本學(xué)院各專業(yè)特色和發(fā)展方向，并逐步由專業(yè)性人才向綜合性人才轉(zhuǎn)變，才能做好管理、協(xié)調(diào)和服務(wù)等各項(xiàng)工作。

綜上所述，高校辦公室管理是高校管理工作的重要組成部分，高校辦公室管理工作擔(dān)負(fù)著上傳下達(dá)、聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)溝通等多項(xiàng)工作，發(fā)揮著管理服務(wù)、信息傳遞、調(diào)研參謀、綜合協(xié)調(diào)、檢查督辦等作用，是學(xué)校管理承上啟下、溝通內(nèi)外的橋梁和樞紐。辦公室工作人員必須緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，了解現(xiàn)代高等教育的發(fā)展特點(diǎn)，遵循辦公室工作原則，提高綜合素養(yǎng)與能力，遵守辦公室管理制度，樹立正確的人生觀、價(jià)值觀和道德觀，具有高度的責(zé)任感和事業(yè)心，牢固樹立服務(wù)意識(shí)，堅(jiān)持以人為本，愛崗敬業(yè)，甘于奉獻(xiàn)，發(fā)揮辦公室職能作用，做好師生服務(wù)工作，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀與助手，做好學(xué)院內(nèi)外各部門之間的溝通、聯(lián)系和協(xié)調(diào)工作，提升辦公室在學(xué)校管理活動(dòng)中的地位，打造辦公室形象，實(shí)現(xiàn)辦公室管理制度化與科學(xué)化，建立規(guī)范、合理、高效的工作流程，使得辦公室各項(xiàng)管理工作走上制度化與科學(xué)化的軌道，確保高校實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)管理目標(biāo)，完成各項(xiàng)工作任務(wù)。

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